EL SISTEMA DE EMPAQUE e IDENTIFICACION DEL PRODUCTO Los sistemas de empaque hacen parte fundamental de la cadena de suministro, ya que de su pleno conocimiento dependerá el éxito del comerciante que quiera abrir nuevos mercados para sus productos. La normatividad internacional, las técnicas, la importancia de la imagen del producto, su manejo desde la fábrica, hasta las manos del comprador. Es un proceso interesante y determinante a nivel comercial. El empaque, envase o embalaje son elementos intrínsecamente ligados a la manipulación, conservación y transporte de productos. Se definen como todo recubrimiento de estructura flexible o sólida que contiene o agrupa determinados artículos. Dentro de la cadena de suministro la relevancia del empaque respalda la autenticidad, calidad y desde luego la comercialización del producto. Los productos y sus sistemas de empaque se clasifican como: Alimentos, farmacéuticos, peligrosos e industriales. Desde su forma natural, diseño de fábrica o estado original, hasta su destino final, los productos precisan de ciertos niveles de tratamiento, que hacen necesario el uso de distintos materiales, técnicas y normas, que aseguren su adecuada transición a los diferentes destinos dentro del mercado nacional e internacional. Bajo los estándares de normatividad internacional los sistemas de empaque se determinan en tres niveles característicos principales. EMPAQUE O ENVASE PRIMARIO Es todo aquel que contiene al producto en su presentación individual o básica dispuesto para la venta de primera mano. A este grupo pertenecen las bolsas plásticas, botellas, sistema tetra-brick, enlatados y frascos entre otros. El empaque debe contener datos fundamentales en los que se incluyen el nombre del producto, marca, peso, variedad, productor y país de origen. Asimismo, los productos perecederos deben incluir la fecha de producción y la de vencimiento. Algunos productos advierten acerca de su grado de toxicidad, forma de manipulación y condiciones de almacenamiento. Los productos de calidad, elaborados bajo normas industriales aplicadas, poseen un UPC, sigla en inglés de Universal Product Code o Código Universal de Productos. En el medio es conocido como el Código de Barras, que se traduce en una serie de dígitos que presentan información acerca del productor y del producto como tal. El código facilita el control rápido de inventarios y costos.
Un sistema de empaque de primer nivel bien pensado cumple una función comercial definitiva, ya que gracias a el se puede motivar al comprador al indicarle las fortalezas y beneficios del producto. EMPAQUE SECUNDARIO Es un complemento externo que agrupa varias muestras de empaques primarios, su función es resguardarlo en cantidades que simplifiquen su distribución, almacenamiento e inventario. Dentro del segundo nivel se encuentran las cajas de cartón, guacales (jaulas), canastas, bandejas y cajas agujereadas (lugs), entre otros. Éstas deben contener ordenadamente las unidades, el recipiente debe ajustarse al producto aprovechando sus dimensiones al máximo. Las cajas deben ir debidamente marcadas indicando la cantidad de unidades, su resistencia máxima al momento de apilarlas, la marca del producto y sus características básicas. En el caso de productos de difícil maniobrabilidad o grado significativo de fragilidad, la caja debe presentar la respectiva advertencia. En este punto del proceso, se debe tener en cuenta que de la calidad de los materiales empleados, dependerá la buena presentación del producto. EMPAQUE TERCIARIO DE EMBALAJE O TRANSPORTE El embalaje se utiliza con el fin de encuentran las tolvas, guacales integrar cantidades uniformes del alambrados o clavados, tarimas, producto, ya dispuesto bajo las canastas y contenedores entre otros. normas del empaque secundario. Los materiales se seleccionan de acuerdo a las disposiciones del producto; sin omitir, costos, especificaciones del comprador, estándares internacionales, resistencia, fletes y entorno ambiental. Entre los empaques más utilizados se La agrupación de los productos dentro de sus respectivos sistemas de empaque y/o embalaje, debidamente asegurados y montados sobre la estiba, se conoce con el nombre de paletización. De la misma forma, la agrupación de pallets o contenedores se denomina unitarización. Dentro de los grandes contenedores de embarque se agregan divisores o tabiques de cartón o plástico, con el fin de dividir y asegurar la mercancía. La carga es provista previamente de refuerzos a los costados y en los extremos para aumentar su resistencia a la compresión. 2
Aplicando los estándares en el manejo de carga internacional se recomienda el uso de palets con dimensiones de 1200 x 1000 milímetros y no más de 5 módulos, según el estándar norteamericano. Para el estándar europeo los palets son de 800 x 1200 milímetros y no más de 4 módulos. Para el transporte de carga marítima se recomienda el uso de palets de 1200 x 1000. Por la especificidad en el manejo y tratamiento de las mercancías al momento de convertirlas en una sola unidad de carga o container, algunos expertos suelen darle la connotación de un cuarto nivel de empaque. El embalaje trata de proteger el producto o conjunto de productos que se exporten, durante todas las operaciones de traslado, transporte y manejo; de manera que dichos productos lleguen a manos del consignatario sin que se haya deteriorado o hayan sufrido merma desde que salieron de las instalaciones en que se realizó la producción o acondicionamiento. El embalaje debe adecuarse a las actividades de manejo que vaya a sufrir el producto hasta su destino y por ello debe pensarse siempre en: Términos de recorrido total del transporte en que se vaya a realizar. El apilamiento al que deberá estar sometido en camiones, bodegas o almacenes. La manera en que será cargado, descargado y manipulado (ganchos, atarrayas, plataformas, montacargas, grúas, altura desde que será soltado al terminal o al lugar de estiba). Los climas de condiciones de humedad a los que será sometido, tanto en el país de destino como en el de utilización, y lluvias que deberá soportar. Las revisiones aduaneras (con las consiguientes aperturas y cierres del embalaje) a los que se verá sometido. Las posiciones en las que podrá manipularse y estibarse. Los almacenes en los que se ubicará. Los países de transbordo y destino (para el idioma de las marcas). Los medios de transporte que se van a utilizar (vía aérea precisa de embalajes más livianos). La importancia con los aranceles aduaneros. El análisis de estos factores y la propia naturaleza del producto deben llevar a decidir en cada caso cuál es el tipo de embalaje y el material a utilizar que resulte más adecuado. El consejo de un embalador o de una empresa especializada en la manipulación de mercaderías, puede ser importante. El embalaje es esencial para el comercio. Conserva y protege los bienes, facilita su transporte y almacenamiento e informa al consumidor. También puede ayudar a prevenir el robo. 3
Para cumplir estas funciones, el embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger y conservar el producto (impermeabilidad, higiene, propiedades organolépticas, adherencia cero, etc.), y demostrarlo para promover las vendas. MATERIALES Papel y Cartón.- son los más utilizados para el embalaje desechable. Su costo es bajo y se puede adaptar fácilmente a las necesidades asociándolo a otros elementos, tales como enrejados de madera, cubierta de plástico, etc. Los cartones más utilizados pueden ser de tipo compacto o de tipo corrugado, de uno, dos ó tres espesores de ondas. Los papeles parafinados, los "kraft" alquitranados, plastificados o reforzados con hojas de aluminio, son muy utilizados para la construcción de bolsas; esta a su vez puede ser multi-pliegos o no. Metales.- Utilizados en numerosos tipos de embalaje, desde el enorme contenedor, hasta pequeños envases tipo latas de conservas, pasando por un sin fin de cajas metálicas o de otros materiales pero con refuerzos metálicos. Los alambres o varillas de acero se emplean como flejes y para formar atados, refuerzos, enrejados, batidores, etc., en muchas cajas. Los bidones de metales inoxidables y resistentes, se aplican al transporte de productos químicos y líquidos de diversos tipos. Los tambores o cilindros se utilizan para muchos tipos de productos tanto líquidos como secos. Vidrio.- El cual se utiliza más en el envasado que en el embalaje, aunque su utilización en garrafas y damajuanas, y como fibra de vidrio para la amortiguación y acondicionamiento de los embalajes también es común. Madera.- Utilizadas en los más diversos tamaños y de espesor proporcionado al peso y forma de los productos a contener. Es usada como jaulas (guacales) para embalaje de cartón y plástico y para las plataformas de carga y paletas. Se emplea en cajas, cajones, barriles, bocoyes, y en forma de viruta, para rellenar el interior de los embalajes. Fibras vegetales.- Para el embalaje de muchos productos agrícolas, se emplean sacos confeccionados de yute, sisal y henequén. También el algodón y los trenzados de cáñamo y algodón suelen adaptarse a estos usos, si bien las fibras de plástico se está generalizando grandemente. Los rellenos a base de paja deben utilizarse con precaución, debido a que muchos países tienen una legislación sanitaria que exige que, cuando se usa paja en los embalajes, se debe exhibir, para ampararla, un certificado de desinfección. En las exportaciones a los Estados Unidos debe excluirse la paja y el heno como materiales de embalaje. Plásticos.- Su utilización en el campo del embalaje está desarrollándose muy rápidamente, debido a su consistencia y resistencia a la humedad. Se emplea ya en mayor medida que los metales no férricos (cobre, aluminio, plomo) en el embalaje y en pocos años pasará cuantitativamente al uso de hierro y el acero. 4
Muy próximamente, de seguirse las actuales tendencias, el plástico podrá llegar a sobrepasar la madera, el cartón y el papel, como material de embalaje. Los tipos de embalaje y empaque más comúnmente empleados son: Cajas de madera Cajas de cartón Guacales (jaulas) Contenedores Toneles Tambores Sacos Fardos Balas Forros plásticos Garrafas Damajuanas IDENTIFICACION DE ENVASES PAR SUSTANCIAS PELIGROSAS Los envases destinados a contener sustancias peligrosas deben ir marcados una vez homologados de la forma siguiente: El símbolo u/n (Reglamentación de las Naciones Unidas) Código de embalaje Ejemplo de marcado Sea el caso de un bidón de polietileno de alto peso molecular de tapa fija. El marcado correspondiente será: UN 3H1 / Y 1,8 / 200 / * / X / B-*** / ** Este marcado significa lo siguiente según se ha explicado: UN Envase regulado según normas internacionales de las Naciones Unidas 3H1 Tipo de envase (bidón de plástico de tapa fija) Y Grupos de Embalaje II y lll 1,8 Densidad máxima del producto a transportar en gr/cm 3 200 Presión manométrica de prueba en Kpa * Año y mes de fabricación. X País que concede la homologación. B-*** Nº de homologación o registro ** Anagrama del fabricante 5
Todos estos puntos deben estar marcados en el fondo inferior del envase de forma permanente para que en sucesivas recuperaciones permanezcan indelebles (por ej. troquelado). Estos puntos son como una matrícula que debe permanecer en el envase durante toda la vida útil del mismo. MARCADO Y ROTULADO El marcado o rotulado de los empaques ayuda a identificar los productos facilitando su manejo y ubicación en el momento de ser monitoreados. Se realiza mediante impresión directa, rótulos adhesivos, stickers o caligrafía manual, en un costado visible del empaque. Para una aplicación útil del marcado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos usando la normas internacionales: Nombre común del producto y variedad Tamaño y clasificación del producto. Indicando número de piezas por peso, o cantidad de piezas en determinado empaque o embalaje. Cantidad. Peso neto. Cantidad de envases o unidades y peso individual. Especificaciones de calidad. En caso de que el producto se clasifique en diferentes versiones. País de origen. Nombre de la marca con logo. Nombre y dirección del empacador. Nombre y dirección del distribuidor. En el costado opuesto del empaque se destina sólo para información sobre transporte y manejo del producto: Pictogramas. Acorde a la norma internacional, se utilizan símbolos gráficos en lugar de frases escritas. Las marcas de manipulación deben estar impresas en la parte superior izquierda y su tamaño debe superar los 10 centímetros, en colores oscuros. Identificación de transporte. Número de guía aérea, BL o identificación del embarque, destino, número total de unidades enviadas y códigos de los documentos de exportación. Si se cuenta con la tecnología adecuada se pueden incorporar códigos de identificación electrónica tales como el UPC, sigla de Universal Product Code y el EAN, sigla de European Article Numering. El material de las marcas debe ser indeleble, resistente a la abrasión y el manejo. Todos los contenedores deben estar visiblemente etiquetados y marcados en el idioma del país de destino. ESTÁNDARES O NORMAS INTERNACIONALES El conocimiento de las normas internacionales específicas para el empaque y manipulación de mercancías, es de vital importancia al momento de preparar el producto para su exportación. Entre las normas técnicas de mayor consulta y aplicación se encuentran: 6
Norma ISO 3394, aplicada a las dimensiones de las cajas, pallets y plataformas paletizadas. R 87 o Reglamentación 87, aplicado a los productos para venta en unidades, en lo relacionado a la descripción del contenido en cada envase o paquete. Norma ISO 780 y 7000, referente a las instrucciones acerca de manejo y advertencia y símbolos pictóricos. En la actualidad la preocupación por la conservación del medio ambiente exige la utilización de materiales reciclables, así como la utilización de maderas debidamente tratadas y de uso industrial o especies renovables. NIMF Número 15, Norma Internacional para Medidas Fitosanitarias, obliga al material de madera destinado al empaque y embalaje de productos de exportación a recibir un tratamiento especial para la eliminación de insectos, hongos y nematodos. RECOMENDACIONES Queda establecido sin lugar a duda que la calidad del producto va de la mano con la del empaque, que a su vez, cumple las veces de protector, vendedor y representante comercial al momento de llegar a su destino. Es recomendable tener en cuenta las siguientes recomendaciones para garantizar la eficiencia de procesos, por consiguiente, la satisfacción del cliente: - Es conveniente realizar un análisis FODA, para reconocer las debilidades y fortalezas del producto dentro del mercado, así como las oportunidades y amenazas que pueda presentar en su entorno. - El empaque debe estar diseñado pensando en la protección del producto de las condiciones ambientales, de los riesgos posibles durante su manipulación, transporte y almacenamiento, busque la asesoría de un experto. - Tenga en cuenta las exigencias del destinatario en lo que a materiales, cantidades y restricciones locales se refiere. - Familiarícese con las normas y restricciones ambientales del país de origen. - Las normas legislativas pueden variar no sólo de un país al otro, sino de un estado o provincia al otro, tenga en cuenta investigar antes de enviar. - Con el fin de asegurarse de que el material de empaque de su empresa no será utilizado para cometer actividades ilícitas, éste debe permanecer en un lugar seguro y bajo control, siguiendo las indicaciones técnicas del fabricante. - Asimismo, deberá asegurarse mediante contrato o carta compromiso que su proveedor de material de empaque mantenga procedimientos y dispositivos de control en su planta. 7
- El uso no autorizado del material de empaque por individuos u organizaciones para cometer actividades ilícitas, podría causar una perdida de imagen, clientes, y hasta la permanencia de su producto en el mercado. Trazabilidad Asegurar la identificación y trazabilidad de los productos desde la recepción hasta la expedición, de forma que se pueda reconstruir documentalmente el historial de un producto para comprobar las verificaciones a que ha sido sometido. EL CODIGO DE BARRAS Introducción Conocidos hoy por una buena parte de la humanidad los códigos de barras, son una técnica de entrada de datos (tal como la captura manual, el reconocimiento óptico y la cinta magnética), con imágenes formadas por combinaciones de barras y espacios paralelos, de anchos variables. Representan números que a su vez pueden ser leídos y descifrados por lectores ópticos o scanners. El código sirve para identificar los productos de forma única pues cuenta con información detallada del artículo o del documento que los contiene, a través de una asociación con una base de datos. El uso de códigos de barras es muy común en la producción y distribución de artículos, proporcionando información oportuna y veraz justo en el momento en que se requiere, no sólo en el punto de venta, sino a lo largo de toda la cadena logística del comercio. Imagina el despliegue de datos que se origina cuando vas a hacer tus compras al supermercado y llegas a la caja: el empleado registra los productos que deseas comprar, obteniendo, por un lado, el precio (que se imprime en tu recibo) y, por otro, reportando a la tienda el artículo vendido que requiere ser repuesto; para ello, es marcado en la base de pedidos de reposición al distribuidor y enviada a éste por medios electrónicos. Algunas aplicaciones de los códigos de barras son: Control de material en procesos Control de inventario Control de movimiento Control de Producción Control de tiempo y asistencia Control de acceso Punto de venta 8
Control de calidad Control de embarques y recibos Control de documentos y rastreos de los mismos Rastreos precisos en actividades Rastreos precisos de bienes transportados Levantamiento electrónico de pedidos Peritajes Facturación Bibliotecas Actualmente, el código de barras permite que cualquier producto pueda ser identificado en cualquier parte del mundo, de manera ágil y sin posibilidad de error. Esto es importante si consideramos que un capturista (haciendo la misma labor en forma manual), comete, en promedio, un error por cada 300 caracteres tecleados, en comparación con los códigos de barras, cuyas posibilidades de lectura errónea son de una en un trillón. Además de lograr una mejor eficiencia en la captura, almacenamiento, recuperación y manejo de datos, también se reducen costos de operación gracias la capacidad de los sistemas informáticos para desarrollar estas tareas en forma rápida y sin errores. Tipos de Códigos de Barras Así como en el mundo existen muchos idiomas y alfabetos, también hay varias simbologías de código de barras. Todos ellos fueron desarrollados con propósitos distintos; a primera vista se parecen, sin embargo, tienen sus diferencias, dependiendo de la aplicación para la que fueron creados. En general, se pueden clasificar en dos grandes grupos: Los lineales (1-D) como los que se usan en productos y permiten incluir mensajes cortos. Los de dos dimensiones (2-D) que han empezado a usarse en documentos para controlar su envío o en seguros médicos y, en general, en documentos que requieren la inserción de mensajes más grandes (de hasta 2 725 dígitos) como un expediente clínico completo. 9
Existen diversas simbologías que pueden ser utilizadas para distintos fines, sin embargo, a nivel comercial, las más usadas en el mundo son el UPC y el EAN. El Universal product code (UPC) Es administrado desde 1972 en los Estados Unidos de América por la Uniform Code Council (UCC) y, actualmente se encuentra en la mayoría de los productos de ventas al consumidor en esa nación y Canadá. European Article Numbering Association (EAN) En 1977, representantes de la industria y el comercio de 12 países europeos decidieron formar un grupo al que llamaron European Article Numbering Association (EAN); al poco tiempo, y tras unírseles países no europeos, el nombre fue cambiado por el de EAN International. Las siglas fueron conservadas como la identificación del sistema de codificación y simbolización. El objetivo de esta organización es difundir y administrar los estándares de identificación de productos EAN y/o UPC, así como promover el uso de estándares en el Intercambio Electrónico de Datos (EDI, por sus siglas en inglés). El Código EAN es el más generalizado a nivel mundial. Consta de un código de 13 cifras en el que sus tres primeros dígitos identifican al país, los seis siguientes registran a la empresa productora, los tres subsecuentes al artículo en sí y, finalmente, un código verificador, que es el que da seguridad al sistema. Estructura Como muestra analizaremos la estructura general de un código de barras lineal, sin embargo, los conceptos se aplican también a los códigos de dos dimensiones. Cabe hacer mención que el ancho de las barras y los espacios, así como el número de cada uno de éstos varía para cada simbología. Quiet zone Se le llama así a la zona libre de impresión que rodea al código y permite al lector óptico distinguir entre el código y el resto de información contenida en el documento o en la etiqueta del producto. 10
Caracteres de inicio y terminación. Son marcas predefinidas de barras y espacios específicos para cada simbología. Como su nombre lo indica, marcan el inicio y terminación de un código. En el ejemplo que se muestra son iguales, pero en otras simbologías pueden diferir uno de otro. Caracteres de datos. Contienen los números o letras particulares del símbolo. Checksum Es una referencia incluida en el símbolo, cuyo valor es calculado de forma matemática con información de otros caracteres del mismo código. Se utiliza para ejecutar un chequeo matemático que valida los datos del código de barras. Aunque puede ser importante en cualquier simbología, no son requeridos en todas ellas. Lectores ópticos Los lectores ópticos o scanners captan la información contenida en el código de barras. Son fáciles de instalar y usar. En general, emiten una línea de luz roja que se refleja en los patrones de luz clara y obscura contenidos en las barras y los espacios. Dichos reflejos son tomados por un transductor del scanner que los convierte en una señal eléctrica, que a su vez es transformada por el decodificador del scanner en ceros y unos, o sea, en el dato binario de las computadoras. Existen en el mercado lectores ópticos de diferentes formas y tamaños. En forma de pluma o rastrillo (que requieren hacer contacto con el código) o tipo pistola láser, que pueden hacer la lectura a distancia. Cuando el lector óptico toma la información del código de barras, puede ser que éste se encuentre girado, es por ello que aunque se lea sólo el ancho de las barras y los espacios, es necesario darle al código una altura que permita la lectura. LO NUEVO: UN SISTEMA ELECTRONICO REEMPLAZARIA AL CODIGO DE BARRAS En muy poco tiempo más, todos los objetos de consumo vendrán con un pequeñísimo microchip que permitirá que se comuniquen con cualquier equipo electrónico de la casa y, al mismo tiempo, con otros objetos y personas de cualquier lugar del mundo, a través de la red internet. Con el apoyo financiero de grandes empresas de producción y comercialización de productos de consumo de los Estados Unidos, un prestigioso laboratorio de ese país está llevando adelante un proyecto que promete unir el mundo de los bits con el de los átomos. 11
El diseño del chip ya está prácticamente terminado: tendrá reducidísimas dimensiones -similar a un grano de arena- y un costo comercial más que aceptable, menos de un centavo de dólar cada uno. "En estos momentos, el circuito comercial está organizado como una extensa red de objetos (átomos) que circulan por el mercado hasta llegar al hogar. Al mismo tiempo existe Internet, una red mundial de bits que llega a todos lados. Claramente, necesitamos un ''puente'' entre estas dos redes, para que todo sea más eficiente. "Se está diseñando entonces un sistema que permitirá vincular a los objetos de todos los días -desde la leche hasta los remedios- con la Internet",. La idea de los científicos que trabajan en éste tema es que, en un futuro próximo, todos los productos que circulan por el mercado vengan con ese chip que, de esta manera, reemplazaría al tradicional código de barras. El diminuto microchip incluirá un nuevo código, que ya fue aprobado por el mismo ente que inventó el de barras. "Pero el nuevo código no es pasivo como el de barras, sino activo, capaz de dialogar con los sistemas informáticos de la cadena de abastecimiento y con Internet. Esto permitirá que se puedan ofrecer muchísimas otras aplicaciones revolucionarias para la vida doméstica Cómo impactará este sistema en la vida cotidiana de la gente? Las refrigeradoras podrán, por ejemplo, comunicarse con las cajas de leche (u otros productos). Y ordenar de forma automática la compra de una nueva cuando estén a punto de agotarse. Las lavadoras que contengan la tecnología adecuada podrán establecer de qué fibras están hechas y de qué color son las prendas que se coloquen en el tambor. Con esa información elegirán el programa de lavado más apropiado y dosificarán la cantidad de jabón y suavizante. Los hornos también podrían sumarse a la nueva ola. Podrían, por ejemplo, cocinar nuestro plato preferido justo antes de que lleguemos a casa. Pero esta comunicación entre objetos y equipos electrónicos no tiene por qué quedarse entre las paredes de casa. Cada uno de los chips tendrá una especie de dirección electrónica propia que lo identificará en Internet. De esta manera, cada objeto podrá transmitirle información a la red, según cómo esté programado. Una de las aplicaciones que los especialistas imaginan, aprovechando esta cualidad, es la posibilidad de que sean los mismos libros de una librería los que 12
informen en el sitio de la Web cuándo llegaron al local, cuándo quedan pocos ejemplares, o si ese título ya está agotado. Y hay más posibilidades. Los carritos de los supermercados podrían venir con una pequeña computadora. Allí los clientes podrían cargar su lista de compras (por ejemplo, bajándola de su computadora de mano). Después sería el mismo carro el que advertiría si falta o no algún producto. La tecnología ya está desarrollada. Ahora todo es cuestión de poner en juego la imaginación. Un microchip para evitar la compra de medicamentos falsos o robados: El dispositivo almacena información sobre el medicamento, su fabricante y toda la cadena de comercialización. Si el producto es robado, una máquina lectora lo detectaría fácilmente. 13