Responsable: Jefe de Comunicaciones y Servicios PÁGINA: 1 de 9 ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Descripción del cambio Fecha 0 Edición inicial 04/07/2016 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 REDACTÓ: REVISÓ: APROBÓ: Mónica Villarruel Rosanee Suwannphoume Gabriel Vázquez FECHA DE IMPRESIÓN: 09/02/2017 (VALIDEZ DE COPIA IMPRESA 24 HS.)
PÁGINA: 2 de 9 AFILIACIONES PROCEDIMIENTO DE A AFILIADOS 1. OBJETIVO Determinar los pasos a seguir para calcular el valor que corresponde abonar al afiliado. 2. ALCANCE Desde que se calcula el monto de la cuota hasta que se envía al afiliado. 3. GENERALIDADES El Consejo Directivo autorizará los cargos por el concepto de atención a la salud, para cada uno de los tipos de afiliados. Se facturará a los beneficiarios en base a los montos establecidos. A tal efecto, se divide a los afiliados en distintos grupos de emisión, para cada uno de ellos, están determinadas tarifas, modalidad de liquidación y vencimientos: Notarios en actividad (1) y Referencistas (8): la cuota se factura en forma adelantada, con dos fechas de vencimiento, el 12 y el 26, o día hábil posterior si coinciden con días no laborables del mes en curso. Empleados del Colegio (2), notarios jubilados (3) y pensionados (4): las cuotas se debitan del sueldo a mes vencido, los días 30 de cada mes. Notarios jubilados (3) que se encuentran con su haber jubilatorio suspendido: el vencimiento de las cuotas opera a mes vencido, los días 30 de cada mes. Empleados del Colegio con licencia por actividad sindical o empleados a los que no se le efectúa el débito en su salario: la cuota se cobra a mes vencido, los días 30 de cada mes. Empleados jubilados (7): la cuota mensual tiene dos vencimientos el 12 y 26 de cada mes o día hábil posterior si caen feriado/sábado o domingo. Inspectores del Juzgado Notarial (5): la cuota tiene dos vencimientos el 12 y 26 de cada mes o día hábil posterior si coinciden con días no laborables 4. DESARROLLO 4.1 Modalidad Se utilizan dos modalidades/formas de pagos efectivo o debito en sueldo: Grupo de pago efectivo: las cuotas de atención a la salud de los afiliados adherentes a cargo del titular, son abonadas en forma mensual por los beneficiarios mediante el pago de Chequeras que son puestas a disposición en el Sitio Web del Colegio, el primer día hábil de cada mes. Grupo débito en sueldos: para el caso de afiliados que perciben sus haberes a través del Colegio (grupos de afiliados con contratos que comienzan con 2, 3 y 4) las cuotas por atención a la salud de los afiliados adherentes se descuentan del haber mensual del afiliado principal, en tanto el cargo al afiliado principal y su grupo familiar primario forman parte del descuento de aporte por salud realizado en la liquidación.
PÁGINA: 3 de 9 Para los casos especiales que no resulte posible el débito en el haber mensual se incluirán en grupos de emisión especiales y deberán efectuar el pago de las cuotas por cualquier medio de pago disponible (A modo de ejemplo Sucursales de Banco Provincia, Bapro Pagos, Home Banking, pago por Cajero Automático). Los grupos de emisión especiales disponibles son: Chequeras en mano: se utiliza para Notarios jubilados (3) que se encuentran con su haber jubilatorio suspendido. Empleados con chequera: se utiliza para casos especiales, aquí se encuentran incluidos empleados del Colegio con licencia por actividad sindical o empleados a los que no se le efectúa el débito en su salario. 4.2 Facturación 4.2.1 Cálculo y carga de ajustes en el sistema La carga de ajustes individuales a los afiliados tiene por objetivo ajustar las cuotas para aquellos afiliados que posean modificaciones en la tarifa, previo a la generación del proceso de facturación. Las tarifas establecidas son las aprobadas por las autoridades, las que difieren para los distintos grupos de afiliados. Las tarifas registradas en el sistema son sin IVA. A los efectos de su liquidación se agrega a los afiliados gravados la alícuota del 10,5%. En el sistema debe verificarse que los valores asignados a cada afiliado se correspondan con las tarifas o porcentajes establecidos para cada caso. Como regla general los escribanos en actividad, los empleados, jubilados y pensionados que cobran sus haberes por medio del colegio tienen tarifa principal, eso significa que los cargos por salud del titular y su grupo familiar primario (cónyuges, convivientes e hijos menores a cargo), quedan cubierto de la siguiente forma: para el caso de notarios en actividad se cubre por el cargo anual, para empleados por débito del 7.5% de su haber bruto y para jubilados y pensionados con el descuento del 6% de su haber bruto. Los hijos mayores y familiares a cargo que pudieren tener (padres a cargo, ex esposo/a) se cobran como adherentes por chequera a parte. Entonces la tarifa principal solo tiene valores actualizados por CE para hijos mayores y padres. Para el titular y grupo familiar la tarifa en el sistema está registrado en cero (0) a fin de no emitir facturación. Para los demás afiliados se ingresaran los valores actualizados. Responsable de actualización de valores- Analista/Administrativo de Atención de la Salud: ingresa los ajustes de tarifas actualizando las condiciones de cálculo y condiciones de cada afiliado, teniendo en cuenta los siguientes casos: Modificación de tarifa por actualización de valores y/o porcentajes de los cargos mensuales aprobados por las autoridades. Modificación de tarifa por actualización de haberes: para el caso de afiliados a los cuales se les descuenta un porcentaje de su haber bruto, verifica si se han aprobado ajustes en las tarifas de afiliación. Estos corresponden en el caso que se realicen modificaciones en los haberes. Los ajustes se efectúan para los siguientes beneficiarios: o Empleados jubilados (7): corresponde la deducción del 15% del haber bruto más IVA, deben cubrir el monto mínimo vigente más IVA 10.5%. o Inspectores del Juzgado Notarial (5): corresponde la deducción del 6% del haber bruto, deben cubrir el monto equivalente a un cargo y medio más IVA 10.5%.
PÁGINA: 4 de 9 o Notarios jubilados (3) con jubilación suspendida (chequeras en mano): es deducido el 6% de la jubilación bruta que hubieran percibido. Sobre la base del monto de haberes actualizado calcula el porcentaje a deducir. Si el monto determinado no alcanza a cubrir la tarifa determinada, descuenta la tarifa mínima. Caso contrario, asigna la tarifa específica a cada afiliado. Afiliación transitoria: para el caso de afiliados que han modificado su condición, y que la normativa vigente otorga la posibilidad de ser afiliados transitorios con tarifa específica, se modifica la misma por el período establecido. Aportes insuficientes: en el sector Estado de Cuentas Previsional dependiente de la división jubilaciones prestamos y turismo se controla, junto a la cuenta aportes, el cargo mínimo a cubrir para la utilización de la Obra Social. El Escribano titular con sus aportes mensuales tiene que cubrir un cargo mínimo para la utilización de la Obra Social para él y su grupo familiar primario. El control de la cobertura del cargo, se efectúa una vez al año. Si no se ha alcanzado a cubrir el cargo, se factura la diferencia y se emite una chequera para el pago de monto correspondiente. Una vez determinados los ajustes que corresponden en cada uno de los casos, ingresa al sistema y modifica la tarifa. Para ello, en el sistema de afiliados, genera una solicitud de modificación de tarifa con los ajustes débitos y créditos, carga el período al cual corresponde ingresar la modificación y completa los conceptos correspondientes a cuota e IVA. 4.2.2 Verificación de condiciones de los afiliados La verificación de afiliados permite analizar la situación de los afiliados y, en los casos que corresponda, dar de baja a un beneficiario por falta de cumplimiento de las condiciones para mantenerse en el sistema. El sistema, mediante la opción Verifica, muestra los afiliados que dentro del mes posterior a la facturación se hallaran en alguna de las siguientes situaciones: 1. Hijos que empiezan con número de contrato 1, 3, 4 y 5 y que cumplen 30 años. 2. Hijos de contratos números 2, 7 y 9 que cumplan 27 años, a excepción de hijos de Notarios que sean empleados del Colegio, a los cuales se los considerará dentro del grupo anterior. 3. Afiliados con faltantes en la presentación de certificados. 4. Afiliados suspendidos o con licencia, a quienes oportunamente se les haya asignado la condición de afiliación transitoria (tarifa L), habiendo superado el plazo de un año con ese tipo de tarifa. 5. Afiliados con prórroga por jubilación o pensión en trámite. Analista/Administrativo de Atención de la Salud: Antes de proceder a realizar la facturación masiva correspondiente, ingresa a la solapa Verifica ingresa un período posterior al de la facturación y corrobora si existen hijos o nietos mayores de Escribanos que alcanzarán los 30 años de edad o hijos mayores de empleados, jubilados o en actividad, que alcanzarán los 27 años de edad. Si se presentan estos casos, inicia el Procedimiento de baja de afiliados, consignando como fecha de baja la del día de cumpleaños. 4.2.3 Facturación a afiliados adherentes-generación de chequeras
PÁGINA: 5 de 9 El proceso de facturación se realiza mensualmente, en forma masiva o individual, al momento del alta del afiliado, según corresponda. A. FACTURACIÓN MASIVA La facturación masiva debe realizarse respetando los pasos que se detallan prefacturación, facturación, generación de comprobantes e impresión. Pre-facturación por grupo Analista/Administrativo de Atención de la Salud: controla condición de afiliados, tarifas e IVA asociados. Ingresa al menú Pre-facturación, selecciona el grupo que corresponda realizar la prefacturación. El sistema trae por defecto el período a facturar para el grupo elegido y procesa la información. Facturación por grupo Analista/Administrativo de Atención de la Salud: ingresa al menú de facturación, selecciona el grupo que corresponda realizar la facturación, selecciona el punto de venta que corresponde a los afiliados adherentes (0300). El sistema trae por defecto el período a facturar para el grupo elegido y procesa la información. Generación de comprobantes por grupo Analista/Administrativo de Atención de la Salud: ingresa al menú, selecciona el grupo de emisión y por defecto el sistema trae el período correspondiente, presiona botón aceptar y se generan los comprobantes para el período Impresión de comprobantes Analista/Administrativo de Atención de la Salud: ordena por importe y anula los créditos que origina el sistema. Controla que los montos facturados se correspondan con lo dispuesto para cada tipo de afiliado (ajustes, tarifas e IVA). Si existen errores en los montos, los corrige en forma manual. División en grupos Afiliados adherentes del grupo 1-Notarios en actividad-(hijos mayores, padres, nietos, Escribanos con licencia o suspensión): pone a disposición las chequeras en el Sitio Web (el primer día hábil del mes que corresponda la cuota) y automáticamente, el sistema envía un e-mail al afiliado informando que las mismas se encuentran disponibles para su pago. Adherentes de los tipos 2, 3 y 4 (hijos mayores de empleados, hijos mayores de Jubilados y pensionados, padres o ex esposas a cargo): envía a liquidación de haberes el archivo txt para q se hagan los descuentos pertinentes Los débitos al sueldo, se exportan el día 15 de cada mes, dando inicio al Procedimiento de exportación de débitos a liquidación de haberes. Envía al Sector Liquidación de Tesorería los comprobantes de la cuota mensual de afiliados adherentes, correspondientes al descuento de la cuota de afiliación, para ser adjuntados al recibo de haberes del afiliado. Para los empleados jubilados que poseen usuario y contraseña para acceder a la Web del Colegio, se pone a disposición las chequeras (el primer día hábil del mes que corresponda la cuota) y a los empleados de la UNA, se envía las chequeras por correo electrónico a la Delegación y al e-mail particular del afiliado, en caso de que haya informado una cuenta. En casos excepcionales y a pedido del afiliado, se enviará por correo postal. B. FACTURACIÓN INDIVIDUAL
PÁGINA: 6 de 9 Al momento del alta de un nuevo afiliado adherente, afiliación transitoria o modificación en el parentesco de hijo a hijo mayor se efectúa la facturación en forma individual. Administrativo de Afiliaciones: genera una chequera de pago por cada afiliado adherente. Para ello ingresa al menú Facturación por afiliado, detalla en número de afiliado y el sistema trae por defecto el grupo familiar al cual pertenece. Carga el período a partir del cual aplica la facturación, detallando además el tipo de comprobante que se emitirá (RS) y el punto de venta que corresponde a los afiliados adherentes (0300). El sistema detalla el grupo de vencimiento que corresponde al afiliado titular. Da aceptación y controla que los montos facturados se correspondan con lo dispuesto para cada tipo de afiliado. Si existen errores en los montos los corrige en forma manual. Si la fecha de vencimiento del comprobante que trae por defecto el sistema es anterior al momento que el afiliado tendrá disponible el comprobante para su pago, ingresa al sistema, al menú Prórroga vencimiento y modifica manualmente la misma y da aceptación. Ingresa al menú Comprobantes no impresos e imprime en PDF la chequera de afiliados adherentes 1. Para el caso de afiliados adherentes derivados de Notarios (hijos mayores y nietos) Los comprobantes quedan disponible en el Sitio Web del Colegio (el 1er día hábil al que corresponde la cuota) y el sistema envía un e-mail al afiliado informando que ya se encuentran disponibles para su pago. Para el caso de afiliados adherentes derivados de los beneficiarios principales que perciben su haber a través del Colegio, los comprobantes generados quedan disponibles para realizar el débito en sueldo. EMISIÓN DE FACTURA CON CONTROL FISCAL APROBADO POR LA AFIP-Gravados con IVA De acuerdo a la normativa vigente son afiliados gravados en IVA los siguientes: Jueces e Inspectores del Juzgado Notarial (Activos y jubilados); Empleados Jubilados; Referencista Jubilado; Padres y madres a cargo. A través del sistema Interfaz Salud gestión Publicación de Comprobantes en la Web se realizan las operaciones contables, la publicación de los comprobantes en la Web y el registro de la facturación con IVA en el sistema América. Luego procede, a través de la gestión AUTORIZACION DE COMPROBANTES - AFIP FE del sistema Interfaz Salud, a emitir la facturación electrónica (01/04/2016) por las cuotas correspondiente a los afiliados gravados. La factura queda disponible en la web del colegio para la descarga por parte del afiliado. 4.3 Contabilización de la deuda y cobranza de los cargos por atención de la salud A través del sistema de cobranzas se procesaran todos los pagos de adherentes realizados mediante comprobante de pago. El Sector Liquidación de Haberes informará los débitos efectuados a los empleados, jubilados y pensionados. Los pagos del cargo de salud de los Notarios y su grupo familiar primario serán controlados conjuntamente con la cuenta aportes. 1 Ver Anexo V. Instructivo para la generación de Chequera para Afiliados Adherentes.
PÁGINA: 7 de 9 4.3.1 Alta de deuda contable. Afiliados adherentes. El alta de la deuda, contablemente, se hace el mismo día que se procesan los comprobantes para su publicación en la web del colegio, el 1er día hábil de cada mes. 4.3.2 Baja de deuda contable. Afiliados adherentes. La deuda se cancelará al momento de registrar los pagos. Al momento de registrar en el sistema AFILMED la baja de un comprobante se debe efectuar el proceso con el aplicativo Interfaz de Salud. Automáticamente genera la registración contable correspondiente. Si el comprobante dado de baja contenía IVA realiza la Nota de Crédito. En este caso debe procesarse para la emisión del comprobante electrónico correspondiente. 4.4 Exportación de débitos a liquidación de haberes Desde que se genera la facturación a los Afiliados Adherentes hasta que se envían los archivos al Sector Liquidación de Haberes para que realicen los descuentos en sus haberes. Determinar los pasos a seguir para exportar la información de facturación a Liquidación de Haberes para que se realicen los débitos correspondientes. 4.4.1 Generación de archivo de exportación. Analista/Administrativo de Atención de la Salud: ingresa a la gestión en el sistema Afimed Ingresa la fecha a exportar (período) y exporta archivo en formato txt. Agrega en forma manual a dicho archivo las facturaciones de retroactivos. Consigna número de comprobante, afiliado, monto y período. 4.4.2 Control e impresión de comprobantes. Analista/Administrativo de Atención de la Salud: ingresa a la opción en el sistema de Facturación por período y sucursal (empleados, pensionados y jubilados). Obtiene un listado de todos los comprobantes por los que va a realizar el débito y exporta a un archivo Excel. Cruza los datos entre los exportados del sistema (número de afiliado, monto y número de comprobante) y los existentes en una planilla interna cargada en Excel. Si detecta diferencias, corrige el archivo en formato txt. Imprime los comprobantes y controla que se encuentren incluidos en el archivo. Envía el archivo en formato txt y la planilla al Sector Liquidación de haberes, los comprobantes y la planilla al Sector Tesorería y la planillas al Sector Contable. 4.4.3 Archivo Analista/Administrativo de Atención de la Salud: archiva copia de la documentación enviada a las Divisiones Tesorería y Contabilidad. 4.5 Control de pagos dobles Determinar los pasos a seguir para aplicar los pagos dobles a otro concepto o generar la devolución al afiliado. Desde que se toma conocimiento del pago doble hasta que se aplica el mismo a otro concepto o se notifica al afiliado para que envíe una nota solicitando la devolución de la suma abonada en demasía.
PÁGINA: 8 de 9 Cuando existe un pago duplicado el sistema de cobranzas informa dicha situación. Deja pendiente de registro la aplicación de la cuota a la cobranza cuando detecta que para un comprobante se ha registrado el pago con anterioridad. Analista/Administrativo de Atención de la Salud: recibe un correo electrónico indicando que existe un pago duplicado de Salud por parte del sector que procesa las cobranzas (Inspecciones). Verifica en el sistema de cobranzas e imprime el detalle. Ingresa a Afimed, a la cuenta corriente y analiza si puede utilizar el mismo para ser aplicado a otro comprobante impago. Esto debe hacerse por igual monto. En este caso, realiza el ingreso manual de la cobranza e informa por e-mail al Sector Desarrollo de la Dirección de Informática a fin de que proceda a realizar el arreglo en el sistema de datos y asentar la aplicación de los fondos. Si no posee una cuota para aplicar el pago realizado, notifica al Escribano para que envíe una nota solicitando la devolución de la suma abonada en demasía. Registra en el sistema un ajuste de crédito por el monto e informa al Sector Desarrollo de la Dirección de Informática el número de comprobante con el que debe registrarse ese saldo a favor del afiliado. Cuando el Escribano envía la solicitud de la devolución del pago duplicado, realiza un memo interno a la Dirección de Finanzas con firma del Director de la Caja a la Salud y del Jefe de la División Atención, solicitando que se realice la correspondiente Orden de pago y devolución del dinero al afiliado. Cuando efectivamente se hace el memo de devolución, hay que generar un comprobante de débito por el mismo monto del crédito generado anteriormente, cuyo concepto es Devolución Pago cuota duplicado Luego, hacer aplicación manual entre los dos comprobantes generados en los dos puntos anteriores para que no quede en el sistema saldo a favor del afiliado (menú: Cta. Cte., aplicación manual, solapa sin aplicar seleccionar los comprobantes, presionar calcular y luego aceptar ). Archiva copia del memo enviado en el legajo de cada afiliado. 5. RESPONSABILIDADES Comunicaciones y Servicios- Analista/Administrativo de Atención de la Salud - Controla la situación de los afiliados. - Genera facturación. - Realiza el reclamo mediante nota o carta documento según corresponda. Comunicaciones y Servicios- Jefe - Controla la correcta facturación Secretario de Asuntos previsionales - Firma las notificaciones Dirección Caja Seguridad Social- Director/ Operador - Firma los memos internos
PÁGINA: 9 de 9 6. REFERENCIAS NORMATIVAS - Ley 6.983, Texto Actualizado con las modificaciones introducidas por las Leyes 12.172, 12.940/02 y 13.918/08; - Resolución Nº 404/09 de Consejo Directivo. Cargo de salud, descuento cuando es pensión compartida; - Resolución Nº 477 de Consejo Directivo; - Resolución 279/05 del Consejo Directivo. Obligación de informar la modificación en el haber mensual percibido. - Resoluciones del Comité Ejecutivo, Consejo Directivo y demás normativa vigente. 7. REGISTROS REGISTRO SOPORTE ACCESO Sistema Infomedical- Módulo Prestaci Aplicativo informático Usuarios con clave y contraseña LUGAR ARCHIVO Servidor TIEMPO RET. 8. ANEXOS N/A