MANUAL DE CAPACITACIÓN Control Presupuestal (PPTO) Autor: ERP Soluciones Fecha de Creación: Oct, 2006 Versión: 1 1
Acceso al Sistema Oracle Finance 1. Abra una sesión de Internet. Ingrese la dirección de Internet del sitio de Oracle. 2. Haga clic en Apps Logon Links. 3. Haga clic en E-Business Home Page. 4. Regístrese en la aplicación de Oracle. a. Seleccione el idioma (español o inglés) en que desea ver la aplicación. b. Ingrese su nombre de usuario y su contraseña en los campos correspondientes. Nota: como regla general el nombre de usuario es determinado por la primera letra del nombre del usuario, seguida del apellido. Ejemplo: el usuario Nadia Domínguez tendrá el nombre del usuario: Ndominguez. c. Presione el botón Conexión para registrarse. 2
4. Seleccione la responsabilidad en la que generará las transacciones: FCE DF, Super Usuario de Presupuestos. a. Haga clic en la opción Presupuesto. Nota: El sistema abrirá la pantalla de Definir Presupuesto. 3
GENERACIÓN DE PRESUPUESTO 1. Haga doble clic en Presupuestos del menú principal. 2. Haga doble clic en Definir del menú principal. 4
3. Haga doble clic en Presupuesto del menú principal. Nota: El sistema abrirá la pantalla de Definir Presupuesto. 4. Ingrese el nombre del presupuesto que se dará de alta. 5. Ingrese una descripción del presupuesto que se está dando de alta. 5
6. Ingrese el estado del presupuesto. Nota: Existen tres estados de presupuesto: Abierto: El presupuesto está disponible para actualización y es informativo. Actual: Puedes ingresar información y es sobre el presupuesto que se llevará el control presupuestal. Sólo puede tener este estado un presupuesto. Congelado: El presupuesto no está disponible para actualización y es informativo. 7. Ingrese el Primer y Último período para el presupuesto. 6
8. Grabe la información. 7
Nota: Al momento de grabar la información el sistema te da en automático la fecha en que se creó el presupuesto. Nota: Puede ingresar y actualizar importes presupuestarios solamente para años de presupuesto abiertos. Una vez abierto un nuevo año fiscal para el presupuesto, éste permanece abierto. Para una mejor performance, no abra un año de presupuesto sino hasta que esté listo para usarlo. 8
9. Abra el año. Nota: General Ledger inicia una solicitud concurrente para abrir el siguiente año. 9
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GENERACIÓN DE ORGANIZACIONES PRESUPUESTALES Use esta ventana para definir organizaciones presupuestarias o actualizar organizaciones presupuestarias existentes. Puede revisar, asignar, suprimir o copiar rangos de Flexfields Contables a las organizaciones presupuestarias. Debe definir al menos una organización presupuestaria antes de poder ingresar importes de presupuesto. 1. Haga doble clic en Presupuestos del menú principal. 2. Haga doble clic en Definir del menú principal. 11
3. Haga doble clic en Organización del menú principal. 4. Ingrese un Nombre para la organización presupuestaria. 12
5. Ingrese una Descripción para la organización presupuestaria. 6. Ingrese las opciones de clasificación y despliegue. Nota: Especifique la Secuencia de Despliegue para los segmentos de cuenta. Puede utilizar esta secuencia para cambiar el orden de los segmentos de cuenta en la ventana Ingresar Asientos de Presupuesto. Para cada segmento, ingrese un número de secuencia único entre 1 y n, donde n es el número de segmentos de la cuenta. 13
7. Asigne un rango de cuentas a la organización presupuestaria. 8. Ingrese un número de Línea. 14
9. Ingrese una cuenta Inferior y Superior para cada rango que desee asignar a la organización presupuestaria. Los rangos no pueden superponer otros rangos de cuentas con la misma divisa para una organización presupuestaria en ese juego de libros. 10. Seleccione el Tipo de asiento Ingresado de presupuesto para el rango de cuenta. 15
11. Ingrese la Divisa para cada rango de cuenta. 12. Habilite Compromiso Automático. 13. Seleccione el Nivel de Control de Fondos deseado. 16
Nota: Existen tres tipos de control de fondos. Si se selecciona Nivel Control Fondos Ninguno no es requerido poner los campos Tipo Importe, Límite, Presupuesto en Consolidación. Si se selecciona Nivel Control Fondos Absoluto o Aconsejable es requerido poner los campos Tipo Importe, Límite, Presupuesto en Consolidación. Ninguno: para ningún control de fondos ni reserva de fondos. Aconsejable: para una notificación en línea cuando las transacciones no aprueban el control de fondos. El sistema reserva fondos para las transacciones aún cuando no existan fondos disponibles. Absoluto: para prohibir que reserve fondos para una transacción a menos que hayan fondos disponibles. 14. Seleccione el Tipo y Límite de Importe. Se ingresa un Tipo de Importe para determinar el saldo acumulativo a usar para el intervalo de control de fondos. 17
Se ingresa un Límite para definir el punto final del intervalo. 15. Seleccione presupuesto de control de fondos. 18
Nota: Dentro del rango de cuentas de la organización en el botón Asignaciones de Rango se pueden ver todas las combinaciones que están dentro de dicho rango. 16. Grabe cambios realizados. Nota: General Ledger inicia una solicitud concurrente. 19
17. Haga clic en Asignaciones para ver las combinaciones que tiene asignada la organización presupuestal. 20
ASIGNACIÓN DE CONTRASEÑA A ORGANIZACIONES PRESUPUESTALES Cuando una organización presupuestaria tiene protección de contraseña, debe ingresar la contraseña antes de revisar, ingresar o cambiar la información de presupuesto para cualquier cuenta dentro de esa organización. 1. Seleccione el botón Definir Contraseña. Nota: Este botón sólo aparece en el caso de que la organización presupuestaria actualmente no utilice contraseñas. 2. Ingrese la Nueva Contraseña, la cual debe tener al menos cinco caracteres. 21
3. Seleccione Aceptar y luego vuelva a ingresar la Nueva Contraseña para confirmarla 4. Grabe su trabajo. ELIMINACIÓN DE ORGANIZACIÓN PRESUPUESTAL 1. Haga clic en el botón Suprimir. 22
COPIA DE ORGANIZACIÓN PRESUPUESTAL 1. Haga clic en el botón Copia Automática. Nota: Solo se puede hacer una copia de alguna organización que no tenga asignada un rango de cuentas. CAMBIO DE CONTRASEÑA EN ORGANIZACIÓN PRESUPUESTAL 1. Seleccione el botón Cambiar Contraseña. Nota: Este botón sólo aparece si la organización presupuestaria tiene una contraseña asignada 23
2. Ingrese la Contraseña Antigua. 3. Ingrese la Nueva Contraseña. 4. Grabe su trabajo. FECHAS EFECTIVAS ORGANIZACIONES PRESUPUESTALES 1. Ingrese Fechas Efectivas Desde y Hasta si desea configurar un rango específico de tiempo en que pueda utilizar esta organización presupuestaria 24
GENERACIÓN DE AMPLIACIONES PRESUPUESTALES 1. Haga doble clic en Presupuestos del menú principal. 2. Haga doble clic en Ingresar del menú principal. 25
3. Haga doble clic en Ampliaciones y Reducciones del menú principal. Nota: El sistema abrirá la pantalla de Ingresar Asientos de Presupuesto. 26
4. Seleccione la Organización Presupuestaria para la cuenta a la cual desea aplicar la ampliación presupuestal. Nota: Si la organización presupuestaria está protegida por contraseña, debe ingresar la contraseña antes de ingresar asientos de presupuestos. 5. Ingrese el Presupuesto que desea actualizar. No puede usar un presupuesto que se encuentre congelado. 27
6. Ingrese el rango de Períodos Contables al cual desea generar la ampliación. 7. Ingrese la Divisa de los importes presupuestarios que está ingresando 28
8. Ingrese o consulte la Cuenta a la que desea presupuestar. 9. Ingrese el importe. 29
10. Seleccione Crear Asientos para crear un lote de asientos de presupuestos. 11. Ingrese el nombre del lote. 12. Seleccione la categoría Ampliaciones Liquidas E. 30
13. Haga clic en Reservar Fondos. 31
CONSULTA Y CONTABILIZACIÓN DE PÓLIZA DE AMPLIACIÓN 1. Haga doble clic en Asientos del menú principal. 2. Haga doble clic en Ingresar del menú principal. 32
3. Seleccione la categoría Ampliaciones Liquidas E y haga clic en Encontrar. 4. Haga clic en Revisar Asiento. 33
5. Haga clic en Contabilizar. Nota: General Ledger inicia una solicitud concurrente. 34
POLIZAS DE ORDEN El sistema genera en automático las pólizas de orden por cada ampliación, reducción y carga inicial de presupuesto. 35
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GENERACIÓN DE REDUCCIONES PRESUPUESTALES 1. Haga doble clic en Presupuestos del menú principal. 2. Haga doble clic en Ingresar del menú principal. 37
3. Haga doble clic en Ampliaciones y Reducciones del menú principal. Nota: El sistema abrirá la pantalla de Ingresar Asientos de Presupuesto. 38
4. Seleccione la Organización Presupuestaria para la cuenta a la cual desea aplicar la reducción presupuestal. Nota: Si la organización presupuestaria está protegida por contraseña, debe ingresar la contraseña antes de ingresar asientos de presupuestos. 5. Ingrese el Presupuesto que desea actualizar. No puede usar un presupuesto que se encuentre congelado. 39
6. Ingrese el rango de Períodos Contables al cual desea generar la reducción. 7. Ingrese la Divisa de los importes presupuestarios que está ingresando 8. Ingrese o consulte la Cuenta a la que desea presupuestar. 40
9. Ingrese el importe. 10. Seleccione Crear Asientos para crear un lote de asientos de presupuestos. 41
11. Ingrese el nombre del lote. 12. Seleccione la categoría Reducciones Liquidas E. 13. Haga clic en Reservar Fondos. 42
CONSULTA Y CONTABILIZACIÓN DE PÓLIZA DE REDUCCIÓN 1. Haga doble clic en Asientos del menú principal. 43
2. Haga doble clic en Ingresar del menú principal. 3. Seleccione la categoría Reducciones Liquidas E y haga clic en Encontrar. 44
4. Haga clic en Revisar Asiento. 5. Haga clic en Contabilizar. 45
TRANSFERENCIAS DE PRESUPUESTO 1. Haga doble clic en Presupuestos del menú principal. 2. Haga doble clic en Ingresar del menú principal. 46
3. Haga doble clic en Transferir del menú principal. Nota: El sistema abrirá la pantalla de Transferencia de presupuesto. 47
Nota: El sistema mostrará en automático el presupuesto en donde se tiene definido el control presupuestal y la moneda del presupuesto. 4. Ingresar el nombre del lote que se generará al momento de hacer la transferencia de presupuesto. Nota: El Estado de Fondos se encuentra por defecto en Required. 48
5. Ingresar la organización presupuestal que contiene la combinación que se desea modificar con el traspaso. 6. Ingresar la contraseña de la organización seleccionada. 7. Haga clic en aceptar. 49
8. Seleccione la combinación presupuestal de la que desea disminuir presupuesto. 9. Haga clic en el botón de Aceptar. 10. Ingresar la organización presupuestal que contiene la combinación que se desea modificar con el traspaso. 50
11. Seleccione la combinación presupuestal a la que se desea transferir el presupuesto. 12. Haga clic en el botón de Aceptar. 13. Haga clic en el botón Transferir Importes. 51
14. Seleccionar el periodo en donde se desea hacer la transferencia. Nota: El sistema muestra los montos disponibles de las combinaciones presupuestales que se hayan seleccionado. 52
15. Ingrese el importe a transferir. Nota: En la pantalla aparecerá el monto modificado. 16. Salir de pantalla Importes Transferencia. 17. Hacer clic en Reservar Fondos. 53
Nota: Aparecerán los siguientes mensajes. Hacer clic en Si. Nota: En este momento el Estado de Fondos cambia a En Proceso. 54
Nota: Al finalizar el Estado de Fondos termina en estado Aceptado. 55
CARGA INICIAL DE PRESUPUESTO 1. Llenar el archivo de definición de información para carga de presupuestos (layout) tal como se especifica en el archivo anexo de Excel: LAYOUT CARGA PPTO.xls. 56
2. Crear el archivo de datos para carga: a. A partir del archivo de definición de información para carga de presupuestos, eliminar el renglón de títulos de las columnas. b. Guardar la información como un archivo de texto separado por comas seleccionando la opción Guardar como del menú Archivo de Excel. c. Poner el nombre del archivo entre comillas y con el nombre de la extensión del archivo, en el campo Nombre del archivo, ejemplo: datos.dat. d. Seleccione la opción: CVS (delimitado por comas) (*.cvs) en el campo Guardar como tipo, ver figura siguiente. 57
e. Seleccionar Si en el mensaje que aparece a continuación: f. Finalmente se tiene el archivo de carga de Presupuestos en formato de texto delimitado por comas. 3. Crear un acceso directo al servidor para carga de Presupuestos: a. En el explorador de Windows crear un acceso directo, mediante la selección, de la opción de Crear (un/a) unidad de red del submenú de Herramientas, tal como se muestra: 58
b. Seleccionar una unidad disponible en el campo Unidad, c. Capturar la dirección IP siguiente: \\172.19.10.36\in, tal como se muestra: d. Presionar el botón de finalizar. 59
e. En el explorador aparecerá como una unidad de disco, el subdirectorio del servidor para carga de presupuestos. 4. Copiar el archivo de carga de presupuestos en la unidad de disco generada, el sistema solicitará un usuario y un password, proporcionarlos y presionar Aceptar. 60
5. En la aplicación, con la responsabilidad apropiada para carga de presupuestos, ejecutar una solicitud de proceso concurrente, seleccionando: XXFCE Carga de Presupuestos 6. En la pantalla de parámetros que aparece a continuación, agregar el nombre del archivo creado en el punto 2, tener cuidado agregar el nombre y no sobrescribir sobre la dirección del subdirectorio en el servidor. Presionar Aceptar. 61
7. Ejecutar el proceso. 8. Una vez ejecutado el proceso realizar la importación normal de pólizas, tomando en cuenta que el origen es Presupuesto, seleccionar el criterio de selección Id Grupo Específico, cuyo valor específico es la fecha del día en que se cargó el presupuesto en numérico, ejemplo, si la fecha de carga es el 6 de enero de 2005, el número es: 06012005. 62
9. Se habrá importado la póliza de Presupuestos con el origen Presupuesto y la categoría Carga Inicial. 63