GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI I ENCUENTRO NACIONAL DE CONTADORES DE LOS GOBIERNOS REGIONALES CODEGOR-2012 POR LA CREACION DE LAS CONTADURIAS REGIONALES EN EL MARCO DE LA MODERNIZACION DEL ESTADO PUCALLPA 06, 07 y 08 de Diciembre del 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 1
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ION ORGANIZADORA I ENCUENTRO NACIONAL DE CONTADORES DE LOS GOBIERNOS REGIONALES CODEGOR 2012 POR LA CREACION DE LAS CONTADURIAS REGIONALES EN EL MARCO DE LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO PUCALLPA 06, 07 y 08 de Diciem embre del 2012 INTRODUCCION El Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión Organizadora del I ENCUENTRO NACIONAL DE CONTADORES DE LOS GOBIERNOS REGIONALES - CODEGOR 2012 Pucallpa 06, 07 y 08 de Diciembre 2012, se formula dentro de las normas que rigen el ejercicio de la Profesión Contable y las del Sistema de Contabilidad. La Comisión Organizadora de la I Encuentro Nacional de Contadores de los Gobiernos Regionales - CODEGOR 2012, con el fin de dar cumplimiento a las Resoluciones Nº 1116-2012-GOREU-P y N 1127-2012-GRU-P, plasma a través del presente documento de gestión; las Bases de la Organización para el Desarrollo EFICIENTE DE ESTE MAGNO EVENTO, contiene inmerso en este instrumento la Naturaleza, Finalidad, Objetivos, y Funciones Generales de las Unidades Orgánicas y las relaciones que deberán ser adecuadas y mejoradas por los responsables. CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 2
INDICE INTRODUCCION TITULO I : De la Naturaleza, finalidad, objetivos y Funciones Generales TITULO II : De la Estructura Orgánica TITUTLO III : Comisión Organizadora Central Capitulo I, Presidencia, Vice Presidencia Capitulo II, Comité Técnico TITULO IV : De los Órganos de Apoyo Capitulo I, Coordinador General TITULO V : De los Órganos de línea (Comisiones Funcionales) Capitulo I Comisión de Finanzas Capitulo II Comisión de Protocolo Capitulo III Comisión de Logística Capitulo IV Comisión de Reglamento Capitulo V Comisión de Turismo y Actividades Sociales Capitulo VI Comisión de Eventos Académicos Capitulo VII Comisión de RR. PP. y Promoción ORGANIGRAMA CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 3
TITULO I NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVO Y FUNCIONES GENERALES ARTICULO 1. La Comisión Organizadora del I Encuentro Nacional de Contadores de los Gobiernos Regionales- CODEGOR 2012 (en adelante Comisión Organizadora), designada por Resolución Nº 000-2012 GOREU-P, cuenta con autonomía Administrativa y Financiera con cargo a dar cuenta a la Presidencia del Gobierno Regional de Ucayali; estará integrada por 11 (once) responsables. ARTICULO 2. La Comisión Organizadora, tiene como finalidad promocionar e impulsar el desarrollo del I Encuentro Nacional de Contadores de los Gobiernos Regionales- CODEGOR 2012, a través de una eficiente coordinación que propicie la participación de los Contadores Públicos Colegiados y los Integrantes de las Oficinas de Contabilidad de los Gobiernos Regionales a nivel Nacional, orientando a la consecución de los objetivos del evento. ARTICULO 3. La Comisión Organizadora, como Organismo Promotor y coordinador del Desarrollo de CODEGOR 2012, a realizarse en la ciudad de Pucallpa, tiene como objetivo elevar el nivel de conocimiento y participación de los Contadores Públicos Colegiados y los Integrantes de las Oficinas de Contabilidad de los Gobiernos Regionales a nivel nacional. ARTICULO 4. La Comisión Organizadora, de CODEGOR 2012, tiene como funciones generales lo siguiente: a) Convocar al I Encuentro Nacional de Contadores de los Gobiernos Regionales- CODEGOR 2012, a nivel nacional. b) Establecer el presupuesto del I Encuentro Nacional y su financiamiento. c) Gestionar la oficialización del I Encuentro Nacional ante la Asamblea Nacional de Gobiernos Regionales. d) Evaluar y proponer la mejor infraestructura para la realización del evento. e) Nombrar y remover las Sub Comisiones de apoyo y asesoramiento que demande la organización del I Encuentro Nacional. f) Establecer el programa de actividades del I Encuentro Nacional en coordinación con el Comité Técnico del Evento. g) Estructurar el Plan de Promoción y difusión del I Encuentro Nacional. h) Secundar el Desarrollo del Temario de acuerdo a la Estrategia Técnica establecida por el Comité Técnico. i) Proveer la logística necesaria, antes, durante y después del I Encuentro Nacional para la edición de los materiales técnicos y la Memoria del evento. j) Supervisar el trabajo de las Sub Comisiones designadas. ARTICULO 5. La Comisión Organizadora del I Encuentro Nacional de Contadores de los Gobiernos Regionales- CODEGOR 2012, con sede en la ciudad de Pucallpa a realizarse los días 06, 07 y 08 de Diciembre 2012, inicia sus funciones al momento de su designación y la culmina con la presentación del Informe Final con los resultados, así como con la publicación de la Memoria del I Encuentro Nacional. CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 4
TITULO II DE LA ESTRUCTURA ORGANICA ARTICULO 6. La estructura de la Comisión Organizadora de CODEGOR 2012, es la siguiente: a) Dirección - Presidencia - Vice Presidencia - Secretaria b) Órgano Técnico - Comité Técnico c) Órgano de Apoyo - Coordinación General d) Órganos de Línea - Comisión de Finanzas - Comisión de Protocolo - Comisión de Logística - Comisión de Reglamento - Comisión de Turismo y Actividades Sociales - Comisión de Eventos Académicos - Comisión de RR. PP. y Promoción TITULO III DE LA PRESIDENCIA DE LA DIRECCION CAPITULO I ARTICULO 7. La Presidencia de la Comisión Organizadora de CODEGOR 2012, asume el rol de autoridad máxima y es el responsable de dirigir el I Encuentro Nacional, sus funciones son las siguientes: a) Representar a la Comisión Organizadora en los eventos de su competencia. b) Convocar y presidir las Asambleas de la Comisión Organizadora. c) Suscribir en representación de la Comisión Organizadora Convenios y Acuerdos relacionados con la ejecución de dicho evento. d) Dirigir y promover el Encuentro Nacional. CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 5
e) Presidir la Mesa Directiva y dirigir las Sesiones Plenarias que se desarrolle durante el evento. f) Delegar funciones y atribuciones al Vicepresidente. g) Otras funciones que le sean asignadas por Asamblea a la Comisión Organizadora. ARTICULO 8. La Vice Presidencia de la Comisión Organizadora de CODEGOR 2012, tiene las siguientes funciones: a) Conducir la formulación y evaluación del presupuesto del Evento. b) Reemplazar al Presidente en caso de ausencia o impedimento. c) Otras funciones que le sean asignadas por el Presidente. ARTICULO 9. La Secretaria de la Comisión Organizadora de CODEGOR 2012, tiene las siguientes funciones: a) Redactar la documentación interna y externa del Evento. b) Custodiar y registrar el acervo documentario del evento. c) Otras funciones que le sean asignadas por el Presidente. CAPITULO II DEL ORGANO TECNICO COMITÉ TECNICO ARTICULO 10. El Comité Técnico es el Órgano Responsable de Proponer, Revisar Coordinar y evaluar los aspectos técnicos del evento, está conformado por cuatro (04) miembros que son convocados por la Comisión Organizadora del Evento. ARTICULO 11. Forman parte del Comité Técnico: - Cuatro (04) Especialista en materias del evento. Designados por la Presidencia de la Comisión Organizadora. TITULO IV DE LOS ORGANOS DE APOYO CAPITULO I CORDINADOR GENERAL ARTICULO 12. La Coordinación General es el Órgano de Apoyo responsable de planear, dirigir, evaluar y supervisar los recursos humanos, recursos materiales, económicos y financieros que garanticen la previsión oportuna de los Comités y Comisiones funcionales CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 6
para el logro de los objetivos de la Comisión Organizadora del Evento, y tiene las siguientes funciones: a) Participar en la formulación y aprobación del presupuesto del evento. b) Organizar, dirigir, controlar, evaluar los recursos humanos, económicos y financieros. c) Centralizar, registrar y efectuar las adquisiciones de bienes y servicios que requiera el evento. d) Recaudar y administrar en coordinación con el tesorero(de la entidad), los recursos económicos y financieros, efectuar el pago de las obligaciones, llevar el control y custodia de los fondos del evento. e) Elaborar en coordinación con el tesorero(de la Entidad) el Balance final del evento f) Supervisar y controlar al personal rentado para el evento g) Elaborar la Memoria del evento h) Informar constantemente de los avances a la Comisión Organizadora i) Otras funciones que le sean asignadas. TITULO V DE LOS ORGANOS DE LINEA IONES FUNCIONALES ARTICULO 13. Los Órganos de Línea dependen jerárquica y administrativamente de la Comisión Organizadora, son los responsables de coordinar, ejecutar, supervisar y evaluar las acciones, planes y programas en asuntos específicos de sus áreas funcionales. Los Órganos de Línea están conformados por: - Comisión de Finanzas - Comisión de Protocolo - Comisión de Logística - Comisión de Reglamento - Comisión de Turismo y Actividades Sociales - Comisión de Eventos Académicos - Comisión de Relaciones Públicas y Promoción. CAPITULO I DE LA ION DE FINANZAS ARTICULO 14. La Comisión de Finanzas es el Órgano de Línea encargado de normar, orientar, dirigir la ejecución de los aspectos financieros del evento y tiene las funciones siguientes: a) Elaborar el presupuesto de ingresos y gastos del evento b) Controla la ejecución de ingresos y gastos CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 7
c) Controla el financiamiento a las actividades de los Comisiones funcionales d) Elaborar los paquetes publicitarios y negociar con los clientes potenciales e) Elaborar el Plan de trabajo de la Comisión f) Consolida y Elabora el Balance Financiero final del evento. CAPITULO II DE LA ION DE PROTOCOLO ARTICULO 15. La Comisión de Protocolo es el Órgano de Línea encargada de normar, orientar, dirigir la ejecución de los aspectos de protocolo del evento y tiene las funciones siguientes: a) Elaborar el programa general del evento b) Elaborar el programa específico para cada una de las actividades: inauguración, desarrollo de plenaria, clausura y Almuerzo de Clausura. c) Coordinar y asegurar la presencia de los invitados especiales al eventos (Autoridades Militares, Políticas y Eclesiástica de la localidad) d) Coordinar y asegurar la presencia de los invitados nacionales e internacionales e) Recepcionar a los invitados especiales, invitados nacionales e internacionales f) Coordinar con las instituciones educacionales, universidades e institutos, para la preparación de las anfitrionas. g) Elaborar el plan de trabajo de la Comisión h) Coordinar con hoteles, restaurantes, y transportistas menores (asociación de motocarristas) para la capacitación a su personal. i) Coordina de manera permanente con el coordinador general, todos los aspectos CAPITULO III ION DE LOGISTICA ARTICULO 16. La Comisión de Logística es el Órgano de Línea encargado de normar, orientar, dirigir la ejecución de los aspectos de logística del evento y tiene las funciones siguientes: a) Brindar los bienes y servicios necesarios para el desarrollo del evento. b) Coordinar, contratar y adecuar los locales y/o ambientes para los eventos 01 Local para la inauguración y clausura del evento, capacidad 800 Personas. 01 Local para la noche Ucayalina capacidad 800 personas. 01 Local para la Almuerzo de Clausura capacidad 500 personas. 01 Local para la reunión de Junta de Contadores Regionales capacidad 50 personas c) Diseñar la decoración de los ambientes a utilizar. d) Proponer la contratación del personal de servicio necesario para el evento e) Elaborar el Plan de Trabajo de la Comisión. CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 8
f) Coordina de manera permanente con el coordinador general, todos los aspectos CAPITULO IV DE LA ION DE REGLAMENTO ARTICULO 17. La Comisión de Reglamento es el Órgano de Línea encargado de elaborar el Reglamento del evento y tiene las siguientes funciones: a) Elaborar el Proyecto de Reglamento, temario y reglas de procedimiento del I Encuentro Nacional b) Tramitar la oficialización de la I Encuentro Nacional de Contadores de los Gobierno Regionales-CODEGOR 2012, ante la Asamblea Nacional de Gobiernos Regionales c) Elaborar el Plan de Trabajo de la Comisión. d) Tramitar ante la Municipalidad Provincial de Coronel Portillo la Declaratoria de Huéspedes Ilustres a los Contadores Regionales y los Invitados Nacionales e Internacionales. e) Coordina de manera permanente con el coordinador general, todos los aspectos CAPITULO V DE LA ION DE TURISMO Y ACTIVIDADES SOCIALES ARTICULO 18. La Comisión de Turismo y Actividades Sociales es el Órgano de Línea encargado de normar, orientar, diseñar y dirigir la ejecución de las actividades de turismo y sociales; tiene las funciones siguientes: a) Elaborar el programa especial incluyendo: - Presentación de Danzas Nativas y Mestizas de la Región Ucayali - Presentación de bebidas típicas de la Región. b) Coordina con la Agencias de viajes, para la oferta de servicios turísticos (City Tours, Visita a las Comunidades Nativas, Visita al Velo de la Novia entre otros). c) Diseñar y elaborar el Programa del Brindis en la Inauguración del Evento d) Diseñar y elaborar el programa de la Noche Ucayalina e) Diseñar y elaborar el Programa de la Almuerzo de Clausura f) Elaborar el Plan de Trabajo de la Comisión g) Coordinar con los hoteles, hospedajes, alojamientos, restaurantes y organizaciones de transportes sobre la atención a los participantes del Evento. h) Coordina de manera permanente con el coordinador general, todos los aspectos CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 9
CAPITULO VI DE LA ION DE EVENTOS ACADÉMICOS ARTICULO 19. La Comisión de eventos académicos es el Órgano de Línea encargado de coordinar con la Comisión Técnica, la ejecución de los eventos académicos del l Encuentro Nacional y tiene las funciones siguientes: a) Coordinar presentación de trabajos de los expositores Nacionales e Internacionales, brindándoles las facilidades necesarias para su presentación. b) Coordinar con los expositores nacionales e internacionales para la entrega de los materiales de exposición, para la compilación y publicación. c) Coordina de manera permanente con el coordinador general, todos los aspectos CAPITULO VII DE LA ION DE RELACIONES PÚBLICAS Y PROMOCION ARTICULO 20. La Comisión de Relaciones Publicas y Promoción es el Órgano de Línea encargado de normar, orientar y dirigir la ejecución de las Relaciones Públicas y publicidad del evento, tiene las siguientes funciones: a) Coordinar con las Oficinas de Contabilidad de los Gobiernos Regionales a nivel Nacional la difusión y promoción del evento. b) Diseñar la publicidad y promoción del evento. c) Coordinar con la Comisión de Finanzas y negociar los paquetes publicitarios del evento. d) Coordinar con las Instituciones Públicas, Privadas la Promoción del evento. e) Elaborar el Plan de Trabajo de la Comisión. f) Coordina de manera permanente con el coordinador general. todos los aspectos DISPOSICIÓN FINAL. UNICA.- El plazo de presentación del Informe de los resultados y la Memoria del Evento será de 45 días calendario de finalizado el evento. CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 10
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ASAMBLEA NACIONAL DE GOBIERNOS REGIONALES GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI IÓN ORGANIZADORA COMITÉ TECNICO CORDINADOR GENERAL IÓN FINANZAS PROTOC LOGIST REGLAM. TURISM. E. ACAD. RR.PP. CODEGOR 2012 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA IÓN ORGANIZADORA Página 11