1. DeI-TRANS Pag 2 1.1 Qué es? Pag 2 1.2 Características generales. Pag 2 2. Módulos principales DEI-TRANS 2.1 Módulo COMERCIAL Pag 2 2.2 Módulo TRANSITARIO AÉREO Pag 3 2.3 Módulo TRANSITARIO MARÍTIMO Pag 3 2.4 Módulo TRANSITARIO TERRESTRE Pag 4 2.5 Módulo ALMACÉN Pag 4 2.6 Módulo FACTURACIÓN Pag 5 2.7 Módulo CONTABILIDAD Pag 5 2.8 Módulo CONTROL CALIDAD Pag 6 2.9 Módulo WEB Pag 6 2.10 Módulo PORTIC Pag 7 1
1. DeI-TRANS 1.1 Qué es? La plataforma DeI-TRANS proporciona un tratamiento completo para la gestión de empresas en el sector del transporte aéreo, marítimo y terrestre. 1.2 Características generales. MultiEmpresa - MultiDelegación - MultiUsuario - MultiIdioma - MultiDivisa. Control de Acceso por usuario - Definición de Perfiles. Navegabilidad - Facilidad de uso y rápido Aprendizaje. Estadísticas y Centros de Información en tiempo real. Gestión de Informes: Configurables - MultiIdioma - Registro por Usuario - Envío Fax o email. Gestión de Modificaciones: Usuario - Fecha - Hora - Registro modificado - Registro actual. Gestión Documental Automática - Archivo electrónico (PDFs, Words, Imágenes) - Objetivo: papel cero. Integración Web automática: acceso clientes para consultas de Ofertas - Operaciones - Track & Tracing. 2. Módulos principales DeI-TRANS. DeI-TRANS ofrece un conjunto de módulos integrados en un mismo entorno para la gestión global de todos los procesos de la empresa. 2.1 Módulo COMERCIAL. Acciones comerciales: telemarketing, visitas-rapports, campañas-mailing, gestión y seguimientos de contactos y clientes. Gestión de ofertas: creación según plantilla, por duplicado de otras ofertas, manual o automática según acción comercial. Registro de la oferta según tipo: aérea, marítima o terrestre y estado: pendiente, emitida, aceptada, no aceptada o anulada. Control caducidad de la oferta. Registro de modificaciones para el control de ofertas aceptadas. Consulta y búsqueda avanzada de ofertas con varios filtros y/o ofertas recientes (últimas ofertas realizadas). Informes de las ofertas multiidioma (automático según configuración del cliente). Tarifas configurables según origen-destino. Herramientas para modificar tarifas de forma global. Asociación en la misma oferta de los costes del proveedor para determinar el beneficio de la misma. Este proceso es automático, previa selección de las tarifas que cumplen las especificaciones de la oferta según origen-destino. Conectividad de las ofertas aceptadas con las operaciones generadas traspasando los conceptos a facturar y sus previsiones de coste. Agenda personalizada por usuario y/o grupo de usuarios. Registro automático de próximas visitas y tareas. Gestión y control de dietas por agente comercial. Contabilización automática. 2
2.2 Módulo TRANSITARIO AÉREO. Confección de operaciones de importación y exportación. Identificación por departamento y sección. Creación automática del expediente. Numeración según departamento y sección asociados a la Diferentes opciones para la confección de operaciones: según oferta, por duplicado de otras operaciones o manual. Registro detallado de las partidas a transportar. Definición peso tasable y peso real según partida. Generación automática del MAWB y HAWB. Creación automática Numeración Stock para las compañías aéreas. Liquidación CASS con las compañías aéreas. Listados según lo previsto y real para evaluar las desviaciones. Control del riesgo de los clientes según las operaciones en curso y situtación contable. Facturación y cierre del expediente desde el propio módulo transitario. Enlace Posibilidad de generar proformas para facturación simple o agrupada por cliente. Gestión de abonos de proformas y faturas desde el propio módulo transitario. Enlace Previsiones de costes y creación de asientos de previsiones según configuración. Módulo própio de búsqueda avanzada, consultas, listados y estadísticas. Gestión incidencias: control de incidencias por Track & Tracing: asociación de los eventos de cada partida de la Centros de Información para clientes, proveedores y operaciones. Trazabilidad con comercial, facturación y contabilidad. 2.3 Módulo TRANSITARIO MARÍTIMO. Confección de operaciones de importación y exportación. Identificación por departamento y sección. Creación automática del expediente. Numeración según departamento y sección asociados a la Diferentes opciones para la confección de operaciones: según oferta, por duplicado de otras operaciones o manual. Registro detallado de los containers a transportar. Indicando matrícula, tipo, tamaño, precinto, día y hora de carga... Asignación manual y/o automática de los números de admítase, entréguese y referencia por container. Registro detallado de las partidas a transportar. Asociación con los containers indicando bultos, peso, volúmen y tipo de embalaje. Generación automática y control de escalas según buque y fecha de salida/llegada. Confección automática de operaciones master-houses. Gestión independiente para cada house. Facturación y cierre único. Instrucciones de booking, embarque y transporte automáticos. Envío por fax, email y/o telemáticamente (XML por FTP). Control del riesgo de los clientes según las operaciones en curso y situtación contable. Facturación y cierre del expediente desde el propio módulo transitario. Enlace Posibilidad de generar proformas para facturación simple o agrupada por cliente. Gestión de abonos de proformas y faturas desde el propio módulo transitario. Enlace 3
Previsiones de costes y creación de asientos de previsiones según configuración. Módulo própio de búsqueda avanzada, consultas, listados y estadísticas. Gestión incidencias: control de incidencias por Track & Tracing: asociación manual y/o automática de los eventos de cada container de la Centros de Información para clientes, proveedores y operaciones. Trazabilidad con comercial, facturación y contabilidad. 2.4 Módulo TRANSITARIO TERRESTRE. Confección de operaciones nacionales e internacionales. Identificación por departamento y sección. Creación automática del expediente. Numeración según departamento y sección asociados a la Diferentes opciones para la confección de operaciones: según oferta, por duplicado de otras operaciones o manual. Registro detallado de las partidas a transportar. Control y seguimiento de intercambio de pallets y pallets devueltos. Control del riesgo de los clientes según las operaciones en curso y situtación contable. Facturación y cierre del expediente desde el propio módulo transitario. Enlace Posibilidad de generar proformas para facturación simple o agrupada por cliente. Gestión de abonos de proformas y faturas desde el propio módulo transitario. Enlace Previsiones de costes y creación de asientos de previsiones según configuración. Módulo própio de búsqueda avanzada, consultas, listados y estadísticas. Gestión incidencias: control de incidencias por Track & Tracing: asociación manual y/o automética de los eventos de cada container de la Centros de Información para clientes, proveedores y operaciones. Trazabilidad con comercial, facturación y contabilidad. 2.5 Módulo ALMACÉN. Registro detallado de entradas/salidas de las mercancías y los contenedores. Definición de almacenes y ubicaciones. Control de ocupación por pesos, volumen o superficie. Proformas y facturas automático sobre operaciones con movimientos facturables. Módulo própio de búsqueda avanzada, consultas, listados e inventarios. Gestión incidencias: control de incidencias por 4
2.6 Módulo FACTURACIÓN. Facturación automática desde los propios módulos de origen (transitario y almacén). Gestión automática y alarmas sobre el Riesgo comercial o asegurado de los clientes. Gestión de proformas (prefacturas). Permite generar agrupación de facturas. Gestión de abonos desde los propios módulos de origen (tanto facturas como proformas). Registro y gestión de comisiones por agentes comerciales. Facturación automática entre empresas del grupo (interagencias). Previsiones de coste automático desde los propios módulos de origen. Configuración de conceptos de facturas de proveedor con previsión y sin previsión. Enlace directo con contabilidad en tiempo real. Creación de la factura contable, asiento de factura, cartera de cobros y pagos. Creación automática de los registros de IVA, suplidos, retención. Módulo própio de búsqueda avanzada, consultas, listados y estadísticas de ventas. 2.7 Módulo CONTABILIDAD. Maestros de Clientes y Proveedores con datos contables específicos, tipología y clasificación. Gestión documental para clientes y proveedores. Archivo electrónico de la documentación (PDFs, word, imágenes). Contabilidad Financiera. Plan contable hasta 20 dígitos. Creación de Documentos contables por tipo de diario. Asientos predefinidos y Conceptos automáticos. Capacidad de duplicación y regularización de asientos. Busquedas de apuntes por fechas, cuentas, documentos, tipos de diario, importes, departamentos, secciones... Modelos oficiales para Hacienda (110, 115, 347, 349...). Balances y Listados oficiales personalizados. Consolidados multiempresa. Tesorería. Maestro de bancos y cuentas de tesorería. Concialiación bancaria. Autopunteo de previsiones bancarias. Registro de facturas emitidas y recibidas. Creación automática del asiento, documentos de cobros y pagos y registro del IVA. Gestión documental para facturas emitidas y recibidas. Archivo electrónico de la documentación (PDFs, word, imágenes). Cartera de cobros. Gestión de cobro múltiple y parcial. Distribución y anulación de cartera. Reclamación de documentos de cobros con elaboración de informes de 3 niveles y envío por fax o email. Gestión de remesas según normas 19 y 58. Creación de ficheros de banca. Gestión de presentación, abono y cobro automáticos. Cartera de pagos. Gestión de cobro múltiple y parcial. Distribución y anulación de cartera. Pagos automáticos mediante confección de cheques y pagares. Informes de pago y contabilización automática. Previsiones de cobros y pagos, traspasos de cartera, agrupaciones de documentos y entrada de gastos con asiento automático. Agenda de cobros y pagos. Control y seguimiento detallado de todas las previsiones. Cáculo de riesgo futuro y aging. Contabilidad analítica. Centros de coste identificados por departamentos y/o secciones. Plantilla de distribución porcentual de costes por cuenta para asignación automática a los centros de coste. Informes de resultados (mayor de cuentas y balances) por centros de coste y secciones. 5
Control de obligatoriedad de informar o no informar centros de coste y secciones por cuenta. Gestión de expedientes. Creación de expedientes a partir de las operaciones realizadas en los módulos de transitario. Numeración de expedientes configurable según ejercicio, departamento y sección de la operación realizada. Informes de resultados (mayor de cuentas y balances) por expedientes. Control de bloqueo automático según cierre de la Gestión de inmovilizado. Varios tipos de amortización: lineal, regresiva... por meses y años. Contabilización simple o agrupada de los asientos de inmovilizado. Contabilización presupuestaria. Asociación de centros de coste y/o secciones. Listados de previsiones y desviaciones. 2.8 Módulo CONTROL CALIDAD. 2.9 Módulo WEB. Registro de incidencias asociadas a clientes, proveedores, operaciones, acciones comerciales, acciones internas... Consulta y busqueda avanzada por tipo de incidencia, cliente, proveedor, usuario y fechas. Gestión cierre incidencia por usuario y acciones correctivas o de mejora. Gestión de control de calidad a partir del registro de incidencias. Definición de acciones de calidad: acción de mejora, correctiva o preventiva. Consultas de los registros de calidad según tipo de incidencia, usuario y tipo de acción. Informes de calidad para auditorías internas y/o externas. Este módulo posibilita la salida Web de datos relacionados con la actividad del cliente. Las opciones de integración no son fijas, cada cliente puede configurar los datos que quiere mostrar. El cliente final accede a sus datos a través del área de clientes o acceso privado existente en la web. Los módulos de datos que pueden mostrarse son: comercial, operativo, track & tracing, documental y visor. El módulo comercial permite consultar e imprimir todas las ofertas en estudio y/o aceptadas. El módulo operativo permite consultar e imprimir todas las operaciones abiertas y/o cerradas. Consultar el detalle de sus partidas y containers, acceder al Track & Tracing del container o imprimir los documentos asociados a la El módulo documental permite consultar o acceder a los documentos relacionados con su actividad (facturas, DUAS...). El módulo Track & Tracing permite consultar e imprimir los eventos sobre una partida o container específico. El módulo visor es una utilidad para consultar e imprimir diferentes tablas: escalas, buques, líneas marítimas... En el caso de los módulos operativos y track & tracing el usuario dispone de un filtro por container, booking, BL master, su referencia y/o fechas de salida/llegada del buque para indentificar sus operaciones. En cualquiera de los módulos el usuario puede bajar los documentos (ofertas, facturas...) a través de ficheros PDF. Nota: los plazos y los costes de implantación del módulo WEB dependerán del nivel de personalización que requiera el cliente. 6
2.10 Módulo PORTIC. és el primer sistema informático para enviar y recibir telemáticamente instrucciones a las navierasa a través de la plataforma Portic. Navieras de INTTRA: MSC, CGM-CMA, Maersk, P&O Nedlloyd, Hapag-Lloyd, Hamburg Süd, Uasc, NYK, Mol, ANL, SafMarine, Dal y Aliança. Navieras de GT Nexus: Zim, Hanjin, APL, Lykes, Dsr Senator, CSAV y K Line. El principal objetivo es reducir la gestión de los comunicados a las navieras y conseguir así una respuesta inmediata por parte de ellas. Envío de instrucciones: booking, embarque y transporte. Sin necesidad de imprimir ni enviar por fax o email. Recepción de instrucciones: admítase y entréguese, que se asignan automáticamente a los containers de las operaciones. Recepción de eventos, que se asocian automáticamente como eventos de la operación (Track & Tracing). Nota: existe, a su vez, la plataforma CargoSmart (Cosco, Misc, OOCL y NYK Line), con la que Portic ya ha iniciado contactos para firmar un acuerdo similar a los suscritos con INTTRA y GT Nexus. 7