DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO SISTEMA PARA LA GESTIÓN PROGRAMÁTICO PRESUPUESTARIA DE LAS REPRESENTACIONES DE MÉXICO EN EL EXTRANJERO (SIGEPP) MÓDULO DE INDICADORES VERSIÓN SUBSECRETARÍAS Y UNI DA DES RESPONSABLES
Índice Introducción...3 Proceso de revisión y avance de metas...3 Descripción general del módulo...5 Seguimiento y revisión de metas...6 Seguimiento, aprobación o regreso a captura de un periodo (Subsecretarías)...9 Consultar la información registrada...10 Versión Subsecretarías y unidades responsables. 2
Introducción El módulo de indicadores de desempeño del Sistema de Gestión Programático-Presupuestaria de las representaciones de México en el exterior (SIGEPP) se instrumentó con el objetivo de permitir a las subsecretarias, embajadas, consulados y misiones, planear y dar seguimiento a las actividades que se llevan a cabo en función de las prioridades de política exterior que han sido definidas por el Presidente de la República a través de el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012 y el Programa Sectorial de la SRE. Por medio de este módulo se deberá dar seguimiento a las metas establecidas para cada uno de los indicadores de desempeño, las cuales estarán identificadas a través del estatus que se muestran en la siguiente tabla: Estatus Captura Revisión Cerrado Descripción El responsable del registro puede almacenar la información correspondiente a las metas anuales o avances trimestrales El titular de la representación revisó la información almacenada por el responsable del registro y esta de acuerdo con ella y la envía a oficinas centrales La subsecretaría está de acuerdo con la información enviada por la representación. Proceso de revisión y avance de metas Con el objeto de que el usuario conozca claramente el proceso de los indicadores de desempeño, se describirá el mismo a través de la siguiente lámina: Representaciones Unidades responsables Subsecretarías y URECI Realiza el registro de la meta aual Resp. de registro Revisa y envía la información a oficinas centrales Titular Revisa meta de los indicadores de su competencia Revisa la meta de los indicadores de su competencia Finaliza la revisión del periodo y notifica a la RME Captura Revisión Aprobado Pendiente Rechazado Aprobado Pendiente Rechazado Cerrado Regresa a captura Versión Subsecretarías y unidades responsables. 3
Las Unidades Responsables son: CJ Consultoría Jurídica DGCS Dirección General de Comunicación Social DGPME Dirección General de Protección a Mexicanos en el Exterior DGSC Dirección General de Servicios Consulares DGCEC Dirección General de Cooperación Educativa y Cultural IME Instituto de los Mexicanos en el Exterior El funcionario responsable del registro de metas y avances en las representaciones revisa los indicadores que competen a la representación, registra la meta anual o e so avance trimestral, según sea el caso, y los comentarios que considera necesarios hacer a la Subsecretaría y/o las unidades responsables del seguimiento (la capacidad máxima de captura es de 1,500 caracteres). En el módulo de indicadores el periodo registrado se mantendrá con el estatus de Captura, hasta que el titular de la representación revise y envíe la información a oficinas centrales a través del sistema. En ese momento el estatus del período cambiará a Revisión y cada indicador se marcará con estatus de Revisión 1. Cuando la información es enviada a la Cancillería, las Subsecretaría y las unidades responsables del seguimiento de cada indicador revisan las metas propuestas o avance registrado por la representación. En caso de estar de acuerdo aprueban la información y le asignarán a cada indicador el estatus Aprobado. Una vez que todas las áreas aprueban los indicadores, la Subsecretaría procede a cerrar el periodo revisado y libera el registro del siguiente periodo. En este caso el estatus del período cambia a Cerrado. En caso de que la información enviada por la representación no cuente con los elementos requeridos por la Subsecretaría y/o las unidades responsables del seguimiento de cada indicador, éstas podrán rechazar el indicador y registrar en el módulo algún comentario o motivo de rechazo. En este momento el indicador queda con estatus de Rechazado. En este caso la subsecretaría no podrá cerrar el periodo y tendrá que regresar la información a captura para que la representación pueda realizar los ajustes necesarios. En resumen, cada indicador de desempeño puede pasar por los siguientes estatus: Estatus Indicador CAPTURA REVISION 1 APROBADO RECHAZADO REVISION 2 Descripción El indicador se encuentra en captura de la representación. El indicador fue enviado por la representación para revisión de la UR o Subsecretaría correspondiente. El indicador fue revisado por la UR o Subsecretaría correspondiente y se aprobó. El indicador fue revisado por la UR o Subsecretaría correspondiente y se rechazó. El indicador fue rechazado por la UR o Subsecretaría. La representación ya realizó las modificaciones correspondientes y envió nuevamente la información a oficinas centrales para su revisión. Versión Subsecretarías y unidades responsables. 4
Descripción general del módulo Para accesar al módulo de indicadores de desempeño, es necesario ingresar al SIGEPP mediante la siguiente dirección electrónica: https://sigepp.sre.gob.mx/sigepp2010/ Cada subsecretaría y unidad responsable tendrá asignada una clave de usuario y contraseña. Al entrar al sistema se desplegará el menú de Indicadores de desempeño, como se muestra en la siguiente pantalla: Es importante mencionar que las opciones que aparecen en el menú dependen del perfil asignado a cada usuario. Versión Subsecretarías y unidades responsables. 5
Estas opciones le permitirán: I. revisar la información de los indicadores que son competencia de las subsecretarías ( Seguimiento y revisión de metas ); II. dar seguimiento a la revisión que realizan las unidades responsables (DGCEC, DGSC, DGCS, DGPME, etc) y aprobar o regresar a captura de las representaciones, un periodo determinado ( Revisión de metas (global), y III. consultar la información registrada en la opción Generador de consultas. I. Revisar la información de los indicadores que son competencia de cada área ( Seguimiento y revisión de metas ) Seguimiento y revisión de metas En esta pantalla los usuarios podrán llevar a cabo la revisión de las metas anuales y de los avances trimestrales que registren las representaciones a cada uno de los indicadores que son competencia de su área. Selección del período Listado de representaciones que han finalizado el registro Cabe mencionar que en esta lista solo se desplegarán las representaciones que han enviado su información, es decir que ya entraron con la clave del titular y enviaron la información a Cancillería. Para validar las metas anuales o el avance trimestral, el usuario deberá seleccionar el periodo y el estatus de PENDIENTE. Al realizar lo anterior, el sistema presentará en pantalla las representaciones que ya enviaron su información. Pare revisar los datos registrados por la representación es necesario presionar la liga Consultar (1), como se muestra a continuación: 1 Versión Subsecretarías y unidades responsables. 6
El sistema desplegará la siguiente pantalla, en la que se presentará la información general 1 de cada indicador, incluyendo la meta anual asignada por la representación (1): 1 2 Para visualizar información a detalle de lo registrado por la representación, el usuario deberá presionar la liga Ingresar (2) misma que lo llevará a la siguiente pantalla: 1 En esta pantalla, los usuarios de las áreas responsables sólo podrán visualizar los indicadores que son de su competencia. Versión Subsecretarías y unidades responsables. 7
En la misma pantalla, el responsable de aprobar la información podrá modificar la meta registrada por la representación, así como registrar los comentarios que se consideren necesarios. Para el registro de comentarios, el usuario deberá presionar el botón. Una vez registrado el comentario, deberá presionar el botón Guardar para que el sistema asigne la fecha y clave de usuario que ingresó el comentario. Como podrá verse en la siguiente pantalla, esta opción permite el registro de varios comentarios para un mismo indicador. Una vez que se revisó la información de los indicadores que son competencia del usuario, éste deberá Rechazar o Aprobar la información de cada indicador, para ello es necesario ubicar el indicador y presionar la liga que corresponda a lo que se desea hacer Aprobar (1) o Rechazar (2). 1 2 Versión Subsecretarías y unidades responsables. 8
Con lo anterior cada uno de los indicadores cambiará del estatus REVISION 1 al estatus APROBADO o RECHAZADO. II. Seguimiento a la revisión que realizan las unidades responsables, así como aprobación de un periodo o regreso a captura de la RME (Revisión de metas (global)), Seguimiento, aprobación o regreso a captura de un periodo (Subsecretarías) La opción de Revisión de metas (global) permite visualizar por periodo, el estatus que guarda la revisión que realizan las unidades responsables de cada indicador, La pantalla de esta opción esta estructurada de la siguiente forma: Lista para seleccionar el período Ligas de acción RME s que han enviado su información Estatus de la revisión de las unidades Cuando la representación envía su información a Cancillería, en esta pantalla aparecerán el nombre de la representación y el estatus REVISIÓN 1 en todas las columnas de las unidades responsables. Conforme cada unidad termina de revisar la información de sus indicadores, la columna aparecerá como APROBADO (color verde) o bien como RECHAZADO (color rojo). Una vez verificada la información por parte de las áreas, los usuarios con perfil de subsecretaría deberá finalizar la revisión del periodo con la finalidad de aprobar (1) o regresar la información a la representación para que ésta realice las modificaciones correspondientes (2). En caso de ser aprobada la revisión, el sistema liberará a la representación el módulo para que pueda iniciar el registro del avance correspondiente al primer trimestre. Versión Subsecretarías y unidades responsables. 9
2 1 Para poder aprobar la información de la representación todas las columnas deberán aparecer en estatus APROBADO, es decir en color verde. Si alguna unidad rechazó la información, la subsecretaría deberá regresar la información a captura. Con la finalidad de apoyar al usuario con esta tarea, las ligas de Regresar a captura y Aprobar sólo se mostrarán en pantalla cuando se cumpla con las condiciones descritas. Es importante mencionar que la representación sólo podrá realizar modificaciones a los indicadores marcados como RECHAZADOS. La información aprobada por las demás unidades no podrá ser modificada. Las representaciones que van cambiando a estatus de aprobada desaparecen de la lista que se muestra en la pantalla anterior. Al aprobar un periodo, el sistema liberará el registro de los avances trimestrales y la información registrada durante el periodo Meta anual no podrá ser modificada. III. Consultar la información registrada mediante la opción Generador de consultas. Consultar la información registrada Esta opción permite consultar y exportar a excel la información registrada en el módulo de indicadores del sistema. Para ingresar a ella se debe seleccionar la opción Generador de consultas del menú indicadores de desempeño, como se muestra en el siguiente pantalla: Versión Subsecretarías y unidades responsables. 10
Al ingresar a esta opción, el sistema presenta una serie de datos que permiten seleccionar los criterios bajo los cuales se realizará la consulta (1), así como el tipo de información que se desea extraer (2). Tipo de consulta: Información general. Presenta el resumen por representación e indicador de desempeño, mostrando la meta anual, los avances reportados para cada trimestre, así como el estatus en el que se encuentra el indicador para cada periodo. Información adicional. Presenta la información relacionada con los comentarios, eventos, encuentros, contactos, visitas, etc, registrados para cada indicador en un periodo determinado. Sólo para este tipo de información se habilitarán las listas para seleccionar el periodo y el tipo de información. Versión Subsecretarías y unidades responsables. 11
Una vez seleccionados los criterios de la información que se desea consultar, se deberá presionar el botón Regresar para que el sistema muestre en pantalla la información solicitada. Si lo que se requiere es exportar la información a Excel, bastará con presionar el botón Excel para que el sistema muestre la ventana donde se deberá decidir entre abrir el archivo o guardarlo. Versión Subsecretarías y unidades responsables. 12