COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 1 13 FIRMAS REVISÓ: FANY ROA ZAVALA JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES FRANCISCO XAVIER ALCOCER SÁNCHEZ GERENTE DE RECURSOS MATERIALES JESÚS ALDO AGUIRRE ZARAGOZA GERENTE DE SERVICIOS GENERALES ELIZABETH FERRER MENDOZA SUBDIRECTORA DE PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD EN MEDIOS PEDRO PATRÓN CASTRO GERENTE JURÍDICO SERGIO TÉLLEZ PÉREZ DIRECTOR ADMINISTRATIVO GABRIEL MARTÍNEZ GUIZAR SUBDIRECTOR GENERAL DE MERCADOTECNIA MIGUEL ENRIQUE VALLEJO CORTÉS SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS AUTORIZÓ: ERNA HERNÁNDEZ NIEHUS COORDINADOR TÉCNICO Y JURÍDICO
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 2 13 Í N D I C E I. Objetivo 3 II. Alcance 3 III. Referencias normativas 3 IV. Políticas 4 V. Descripción de las actividades 7 VI. Diagrama de Flujo 9 VII. Plan de Calidad 11 VIII. Control de cambios 12 IX. Glosario 12 X. Anexos 13
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 3 13 I. OBJETIVO Establecer los criterios que permitan la elaboración, revisión y validación de contratos y convenios de adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles e inmuebles, prestación de servicios y obra pública, que celebre Pronósticos para la Asistencia Pública como resultado de licitación pública, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa, de conformidad con la normatividad aplicable y vigente. II. ALCANCE Este procedimiento inicia en el momento en que se recibe el oficio de solicitud de elaboración de contrato o convenio, acompañado del formato Solicitud de Elaboración de Contratos CTJ-01, en su caso, y documentación soporte; se procede con la elaboración del contrato o convenio, se valida por la Coordinación Técnica y Jurídica y finaliza con la remisión del contrato validado al área solicitante. III. REFERENCIAS NORMATIVAS - Código Civil Federal - Código Civil para el Distrito Federal - Código de Comercio - Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal - Código Federal de Procedimientos Civiles - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento - Ley de la Propiedad Industrial - Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento - Ley Federal de Instituciones de Fianzas - Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento - Ley Federal de Procedimiento Administrativo - Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos - Ley Federal del Derecho de Autor - Ley Federal del Trabajo - Ley General de Bienes Nacionales - Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Pronósticos para la Asistencia Pública - Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 4 13 IV. POLÍTICAS 1. Para la elaboración de contratos el área solicitante deberá requerirlo mediante oficio, adjuntando el formato Solicitud de Elaboración de Contratos CTJ-01 debidamente requisitado, acompañado del expediente del proveedor, mismo que deberá contener los siguientes documentos en copia simple: Persona Moral: - Acta Constitutiva de la sociedad - Acta que contenga la última modificación realizada a los estatutos sociales de la misma - Instrumento notarial en donde consten las facultades del representante legal - Registro Federal de Contribuyentes - Comprobante de domicilio de la sociedad - Identificación personal del representante - Anexo Técnico que contenga la descripción detallada de los bienes o servicios a contratar, suscrito por el Titular de la Unidad Administrativa que solicita el servicio Persona Física - Identificación personal del proveedor - Comprobante de domicilio del proveedor - Registro Federal de Contribuyentes - Anexo Técnico que contenga la descripción detallada de los bienes o servicios a contratar, suscrito por el Titular de la Unidad Administrativa que solicita el servicio Otros - Dictamen de Justipreciación de Renta emitido por el Instituto Nacional de Avalúos de Bienes Nacionales - Actas de procedimiento del que deriva la contratación - Autorización para la celebración de contratos plurianuales - Manifestación de la ubicación que corresponda de acuerdo a la estratificación establecida en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa - Acuse recepción de la consulta de opinión realizada al SAT sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales o el que en su caso se establezca - Acreditación de no inhabilitación por resolución de la Secretaría de la Función Pública - Cualquier otro documento que por circunstancias particulares del contrato se requiera Para el caso de revisión de contrato o elaboración de convenio bastará con oficio de solicitud por parte del área solicitante, en el cual se deberá especificar de manera clara el objeto del mismo, anexando la documentación que le sea aplicable.
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 5 13 2. El formato de solicitud de elaboración de contrato debe contener como mínimo la siguiente información: - Número de partida presupuestal que se va afectar - Indicación del procedimiento conforme el cual se llevó a cabo la adjudicación del contrato - Fundamento legal de la adjudicación - Fecha, número y sesión del Comité de Adquisiciones donde se autorizó la contratación (en su caso) - Unidad Administrativa responsable de vigilar el cumplimiento del contrato - Fecha, lugar y condiciones de entrega de los bienes o servicios contratados - Precio unitario de los bienes o servicios - Importe total a pagar por los bienes o servicios sin incluir el IVA - Número y monto de las exhibiciones a pagar sin incluir el IVA - Plazo y condiciones de pago del precio de los bienes o servicios - Porcentaje, número y fechas de las exhibiciones y amortización de los anticipos que se otorguen (en su caso) - Monto, forma y términos para garantizar los anticipos (en su caso) - Monto, forma y términos para garantizar el cumplimiento del contrato o excepción de garantía - Precisión de si el precio es fijo o sujeto a ajustes y, en este último caso, la fórmula o condición en que se hará y calculará el ajuste - Porcentaje de la pena convencional por atraso en la entrega de los bienes o servicios, por causas imputables a los proveedores - Descripción pormenorizada de los bienes y servicios objeto del contrato, incluyendo en su caso la marca y modelo de los bienes - Estipulación de los derechos de autor u otros derechos - Señalar domicilio para oír y recibir notificaciones y documentos - Fecha de entrega del bien o servicio Contratos abiertos: Además de lo establecido en los puntos anteriores, adicionalmente se requiere la estipulación de montos mínimos y máximos sin incluir el IVA. Convenios: - Copia del contrato firmado - Especificaciones de la modificación al contrato - Justificación de la Solicitud de Modificación al Contrato
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 6 13 3. El área solicitante al requerir la elaboración de un contrato y/o convenio, debe apegarse: a) Al programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios b) A las características, condiciones y tiempos establecidos en las normas jurídicas y administrativas para la celebración de contratos En caso contrario dicha área debe presentar la justificación correspondiente. 4. La Coordinación Técnica y Jurídica deberá elaborar y/o revisar el contrato o convenio, dentro de los catorce días naturales posteriores a la recepción de la solicitud, ello, siempre y cuando la documentación para dicha elaboración y/o revisión sea completa y correcta. 5. La Coordinación Técnica y Jurídica remitirá el expediente al área solicitante, junto con el contrato validado en tantos originales como sean necesarios. 6. Las inconsistencias en la documentación así como en el formato de solicitud de elaboración de contrato, son causas para que la Coordinación Técnica y Jurídica cancele la solicitud y el área solicitante inicie nuevamente el trámite.
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 7 13 V. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO 1. ÁREA SOLICITANTE 1.1 Prevé, de acuerdo a sus necesidades de contratación de servicios y adquisición de bienes, su estimado dentro de su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. 2. COORDINADOR TÉCNICO Y JURÍDICO 3. GERENTE JURÍDICO 4. COORDINADOR DE CONTRATOS 5. GERENTE JURÍDICO 6. COORDINADOR TÉCNICO Y JURÍDICO 1.2 Elabora oficio y requisita el formato Solicitud de Elaboración de Contratos y adjunta la documentación establecida, o en su caso elabora oficio para la revisión de contratos o elaboración de convenios y la turna a la Coordinación Técnica y Jurídica. Ver Plan de Calidad 2.1 Recibe y registra oficio de solicitud de elaboración o revisión de contrato o convenio y turna al Gerente Jurídico. 3.1 Recibe y turna al Coordinador de Contratos la documentación recibida para su atención. 4.1 Recibe oficio, solicitud de elaboración o revisión de contrato o convenio y documentos adjuntos, y verifica que sean completos y correctos. Ver Plan de Calidad. 4.2 Revisa y/o elabora contrato o convenio, de conformidad con el oficio, la solicitud y documentación adjunta, rubrica y turna. 5.1 Revisa el contrato elaborado de conformidad a la documentación proporcionada, rubrica y turna. 6.1 Incorpora sello de la Coordinación Técnica y Jurídica en el contrato y remite al área solicitante en tantos originales como sean necesarios del contrato validado así como el expediente del proveedor. Recaba acuse de recibo en copia del oficio. SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO DJ-01 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO DJ-01 OFICIO
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 8 13 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO 7. COORDINADOR DE CONTRATOS 7.1 Actualiza el control de documentos en la columna correspondiente. SEGUIMIENTO A LAS SOLICITUDES DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS DJ-02 8. ÁREA SOLICITANTE 8.1 Recibe tantos originales de contrato y/o convenio, así como expediente del proveedor e inicia el trámite correspondiente. Ver SAF-PRO-15 Administración de Recursos Materiales y/o SGM-INT-06 Administración de Servicios de Promoción y Publicidad FIN DEL INSTRUCTIVO
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 9 13 VI. DIAGRAMA DE FLUJO. ENTRADA OPERACIÓN SALIDA Inicio ÁREA SOLICITANTE COORDINADOR TÉCNICO Y JURÍDICO GERENTE JURÍDICO COORDINADOR DE CONTRATOS 1.1 Prevé estimado dentro de su Programa Anual de Adquisiciones, arrendamientos y Servicios. 1 1.2 Elabora oficio, requisita formato, adjunta y turna 2.1 Recibe, registra y turna oficio de elaboración o revisión de contrato 3.1 Recibe y turna documentación 2 4.1 Recibe documentación y verifica que sean completos y correctos OFICIO ELABORACIÓN O SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO DJ-01 OFICIO ELABORACIÓN O SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO DJ-01 OFICIO ELABORACIÓN O SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO DJ-01 OFICIO ELABORACIÓN O SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO DJ-01 DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 4.2 Revisa y/o elabora contrato o convenio, rubrica Y TURNA 1 CONTRATO Y/O CONVENIO
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 10 13 ENTRADA OPERACIÓN SALIDA 1 GERENTE JURÍDICO 5.1 Revisa, rubrica y turna. CONTRATO Y/O CONVENIO COORDINADOR TÉCNICO Y JURÍDICO 6.1 Incorpora sello, remite y recaba acuse. CONTRATO Y/O CONVENIO DOCUMENTACIÓN COORDINADOR DE CONTRATOS 7.1 Actualiza SEGUIMIENTO A LAS SOLICITUDES DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS DJ-02 ÁREA SOLICITANTE 8.1 Recibe tantos originales de contrato y/o convenio, expediente del proveedor e inicia trámite correspondiente CONTRATO Y/O CONVENIO DOCUMENTACIÓN SAF-PRO 17 Administración de Recursos Materiales SGM- INT-06 Administración de Servicios de promoción y publicidad OFICIO DE ENVÍO FIN PUNTO DE CONTROL INICIO / FIN PROCESO / ACTIVIDAD DECISIÓN DOCUMENTO / REGISTRO BASE DE DATOS SISTEMA CONECTOR EN LA MISMA PÁGINA CONECTOR EN OTRA PÁGINA ARCHIVO
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 11 13 VII. PLAN DE CALIDAD No ACTIVIDADES RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN CARACTERÍSTICA A VERIFICAR CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO PLAN DE ACCIÓN ANTE SITUACIONES NO CONFORMES 1 2 Elabora oficio y requisita el formato Solicitud de Elaboración de contrato y adjunta la documentación establecida, o en su caso elabora oficio para la revisión de contratos o elaboración de convenios y la turna a la Coordinación Técnica y Jurídica Recibe oficio, solicitud de elaboración o revisión de contrato o convenio y documentos adjuntos, y verifica que sean completos y correctos. Área Solicitante Coordinador de contratos Cada vez que se requiera la elaboración o revisión de un contrato o convenio Cada vez que se requiera la elaboración o revisión de un contrato o convenio Lo establecido en el formato solicitud de elaboración de contratos. Los documentos adjuntos deben ser correctos y completos Que cumpla con el total de requisitos establecidos en el formato solicitud de elaboración de contrato. Que cumpla con toda la documentación necesaria Solicitud de elaboración de contratos DJ- 01 Solicitud de elaboración de contratos DJ-01 Oficio Solicita al proveedor la documentación e información faltante. Solicita al área solicitante la, corrección, documentación y/o información faltante.
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 12 13 VIII. CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 00 Creación del documento Noviembre, 2004 01 Se incorpora en: política 1 registro/evidencia para solicitar la elaboración del contrato, política 5 se menciona el nombre completo del programa anual, política 6 se modifican los tiempos de respuesta por parte de la Dirección Jurídica, política 7 de nueva creación en donde se menciona la entrega del expediente conjuntamente con el contrato validado; en las actividades: 2.1 se incorpora la utilización de un registro y, 4.1 se detallan las acciones a realizar en caso de las dos posibles situaciones que pudiesen presentarse en esta actividad asimismo se establece los puestos facultados para rubricar el contrato y/o convenio. Septiembre, 2005 02 Se modifican redacción de políticas y actividades y perfiles de Octubre, 2006 puestos Incorporación del Diagrama de Flujo y Plan de Calidad Junio, 2009 IX. GLOSARIO Área Solicitante: Subdirección General de Administración y Finanzas, Subdirección General de Mercadotecnia, Dirección Administrativa, Subdirección de Promoción y Publicidad en Medios, Gerencia de Recursos Materiales y Gerencia de Servicios Generales. Convenio: Es el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones. Contrato: Los convenios que producen o transfieren las obligaciones y derechos toman el nombre de contratos. IVA: Impuesto al Valor Agregado. LAASSP: Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente.
COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 13 13 Proveedor o Prestador de Servicios: Persona física o moral que celebre contratos y/o convenios de adquisiciones, arrendamientos o servicios. SAT: Servicio de Administración Tributaria X. ANEXOS No aplica