CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS OFIPRO PYME

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1 CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS OFIPRO PYME 1

2 ÍNDICE 1.-Introducción. 2.-Objetivo. 3.- Características Herramienta E-Business Características Generales Características Funcionales Características Específicas. 2

3 1.-INTRODUCCIÓN Desde la Confederación de Empresarios de Andalucía y con la colaboración de la Consejería de Innovación Ciencia y Empresa se está desarrollando el proyecto Plataforma de asesoramiento e-business sobre negocio electrónico, con objeto de acercar y fomentar el uso de las nuevas tecnologías de la información a las empresas andaluzas. La adaptación del e-business en las empresas andaluzas aportará a éstas una mayor competitividad, mejorando el rendimiento, automatizando los procesos internos y optimizando los recursos mediante avanzados sistemas de gestión. 2.-Objetivo Con el presente informe se pretende mostrar una visión general objetiva de la herramienta OFIPRO PYME, profundizando en las características generales, funcionales y específicas que contiene dicha herramienta., según los datos facilitados por el proveedor. 3.-CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS OFIPRO PYME Esta herramienta contiene funcionalidades de una ERP, con funciones de CRM, que cubre las necesidades de la relación con respecto a los clientes. 3

4 3.1.-Características Generales: Esta solución corre sobre sistema operativo Windows y con una base de datos es SQL-Server. Horizontalidad/Verticalidad Orientada a todo tipo de empresa en general, considerando por tanto un alto grado de horizontalidad. Escalabilidad Esta herramienta permite un número limitados de 10 usuarios con acceso simultáneo, con opción de utilizar varios servidores para ampliar el número de usuarios. Base de datos escalable, sin límite de almacenamiento de usuarios. Modularidad La solución está estructurada en dos módulos, uno de contabilidad (ContaPro PYME) y otro de gestión interna (GesPro PYME), los cuales se pueden implantar por separado o como un pack. Interconexión entre Módulos Dispone de gran interconexión entre módulos. Permite trabajar en tiempo real con múltiples sucursales, tiendas y almacenes simulando el acceso a una red local, pero sin necesidad de software de administración remota ni complejos sistemas de comunicaciones. Mantenimiento El mantenimiento tiene un coste anual aproximado de 400 por módulo, o de 500 por el pack que incluye los dos módulos. Este precio incluye las dudas, consultas y actualizaciones, que serán vía on-line, en el caso del proveedor Softnix, aunque estos datos dependerán del proveedor. Parametrización Esta solución permite personalizar toda la información de la empresa tanto del módulo financiero como del módulo de gestión. Permite adaptar los TPV a las necesidades demandadas, así como personalizar toda la información y documentación creando informes cruzados configurables por el usuario a través de filtros. 4

5 Accesibilidad A esta herramienta se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, permitiendo movilidad de usuario. Funciona tanto en intranets como en extranets. Para acceder a la herramienta a través de Internet no se necesitan navegadores de Internet ni software de administración remota. Dispone de filtros selectivos y sistemas de búsqueda que permiten el acceso instantáneo a la información requerida. Seguridad En temas de seguridad, nos encontramos con un servidor SQL-Server, con copia de los datos y encriptación automática, seguridad ante cortes de conexión y caídas de sistema, recopilación de datos en línea, etc. En relación al acceso a la herramienta, disponemos de múltiples funciones como permisos de alta, baja, modificación y/o lectura por usuario y fichero, accesos restringidos e informes de incidencias de acceso entre otras. Facilidad de uso El uso de la herramienta es sencillo, ya que OfiPro utiliza una interface Windows intuitiva por su disposición en ventanas e iconos que permiten un acceso directo a la información, y está orientada a usuario. Este entorno puede ser personalizado por el propio usuario, configurando los campos a visualizar en pantalla. Rango precios Adquirir el pack OfiPro PYME con los dos módulos, GesPro PYMe + ContaPro PYME cuesta alrededor de 1500, y cada uno de ellos por separado costarían 1000 el ContaPro PYME y 1200 el GesPro PYMe, según proveedor consultado. 5

6 3.2.-Características Funcionales: En este apartado se describe la situación actual de la herramienta evaluada desde el punto de vista de las características funcionales y de la profundidad con que se tratan, orientadas a gestionar las actividades más comunes de las empresas, como son ventas, contabilidad, clientes y proveedores. Financiera (Contabilidad) En este módulo se trata de manera muy completa la parte financiera y de contabilidad de la empresa, cubriendo áreas como: -Multiempresa, multiejercicio, multidivisa y multiusuario -Plan de cuentas -Apuntes contables con muchas utilidades -Tesorería -Conciliación bancaria -Amortizaciones -Informes, resultados y libros oficiales configurables -Configuración de cuentas, apertura y cierre -Gestión completa de impuestos -Contabilidad presupuestaria -Contabilidad analítica Ventas La parte dedicada a las ventas abarca de manera extensa funciones como: -Presupuestos, proformas, pedidos, albaranes y facturas de venta. -Facturas Rectificativas, almacén por defecto por delegación y usuario. -Estado de presupuestos de venta (pendiente, aceptado, aprobado, rechazado). -Estado de albaranes (facturado, no facturado). -Facturación de contratos/cuotas periódicas, con control de vencimientos. -Facturación con retenciones. -Facturación de suplidos. Líneas de texto libre por artículo en todos los documentos. -Copias de documentos, exactas o parciales. -Conversión y trazabilidad total entre documentos de compraventa (ppto. A proforma, pedido a factura, albaranes a factura,...). -Posibilidad de agrupar los documentos a facturar según múltiples criterios (agente, dirección de envío, transportista,..). -Bultos, Kgs. y nº de expedición del transportista. -Etiquetas y sobres de clientes, proveedores y artículos a partir de los datos del documento. -Entrada de precios con o sin IVA incluido. -Formatos de impresión de facturas, resumido por albaranes. 6

7 Marketing No existe un módulo específico de marketing, aunque sí podemos encontrar funciones propias de esta área en el módulo de almacenes con posibilidades como: -Nueve tarifas de precios -Precios y descuentos por cliente artículo, por cliente/grupo de artículo. -Precios y descuentos en oferta. -Promociones -Regalo de artículos según volumen de venta. Precios por cantidades. -Actualización automática de tarifas PVP, en función de múltiples criterios (a partir de precios de venta, precios de coste, tarifas de proveedor,...) Clientes Dentro del CRM, la gestión de clientes dispone de las siguientes funcionalidades: - Dirección fiscal y direcciones de envío. Zonas, grupos y tipos. -Serie de facturación por defecto. Nº de copias en los documentos. -Número de copias en las facturas. -Formas de pago, formas de cobro, periodo de facturación, días de pago y mes de no pago. % de retención IRPF. -Código de cliente. -Riesgo máximo, riesgo actual y deuda actual -Documentos de cobros/pagos. -Descuento comercial, descuento financiero y tarifa PVP. Precios y descuentos específicos de cliente /proveedor. -Cuenta y contrapartida contable -Seguimientos comerciales, con almacenamiento de notas (incidencias, próximas visitas,...) y documentos (cartas, faxes,...). Compras El área de compras además de incluir las funciones de la sección de ventas, también tenemos otras como: - Pedidos, albaranes y facturas de compra. -Generación automática de pedidos hasta completar stock mínimo/recomendado por almacén o según pedidos de clientes. -Estado de pedidos (servido, no servido, servido parcialmente). 7

8 Almacenes Este módulo nos ofrece muchas posibilidades en tres secciones muy completas referentes a artículos, almacenes y estocajes, y kits de artículos: Artículos -Referencia, Nombre, Texto libre asociado, Códigos de barras e imágenes. -Control de stocks -Tarifas y referencias de proveedor -Gamas, familias y grupos. -Importación de catálogos y precios de artículos (tarifas de proveedor). -Stock de unidades y cajas. -Pesos netos y pesos brutos (destare automático). -Dimensiones (alto, largo, ancho). -Trazabilidad: completo seguimiento y control de propiedades de artículos (nº de serie, tallas, colores,...) en documentos de compraventa, tickets de caja y movimientos de almacén (regularizaciones, ensamblajes de kits, órdenes de fabricación,...). -Acceso directo a histórico de compras y ventas por artículo. Visualización de stocks por almacenes y propiedades (nº de serie, tallas,...) en la ficha. -Avisos de stock bajo mínimos por documento. Almacenes y stocks: -Stock actual, pendiente de servir/recibir o fabricar en unidades y cajas. -Stock mínimo, stock recomendado y ubicación por artículo y almacén. - -Regularizaciones, movimientos e intercambios de almacén. -Gestión avanzada de inventarios -Históricos de movimientos por almacenes. -Listados e informes de situaciones de almacén, trazabilidad de propiedades de artículos (nº de serie, tallas, colores,...), informes de stocks a una fecha valorados, inventarios valorados a precios de venta y precios de coste,... Kits de artículos o artículos compuestos: -Ensamblaje y despiece de kits de artículos. -Ventas rápidas de kits, con alta automática de los ensamblajes que correspondan. -Generación automática de pedidos a proveedor según pedidos de clientes -Listados de artículos Kits de los que forma parte un componente. Recursos Humanos No se dispone de un módulo específico para la gestión de Recursos Humanos. Calidad No se dispone de un módulo específico para la gestión de Calidad. 8

9 Business Intelligence No se dispone de un módulo específico para el tratamiento de la información orientada a la toma de decisiones. Conectividad Envío automático de documentos de compraventa por en múltiples formatos (PDF, WORD, EXCEL, HTML,..); importación y exportación de ficheros y documentos a PDF, WORD, EXCEL, HTML; más de 20 formatos de códigos de barras; banca electrónica; depósito de cuentas y legalización de libros en formato digital. Exportación de todos los ficheros de la aplicación a formatos XML y EXCEL, para posteriores manipulaciones. 9

10 3.3.-Características Específicas: En este apartado se describe la situación actual de los módulos o funcionalidades orientadas a satisfacer necesidades particulares de las distintas empresas, como son gestionar proyectos, planificación de producción, terminales punto de venta, etc. Servicio Modo Usuario (ASP, Hosting) No dispone del servicio de ASP (Hosting) o modo usuario. Gestión de Proyectos No se dispone de un módulo específico para la gestión de proyectos. Gestión de Fabricación Este módulo aparece en la solución ofreciendo funciones tales como: -Control de costes de operarios y secciones -Control de partes de trabajo/órdenes de reparación, asignándolos a las correspondientes órdenes de producción. -Ordenes de producción, desglosando materias primas, mano de obra y otros gastos. -Plantilla de órdenes de fabricación. -Informes de rentabilidad por operaciones y secciones, ratios de artículos y consumos de materias primas. Gestión de Planificación de Producción No se dispone de un módulo específico para la planificación de la producción. Gestión de Distribución y Transporte Podemos encontrar en este sentido una función de control de transportistas y tipos de portes. Gestión de Servicio de Asistencia Técnica (SAT) No se dispone de un módulo específico para los servicios de asistencia técnica. 10

11 Terminales Punto de Venta (TPV) Acceso a las principales opciones de TPV a través de teclas rápidas y/o iconos visibles en pantallas, sin necesidad de utilizar el ratón, entre las que están: -Entrada de artículos por referencia o códigos de barras. -Promociones, rebajas y descuentos. -Tickets y facturas. -Movimientos de entrada y salida de caja. -Alta de albaranes de venta. -Arqueo de caja, desglosando total cobrado en tickets, y total efectivo en caja. -Cierre de caja, desglosando tickets oficiales y no oficiales. -Reimpresión de cierres de caja, de cualquier fecha. -Múltiples formas de cobro para un mismo ticket. -Configuración por caja registradora, controlando múltiples tiendas trabajando en tiempo real. -Posibilidad de restringir el acceso a opciones críticas de TPV (modificar agente, serie, vendedor, precios, descuentos, imprimir facturas de tickets, realizar el arqueo, salir del TPV sin cobrar). -Personalización de formatos de tickets tanto para impresoras Windows como para impresoras de TPV (cabecera, pie, inclusión de logotipos,...). -Impresión de tickets de caja, con o sin desglose de IVA. Impresión de tickets de caja, línea a línea o al final del ticket. Impresión de cierres de caja, con o sin desglose de tickets. -Configuración de distintos dispositivos (cajón portamonedas, visor, impresoras,...). -Apertura de cajón aun sin impresora conectada. -Apertura automática del TPV al lanzar el programa (configurable). Interactividad con Espacio WEB No se dispone de un módulo específico para interactuar con el espacio Web de la empresa, pero sí puede interactuar con cualquier herramienta de comercio electrónico externa ala herramienta. 11