UTILIZACIÓN DEL ADOBE CONNECT COMO HERRAMIENTA DE TUTORIZACIÓN EN ESTUDIOS DE MÁSTER Los contenidos de la presente forman parte de las actividades de formación desarrolladas en la Actuación de Mejora Docente, Formación del Profesorado y Difusión de los Resultados, financiada en el curso 2011/2012 de código AAA_12_027 MEJORA DE LA TUTORIZACIÓN ACADÉMICA Y PROFESIONAL EN EL MÁSTER OFICIAL EN GESTIÓN INTEGRAL DEL AGUA bajo las responsabilidad del Profesor D. José L. García Morales. Autores José Luis García Morales José Ángel Rubio Bernal 1
Preámbulo Esta guía ha sido elaborada para el uso de la herramienta dentro del ámbito de la tutorización académica de las prácticas profesionales de las titulaciones de Máster donde en muchas ocasiones tanto el alumno como el tutor profesional se encuentran fuera del ámbito de la Universidad de Cádiz e, incluso, en el extranjero. En ella el tutor académico es quien promueve la sesión de tutorización y establece el marco presencial on line en tiempo real para su desarrollo. INDICE: 1. Visión General de Adobe Connect 2. Usuarios y Perfiles 3. Acceso a una reunión virtual como invitado externo 4. Herramientas de la sala virtual 2
1. Visión General de Adobe Connect Una reunión de Acrobat Connect Professional es una reunión en línea en tiempo real, en la que el presentador puede mostrar diapositivas o presentaciones multimedia, compartir páginas, chat y emitir audio y video en directo. La reunión de tutorización se celebra en una sala de reuniones de Acrobat Connect Professional, una aplicación Macromedia Flash de Adobe que se ejecuta en una ventana del explorador mediante el uso de Adobe Flash Player. A la hora de gestionar/utilizar Adobe Connect hay que definir dos áreas de actuación: Usuarios Contenidos 2. Usuarios y Perfiles En una reunión los usuarios podrán tener el papel de anfitriones, presentadores o invitados. 2.1. Anfitriones de reuniones / Tutores académicos de Máster Es la persona que solicita y dirige la sesión. Puede: Gestionar reuniones, que conlleva agregar y eliminar invitados (sean usuarios registrados o no) y asignarles permisos de asistencia; también puede editar una reunión, o sea, ver los datos de la reunión (fecha, hora, nombre, resumen, texto de invitación, etc.) y modificarlos. Asignar o denegar los permisos de audio y video de todos los asistentes. Crear contenido compartido para la sesión. Publicar y actualizar contenido. 2.2. Presentadores o Moderadores (Tutor Profesional-alumno tutorizado). Los presentadores tienen permisos similares al anfitrión y pueden: Compartir contenido ya cargado en la sala de reuniones desde la biblioteca. Compartir contenido de sus equipos. Compartir sus pantallas con todos los participantes, chatear y retransmitir audio y vídeo en directo. 3
2.3. Invitados Usuarios que participan en la reunión como asistentes. Pueden ver el contenido que el presentador está compartiendo, oír y ver la retransmisión de audio y vídeo del presentador y utilizar el chat por texto 2.4. Contenidos A una sesión o reunión se le puede dotar de contenidos, más allá de simplemente escuchar y ver a los asistentes. Se pueden compartir archivos, presentaciones y videos a través de diferentes carpetas. Estas carpetas se asignan en función del perfil del usuario. Existe una carpeta asignada a la sesión a la cual se pueden subir los contenidos a compartir. Es recomendable que los contenidos se suban de manera previa al inicio de la sesión, aunque también se pueden subir durante la celebración de la misma. Otros recursos que se pueden compartir son el escritorio y la pizarra. 3. Acceso a una reunión virtual como invitado externo (Tutor profesional-alumno tutorizado) Una de las opciones que ofrece el software Adobe Connect, es la posibilidad de invitar a personas externas (Tutores profesionales-alumnos tutorizados) que no tienen permisos de gestión en la reunión virtual creada. La forma de acceder a la sala de reunión, es a partir de una dirección URL que automáticamente se genera al crear la reunión virtual. Para localizar la dirección URL, una vez dentro del Adobe Connect, se pincha en la pestaña Reunión Gestionar la información de la reunión (Figura 1) y se generará una nueva ventana de Información de la Reunión (Figura 2). 4
Figura 1 Figura 2 Con esta dirección se puede invitar a la reunión virtual a cualquier persona externa, por ejemplo incorporando el hipervínculo a un correo electrónico. Pero previamente hay que configurar la reunión para que las personas externas tengan acceso, para ello en la ventana inicial Reuniones (Figura 3) se pincha en la pestaña de Editar información y en el apartado Acceso marcamos la casilla Cualquiera que tenga el URL de la reunión puede entrar en la sala. Como recordatorio para entrar en esta ventana desde la página inicial del Adobe Connect, se han seguido los pasos que aparecen en la Figura 1. 5
Figura 3 4. Herramientas de la sala virtual El contenido de una sala de reuniones se muestra en pods, paneles que contienen varios tipos de medios. Los pods individuales contienen una lista de los participantes en la reunión, notas, chat, archivos y vídeo, tal y como se puede observar en la Figura 4 Dentro de la pantalla inicial, como invitados tenemos varias ventanas o pods con distintas funciones. Una ventana principal, donde el anfitrión tiene la opción de compartir documentos, archivos, utilizar una pizarra virtual, etc. En la barra de menús, aparecen varias pestañas e iconos con distintas funciones: Reunión: Tiene distintas funciones para gestionar la reunión: Configurar pods, gestionar el acceso, preferencias, etc. La función que tiene más interés es la opción de Gestionar la información de la reunión, en ella se accede a la información como hora de inicio, dirección URL, editar la información, contenido cargado, etc. Diseños: Se establece diferentes diseños de sala virtual: Uso compartido, debate y colaboración. También puedes diseñar tu propia sala virtual con los pods que vayas a usar preferentemente. Pods: Configura y gestiona los distintos pods. Audio: Activa el audio a los participantes También aparecen distintos iconos para activar los altavoces, el audio, la cámara. 6
Figura 4 4.1. POD / VENTANA COMPARTIR Con esta herramienta el Tutor académico tiene la opción de compartir con los usuarios de la reunión (Tutor profesional-alumno tutorizado) la pantalla, documentos y la pizarra virtual (Figura 6). Para usar la ventana de compartir, se selecciona la pestaña Diseños de la barra de menú. Aparecerá un menú desplegable, donde se elegirá el uso compartido. Aparecerá a mitad de pantalla el icono Compartir mi pantalla, al cliquear aquí se abrirá un menú y se puede elegir una opción entre las que se presentan. Figura 6 7
Cualquier participante a la reunión virtual puede compartir su pantalla, para ello debe pedir previamente permisos al anfitrión. Éste seleccionará su nombre en el pod de asistentes, haciendo clic en Solicitar el uso compartido de la pantalla. Existe la posibilidad de transferir el control del escritorio, ventana o aplicación compartidos a otro anfitrión. El anfitrión o presentador que pide el control de la pantalla, hará clic en Solicitar control, en la barra del título del pod Compartir. Aparecerá un mensaje en la esquina superior derecha de la ventana de la sala de reuniones para otorgar o denegar el control de la pantalla. DOCUMENTOS COMPARTIDOS Compartir mi pantalla: Directamente se mostrará la pantalla que tenga abierto el usuario. Compartir documento: Con esta opción aparece en el pod de compartir el documento que se haya cargado. Para ello damos clic a la opción Examinar mi PC, tal como viene en la Figura 7, y se selecciona el archivo. Una vez cargado, se selecciona y le damos a aceptar. Figura 7 Nota: Como anfitrión o presentador, puede compartir los siguientes tipos de archivo: PPT, PPTX, Adobe PDF, SWF, FLV, JPEG y MP3 Compartir pizarra: Se abrirá la herramienta de la pizarra virtual (Figura 8). Un anfitrión o presentador (o un participante con los derechos pertinentes) puede 8
utilizar una pizarra para crear texto de colaboración, dibujos y otras anotaciones durante una reunión. Figura 8 Nota: Para volver al pod de compartir damos clic al icono que aparece en la parte superior y seleccionado Detener uso compartido. 4.2. POD / VENTANA LISTA DE PARTICIPANTES O ASISTENTES Un anfitrión (Tutor académico) puede cambiar la función de cualquier asistente en el pod de asistentes, ascendiéndolo o degradándolo según sea necesario (Figura 9). Para ello directamente se arrastra el nombre del participante a diferentes funciones o en el menú emergente, seleccione Convertir en anfitrión, presentador o participante. También desde aquí es posible crear grupos de trabajo, arrastrando a los diferentes usuarios por los grupos de trabajo. Figura 9 9
4.3. POD / VENTANA CHAT Utilice el pod de chat para componer un mensaje de chat y enviarlo a un participante (Tutor o alumno tutorizado), a todos los presentadores de la reunión o a todos los asistentes. Damos clic al icono que aparece en la esquina superior derecha y se desplegará un menú de opciones para dirigirnos directamente al anfitrión, presentador o un participante, cambiar el color y tamaño de letra (ver Figura 10). Figura 10 4.4. POD / VENTANA ARCHIVOS Este pod o ventana sirve para cargar en la biblioteca que se genera dentro de la reunión, documentos y archivos para que puedan ser descargados por los participantes. Para seleccionarla, en la pantalla principal, en la barra de menú, hacemos clic en pods, se abrirá un menú desplegable y se selecciona la opción Archivo (ver Figura 11). Ya desde ahí se puede cargar el archivo y como anfitrión, dar la opción a los participantes de poder descargarlo (Figura 12). 10
Figura 11 Figura 12 Con todas las nociones expuestas se puede establecer un marco de tutorías en línea en tiempo real donde se pueden compartir con los usuarios conversaciones, si se dispone de cámara web se puede ver a los interlocutores, y realizar una puesta en común de documentación o distintos recursos que pueden hacer el proceso de tutorización más ágil y cercano. Este tipo de actuaciones pueden ser de gran utilidad en las tutorías del perfil profesional de los distintos Másteres. 11