PROCEDIMIENTO.0.03.02 borrador Página 1 de 6 Información del Proceso Nombre del proceso Objetivo del proceso Dueño del proceso Comienzo Fin Roles que participan Consideraciones Procesos anteriores Procesos siguientes Sub - Procesos Políticas Indicadores Gestionar de forma efectiva la generación, documentación y formalización de los proyectos asignados de la Unidad de Planificación Estratégica En cualquier momento, a solicitud de la Dirección Nacional Cuando el Gerente del ingresa el proyecto en el sistema Isokey. Dirección Nacional DN Unidad de Planificación Estratégica Oficina de s Gerente de s GP Seguimiento de proyectos Elaborado por: Marcelo Da Costa Porto Revisado por: Paul Galvez Aprobado por: Fernando Wins Fecha: 9/2013 Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma:
PROCEDIMIENTO.0.03.02 borrador Página 2 de 6 Proceso:
PROCEDIMIENTO.0.03.02 borrador Página 3 de 6 Descripción Descripción del Proceso N Actividad Área Unidad Descripción Docs. Sistemas 1 2 3 Inicio del proceso Comité de Mejora Continua Tomar contacto con Gerente del DN CMC CMC El proceso inicia en cualquier momento a solicitud del Director Nacional o de otro responsable, previa autorización del primero, en el marco del funcionamiento del Comité de Mejora Continua. Del CMC surgen tres tipos de proyectos: 1- Iniciativa estratégica. De este proceso surgen Iniciativas Estratégicas y como tales, forman parte de la estrategia de la organización. 2- Otros proyectos aprobados por la Dirección. Son iniciativas o proyectos que surgen de otros procesos. La condición para ser considerados en el pool de proyectos, es la aprobación previa de la Dirección Nacional. 3- s asignados a la. Son proyectos cuya responsabilidad recae sobre la Oficina de s (), Oficina de s que forma parte de la Unidad de Planificación Estratégica. En todos los casos, se debe contar con la aprobación del CMC Se entiende como requisito indispensable previo al diseño e implementación, la designación del Gerente del (en el caso 3, se trata de la Oficina de s) Recibidos los proyectos e iniciativas que surgen de los casos 1 y 2, la Oficina de s se comunica con el responsable designado para gerenciar el proyecto o iniciativa. En la instancia se buscará comunicar: - La importancia e implicancias del rol de Gerente de. - Transmitir nociones básicas de la gestión de proyectos. - Comunicar los procesos y mecanismos vinculados a la gestión de proyectos en la DNA. Plan Estratégico No Aplica No Aplica
PROCEDIMIENTO.0.03.02 borrador Página 4 de 6 El responsable de la proporciona el documento Guía para la Gestión de s, donde se explicitan los conceptos tratados en la etapa anterior. Se entregan a su vez los formatos de los documentos necesarios para crear el nuevo proyecto: - Acta de Constitución - Plan de Trabajo - Listado de interesados Dichos documentos se encuentran ubicados en Intranet La colabora con el Gerente del en la redacción de: - Borrador del Acta de Constitución - Cronograma de trabajo 4 Elaborar documentos del proyecto ; Gerente de En el primer borrador del Acta de Constitución se indican a grandes rasgos los objetivos que se pretende cumplir con la iniciativa. También se determina el periodo de tiempo que insumirá la finalización de la iniciativa y las actividades previstas. La elaboración del Acta de Constitución del proyecto es responsabilidad del Gerente del. En caso que no haya sido designado un Gerente para el se solicita a la Dirección Nacional el nombramiento de uno. El borrador final del Acta de Constitución debe estar redactado y listo para la aprobación de la Dirección Nacional en un plazo no mayor a 15 días desde el día en que fue designado el Gerente del. Formatos: - Guía para GP - Plantillas - Documentos No Aplica Junto al Acta de Constitución se elabora un primer cronograma de trabajo donde se explicitan las actividades y entregables necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Es necesario que los entregables sean medibles y cuenten con una fecha de entrega definida. El cronograma será insumo para poder registrar el proyecto en el IsoKey. El Director Nacional podrá hacer cambios y/o ajustes al alcance del proyecto, estructura o cronograma, los que serán considerados en el Acta de Constitución final
PROCEDIMIENTO.0.03.02 borrador Página 5 de 6 5 Obtener aprobación del Sponsor ; Gerente de La versión final del Acta de Constitución se llevará a la Reunión de Gerentes donde se dará firma del mismo dándose así inicio formal del proyecto. Acta de Constitución No Aplica 6 aprobado DN DN DN Obtenida la firma del Director Nacional (como sponsor), el proyecto se da por aprobado. Acta de Constitución firmada 8 9 10 Registrar proyecto en Isokey Ingresar Planificación del Proceso seguimiento de proyectos La Oficina de s crea en el sistema informático Isokey un usuario para el Gerente del designado. La Oficina de s creará su proyecto en Isokey y cada una de las fases del proyecto. Cumplida la etapa anterior, se cargan los documentos requeridos (documentos elaborados previamente, que estaban pendientes de ser ingresados al sistema): - Acta de Constitución - Cronograma o Plan de Trabajo - Lista de Interesados. Cada uno de los entregables que cuente el proyecto serán ingresados indicando la fecha de fin y la ponderación respecto al total. Cada entregable tiene que estar asociado a una tarea del proyecto. Mientras el proyecto se esté ejecutando, el Gerente de debe ingresar al Isokey para controlar las fechas futuras de realización de los entregables y actualizar las fechas de cumplimiento de cada uno de ellos. Acta de Constitución firmada Versión Final: - Acta de Constitución - Cronograma o Plan de trabajo - Lista de interesados Isokey Isokey IsoKey
PROCEDIMIENTO.0.03.02 borrador Página 6 de 6 Registro de Cambios