ADVERTENCIA Licenciado Francisco Molina Salas, Director Dirección Financiera Al contestar refiérase al número de este oficio: AG-Adv.2228-2015 Estimado señor: Esta Auditoría General realizó una investigación en atención del oficio No. DMOPT 2555-2015 recibido el 03 de junio, en el cual solicita verificar los hechos expuestos por el denunciante en el manejo de las contrataciones por caja chica del Programa presupuestario 328, División Marítimo Portuaria. De la revisión efectuada por esta Auditoría General de todos los pagos realizados al señor Luis Solano Chinchilla del periodo comprendido entre el 2011 al 2014; se evidencian las siguientes deficiencias: Boletas para Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos, sin firma por parte del Encargado de Departamento de Tesorería, de los años 2011 y parte de 2012; varios trámites de pagos de reparaciones por caja chica entre los años 2011 a 2014, sin avalúo del taller del MOPT, y ausencia del Visto Bueno por parte del mecánico de la Dirección de Control de Equipo y Maquinaria, para todas los trámites pagados al señor Luis Solano Chinchilla de los años 2011 a 2014. A continuación desglosamos los puntos señalados en el párrafo anterior, con la respectiva normativa actual: En cuanto a las diferentes autorizaciones que contienen cada uno de los documentos que amparan los pagos por Caja Chica, es fundamental observar lo que menciona el Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas, Decreto 32874-H, en el artículo 21:
Pág.- 2 Artículo 21.-Requisitos para compras l) Se deberá verificar por parte de la Unidad Financiera la veracidad de los datos consignados en los documentos, la correspondencia del importe y el límite de gasto; el disponible del contenido presupuestario y las autorizaciones correspondientes. (El subrayado no es del original) De acuerdo con dicho artículo, es imprescindible que se presenten para todos los casos, tanto las firmas, como los nombres completos en todos los formularios que componen un pago por caja chica. Por otro lado, uno de los requisitos que indica la normativa actual que debe contener todo trámite por por caja chica, tratándose de reparaciones de equipo, es que contenga el avalúo del Taller del MOPT, al respecto el Procedimiento Compras por Caja Chica Central de la División Administrativa, Dirección Financiera, Departamento de Tesorería del MOPT, indica en el punto N 8, lo siguiente: DEPARTAMENTO DE TESORERÍA: (Encargados de trámite de Solicitudes de Pedido de Compra) En el caso de reparaciones, revisa que contenga adjunto el diagnóstico o avalúo por escrito del Taller del MOPT respectivo. Lo anterior deja claro que para todos los casos para reparaciones de equipos, se debe adjuntar a los documentos que amparan las reparaciones, el avalúo por escrito, el cual debe ser confeccionado por el Taller del MOPT, y por ende verificarse que venga adjunto en los documentos que se deben revisar antes de realizar el pago de la factura. A este respecto solo se presentan dos excepciones: 1. De acuerdo con la Circular N DT-DFI-004 del 29 de octubre 2014, de la Dirección Financiera, indica: Se exime de la obligación de presentar el Aval del Área Técnica respectiva aquellas reparaciones consideradas como Mantenimiento Preventivo de la Flotilla Vehicular, específicamente lo concerniente a Cambios de Aceite y filtros y engrase cada 5000 KM, Cambio de líquido para el Radiador cada 20000 KM, cambio de líquido de frenos una vez al año y
Pág.- 3 cambio de aceite para transmisión una vez al año. Todo lo anterior según oficio N 0038-2014 suscrito por el Ing. Jorge Ramírez Conejo, Subdirector de la Dirección de Equipo y Maquinaria. 2. El Procedimiento Solicitud de Compras por Caja Chica Central, en la página 5, indica: En caso que se adquieran repuestos para vehículos y/o maquinaria que se vaya a reparar en los talleres de la institución, como: partes de motor, caja de cambios, sistema de embriague, compensadores, otros repuestos y partes sustantivas del motor o carrocería del vehículo, solicita al taller el avalúo respectivo y el Original del formulario PA-244, Avalúo de Equipo Liviano, debidamente firmado y sellado. Asimismo, cuando se trate de reparaciones vinculadas con diagnósticos por revisión técnica (RITEVE) presenta la fotocopia del diagnóstico. (El subrayado no es del original) Por lo anterior, las únicas 2 excepciones para no presentar el avalúo del Taller para el trámite de pago de reparaciones de equipos, son 1) para mantenimiento preventivo según detalle de la Circular DT-DFI-004, y 2) cuando se trate de diagnósticos de RITEVE y se presente copia del mismo. Otro de los requisitos que indica la normativa interna, es en lo referente al visto bueno que debe efectuarse una vez que las reparaciones se realizan, y así corroborar que se hayan llevado a cabo con base en el avalúo respectivo, según corresponda para cada caso. Al respecto, el Procedimiento Institucional: Reparación de Vehículos y Maquinaria por Caja Chica, oficializado mediante oficio PA-2012-101 del 23 de febrero 2012, en el punto 8 indica: Dependencia Interesada (Funcionario) Para la liquidación del cheque o de la transferencia electrónica, confecciona oficio dirigido al Departamento de Tesorería, al que le anexa la factura comercial original sellada y firmada en Recibido Conforme por el mecánico de la Dirección de Control de Equipo y Maquinaria, la cual además debe ser firmada y sellada por la dependencia interesada, documentos que previamente han sido remitidos para revisión del Ejecutor del Programa, quien da su visto bueno con su forma al trámite. (El subrayado no es del original)
Pág.- 4 Como se puede ver con claridad en el Procedimiento anterior, un requisito actual que debe verificar el Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera para proceder con el pago de la factura por caja chica en el caso de reparaciones de vehículos, es que debe incluirse un documento de Recibido Conforme por el mecánico de la Dirección de Control de Equipo y Maquinaria. Por otra parte, y de acuerdo al cumplimiento a las recomendaciones N 4.7 y 4.8 dirigidas a la Dirección Financiera, del Informe AG-I-36-2013, denominado Manejo del Fondo General de Caja Chica (Departamento de Tesorería Dirección Financiera), y el Módulo de Gestión de Compras por Caja Chica, no se evidencia en los registros de la Auditoría General el cumplimiento a las mismas ni las acciones que a este respecto haya realizado la Dirección Financiera para su debido cumplimiento. De acuerdo con los puntos expuestos en los párrafos anteriores, se recomienda lo siguiente: A LA DIRECCIÓN FINANCIERA 1. Que antes de proceder a la autorización de pagar una factura por caja chica referente a reparaciones de equipo, se proceda a verificar que todos los documentos y formularios que respaldan dicho pago, contengan todas las firmas y nombres de las autorizaciones correspondientes. 2. Que se cumpla con la normativa para todos los casos de reparaciones de equipo liviano pagados por caja chica, en lo que se refiere a la presentación dentro de los documentos que amparan los pagos de este rubro, del avalúo del Taller del MOPT, o en su defecto si aplica, de acuerdo con las excepciones mencionadas. 3. Que se proceda a la verificación antes de realizar la transferencia del pago de reparaciones, del documento escrito y firmado por parte de la Dirección de Control de Equipo y Maquinaria, donde se especifique el Visto Bueno de las reparaciones efectuadas, de acuerdo con lo estipulado en el avalúo o en el documento de RITEVE, según corresponda.
Pág.- 5 4. Mediante circular comunicar a los Ejecutores de Programas, con el fin que estos cumplan con todos los documentos que se requieren para el trámite del pago de reparaciones de equipos livianos por caja chica. 5. Proceder al cumplimiento de las recomendaciones N 7 y N 8 del Informe AG-I-36-2013. 6. Comunicar las acciones al respecto en un plazo de diez días, de conformidad con el inciso b) del artículo 33 de la Ley General de Control Interno. Atentamente, Lic. ANTONIO GUASCH AGUILAR SUBAUDITOR GENERAL Lic. Carlos Segnini Villalobos, Ministro Archivo/Copiador Papeles de Trabajo/J.R.C.S.