1. Presentación del Proyecto. 2. Resultados del Proyecto 3. Instrucciones para el envío de Registros. 4. Instrucciones para la Recepción de

INTERCONEXIÓN DE REGISTROS ENTRE LAS ENTIDADES LOCALES DE LA COMUNIDAD DE MADRID Y LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO 1

Índice 1. Presentación del Proyecto. 2. Resultados del Proyecto 3. Instrucciones para el envío de Registros. 4. Instrucciones para la Recepción de Registros. 5. Procedimientos de Digitalización. 6. Demo de ORVE. 7. Preguntas. 2

Presentación del Proyecto SIR y ORVE son servicios del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MHAP), ofrecidos a la Comunidad de Madrid y sus entidades locales. ORVE permite incorporar la documentación digitalizada de entrada de las oficinas de registro, así como dar de alta e intercambiar asientos registrales con la Administración General del Estado, las entidades de la CM, y con el resto de administraciones integradas (enviar, recibir, reenviar). La gestión electrónica de registros implica un sustancial ahorro de costes en valija y gestión del papel. El envío/recepción se realiza de forma inmediata, y puede consultarse la ubicación del registro en cualquier momento. 3

Oficina Tradicional vs Oficina Digital DÍA: 23 15 16 Estado del Enviado Registro? OFICINA DE REGISTRO TRADICIONAL Tramitación de Expediente Oficina de registro origen Oficina de registro destino Unidad de Gestión destino OFICINA DE REGISTRO INTEGRADA EN SIR Informe de Traza: Estado 1 Estado del Estado 2 Registro? Tramitación de Expediente Consulta de traza Oficina de registro origen Integrada en SIR Generación del fichero de intercambio SICRES 3.0 Oficina de registro destino Integrada en SIR Unidad de Gestión destino 15 segundos 4

Escenario A través del Registro Electrónico Común, el ciudadano puede presentar ante la Administración cualquier solicitud, escrito o comunicación, en formato electrónico. SISTEMA DE INTERCONEXIÓN DE REGISTROS Administración General del Estado SIR intercambia registros entre los organismos de la AGE. DIGITALIZACIÓN Oficina de Registro de la Entidad Local Las entidades locales de la Comunidad de Madrid pueden intercambiar registros a la AGE, a través de ORVE y el Portal de Entidades Locales 5 N.T.I. SICRES 3.0

Beneficios Cuando el ciudadano se persona en la oficina, se pueden digitalizar sus documentos y devolvérselos. AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en valija, correo y manipulación del papel. Una vez digitalizados los documentos, el registro se puede enviar de forma electrónica e inmediata al Organismo destino, esté o no vinculado a la Oficina de registro donde se ha presentado la documentación, y pueda consultarse su estado en cualquier momento. AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en eficiencia y reducción de cargas. 6

Requisitos para el uso de ORVE Disponer de conexión a Internet en los PCs de las oficinas de registro. Disponer de usuarios autorizados en el Portal de Entidades Locales. Disponer de certificado digital válido (necesario para acceder a ORVE y para firmar la documentación). Seguir las instrucciones y procedimientos funcionales asociados al uso de ORVE y SIR. 7

Planificación FASE 1A. Entrada de 39 ayuntamientos(julio 2012) FASE 1B. Entrada de las oficinas autonómicas de la CM (Septiembre 2012) FASE 2. Entrada del resto de Ayuntamientos (Noviembre 2012) 8

Índice 1. Presentación del Proyecto. 2. Resultados del Proyecto 3. Instrucciones para el envío de Registros. 4. Instrucciones para la Recepción de Registros. 5. Procedimientos de Digitalización. 6. Demo de ORVE. 7. Preguntas. 9

ESCENARIO ESCENARIO DESEABLE Escanear, en el momento, los documentos presentados por el ciudadano. Devolver el papel al ciudadano. Enviar el registro en formato electrónico al organismo destino. AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en archivo, valija, correo y manipulación del papel. AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en eficiencia y reducción de cargas. Mejor servicio al ciudadano. La Administración más cerca. 10

Escenario Deseable Es viable? - El formato de la documentación presentada puede imposibilitar o dificultar la digitalización. - La gestión de colas, y el tiempo disponible para digitalizar la documentación en el momento, puede impedir devolver al ciudadano sus documentos. - El equipamiento y cantidad de personal disponible en la oficina para realizar estas tareas puede dificultar las tareas. - La necesidad de aportar el papel en determinados procedimientos específicos, y por tanto, la necesidad de enviarlo al organismo tramitador, o de custodiarlo.

Estudios Preliminares Muestra: Aragón 266 Andalucía 69 Castilla La Mancha 103 Cataluña 304 Comunidad de Madrid 153 Volumen de asientos registrales e intercambios realizados con otras administraciones. Documentación asociada a cada registro. Grado de implantación de las TIC y aplicaciones asociadas a la gestión de registros.

Resultados de las Encuestas El 40% de los registros es enviado a otras Administraciones, y por tanto, aplica a ORVE El 90% de la documentación presentada en un registro no excede las 5 hojas. Con un escáner de tipo bajo/medio, el tiempo de escaneo no supone más de 25 segundos. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad publicadas en BOE garantizan la validez del documento digitalizado. Número de Documentos/Hojas Anexados 70,00% 66,44% 60,00% 50,00% La previsión más optimista supone que el 80% de los registros intercambiados responden al escenario deseable. 40,00% 30,00% 25,20% 20,00% 10,00% 0,00% 4,31% 0,40% 0,40% 0,40% 0,40% Solicitud 1-5 6-10 11-15 16-20 21-25 26-30 13

Datos Reales Desde el 2 de julio que se abrió el servicio de ORVE en producción se han realizado 2058. De éstos se han enviado 488 a destinos de la AGE y 1570 a destinos de la CM. A nivel porcentual la distribución ha sido 24% y 76% respectivamente. 24% AGE 76% C.M. 14

Datos Reales Digitalización Total 4% 25% 71% No acompaña documentacion fisica Acompaña documentacion fisica complementaria Acompaña documentacion fisica requerida Envíosa la CM Envíos a la AGE 4% 27% 68% 3% 18% 79% 15

Índice 1. Presentación del Proyecto. 2. Resultados del Proyecto 3. Instrucciones para el envío de Registros. 4. Instrucciones para la Recepción de Registros. 5. Procedimientos de Digitalización. 6. Demo de ORVE. 7. Preguntas. 16

Cuándo utilizar ORVE? Se remitirán a través de ORVE las solicitudes presentadas por el ciudadano en las que el organismo destinatario sea la Administración General del Estado y la Comunidad de Madrid (próximamente también al resto de Ayuntamientos) Por las garantías de la plataforma SIR, y por los acuerdos realizados por todas las Administraciones participantes, toda la información recibida a través de ORVE debe de considerarse de confianza y debe tratarse de forma diligente, equiparable al tratamiento del ciudadano en ventanilla.

Validez de la digitalización? De acuerdo con las disposiciones vigentes, un documento digitalizado tiene la misma validez jurídica que un documento en papel: Si tiene un nivel de resolución mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada), y detección de color. Si tiene garantía de imagen fiel, de acuerdo a un proceso de cotejo y validación realizado por el funcionario de registro, y avalado por la firma electrónica a través de la aplicación. Si la aplicación de registro utilizada garantiza que los datos enviados siguen el formato y estructura de datos de las normas técnicas aplicables (SICRES 3.0, etc). La aplicación ORVE del MHAP cumple con estos estándares.

Qué se digitaliza? La documentación presentada en formato estándar (A4), o bien, en otros formatos pero que pueda ser digitalizada sin impacto en las colas(ver procedimientos). SE RECOMIENDA Digitalizar los documentos aportados por el ciudadano en lotes de acuerdo a la capacidad de la bandeja automática del escáner (normalmente en torno a 50 hojas para escáneres de sobremesa). 80% de los casos Un escáner estándar de sobremesa proporciona una velocidad de digitalización aprox. de 25 hojas a doble cara por minuto para los parámetros mínimos recomendados Si la mayoría documentos/hojas aportados por el ciudadano en cada registro es máximo 5, el tiempo medio para la digitalización de cada registro se estima en máximo 12 segundos.

Problemas para Digitalizar? Cuando la correspondiente normativa establezca que hayan de aportarse copias originales. Cuando sea inviable la digitalización por el estado en que se presenta la documentación. Cuando el volumen de documentación presentada implique un tiempo de digitalización superior al tiempo estimado de atención al ciudadano. 20% de los casos Cuando el formato de la documentación presentada exija su manipulación, y no se disponga del tiempo necesario por afluencia de ciudadanos en la oficina.

Qué hago con el papel? PUEDO DIGITALIZARLO TODO Y DEVOLVÉRSELO AL CIUDADANO: No acompaña documentación, la oficina receptora podrá continuar con el flujo de tramitación de forma íntegramente electrónica. EL PAPEL ES NECESARIO PARA LA TRAMITACIÓN, Y/O NO PUEDO DIGITALIZAR COMPLETAMENTE EL REGISTRO, Acompaña documentación física requerida, cualquier operación por parte de la oficina receptora sobre el registro intercambiado debe esperar a que llegue físicamente dicha documentación en papel. PUEDO DIGITALIZARLO TODO, PERO NO APLICA LA DEVOLUCIÓN DEL PAPEL AL CIUDADANO Acompaña documentación física complementaria, el papel viaja al organismo destino por motivos de custodia. El asiento puede tramitarse de forma íntegramente electrónica, sin esperar a que llegue la documentación en soporte físico.

Qué hago con el papel? Las oficinas de registro deben ser meros transmisores de la documentación que presenta un ciudadano, limitándose a dejar constancia de la entrada de los mismos en la aplicación de registro y remitirlos a la Unidad competente. Las oficinas de registro NO deben quedarse con copia de los documentos presentados por un ciudadano, por cuestiones de seguridad y por la habilitación del correspondiente archivo para custodiar estos documentos, con el consiguiente problema de espacio.

En resumen Escanear, en el momento, los documentos presentados por el ciudadano. Devolver el papel al ciudadano. Enviar el registro en formato electrónico al organismo destino. 80% de los casos 20% de los casos No acompaña documentación Acompaña documentación requerida Acompaña documentación complementaria

Datos Reales Digitalización Total 4% 25% 71% No acompaña documentacion fisica Acompaña documentacion fisica complementaria Acompaña documentacion fisica requerida Envíosa la CM Envíos a la AGE 4% 27% 68% 3% 18% 79% 24

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Comprobar si acompaña documentación física NO ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN: Puedo continuar con la tramitación de forma electrónica (Confirmar, o Reenviar) ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA REQUERIDA Cualquier operación sobre el registro (confirmación, o reenvío) debe esperar a que llegue físicamente dicha documentación en papel, aunque puede acceder a la información del registro para evaluarla. ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA COMPLEMENTARIA El papel viaja hacia mi organismo por motivos de custodia. El asiento puede tramitarse de forma íntegramente electrónica (confirmar, reenviar), sin esperar a que llegue la documentación en soporte físico.

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Validez de la digitalización? De acuerdo con las disposiciones vigentes, un documento digitalizado tiene la misma validez jurídica que un documento en papel: Si tiene un nivel de resolución mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada), y detección de color. Si tiene garantía de imagen fiel, de acuerdo a un proceso de cotejo y validación realizado por el funcionario de registro, y avalado por la firma electrónica a través de la aplicación. Si la aplicación de registro utilizada garantiza que los datos enviados siguen el formato y estructura de datos de las normas técnicas aplicables (SICRES 3.0, etc). La aplicación ORVE del MHAP cumple con estos estándares.

Digitalización - Procedimiento Preparar. Manipular / Incidencias Digitalizar. Comprobar. 29

Preparar la Documentación Evaluar que el formato en el que se presenta la documentación hace viable su escaneo (encuadernaciones, clips, grapas, deterioro, etc.) Contar el número de hojas presentadas. 30

Fotocopias Se admite la realización de fotocopias de los originales (papel deteriorado, tamaños), y la digitalización las fotocopias. El proceso de firma electrónica implica la compulsa electrónica, y son garantía de imagen fiel. Si la fotocopia no se puede cotejar con el original, se añadirá al documento Fotocopia, con el sello de la oficina. 31

Manipulación - Incidencias 1.-Hojas unidas (clips, grapas, tapas, encuadernadas con espiral / canutillo, etc.) 2.-Hojas de tamaño superior a A4 (planos o tiques largos) 3.-Hojas de tamaño inferior a A4 (sobres con acuse de recibo, cheques, tiques, albaranes, recibos, etc.) 4.- Post-it pegados a algunas de las hojas del documento 5.-Documentación no escaneable que se adjunta a un documento (CD, cintas, disquetes, etc.) 6.-Papel de calidad deficiente (papel seda, papel cebolla, papel autocopiativo, hojas rasgadas 7.-Otros Soportes. Ver documento de procedimiento 32

Digitalización - Procedimiento Preparar. Manipular / Incidencias Digitalizar. Comprobar. 33

Digitalización Seleccionar perfil cara doble cara para mayor seguridad. Comprobar resolución de 200ppp. En la bandeja de entrada del escáner pueden colocarse tantos documentos como admita la misma. Se recomienda configurar el escáner para generar la salida en formato PDF, aunque son aplicables los formatos permitidos por la NTI de Catálogo de Estándares. 34

Digitalización Control de Calidad Contar número de hojas y comparar con el original. Revisar el contenido de todas las páginas, garantizando su calidad y que son legibles (durante el proceso, o fuera del proceso). Comprobar la integridad del documento electrónico final (que puede abrirse y no contiene errores) Este control de calidad es garante de imagen fiel. Junto con la Firma Electrónica, la digitalización tiene plena validez jurídica y sustituye al papel. 35

Índice 1. Presentación del Proyecto. 2. Resultados del Proyecto 3. Instrucciones para el envío de Registros. 4. Instrucciones para la Recepción de Registros. 5. Procedimientos de Digitalización. 6. Demo de ORVE. 7. Preguntas. 36

Soporte y consultas: https://ssweb.mpt.es/ayuda/consulta/orve 37