MANUAL DE USUARIO MODULO DE DENUNCIAS Versión 1.0
Actualizado a marzo 2016 1 INTRODUCCIÓN El presente manual detalla la funcionalidad y el uso del Módulo de DENUNCIAS, el cual es el medio de registro de las denuncias presentadas mediante nuestra web y que serán administrados por el Comité de Denuncia de la Institución. Está dirigido a todos los Usuarios que presenten alguna denuncia sobre temas institucionales 2 DEFINICIÓN DE USUARIOS Rol de Usuario Denunciante Descripción Usuario Solicitante que registra la Denuncia en el Módulo, requiriendo toma de medidas legales e institucionales. 3 MÓDULOS DEL SISTEMA Módulo Inicio Ingresar Denuncias Registrese Acceso Descripción La ventana principal del Módulo. Muestra la presentación. Un acceso directo al formato de registro de Denuncias. Es el formulario de registro del usuario para poder acceder a registrar una denuncia Módulo de Acceso al Sistema 4 OPCIONES DE MENÚ 4.1 Ingreso al sistema 4.1.1 Cómo ingresar al Módulo: 1) Ingresar a la página web de FONCODES a menú de Denuncias 2) O, desde el explorador de Internet que tenga instalado (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome u otro), escriba directamente la siguiente dirección: http://intranet.foncodes.gob.pe/denuncias. P á g i n a 2 10
De cualquiera de las dos formas anteriores, puede acceder al Módulo Denuncias. 4.2 Datos de Usuario Para acceder al Módulo ingrese a la opción ACCESO coloque su USUARIO y CLAVE DE REGISTRO AL SISTEMA en los campos de la sección que aparecen al Centro. Dar click al botón Identificarse. Su nombre de usuario es el mismo del registro en el Sistema Si todavía no está registrado en el sistema debe proceder a registrarse en el Menú REGISTRESE el cual le solicitara la siguiente Información
NOTA: ES NECESARIO QUE INGRESE AL MODULO CON SU USUARIO Y PASSWORD, CASO CONTRARIO NO PODRA GENERAR LAS DENUNCIAS 5 DETALLE DE FUNCIONALIDADES 5.1 Denunciante 5.1.1 Ingreso de Nueva Denuncia Cómo registrar una Nueva Denuncia En la pantalla de la inferior o en el menú de denuncia encontraremos 2 opciones para de menú la primera para registrar las denuncias y la Segunda para hacer el seguimiento de las mismas. P á g i n a 4 10
NUEVA DENUNCIA P á g i n a 6 10
Una vez ingresada la Información de la Denuncia podemos hacer el seguimiento de ellas ingresando a MIS DENUNCIAS Donde: 5.1.2 Datos de la Denuncia Dirección del Correo Electrónico: Este aparecerá por defecto con el correo de registro Prioridad: En este menú desglosable encontraremos 3 tipos de prioridades para la denuncia, se debe seleccionar la que se adecue a la denuncia. Nombre Completo: Este aparecerá por defecto con el Nombre Registrado en su cuenta Departamento: Ubicación Geográfica donde se realizó la denuncia Categoría de la Denuncia: En este menú desglosable se encuentran las categorías de Denuncias asignadas por el sistema. Funcionarios: La denuncia debe tener como mínimo un funcionario o servidor involucrado en el hecho para que se pueda continuar con el ingreso. (Máximo de 3 Funcionarios) La Denuncia a sido Presentada ante otra Instancia (Ingresar Institución) : Este Campo se llena siempre y cuando exista una denuncia presentada en otras instituciones. Fecha de Denuncia Anterior: se Ingresa la fecha en que se presentó la denuncia en otra instancia
Fecha del Hecho: En este Campo de registra la fecha de ocurrido el hecho denunciado Detalle del Hecho: En este Campo se registrará el Detalle del Hecho, para una mejor atención, la precisión y síntesis son importantes. Favor de evitar términos muy genéricos o vacuos, tales como solo Denuncia, Abuso, Jefe, etc. Es altamente recomendable usar prefijos que faciliten la identificación de la denuncia, por ejemplo: Denuncia de Funcionario, Se hace mal uso de los Bienes de FONCODES de la unidad territorial, Fuente de Información: Se Ingresa datos en este campo si la fuente de la denuncia es obtenida por otros medios o personas. Monto de la Denuncia (Opcional): Este campo se llena siempre y cuando se estime o se sepa el monto de la denuncia. Detallar Pruebas Sustentadoras y Cargar Documentación: Se Ingresa un resumen los datos probatorios que pueda sustentar la denuncia. (Fotos, Documentos, etc) Adjuntos: En este campo podremos adjuntar los archivos de las pruebas que se adjuntaran a la denuncia. Declaración Jurada (Acepto ponerme a disposición para cualquier comprobación de lo Declarado) *: Este Campo tiene que ser ingresado Obligatoriamente, ya que es la declaración jurada de la denuncia ingresada. Proceso de carga de Adjuntos Si requiere adjuntar un archivo (Fotos, PDFs, Excel, Archivos Comprimidos, etc), dé click al botón Seleccionar Archivo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Se abrirá la ventana de diálogo: P á g i n a 8 10
Busque y elija el archivo correspondiente y dé click en Abrir. Tras ser cargado, el nombre del archivo aparecerá en la barra, indicando que ha sido añadido a la Incidencia. ATENCION: Solo están permitidos los siguientes tipos de archivos:. pdf, jpg,.png,.pdf,.doc,.docx,.xlsx,.xls,.zip, rar. Igualmente, el tamaño máximo de un archivo a adjuntar es de 4 Mb. Se recomienda usar archivos de poco peso, para no congestionar el servidor. De intentar agregar un tipo de archivo no considerado en esta lista o que exceda los 4 Mb, el Módulo solo grabará el texto ingresado en la nota y mostrará un mensaje de error, sin añadir el archivo. Si necesita adjuntar más de un archivo el sistema permite subir hasta un máximo de 30 archivos. TIP: dentro de un mensaje de correo (archivo.msg) puede guardar cualquier tipo de archivo. Para ello, desde el Outlook, haga un Guardar Como dentro de cualquier mensaje abierto y que contenga el archivo en cuestión. Una vez guardado en una carpeta local, puede añadir el archivo a una Nota. Cuando descargue y abra este.msg, se podrá acceder al archivo contenido. 5.2 Proceso para Seguimiento de la Denuncia: Una vez registrados estos datos, es necesario Guardar la Denuncia para comenzar con el proceso de seguimiento. Dé click en el botón Guardar Denuncia de la Barra que aparece en la imagen. Esta barra se encuentra al pie del formato de la Denuncia. Al grabar, se genera automáticamente el Código de la Denuncia, el cual identifica a la Incidencia registrada. Por ejemplo:
Del mismo modo, se generan DOS correos electrónicos, uno llega a la bandeja del Coordinador Encargado de la Coordinación de Denuncias y otro, al del Usuario que registró la Denuncia. Este segundo correo contendrá información de la Denuncia y un link directo a la misma. Por ejemplo: Las áreas en Azul corresponden al usuario que recibe el correo de notificación, quien generó la Denuncia. Dando click al link que aparece en letras azules, se accede directamente a la Denuncia en cuestión. IMPORTANTE: cada vez que se registre una modificación en la Denuncia, ya sea por parte del Denunciante o del Administrador del Sistema, llegará un correo. ESTE ES EL MEDIO DE COMUNICACIÓN Y ATENCION DE LA DENUNCIA. La revisión de estos correos es el medio de información del Usuario y reemplaza los correos electrónicos. P á g i n a 10 10