Planificación del Monitoreo y Seguimiento en la Gestión de Proyectos II Seminario de Gestión de Proyectos y Calidad Ministerio del Ambiente Lima, 05 de Diciembre de 2013
01 El Problema Los estudios realizados como parte del análisis de la situación inicial, arrojaron cifras que evidenciaban la importancia de tomar acciones concretas. Sólo el 39% de los proyectos son exitosos 43% de proyectos tienen sobrecostos, sobreplazos y menor funcionalidad. 18% de los proyectos se cancelan antes de terminar. Nunca llegan a implementarse. [Standish Group International USA (2013)] 2
01 El Problema De $255 billones, se desperdician $55 billones De cada 100 proyectos, 94 se reinician Los costes de los proyectos suponen el 143% de lo estimado, y el 82% se pasa de plazos En un producto, tan sólo están incluidas el 52%de las funcionalidades requeridas y presentan 15% de defectos 3 Muchas compañías gastan del 30% al 44% de su tiempo y dinero en rehacer el software ya escrito.
01 Causas del Problema 1 2 3 4 5 Escasa participación de los usuarios Requerimientos y especificaciones incompletas Cambios frecuentes en los requerimientos y especificaciones Falta de apoyo de gestión del proyecto Insuficientes conocimientos y experiencia en el campo 6 Falta de recursos 7 8 9 10 Expectativas no realistas Objetivos poco claros Cronogramas irreales Nuevas tecnologías Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. 4
01 La Solución Definir, al inicio del proyecto, como medir el desempeño y las desviaciones. Esta planificación permitirá ejecutar las acciones preventivas y correctivas necesarias Establecer planes de control y seguimiento contribuirá al éxito en nuestros proyectos. 5
01 Monitoreo y control de proyectos Modelo de Gobierno Niveles de Comunicación y Escalamiento Organización del Servicio Monitoreo y control del trabajo del proyecto Control de los riesgos Control integrado de cambios Control de la calidad Validación y control del alcance del proyecto Control de las comunicaciones Control de las líneas base del proyecto Control de adquisiciones 6
01 Monitoreo y control de proyectos Monitoreo y control del trabajo del proyecto Permite que todos los interesados comprendan el estado del proyecto, así como las proyecciones de alcance, costo y tiempo durante el ciclo de vida del proyecto Recopilar, medir e informar el avance del proyecto Identificar y ejecutar las acciones preventivas o correctivas necesarias para mantener el proyecto alineado al plan Analizar las tendencias que permitan implementar mejoras al proceso Identificar nuevos riesgos y monitorear los riesgos existentes 7
01 Monitoreo y control de proyectos Control integrado de cambios Permite reducir el riesgo, al mantener los cambios alineados a los objetivos del proyecto. Analizar y aprobar las solicitudes de cambios. Gestionar los cambios Administrar el control de la configuración entregables y procesos 8
01 Monitoreo y control de proyectos Validación y control del alcance del proyecto Permite dar objetividad al proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de que el entregable final sea aceptado Formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado Pers ona 1 Pers ona 2 Pers Pers ona ona 3 1 9
01 Monitoreo y control de proyectos Control de las líneas base del proyecto: alcance, cronograma y costos Permite mantener las líneas base a lo largo del proyecto, y detectar desviaciones con respecto al plan y establecer acciones correctivas y preventivas para minimizar el riesgo. Monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto Monitorear el estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo Gestionar los cambios a las líneas base 10
01 Monitoreo y control de proyectos Control de los riesgos Permite mejorar la eficiencia de la gestión del proyecto, al optimizar de manera continua las respuestas a los riesgos Implementar planes de respuesta a los riesgos Monitorear los riesgos identificados y riesgos residuales Identificar nuevos riesgos Evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos 11
01 Monitoreo y control de proyectos Control de la calidad Permite identificar las causas de una calidad deficiente e implementar las acciones correctivas necesarias. Validar que los entregables y el trabajo del proyecto cumplen con los requisitos clave para la aceptación final Monitorear y registrar los resultados de las mediciones de calidad Recomendar los cambios necesarios 12
01 Monitoreo y control de proyectos Control de las comunicaciones Permite asegurar un correcto flujo de información entre todos los interesados del proyecto Monitorear y controlar las comunicaciones para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados 13
01 Monitoreo y control de proyectos Control de las adquisiciones Permite garantizar que el desempeño del proveedor satisface los requisitos del contrato. Gestionar las relaciones con los proveedores Monitorear la ejecución de los contratos Controlar y monitorear el trabajo del proyecto, la calidad y los riesgos 14
01 Importancia de la planificación Planificación del proyecto Gerentes/Jefes/Líderes de proyectos Información de Desempeño Gestión de la Comunicación Considerando las actividades de: alcance, cronograma, costos, calidad, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, control de cambios, configuración y mejora de procesos Control y análisis de métricas de avance de proyecto y desviaciones. Hitos cerrados Próximas acciones Recopilación de la información del proyecto. Elaboración, distribución y almacenamiento de los informes del proyecto Planes de Gestión Líneas Base del Proyecto Mediciones de desempeño Desviación en Líneas Base Informes de desempeño Monitoreo y Control de Proyectos 15
02 PMO Oficina de Gestión de Proyectos 16
02 Qué es una PMO? La Oficina de Gestión de Proyectos Es una unidad organizacional cuyo objetivo es centralizar y coordinar la administración de proyectos bajo su dominio [PMBOOK:2004] 17
02 Funciones de una Oficina de Proyectos DEFINIR un proceso de Gestión de Proyectos de los Proyectos APOYAR a los equipos de proyecto en la administración de los mismos. Controlar el Proceso de Desarrollo de manera de generar VISIBILIDAD del estado real de los proyectos Generar información de GESTION BRINDA VISION integral del portafolio del proyecto, mientras el Jefe de Proyecto se enfoca en su proyecto. FACILITA la gestión del Jefe de Proyecto, brindando procesos y técnicas propias de la dirección de proyectos. 18
02 Algunos Números De 450 organizaciones encuestadas por la revista PMO/CIO Magazine, dos tercios tienen PMO s. Incremento de Proyectos Exitosos a 37% el primer año a 62% el segundo año a 65% el quinto año El 50% confesó que la PMO había mejorado el resultado de sus proyectos. Por lo tanto, se puede esperar un incremento de dos tercios en el rendimiento de los proyectos 19
03 Quiénes Somos?
03 Quiénes Somos? tgestiona tiene como objetivo la calidad de sus servicios: Perú España Brasil Mas de 7000 profesionale s y 380 Millones de Euros de facturación anual Generació n de ahorros medios de entre 20 y 55% sobre costos totales Nuestros clientes nos han valorado con una puntuación media de 8.8 sobre 10 en los últimos cinco años. Chile Argentina Posicionamiento en 5 países Fundada en 2001 tgestiona, Telefónica Gestión de Servicios Compartidos S.A.C. es una compañía del Grupo Telefónica que brinda servicios integrales de Business Processes Outsourcing (BPO) 21
03 Quiénes Somos? Generación de Valor G e n e r a c i ó n d e l V a l o r Reducción de Costos Enfoque en el negocio Experiencia Transferencia de riesgos Economías de escala Ahorro Conversión de costos Reducción de inversión Liberación no core Optimización de recursos Flexibilidad Adaptación Mejora continua Especialistas Mejores prácticas Metodologías consolidadas Resolución de problemas Gestión de riesgos Impactos tecnológicos Menor dependencia de recursos internos 22
03 Quiénes Somos? Portafolio de Servicios 5 000,000 asientos contables Contabilidad, Tesorería y Tributos Tecnologías y Sistemas de Negocios +300 aplicaciones y sistemas administrados 450,000 despachados nacionales + 1,500 locales gestionados + 480,000 m2 gestionados Gestión Logística Consultoría y Soluciones de Negocios Facilities Management Gestión Humana Gestión de Seguridad Recaudación y Cobranza 1,000 procesos de selección 310,000 nóminas procesadas 450 locales gestionado s 2 700,000 atenciones 23
03 Quiénes Somos? Nuestras Certificaciones y Alianzas Certificaciones Alianzas 24
03 Quienes somos? Cartera de Clientes Grupo Telefónica Financiero Minería - Petróleo - Industria 25
03 Quienes somos? Cartera de Clientes Servicios Públicos Servicios y Retail Gobierno 26
033 Quienes somos? Nuestros Servicios Soluciones Sistemas de Información Administración de Tecnología de Información Gestión y Gobierno de TI Seguridad de Información Software Factory Gestión y Operación del Centro de Cómputo Consultoría Mejora de Procesos Implantación y Operación del SGSI Consultoría y Soporte SAP Testing de Aplicaciones Administración y Soporte de Plataformas TI Consultoría ITIL Consultoría en ISO 27001 Análisis de Riesgos y Vulnerabilidades PMO y Calidad Habilitación de Centros de Cómputo Consultoría COBIT Seguridad gestionada (SOC) 27
03 El Problema Situación Inicial Ausencia de visión común Proyectos mal planificados Riesgos tardíos No se aprende de las experiencias Incapacidad para administrar el cambio Recursos no disponibles Quejas de clientes Sobrecostos Reprocesos Desmotivación en el personal. Estimaciones poco certeras Evaluación de avance subjetiva Analizados los problemas e identificadas las causas el Móvil de Mejora definido fue el Cumplimiento de Plazos Telefónica Gestión de de Servicios Compartidos Perú S.A.C. S.A.C. 28
03 La Solución Todos estamos de acuerdo en la importancia de tener fuerza laboral motivada y de calidad, pero... Personal SATISFACION DEL CLIENTE Productos Proceso Tecnología...inclusive nuestra mejor gente no puede dar lo mejor de sí cuando el proceso no es entendido o no esta operando de la mejor manera 29
03 Soporte PMO En Gestión de Proyectos Basado en las mejores prácticas internacionales como PMBOK, CMMI, ITIL, adaptadas a las necesidades de los clientes y negocios. Gestión de Recursos Humanos Gestión de la Integración Procesos únicos para la gestión de proyectos Creación de Repositorios comunes. Adquisiciones Alcance Tiempo Calidad Ciclo de vida único para la gestión. Costo Estandarización de cronogramas. Riesgos Comunica ción 30
Desviación de Plazo de Proyectos 01 Números en tgestiona Con el nuevo modelo se evidencia una mejora en el cumplimiento en plazo de los cronogramas de los proyectos 80% Evolución del Móvil de Mejora al 2012 Cumplimiento de Plazo 60% 40% 70% 35% 25% 20% 31% 18% 21% 15% 12% 6% 0% 4% 4% 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Año Objetivos Trazados Desviaciones Reales 31
033 Conclusión El monitoreo y control permite identificar a tiempo las variaciones respecto del plan del proyecto. Considerar actividades de monitoreo y control desde la planificación del proyecto, permite trazar la estrategia y la línea de acción para completarlo con éxito. 32
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