Prtal de Facturación Recepción de Facturas
ÍNDICE Descripción general... 3 1.1 Alcance... 3 Descripción Funcinal... 4 2.1 Acces al Prtal... 4 2.1.1 Descripción... 4 2.1.1.1 Identificación cn usuari y cntraseña... 5 2.1.1.2 Identificación errónea... 6 2.1.1.3 Identificación de cntraseña... 6 2.1.1.4 Identificación satisfactria... 8 2.2 Cierre de sesión del Prtal...11 2.2.1 Descripción...11 2.3 Menú...11 2.3.1 Descripción...11 2.3.2 Facturas Recibidas...11 2.3.2.1 Tips de Estad...13 2.3.2.2 Detalle de Factura Recibida...14 2.3.2.3 Accines sbre facturas recibidas...16 2.3.3 Administración...17 2.3.3.1 Preferencias...17 2.3.3.2 Usuaris...18 2.3.3.3 Prveedres...20 Página 2 de 21
DESCRIPCIÓN GENERAL 1.1 Alcance El Prtal de Facturación permite una dble funcinalidad para la Autridad Prtuaria, que es la dispner el Rl para la emisión y recepción de facturas en frmat facturae. El acces al Prtal de Facturación requiere una autenticación previa mediante usuari y cntraseña. Esté mecanisms requieren dar de alta el usuari, pr l que antes de utilizar el prtal se debe slicitar el alta en el mism. Una vez se accede al Prtal de Facturación, el usuari identificad dispne de distints Rles que le permitirán tener acces a distints apartads y a distintas funcinalidades dentr de ls siguientes apartads: Recepción Administración Facturas Recibidas Preferencias Usuaris Prveedres Página 3 de 21
DESCRIPCIÓN FUNCIONAL 2.1 Acces al Prtal 2.1.1 Descripción El usuari pdrá acceder desde el navegadr al Módul de Facturación en el Prtal del Emplead Públic directamente a través de la web de Facturae. Desde el Prtal de las Sede Electrónica, se entrará a este prtal en la pestaña inicial en el área temática Facturación, dnde aparece el enlace al prtal de creación y recepción de facturas. Una vez seleccinada la Opción de Facturación, ns mstrará las pcines del módul de Facturación dnde pdrems acceder a la Dcumentación, Infrmación, Nrmativa de Facturación y la prpia aplicación. Página 4 de 21
Para acceder al Prtal de Facturación se tendrá que realizar a través de la pción Facturación, dnde encntrarems Acces a la Recepción de Facturas. Una vez que seleccinems esta pción ns permitirá tener acces al Prtal de Facturación y a las distintas pcines. En el cas de n realizarse el acces a través del Prtal del Ciudadan de algunas Autridades Prtuarias, se pdrá realizar directamente accediend a la web http://efactura.prtel.es 2.1.1.1 Identificación cn usuari y cntraseña Para acceder al Prtal de Facturación se seleccina la pción Identificación pr usuari y cntraseña se intrduce el usuari y la cntraseña que se haya prprcinad cm respuesta a la slicitud de alta y se pulsará sbre el btón Acceder. La platafrma dispne la pción y psibilidad de permitir al usuari recrdar la cntraseña, haciend llegar a este un códig de seguridad a la cuenta de crre asciada, para que una vez cmprbad dich códig se le devuelva a este usuari la cntraseña. Página 5 de 21
2.1.1.2 Identificación errónea En cas de que la identificación presentada n haya pdid ser validada satisfactriamente se muestra un mensaje de avis al usuari para indicarle esta situación y que aprte uns dats válids. 2.1.1.3 Identificación de cntraseña Si el usuari n recuerda la cntraseña de acces a la platafrma dispne de esta pción que le permitirá recuperarla y para ell una vez seleccinada esta pción le dará acces a la pantalla que se muestra a cntinuación, dnde tendrá que seguir ls pass indicads. Página 6 de 21
L primer que tenems que hacer es indicar el usuari y la cuenta de crre para recuperar la cntraseña. La cuenta de crre tiene que ser la misma que se encuentre cnfigurada en el sistema, prque en el cas de ser errónea distinta ns devlvería el siguiente mensaje que se muestra a cntinuación. Una vez indicad el usuari y la cntraseña de frma crrecta, ns llegará a nuestr crre asciad el mensaje dnde se ns indicará un códig de activación para hacerns llegar la cntraseña de este usuari. Página 7 de 21
Una vez recibid este crre se indicará el códig en el espaci habilitad para recuperar finalmente la cntraseña, que se recibirá vía crre. 2.1.1.4 Identificación satisfactria En cas de que la identificación se haya validad crrectamente el usuari accede al Prtal de Facturación dnde se le mstrará pr defect en la parte superir las distintas accines dispnibles para el usuari. Entre las accines dispnibles para el usuari van a ir variand dependiend del Rl que tenga este. Ls rles que actualmente va a dispner la Autridad Prtuaria en la recepción para la gestión de la perativa de Facturae sn: - Administradr: Dispndrá de las pcines de Administración y Recepción cm se indican a cntinuación: Las prpiedades que tiene este Rl y que se diferencia cn respect al rest de ls Rles sn: Permitir realizar mdificacines sbre las preferencias del usuari. Permite gestinar y dar de alta usuaris para realizar distintas funcines en el prtal de Facturae Permite gestinar la relación de empresas prveedras que tendrán relación cn la Autridad Prtuaria. - Gestión: Dispndrá de la pción de Recepción: Las prpiedades que tiene este Rl sn: Permite la descarga de la factura Permite el cambi del estad de esta (Aceptand Rechazand). - Cnsulta: Dispne la pción de Recepción: Sl tiene habilitad la cnsulta de las facturas, permitiend descargarla. Una vez que accedems al sistema dispnems de la página inicial dnde ns mstrará el Buscadr a través del cual ns permitirá realizar distints filtrs dependiend de la búsqueda que querams realizar, filtrándns el listad de facturas que a cntinuación ns aparece, permitiéndns realizar una búsqueda nrmal avanzada. Página 8 de 21
Una vez que accedems al sistema, en la parte inferir se muestra un listad de las facturas dnde se pdrá rdenar pr cada un de ls camps que aquí se muestra, apareciend las facturas rdenadas pr Fecha de Servici, dentr de las muchas pcines que aquí se muestra pdrems tener la pción de indicar distints valres, dnde ns permitirá visualizar distint vlumen de resultads de las facturas. Una vez accedid al sistema, la pantalla queda dividida en distints apartads: Cabecera: se sitúa la infrmación acerca del usuari autenticad, así cm la psibilidad de terminar la sesión de trabaj. En la parte izquierda superir se muestran las pcines del menú cn las diferentes seccines de las que dispne el usuari en el Prtal de Facturación. En la parte superir central se mstrará un buscadr de cntenid de la sección en la que se sitúe el usuari en cada mment. Página 9 de 21
En la parte inferir central mstrará el listad de las facturas de la sección en la que se sitúe el usuari. Dentr de las pcines que dispnems en el listad de facturas sn las que se indican a cntinuación: Marcar tds/ Desmarcar tds : Dnde se ns permitirá habilitar deshabilitar tdas las facturas para realizar accines cnjuntas sbre estas. Cn esta pción se ns permitirá mstrar el listad de las facturas, indicand un númer de facturas que se mstrará en este. Pr últim, dispndrems de la pción de descargarns el listad de tdas las facturas que dispnems cn ls camps aquí mstrads a través del icn Dentr de las pcines del menú dnde pdrems acceder a las distintas seccines de Recepción dispndrems de ls menús que se muestran a cntinuación. Página 10 de 21
2.2 Cierre de sesión del Prtal 2.2.1 Descripción En cualquier mment, el usuari puede dar pr finalizada su sesión de trabaj cn el Prtal de Facturación, de tal md que la infrmación asciada a dicha sesión se brra y se vuelve a la pantalla de lgin, permitiend el acces desde el mism navegadr a tr al mism usuari. A esta funcinalidad se accede mediante el enlace de la cabecera de Sesión y Cerrar sesión. 2.3 Menú 2.3.1 Descripción El usuari, una vez autenticad puede acceder a diferentes pcines. Dichas pcines se englban en el rl que tenga definid y pdrá acceder a las siguientes seccines, en el cas de la Autridad Prtuaria para la recepción de la facturas recibidas pr sus prveedres, accederá a la sección de Recepción Administración. La sección de Recepción incluye las accines sbre facturas recibidas. La sección de Administración incluye la gestión de preferencias de la empresa, la gestión de usuaris y la gestión de dats de la empresa prveedras. Recepción Administración 2.3.2 Facturas Recibidas El acces se realiza a través de la pción Recepción y Facturas Recibidas, aquí aparecerán el listad cmplet de tdas las facturas emitidas pr ls prveedres a la Autridad Prtuaria. En el listad de facturas recibidas pdrems rdenar ls camps del listad, haciend click en el nmbre del camp. También se incluye para cada factura un icn en frma de lupa para acceder al detalle de la factura. El sentid de rdenación en el primer click es Página 11 de 21
descendente aunque haciend click sbre el nmbre del camp se puede cambiar a sentid ascendente, tal y cm indica la flecha que figura al lad del camp pr el cual se rdena. Desde el listad de facturas recibidas, pdrems seleccinar el Detalle de la factura de cualquiera de las facturas que aparezca, mstrándns la infrmación de la factura, cm a cntinuación se muestra. Dentr del Detalle de la factura, ns permitirá cambiar el estad de la misma a Rechazad Autrizad. Si el estad de la factura es rechazada, se indicaría junt al estad la Razón del mism. Página 12 de 21
Una vez que él usuari ha accedid a visualizar el cntenid de la factura y le se vaya a la pción de adjunts y le marque la pción de descargar el ficher, esta se quedará marcada cm ya descargada, apareciend marcada en el listad de facturas recibidas cn un icn en frma de flecha de clr verde en el camp dnde ns permitirá visualizar el Detalle de la factura, cm a cntinuación se muestra. Desde el listad de facturas recibidas, pdrems seleccinar el Detalle de la factura de cualquiera de las facturas que aparezca, mstrándns la infrmación de cada una de las facturas. 2.3.2.1 Tips de Estad En el listad las facturas recibidas aparecen cn el estad pr defect de Pendiente. Ls psibles estads de una factura sn Pendiente, Pendiente ntificada, Aceptada y Rechazada. Cuand la Autridad Prtuaria cambie el estad de la factura, dich cambi se ve mdificad en el listad de facturas recibidas de la Autridad Prtuaria y en el listad de facturas enviadas pr el prveedr. Página 13 de 21
El listad de Factura Recibidas, dispne de un Buscadr que ns permitirá realizar distints filtrs entre las facturas emitidas. 2.3.2.2 Detalle de Factura Recibida El detalle de la factura ns mstrará tda la infrmación de la factura que hems generad, tant a nivel de cabecera cm a nivel de detalle, cn ls dats del emisr, el receptr, detalles de Pag, Detalles de factura. Página 14 de 21
En la parte inferir del detalle de la Factura ns mstrará un cuadr dnde aparecen recgids un Históric Estad y ls Adjunts. 2.3.2.2.1 Históric de Estads Ns mstrará ls distints estads pr ls que ha id pasand la factura, desde su generación en estad Brradr hasta él estad final, tras la respuesta de la Autridad Prtuaria. 2.3.2.2.2 Adjunts Facturae Aquí se mstrará él ficher de la factura en frmat xsig y ls distints fichers que se han adjuntad a la factura. Sl se admiten fichers en frmat Pdf. Página 15 de 21
Las pcines que dispnems dentr de la pestaña de Adjunts, aparte de pder visualizar ls dcuments, sn el de pder descargar tds ls adjunts, a través de la pción Descargar tds en un ficher cmprimid. Pr tr lad, pdrems descargar ls fichers de frma individual a través del icn en frma de flecha que se encuentra en la parte derecha de cada un de las líneas de ls adjunts. Slamente quedará reflejada cm factura ya descargada cuand la Autridad Prtuaria ha prcedid a descargar el ficher en frmat.xsig. 2.3.2.3 Accines sbre facturas recibidas 2.3.2.3.1 Vlver El btón Vlver regresa al listad de las facturas emitidas desde el que se llegó al detalle. 2.3.2.3.2 Imprimir El btón Imprimir saca una cpia impresa de la factura, frmat Pdf Página 16 de 21
2.3.3 Administración El acces a este módul sl se realizará a través de aquells usuaris que tengan permis de Administración en él mdul crrespndiente de Recepción, permitiend a este dispne de las pcines que se muestran a cntinuación. 2.3.3.1 Preferencias En el módul Preferencias aparecerá la infrmación administrativa del receptr de la factura. Mstrand un dat fij que es el CIF y el rest de camps a nivel infrmativ, siend bligatris tds aquells que tenga un (asterisc). Página 17 de 21
En esta pantalla ns permitirá cnfigurar un listad de cuentas una lista de distribución dnde pder recibir las ntificacines de las facturas de ls errres que se prduzcan en el prces de incrpración de la factura. Para ell dispndrems del camp Añadir Dirección ntificación dnde ns permitirá intrducir la dirección y el tip de ntificación que se vaya a recibir, pudiend diferenciar ls receptres de dichas ntificacines. Una vez asciada una cuenta de crre a un servici de ntificación, ns permitirá eliminar esta relación, seleccinand el cub de basura que aparece al lad de la cuenta de crre, cm se muestra en la imagen que aparece a cntinuación. Teniend que indicar al mens una cuenta de crre de ntificación en ls distints servicis de ntificación. 2.3.3.2 Usuaris En el módul de usuaris se mstrarán tds ls usuaris pertenecientes a esta entidad, dnde se permitirá realizar una gestión de ests, siempre accesible pr el usuari cn rl de Administración. La pantalla de usuaris va a estar dividida en varis apartads que ns va a permitir realizar cnsultas y gestines sbre dichs usuaris, cm se muestra en la imagen que aparece a cntinuación. Página 18 de 21
La ventana que se muestra dispne de un primer apartad dnde dispndrems un Buscadr que ns permitirá realizar una búsqueda de ls usuaris pr distints criteris ya sea tant pr Nmbre de usuari, Nmbre Apellids. El siguiente apartad que se mstrará es el listad de usuaris que están dads de alta para esta empresa, mstrándns la infrmación que aparece de ests, permitiéndns mstrar un númer de usuaris pr pantalla, a través de la pción de pder mstrar dicha lista cn distints valres. En este listad ns permitirá realizar una rdenación de cada una de estas clumnas de usuaris pr rden alfabétic. A nivel de cada una de las líneas de usuaris se ns permitirá dispner la pción de pder editarls a través del icn que se muestra en cada una de las líneas en frma de lápiz. Al seleccinar este icn ns mstrará un literal que indica Edita el element seleccinad. Al final de la pantalla se mstrará la pción Insertar Usuari, permitiéndns dar de alta nuevs usuaris asciads a esta entidad. Página 19 de 21
Tras seleccinar la pción de Insertar Usuari marcar la pción de Editar, ns habilitará la pantalla que se muestra a cntinuación, diferenciándse en que si se ha realizad la edición de este usuari, aparecerá la infrmación que cntiene este, para permitirns interactuar sbre esta, sin embarg, si se inserta el usuari ls camps aparecen en blanc para ser rellenads. Tds ls dats que se indican en el Detalle de usuari sn bligatris. Desde aquí ns permitirá crear el usuari y permitirns que se encuentre n activ, para ell se tendrá que marcar la pción Activ También se pdrá especificar el Rl que va a dispner este usuari, seleccinand un de ls ds que se muestra en este frmulari, tras cumplimentar la infrmación que aquí se necesita, se prcederá a aceptar el frmulari, graband la infrmación que aquí se cumplimenta. 2.3.3.3 Prveedres En el módul de prveedres se prcederá a establecer la relación entre Autridad Prtuaria cn ls prveedres de ls que se van a recibir facturas. En esta ventana ns mstrarán ls prveedres que tenems asciads cn ls prveedres que esta dispnible de establecer la relación. La ventana que aparece a cntinuación ns permitirá establecer la relación cn dichs prveedres, seleccinad de dicha lista a través del btón seleccinar a cada una de las empresas que han slicitad él envió de las facturas. Dispndrems de un buscadr que ns permitirá facilitar la búsqueda de la empresa para ser seleccinada y asciada al Organism Públic. Página 20 de 21
Una vez seleccinad el prveedr para la recepción de las facturas, sl se pdría deshacer esta relación en el cas de n dispner ninguna factura relacinada y slicitand deshabilitarla. Página 21 de 21