PUNTOS DE INTERÉS La negociación se realizará únicamente con proveedores legalmente constituidos. Para la creación de una referencia envíe la solicitud al correo creacionreferencias@javeria na.edu.co Índice de Flujo de Procedimiento Importaciones OBJETIVO Realizar la importación de los bienes en general requeridos por las unidades de la Universidad, mediante el cumplimiento de la legislación nacional e internacional y lineamientos institucionales vigentes en materia de importación. DEFINICIONES ALCANCE Inicia con la identificación de la necesidad de la compra por parte de una unidad y termina con la liquidación de la importación para bienes de consumo, la conciliación de la importación y entrega de documentación a la Oficina de Activos Fijos para el caso de activos. Agencia de Aduana: Son las personas jurídicas autorizadas por la Dirección de Impuestos y Aduana Nacionales para ejercer el agenciamiento aduanero, actividad auxiliar de la función pública aduanera de naturaleza mercantil y de servicio, orientada a garantizar que los usuarios de comercio exterior que utilicen sus servicios cumplan con las normas legales existentes en materia de importación, exportación y tránsito aduanero y cualquier operación o procedimiento aduanero inherente a dichas actividades. Importación: Es el ingreso de mercancías de procedencia extranjera al territorio aduanero nacional. También se considera importación el ingreso de mercancías procedentes de la Zona Franca Industrial de Bienes y de Servicios, al resto del territorio aduanero nacional. Preliquidación de la importación: Cálculo estimado del costo total de la mercancía importada en moneda local. Liquidación de importación: Es el valor total de la importación en pesos, teniendo en cuenta los gastos de trámite de la importación, nacionalización, impuestos y demás gastos en que se incurra. CONDICIONES GENERALES Solamente se realizará la compra de bienes a los proveedores que se encuentren registrados como proveedores de la Pontificia Universidad Javeriana. En lo posible se realizará la compra directamente al fabricante o al distribuidor autorizado. El número de cotizaciones requeridas, las cuantías y las instancias facultadas para la aprobación de pedidos están definidos en la matriz de atribuciones del Manual de Contratación (LE-P11-MN01). Para la aprobación de los pedidos por parte de las instancias correspondientes se requiere contar con cotizaciones vigentes, en caso contrario se deberá cotizar nuevamente el bien. La unidad podrá enviar a la las cotizaciones de los bienes cuando se cuentan con ellas. La clasificación arancelaria de las mercancías a importar es realizada directamente por la Agencia de Aduana quien determinará la subpartida arancelaría del bien y de acuerdo a ésta determinará el porcentaje de arancel e IVA a pagar. El seguro de la mercancía durante el transporte está contemplado dentro del programa de seguros con el que cuenta la Pontificia Universidad Javeriana. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana. Página 1 de 8
CONDICIONES GENERALES Para la creación de códigos durante la compra de equipos especializados solicitados por las unidades de la Universidad, se deberá anexar el concepto técnico emitido por escrito por la unidad que tenga la competencia en la tecnología asociada al equipo en cuestión; dicho concepto deberá incluir los motivos y criterios que sustentan la elección y la pertinencia de la compra. Tanto la justificación y el concepto técnico de la compra del equipo deberán ser descritos en el Formato Concepto técnico y justificación de la compra de equipos (BS-P11-F24). La adelantará el proceso de importación cumpliendo la normatividad vigente aplicable en materia de importaciones. La deberá verificar con el proveedor las condiciones especiales de la mercancía (características físicas, químicas y manejos especiales de la carga). El deberá asegurar la obtención de los permisos y documentos que se requieran de acuerdo a la naturaleza del bien a importar, con el apoyo de la unidad solicitante. De acuerdo a la modalidad de negociación realizada (términos inconterms) el deberá realizar las gestiones adicionales que se requieran para asegurar la entrega del pedido en el sitio de destino indicado por el solicitante. Las compras por importación derivadas de proyectos de investigación que le aplique exención de IVA, se regirán por el Procedimiento Solicitud de Calificación de Proyectos de Ciencia y tecnología para trámite de exención de IVA (BS-P20-PR14). La formalización del negocio jurídico de compra de bienes por importación, se realiza con los siguientes documentos legales: Rango Documento contractual 0 20 smmlv Formato Orden de compra (LE-P11-F25) 21 smmlv 200 smmlv Formato Orden de compra (LE-P11-F25) y/o Oferta mercantil Superior a 200 smmlv Contrato y/o Oferta Mercantil El cálculo de los valores se definirá de acuerdo con la TRM establecida por la Dirección Financiera para el ejercicio presupuestal del año siguiente. El formato Orden de Compra (LE-P11-F25) será diligenciado manualmente y se utilizará su versión en inglés según se amerite, el contenido cuenta con la aprobación de la Dirección Jurídica, cualquier modificación deberá ser de su conocimiento y evaluación legal. La carta de crédito será utilizado, cuando se hayan agotado sin éxito todos los recursos para la aceptación por parte del proveedor de un documento contractual. Lo anterior previo concepto de la Oficina de Tesorería y revisión por parte de la Dirección Jurídica. La elaboración y suscripción tanto de la orden de compra, oferta mercantil como la carta de crédito, esta última en conjunto con la Oficina de Tesorería, será responsabilidad de la, quien adicionalmente tendrá bajo su control, seguimiento la custodia y conservación de estos documentos. Cualquier modificación de los términos iniciales pactados en el negocio jurídico deberá ser informada a la Dirección Jurídica para la elaboración de los otrosíes o adiciones pertinentes. Periódicamente la Dirección Jurídica realizará revisión de cumplimiento del uso de los formatos jurídicos, así como de las ofertas presentadas cumpliendo los elementos esenciales recomendados esta. Página 2 de 8
Importaciones 1 INICIO Responsable Asignado Identifica el producto y las cantidades a comprar. 2 Contacta a los proveedores y les solicita la cotización del producto Responsable Asignado 3 Solicita la creación de la referencia del producto adjuntando el formato Solicitud creación de bienes y servicios en Peoplesoft (BS-P20-F26). La cotización cumple las condiciones? La cotización deberá especificar las condiciones de negociación: - Sitio - Fecha de entrega - Precio de la mercancía - Fletes - Seguros) Envíe el formato al correo creacionreferencias @javeriana.edu.co 6 Se identifican alternativas para el producto? 8 Informa a la las alternativas identificadas sobre la solicitud. 7 Si Responsable Asignado Revisa las alternativas presentadas y envía mediante correo electrónico la respuesta de aceptación o rechazo de estas. Elabora la pre-liquidación del producto acordado en el formato Pre-liquidación de la importación (BS-P20-F21.) 10 Responsable asignado Elabora las solicitudes en PeopleSoft, verifica la disponibilidad presupuestal y la aprobación de la solicitud. 11 Solicita a la Oficina de Contabilidad la clave contable de la importación 12 Coordinador Oficina de Contabilidad Asigna la clave contable y la informa a la Oficina de Suministros A Se generan 2 solicitudes: - Una en pesos para pago de conceptos logísticos - Otra en la módena de negociación. Si 4 Solicita al proveedor el envío de la cotización con la información completa. 5 9 Entrega a la unidad la información requerida para elaborar la solicitud de compras en PeopleSoft. Imprime la cotización del producto Página 3 de 8
A Es compra de menor o mayor cuantía? Compra menor cuantía 17 Prepara cotizaciones y presenta al Jefe de la Oficina de Suministros como aprobador Se preparan - Tres (3) cotizaciones - Comparativos - Verificaciones técnicas La compra es mayor a 20 smmlv y menor a 200 smmlv? SI Si 13 14 Compra mayor cuantía Prepara la información requerida para presentar a junta de compras y entrega al Jefe de la Oficina de Suministros. Jefe de Oficina Presenta la información de la importación en la junta de compras. La Junta aprueba? 15 Realiza los ajustes correspondientes para presentar nuevamente. 16 Verifica la creación del proveedor para realizar la solicitud de la compra. -Cotizaciones -Avales y justificaciones emitidas por las unidades de correspondientes -Solicitud - Fichas técnicas -Descripciones de los bienes a comprar - Modalidad de pago acordada con el proveedor. En caso de no estar creado, debe surtir el proceso con la Oficina de Contabilidad, de acuerdo con el Procedimiento Registro Tributario de Proveedores (BS-P10- PR11) 18 Convierte a pedido la solicitud en el sistema PeopleSoft. 19 Diligencia el formato Orden de Compra (LE-P11-F25) y envía al Proveedor. 20 Genera la orden de compra de la solicitud en el sistema PeopleSoftt realizada por la - Con anticipo, sin pólizas, ni contratos, ni ofertas mercantiles. - La orden de compra será enviada en Ingles al Proveedor. Con anticipo y con representante: aplica la Oferta Mercantil, debe tener pólizas, con firma del representante local y, solo si es posible, firma del exportador Con anticipo y sin representante: aplica orden de compra con carta de aceptación por parte del exportador. Cuando la representación no esté inscrita en la Cámara de Comercio, quedará explícita la cláusula de representatividad sugerida por la Dirección Jurídica. En caso de alguna dificultad para la constitución de la garantía se expondrá el caso a la Dirección Jurídica. 23 21 La compra esta entre 21 smmlv y 200 smmlv? Sí Diligencia la Oferta Mercantil (LE-P11-F26) o Formato orden de compra (LE-P11-F25) y envía al proveedor. a Prepara información para el giro directo al importador. 22 Jefe Oficina Aprueba la solicitud y autoriza el pago mediante tarjeta de crédito Remítase al procedimiento Compra de bienes para pago con tarjeta de crédito de la Oficina de Suministros (BS-P20-PR25) a B Página 4 de 8
24 25 B Consolida los documentos y realiza la solicitud de elaboración de contrato a la Dirección Jurídica. Remítase al Procedimiento Verificación y Radicación de documentos ( LE-P10-PR03). Revisa el contrato elaborado y envía a la solicitante, en caso que aplique, para revisión técnica. - La orden de compra solo se envía al Proveedor cuando al contrato este firmado por las partes. Con anticipo y con representante: debe tener pólizas, con firma del representante local y, solo si es posible, firma del exportador Con anticipo y sin representante: en caso de que el exportador se niegue a firmar cualquier documento contractual, la compra se debe realizar con carta de crédito. 29 Radica en la Oficina de Cuentas por pagar la solicitud de causación del pago al proveedor. Remítase al Procedimiento Administración de Cuentas por Pagar (FI-P13-PR32). 30 Solicita el código Swift generado por la Oficina de Tesorería y lo envía al proveedor. 31 - La orden de compra solo se envía al Proveedor cuando al contrato este firmado por las partes (no aplica para montos entre $0 y $200 smmlv). - Si es un anticipo parcial o por el monto completo debe radicarse en la Oficina de Cuentas por Pagar la cotización o proforma y la hoja de vida de la liquidación. 26 Jefe Oficina Confirma con el proveedor que el pago haya sido exitoso y coordina el despacho de la mercancía. Revisa el contrato y registra su firma en señal de aprobación. 27 Radica en la Dirección Jurídica para firma de la instancia respectiva. 32 Realiza seguimiento al cumplimiento de las condiciones de negociación. 33 Proveedor 28 Formaliza la orden de compra con el proveedor con el envío de esta. a Confirma que se encuentra listo para realizar el despacho de la compra. C Página 5 de 8
C 39 44 34 Recibe de la Agencia de Aduanas la pre-liquidación del anticipo. 35 Radica la solicitud de giro en la Oficina de cuentas por pagar el anticipo, relacionando el relacionando el número de la solicitud realizada. 36 Coordina la logística internacional de despacho con el proveedor, el Agencia de carga, Agencias de Aduana Analista de Importaciones 37 Envía y confirma la recepción de la documentación con la Agencia de Aduanas. 38 Presenta la documentación soporte ante la DIAN, pago de tributos aduaneros y obtención de levante de mercancía Se confirma: - Instrucciones relacionadas la importación - El pago realizado El proceso de nacionalización esta a cargo del Agencia de Aduanas, sin embargo debe desde la Oficina de Suministros realizar seguimiento y brindar la información que se requiera. Coordina la solicitante el lugar, fecha y hora de entrega de la solicitud y luego coordina con la Agencia de Aduanas. 40 Solicitante Recibe los productos o equipos de la solicitud. Hay inconsistencias? Si 41 Solicitante Informa a la Oficina de Suministros las inconsistencias que se presenten. 42 Contacta al proveedor, informa la inconsistencia y realiza seguimiento a la solución de la misma. 43 Elabora, firma y envía a la Oficina de Suministros Acta de entrega y recibido a satisfacción. Realiza la legalización de la factura de compra al proveedor con el Auxiliar de Facturación de la. 45 46 Legaliza los anticipos de la Agencia de Aduanas con la factura y los demás gastos de importación. Auxiliar de Facturación Radica las facturas en la Oficina de cuentas por pagar para el trámite de la misma y actualiza el control que se tiene de estas. Coordinador de 47 Importaciones Solicita al Auxiliar de Importaciones y/o Auxiliar de Facturación la liquidación de la importación Auxiliar Importaciones / 48 Auxiliar de Facturación Recibe de la Oficina de Contabilidad el listado de las importaciones contabilizadas en el mes. La información de legalización incluye: - ID pedido - ID de recepción -. de Factura - Valor -. de comprobante - Si es sobre el pago completo: Entrega Factura original - Si es para un segundo pago: Adjunta factura y hoja de vida de la importación -Legalización anticipo de Agencia de Aduana: Adjunta Factura de Agencia de Aduana. D Página 6 de 8
D 49 Auxiliar Importaciones / Auxiliar de Facturación Verifica que las liquidaciones contengan la totalidad de los gastos en los que se incurrieron. El proceso de conciliación se realiza en conjunto con la Oficina de Contabilidad 50 Auxiliar Importaciones / Auxiliar de Facturación Envía a la Oficina de Activos Fijos copia de la factura, hoja de liquidación y declaraciones de importación. Remítase al Procedimiento alta, codificación y personalización de Activos Fijos FI-P50-PR01 51 Auxiliar Importaciones / Auxiliar de Facturación Solicita la liberación de saldos al Analista de la Oficina de Suministros. FIN Página 7 de 8
REVISADO POR Jefe de la Coordinador de Importaciones APROBADO POR Director de Servicios Universitarios Página 8 de 8