Tema 2.- La Contabilidad Debido a la gran diversidad de elementos patrimoniales y la realización diaria de operaciones que modifican constantemente su patrimonio, es preciso establecer un sistema de registro que permita conocer en cada momento los datos que necesitamos sobre nuestro negocio. Pero para que este sistema de registro fuera eficaz, tendría que cumplir algunos puntos importantes con los siguientes: Deberían registrarse solamente los datos o informaciones que afecten a los elementos del patrimonio, y hacerlo de tal forma que se pueda obtener rápidamente la información cuando se necesite. Para evitar errores en el registro de la información, tendría que establecerse un sistema de registro que permitiera comprobar de alguna forma la exactitud de los datos registrados. Para poder comparar los registros efectuados por distintas personas o por distintas empresas, debería establecerse un procedimiento y una reglas de registro que se siguieran por todos. La disciplina que se ocupa del estudio de todo este proceso se llama CONTABILIDAD, y podemos decir que su objetivo principal es investigar el tratamiento de la información y el registro de los datos relacionados con el patrimonio. A) Definición y funciones de la Contabilidad Definición de Contabilidad. Sistema de principios, métodos y técnicas para registrar, clasificar, cuantificar y valorar las transacciones y operaciones de un particular, de las empresas, del Estado, de las CCAA, Municipios y ciudadanos en general con el fin de proporcionar información sobre las mismas y sobre su patrimonio. El objeto principal de la contabilidad es proporcionar información, pero no todo tipo de información, sino solo aquella que se refiera al patrimonio, es decir, que afecte a una u otra forma a la composición o al valor de los elementos patrimoniales. Las funciones de la actividad contable son: analizar, registrar, clasificar, localizar, valorar, cuantificar, resumir, comunicar e interpretar la información económica. Se puede resumir el concepto de contabilidad como el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica. B) Clases de Contabilidad Contabilidad particular o doméstica: la que sirve para informar sobre el patrimonio y las operaciones de un particular o unidad familiar. 1
Contabilidad de empresas: Cuando se trata de informar sobre el patrimonio y la actividad de las empresas. Según la personalidad jurídica de la empresa: Contabilidad de empresas individuales : La que trata sobre los aspectos específicos de aquellas empresas cuyo propietario es una persona física. Contabilidad de empresas societarias : La que trata sobre los aspectos específicos de las empresas societarias con personalidad jurídica propia. Según el campo de actuación u objeto de estudio de la actividad contable: Contabilidad financiera, Contabilidad general o Contabilidad externa: Tiene como objeto principal informar sobre el patrimonio de la empresa. (estados financieros y cuentas anuales) Contabilidad de cotes, Contabilidad analítica o Contabilidad interna: Sus principales objetivos son la planificación y el control del proceso de producción y la valoración de los bienes y servicios producidos. Contabilidad pública: Informa sobre el patrimonio y la actividad económica en las administraciones públicas. (Contabilidad nacional o regional: sería una subdivisión de la contabilidad pública.) C) Utilidad e importancia de la información contable para la actividad de la empresa: En las empresas, la información contable es indispensable, en primer lugar, para sus propietarios ( empresarios, socios y accionistas), que necesitan conocer la información sobre su propia empresa, pero también es imprescindible para sus directivos, gerentes y administradores, ya que estos tienen que tomar constantemente decisiones y la Contabilidad debe ser capaz de proporcionarles en cada momento la información que precisen sobre la empresa. En muchas ocasiones hay que proporcionar información a determinadas personas, organismos o entidades como consecuencia de la relación que mantienen con la empresa. Es el caso de aquellos proveedores o clientes habituales con los que la empresa pueda tener un gran volumen de negocio, y el de los bancos y entidades financieras. De la misma manera, la empresa necesita comunicar información contable a sus empleados cuando se están negociando mejoras económicas o medidas laborales. La empresa también relaciona con entidades y organismos públicos. Así, la empresa puede solicitar ayudas y subvenciones, comprar o vender y contratar servicios con el Estado, para lo que podrá necesitar comunicar información contable. Pero además la empresa tiene que presentar a los organismos de la Hacienda Pública información contable a través de las declaraciones para los distintos impuestos y tributos. 2
Patrimonio empresarial Bienes, derechos y obligaciones Actividad económica de la empresa Inversión Compras Producción Ventas Financiación Personal Administraciones P. Hechos Contables Contabilidad Estado Financieros Declaraciones de Impuestos Informes Específicos Información para: Propietarios Accionistas Gerentes Administradores Trabajadores Proveedores y Clientes Bancos Administración Información para: Hacienda Estatal Haciendas Autonómicas y Locales Información para: Propietarios Gerentes Administradores Entidades y organismos financieros Administración Pública Metodología Contable El principal instrumento de que se vale la Contabilidad para llevar el registro de los elementos patrimoniales y conocer en cada momento el valor de los mismos se llama cuenta. Y el método o sistema más usado en Contabilidad para el registro de los datos se llama partida doble. Las Cuentas En la contabilidad se denominan cuentas a los registros que recogen las variaciones de un elemento patrimonial y que informan de cuál es su situación en una fecha determinada. La cuenta es un método o estado de representación de un elemento patrimonial con expresión de su valor y registrado de forma dual. Cada cuenta tiene un título que se corresponde con el nombre de los elementos patrimoniales que recoge. Cada registro se divide en dos partes (forma dual), una de ellas destinada a recoger los aumentos de valor del elemento patrimonial (Debe) y la otra las disminuciones (Haber) 3
Representación de la cuenta en forma de T Debe Titulo de la Cuenta Haber Anotaciones que correspondan al DEBE Anotaciones que correspondan al HABER Clasificación de las cuentas Podemos distinguir las siguientes: Cuentas de activo: Son las correspondientes a los elementos patrimoniales de Activo (Bienes y Derechos) Cuentas de Pasivo : Son las que representan los elementos patrimoniales de Pasivo (Obligaciones) Cuentas Neto : Son las que representan los elementos patrimoniales de Neto (Capital de la Empresa) Registro de datos: Las anotaciones en el DEBE y en el HABER Debe Títulos de la Cuenta Haber Debe Titulo de la Cuenta Haber Valor inicial Aumentos de valor Entradas Disminuciones de valor Salidas Disminuciones de valor Salidas Valor inicial Aumentos de valor Entradas CUENTAS DE ACTIVO CUENTAS DE PASIO Y DE NETO Para poder obtener el saldo se suman las cantidades anotadas en el Debe por un lado y las cantidades anotadas en el haber por otro, y se restan las sumas obtenidas, siendo la cantidad resultante el saldo de la cuenta. 4
Terminología Específica de las Cuentas Cuando obtenemos el saldo de la cuenta, si las sumas del Debe son mayores que las del Haber se dice que la cuenta tiene SALDO DEUDOR y si la suma del Haber son mayores que las del Debe se dice que la cuenta tiene SALDO ACREEDOR. Cuando las cuentas del Debe y del Haber son iguales se dice que la cuenta tiene SALDO CERO. Por lo que se considerará cancelada o saldada. D > H = Saldo deudor D < H = Saldo acreedor D = H = Saldo Cero Hacer un cargo o cargar o hacer un adeudo o acreditar es realizar una anotación en el Debe Hacer un abono o abonar, o hacer un crédito o acreditar es realizar una anotación en el Haber Las Cuentas de Activo tienen normalmente un saldo deudor o cero Las Cuentas de Pasivo tienen normalmente un saldo acreedor o cero Las Cuentas de Neto tienen normalmente una saldo acreedor o cero. La representación de la cuenta mediante un sistema de rayado mas completo para anotaciones. Además del rayado en forma de T existe otro denominado RAYADO COMPLETO que tiene la ventaja de poer presentar otros datos muy necesarios, como las fechas, concepto y número de asiento, referencia con otro registro y el saldo actual. Código Título de la cuenta Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I Referencia con otro documento Signo del saldo H o D 5
El sistema de partida doble La partida doble es el método o sistema de registro de operaciones más usado en la Contabilidad. El postulado principal de este sistema es que no hay deudor si acreedor, ni acreedor sin deudor. Esto significa que si hay una modificación de un elemento es por que existe también una modificación de otro elemento. En operaciones más complejas, las modificaciones pueden afectar a más de dos elementos patrimoniales realizándose entonces las anotaciones en más de dos cuentas. Pero siempre se cumplirá en el registro de la operación que la suma de las cantidades del Debe corresponde con la suma de las cantidades del Haber. Por tanto hacer un cargo a una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra cuenta (o otras). Hechos Contables. Concepto y Clases A. Los hechos contables Podemos definir los hechos contables como los acontecimientos que afectan o pueden afectar significativamente al patrimonio de la empresa de forma cierta o directa. B. Clases de hechos contables Hechos contables permutativos: son los hechos que no representan ni beneficio ni pérdida. (se modifica la composición del patrimonio pero no su valor). Ejemplo. Traspaso de dinero de Caja a Bancos. Hechos modificativos: Son los que aumentan o disminuyen el valor del patrimonio. (se origina la modificación del patrimonio y de su valor) Ejemplo. La pérdida o extravío de dinero de la caja de la empresa o un descuento que nos concede nuestro proveedor. 6