SISTEMA DE GESTIÓN ORIENTADO A LA MEDICIÓN Y CONTROL DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE ANTIOQUIA JUAN DAVID DÍAZ URIBE Administración de Empresas Facultad de Ciencias Económicas Universidad de Antioquia Practicante de Excelencia, Dirección de Gestión Documental Juan.diazu@udea.edu.co RESUMEN: En este relato se apreciará información relevante del diseño, desarrollo, resultados y logros del proyecto de práctica Sistema de gestión orientado a la medición y control de los procedimientos del Archivo Histórico de Antioquia, que fue desarrollado en la Dirección de Gestión Documental de la Gobernación de Antioquia, durante el segundo semestre del año 2015. Proyecto que atiende a la necesidad de dar aplicación a una importante fase del proceso administrativo como es la verificación y el control, además de contribuir con el programa de modernización de la gestión documental, adscrito en el plan de desarrollo 2012-2015 de la Gobernación de Antioquia. Para lo cual, se propuso la herramienta de gestión Balanced Scorecard o cuadro de mando integral, sistema de gestión que permite trasladar la estrategia y la misión de una empresa en objetivos y medidas tangibles (Kaplan, Norton, 1996, p.10).
El diseño de este sistema de gestión inicia con la realización de un diagnóstico y revisión del planteamiento estratégico de la entidad, continuando con la definición de las perspectivas de cuadro de mando integral y sus respectivos objetivos plasmados en un mapa estratégico y finaliza con la matriz tablero de comando donde se encuentran ubicadas las diferentes perspectivas con los indicadores a través de los cuales se realizará la medición del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos. PALABRAS CLAVES. Archivo Histórico de Antioquia, sistema de gestión, balanced scorecard, indicadores de gestión, patrimonio documental. Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente (Ley N 594, 2000). Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para el logro de dichos objetivos (ISO 9000, 2005, p.9). Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral: El Balance scorecard es una herramienta de gestión que permite trasladar la estrategia y la misión de una empresa en objetivos y medidas tangibles (Kaplan, Norton, 1996, p.10). Indicadores de Gestión: Los indicadores de gestión son herramientas básicas del seguimiento y evaluación de cualquier iniciativa. Su función principal es valorar el avance integral de los procesos, para garantizar el cumplimiento de los objetivos planeados en los tiempos, costos y plazos determinados (Garzón, 2014, p.9). Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros (Ley N 594, 2000). Introducción. En palabras de (Leeuw, 1996, p.92) la actual gestión pública enfatiza en la aplicación de los conceptos de economía, eficiencia y eficacia en la organización gubernamental, así como en los instrumentos políticos y sus programas, esforzándose por alcanzar la calidad total en la prestación de los servicios.
De esta nueva visión de las entidades públicas parte la relevancia de este trabajo, el cual abarca el diseño de un sistema de gestión que permita realizar evaluación y control a los procedimientos desarrollados en el Archivo Histórico de Antioquia, apuntándole al desarrollo del programa modernización de la gestión documental, que se encuentra adscrito a la línea estratégica 1. Antioquia legal, de la gobernación departamental. Alcance. Logros e impactos obtenidos. En el desarrollo del proyecto de práctica se obtuvieron logros importantes, inicialmente acorde a los resultados de la fase de diagnóstico se evidenció que el planteamiento estratégico del Archivo Histórico de Antioquia se encontraba desactualizado y era desconocido por la mayoría de los funcionarios de la entidad, razón por la cual, de manera conjunta con el equipo base de la Dirección de Gestión Documental se realizó la actualización de la plataforma estratégica. El objetivo principal de este proyecto era diseñar un sistema de gestión para el Archivo Histórico de Antioquia durante el segundo semestre del año 2015, que permita realizar evaluación y control a los procedimientos de esta entidad, para determinar su efectividad y alineación con el proceso de Gestión documental. Para lo cual se propuso un sistema de gestión de balanced scorecard o cuadro de mando integral, a través del cual se pueda evaluar y controlar el grado de cumplimiento de los objetivos del Archivo Histórico de Antioquia, y su alineación con el proceso de gestión documental. Posteriormente se documentaron los procedimientos visitas guiadas y reprografía de documentos, buscando garantizar la gestión, protección y transferencia del conocimiento. Finalmente, y como principal logro se destaca el diseño del sistema de gestión de cuadro de mando integral, el cual incluye un mapa estratégico con los objetivos para cada perspectiva (Usuario, procesos internos, aprendizaje y crecimiento, y financiera), y la matriz tablero de comando, con los indicadores que medirán el grado de cumplimiento de cada objetivo.
Como instrumentos para la aplicación del cuadro de mando integral, se diseñaron dos encuestas para medir la satisfacción de la ciudadanía, una orientada al servicio de vistas guiadas y otra encuesta para medir la percepción general de los servicios ofrecidos por El Archivo Histórico de Antioquia. Figura 1. Mapa Estratégico. Fuente: Elaboración propia
Figura 2. Matriz Tablero de Comando. Fuente: Elaboración propia De otro lado, en el desarrollo de las actividades de apoyo en la Dirección de Gestión Documental, se apoyó en la actualización de la caracterización del proceso, se realizaron mejoras en los formatos para la medición de los indicadores de gestión y se diseñó una plantilla en google drive para el reporte semanal de la cantidad de documentos radicados entregados, lo que facilita el reporte y seguimiento al indicador
de oportunidad en la entrega de correspondencia recibida. Métodos y prácticas implementados. El desarrollo de este proyecto se basó en el método de investigación descriptivo, debido a que permite llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Dicha información nos brindara un amplio conocimiento de los procesos misionales y estratégicos, además de una visión holística de la estructura de la organización, lo que es fundamental para la implementación del Balance Scorecard en el Archivo Histórico de Antioquia. Se realizó un diagnóstico de los lineamientos estratégicos del Archivo Histórico de Antioquia, el cual se desarrolló de manera conjunta con el grupo primario, a través de un blog. https://archivohistoricodeantioquia.wordpress.com/ En esta fase de revisión y actualización de los lineamientos estratégicos, se tomó como base los resultados del diagnóstico, para ajustar y actualizar la información estratégica con el apoyo de los colaboradores y la dirección de la entidad. Con la información estratégica actualizada, se procedió a establecer las perspectivas del cuadro de mando integral acordes a la estructura de la entidad. Además se realizó una revisión bibliográfica con el fin de adentrarnos en el tema que enmarca el objetivo de la práctica, y así poder establecer las bases referenciales que le dan soporte al proyecto. Y con base en lo planteado por (Niven, 2003), se abordó el paso a paso propuesto para la implementación de Cuadro de Mando Integral, por lo tanto: Se diseñó un mapa estratégico, en el que se establecen objetivos con su relación causa - efecto para cada perspectiva del cuadro de mando. Construcción de la plataforma del Cuadro de Mando Integral, en esta fase y de acuerdo a los objetivos del mapa estratégico, se construyeron los indicadores pertinentes para cada perspectiva, los cuales incluyen medición, objetivo, responsable, periodicidad, etc.
Se finaliza con la socialización del sistema de gestión ante los colaboradores de la entidad. Conclusiones generales. decisiones asertivas a tiempo, El tablero de comando del cuadro de mando proporciona información del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos a la dirección, para con base a esta información se establezcan estrategias y se tomen decisiones. El sistema de gestión de cuadro de mando integral, es una importante herramienta de gestión que permite al proceso de gestión documental y al Archivo Histórico de Antioquia, tener una visión global desde cuatro perspectivas (ciudadanía, procesos internos, aprendizaje y crecimiento, financiera) las cuales a través de una relación causa efecto permiten enfocar las estrategias hacia el cumplimiento de los objetivos y el desarrollo de la misión y la visión. El cuadro de mando integral contribuye al mejoramiento continuo, desarrollo y sostenibilidad de la entidad, trasladando el planteamiento estratégico en acciones y medidas tangibles, las cuales brindan información del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos, dando insumos importantes que apoyan el proceso de toma de decisiones. De igual forma que el tablero de control de un avión suministra información al piloto de las condiciones de vuelo, para que este tome Propuesta de mejoramiento. Para la efectiva implementación del cuadro de mando integral, es indispensable un alto compromiso de la dirección, para monitorear el desempeño de los indicadores, comunicar ante los funcionarios el cumplimiento de los objetivos e implementar las medidas de mejora. Alto compromiso y motivación de los funcionarios para implementar las medidas de control, y exponer propuestas que contribuyan al mejoramiento continuo. Es necesario que todos los funcionarios tengan claridad acerca del planteamiento y los objetivos estratégicos de la entidad, para que así de manera conjunta se trabaje en el cumplimiento de lo establecido en la misión y la visión.
Mejorar constantemente la comunicación entre los mismos funcionarios, y con la dirección. Realizar una mayor difusión del Archivo Histórico de Antioquia y sus servicios, a través de herramientas como la página web, para dar a conocer a la ciudadanía la importancia que tiene la entidad para el departamento y el país, y así poder impactar a una mayor población. Capacitar a los funcionarios en temas estratégicos para el proceso, como utilización de las nuevas tecnologías, atención a la ciudadanía. [2] Kaplan, Robert & Norton, David. (2001) Como Utilizar el Cuadro de Mando Integral para implantar y gestionar su estrategia. Ediciones Gestión 2000, SA.(1era. Ed.). Barcelona, España. [3] Machado, A. M. (1999). La gestión de calidad total en la administración pública. Ediciones Díaz de Santos. [4] Niven, P. (2003). El cuadro de Mando Integral paso a paso. Barcelona, España: Ediciones Gestión 2000. [5] Porter, M. (2008). Qué es la estrategia? Harvard Business School Publishing Corpotation. [6] Mallar, M. (2010) Process management: an effective management approach: visión de futuro Gestionar el conocimiento, a través de la documentación de procedimientos y actividades, que propicien la trasferencia y protección del conocimiento. Crear estrategias para acercarse más al público objetivo (colegios, centros de educación superior, programas de interés cultural, etc.). REFERENCIAS [1] Kaplan, Robert & Norton, David (1996), The Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action, Estados Unidos, Harvard Business Press. [7] Saghaei, A. Ghasemi, R. (2009).Using Structural Equation Modeling in Causal Relationship Design for Balanced-Scorecards' Strategic Map, International Journal of Social, Behavioral, Educational, Economic and Management Engineering Vol: 3, No: 1. [8] Zaratiegui, J. (1999) La gestión por procesos: su papel e importancia en la empresa; Economía industrial. [1] APELLIDO, NOMBRE AUTOR. Título de la referencia. Ciudad de edición: Editorial, año. (Descripción: Times New Roman, Normal, justificado, 11).