LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS VICEPRESIDENCIA JURIDICA Y DE INDEMNIZACIONES GERENCIA DE INDEMNIZACIONES PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN ABIERTA No. 12-2013 CONTRATACION SERVICIOS PROFESIONALES PARA PERITACION ESPECIALIZADA DAÑOS AUTOMOTORES BOGOTÁ, D.C. JULIO DE 2013
CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES 1. OBJETO LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS, requiere contratar una persona jurídica que preste sus servicios profesionales de peritaje especializado de daños que sufran y/o causen los vehículos que conforman el parque automotor asegurado por La Previsora y que afecten las pólizas expedidas bajo el ramo de automóviles (incluye todos los amparos). 1.1. Alcance del Objeto: 1.1.1. El servicio se prestará en las ciudades que se enuncian a continuación, las cuales incluyen la totalidad del casco urbano y las respectivas zonas de influencia esto es, 40 kilómetros a la redonda. CIUDADES Bogotá Bucaramanga Cúcuta Ibague Neiva Tunja Villavicencio Arauca Florencia Yopal Pereira Pasto Manizales Popayan CIUDADES San Andres Medellin Barranquilla Cartagena Santa Marta Valledupar Riohacha Sincelejo Quibdo Monteria Cali Armenia Buenaventura Mocoa 1.1.2 Se entenderá que hacen parte de la ciudad de Bogotá los siguientes municipios: Soacha, Chía, Cajicá, Funza, Mosquera, Madrid, Siberia, Facatativá, Tabio, Tenjo, Cota, Sopó y su respectiva red de talleres autorizados. 1.1.3 Se deberá entender que hacen parte de la ciudad de Medellín los siguientes municipios: Itagüí, Bello, Envigado, Rionegro y su respectiva red de talleres autorizados. 1.1.4 Se deberá entender que hacen parte de la ciudad de Cali los siguientes municipios: Buenaventura, Tuluá, Palmira, Santander de Quilichao, Dagua, Buga y su respectiva red de talleres autorizados.
1.1.5 Se deberá entender que hacen parte de la ciudad de Tunja los siguientes municipios: Duitama y Sogamoso y su respectiva red de talleres autorizados. 1.1.6 Se deberá entender que hacen parte de la ciudad de Pereira los municipios de: Cartago (Valle) y La Unión (Valle) y su respectiva red de talleres autorizados. 1.1.7 Se deberá entender que hacen parte de la ciudad de Bucaramanga los municipios de: Girón y San Gil. 1.1.8 Se deberá entender que hacen parte de la ciudad de Popayán los municipios de: Caloto Timbio. 1.1.9 En los sitios que designe La Previsora, fuera de la red de talleres. 1.1.10 En los sitios que designe La Previsora fuera del perímetro urbano. Para peritajes requeridos fuera de la red de talleres y del perímetro urbano de las ciudades y las áreas detalladas, aplicarán las mismas tarifas ofrecidas en la propuesta económica. LA PREVISORA reembolsará los gastos de transporte, para los casos que se encuentren fuera del perímetro urbano, previa presentación de los respectivos soportes. 1.2 LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN. El proceso se abrirá el 23 de Julio de 2013, en la Gerencia Jurídica de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No. 9-07 Piso 4º, de Bogotá D.C. y se cerrará el 30 de Julio de 2013 en la Sala de Juntas del primer piso de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No. 9-07 de Bogotá D.C. 1.3 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD La fuente de financiación para la ejecución del proyecto corresponde a recursos propios de LA Previsora y el presupuesto estimado para este contrato es la suma de OCHO MIL MILLONES CIENTO NOVENTA Y OCHO MIL CUATROCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL CON OCHOCIENTOS SESENTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($ 8.198.475.869) Incluido IVA. Para cumplir el compromiso que se adquiera, se cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 201300247 del 17 de Junio del 2013 expedida por la Gerencia de Planeación Financiera de la compañía, el cual cuenta con la correspondiente aprobación de vigencias futuras.
Esta cifra cuenta con la respectiva aprobación de vigencias futuras de acuerdo con el acta número 1016 del 24 de Mayo del 2013 de Junta Directiva. La propuesta que exceda el presupuesto oficial será rechazada. 1.4 FORMA DE PAGO DEL CONTRATO Los pagos se harán bajo la modalidad de mensualidades vencidas, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente: El valor ofertado para las peritaciones cerradas durante el mes facturado, deberán ser discriminadas de acuerdo a lo siguiente: Para las peritaciones realizadas por peritos exclusivos, el pago se hará de acuerdo con el valor propuesto en la oferta económica (Hasta 65 peritaciones). Por las peritaciones que excedan las mínimas requeridas por perito exclusivo, serán pagadas por el mismo valor de las peritaciones realizadas por los peritos compartidos. Para las peritaciones realizadas por los peritos compartidos, será el valor propuesto en la oferta económica por cada tipo de vehículo. Para aquellos siniestros a los que se haya solicitado peritaje y que La Previsora haya optado por no autorizar su reparación (ejemplo: siniestros objetados, desistidos, falta de cobertura etc.), la facturación corresponderá al cincuenta por ciento (50%) de la tarifa ofertada. La factura deberá presentarse dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes y estar acompañada de la relación de siniestros que se haya peritado y terminado su proceso de reparación (peritación cerrada) y el informe escrito sobre la peritación y la certificación de cumplimiento emitida por quien ejerza la supervisión del contrato. Igualmente se deberá aportar la certificación de cumplimiento de los pagos a seguridad social en salud, pensiones y ARL al igual que los parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA) de sus funcionarios durante el mes facturado, expedido por el Revisor Fiscal, si la firma está obligada a tenerlo o en su defecto por el Representante Legal de la misma. Las facturas de venta se pagarán dentro de un plazo máximo de treinta (30) días siguientes a su presentación. Si la factura no es acompañada con los documentos e informes solicitados, el término mencionado no empezará a contarse hasta tanto se aporten. Dicha demora
no generará al proponente el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna. 1.5 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución de contrato será detallado así: PERIODO DE TRANSICION PERIODO EJECUCION DEL CONTRATO DESDE LA FIRMA DEL CONTRATO Y HASTA MAXIMO EL 30 DE AGOSTO DEL 2013 DESDE EL 1 DE SEPTIEMBRE DEL 2013 Y HASTA EL 01 DE SEPTIEMBRE DE 2016* *E l periodo de transición no tendrá erogación en favor del contratista. *El periodo de ejecución será a partir de la aprobación de las garantías, plazo dentro del cual habrá lugar al pago de acuerdo con el numeral 1.4 forma de pago. **Si llegare a quedar la firma que actualmente realiza las actividades de peritaje no habrá lugar a periodo de transición a menos que se cambie la herramienta tecnológica, sin embargo el periodo de ejecución será a partir del 1 de septiembre de 2013 El contrato tendrá un incremento anual del IPC de los últimos doce (12) meses de ejecución. Para efectos de la propuesta económica deberán promediar el IPC en máximo el cuatro por ciento (4%), de ser inferior su incremento se ajustará hasta el porcentaje decretado y de superarlo solo se incrementará hasta el cuatro por ciento (4%). 1.6 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE El presente proceso se rige por el derecho privado por disposición expresa de los artículos 14 y 15 de la Ley 1150 de 2007. Al proceso se le aplicarán conforme a lo expuesto, las normas civil y comercial que le sean pertinentes. Y la circular básica de contratación No. CIR-293-2013 1.7 CONVOCATORIA VEEDURÍAS CIUDADANAS LA PREVISORA S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual y post-contractual que LA PREVISORA S.A. adelanta, cuando a ello haya lugar.
1.8 PUBLICIDAD CONSULTA LA PREVISORA S.A. realizará la publicidad del pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso, desde el 23 de Julio de 2013, fecha desde la cual podrán consultarse en la página de Internet: http://www.previsora.gov.co. Si LA PREVISORA S.A., estima conveniente efectuar aclaraciones con base en las consultas que se le formulen o se requiere insertar modificaciones al pliego con base en las solicitudes de los posibles oferentes, previa evaluación de las mismas, que en todo caso permitan garantizar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, lo hará mediante ADENDAS suscritas por la Vicepresidencia Administrativa y Financiera de LA PREVISORA S.A. 1.9 RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES Y/O ACLARACIONES LA PREVISORA S.A., recibirá las preguntas sobre aclaraciones a los siguientes correos electrónicos: adriana.orjuela@previsora.gov.co jorge.nivia@previsora.gov.co betsabe.mantilla@previsora.com.co renato.munoz@previsora.gov.co Desde el 23 y hasta el 26 de Julio de 2013. Las preguntas deben enviarse sin excepción a todos los correos citados. Las preguntas se responderán una a una en tanto se reciban en LA PREVISORA S.A. y se publicarán en la página Web http://www.previsora.gov.co. El pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso no tiene costo alguno. Sin embargo, si alguno de los posibles oferentes requiriera copia de los mismos, podrá obtenerla previa consignación del monto de las fotocopias, en la Caja de LA PREVISORA S.A., ubicada en la calle 57 No. 9-07 Piso 1º. 1.10 PLAZO DE LA INVITACIÓN ABIERTA Y ENTREGA DE PROPUESTAS Por plazo de la invitación abierta debe entenderse el término que transcurre a partir de la fecha en la cual se pueden presentar propuestas, esto es desde el 23 y hasta el 30 de julio a las 3:00 p.m. (Fecha de cierre de la invitación abierta).
1.11 TÉRMINO PARA RETIRO DE PROPUESTAS Los oferentes podrán retirar su propuesta antes de la hora prevista para el cierre del proceso de selección. En este caso, se les devolverá sin abrir y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas. 1.12 CIERRE DE LA INVITACIÓN ABIERTA Los sobres de requisitos habilitantes (primer sobre) y especificaciones obligatorias (segundo sobre) que contienen las propuestas, serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalada para el cierre de la invitación; el sobre relativo a los aspectos calificables (tercer sobre) no será abierto en esta audiencia, sino una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. La apertura de las propuestas, así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro de los términos señalados, se realizará en presencia de los oferentes que deseen asistir al acto de cierre del proceso. De lo anterior se levantará un acta donde se consignarán los siguientes datos de cada una de las propuestas así: 1) Número y fecha del proceso. 2) Número de folios. 3) Nombre de los oferentes. 4) Propuesta económica. (En sobre cerrado y sellado dicho sobre solo se abrirá una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones como habilitantes y una vez calificados los aspectos técnicos.) 5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta. 1.13 EVALUACIÓN Procedimiento LA PREVISORA S.A., efectuará la evaluación conforme lo establece el presente pliego de condiciones que sirve de base a este proceso, del 31 de Julio hasta el 5 de agosto de 2013 En dicho período, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones, las cuales se recibirán hasta el 5 de agosto de 2013. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
1.14 RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas, no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de éstos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes. La verificación y calificación será publicada el 6 de agosto de 2013. Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito desde el momento de la publicación de las evaluaciones y hasta el 8 de agosto de 2013 hasta las 3:00 p.m., dirigidas a la Gerencia Jurídica ubicada en la Calle 57 No. 9 07 Chapinero, Piso 4º o a todos los siguientes correos electrónicos, sin excepción: adriana.orjuela@previsora.gov.co jorge.nivia@previsora.gov.co betsabe.mantilla@previsora.com.co renato.munoz@previsora.gov.co Las respuestas a dichas observaciones se darán a todos los oferentes a través de correo electrónico reportado por los posibles oferentes o en el acta de selección o de declaratoria de fallida, que igualmente será publicada en la página Web http://www.previsora.gov.co. 1.15 SELECCIÓN DEL CONTRATISTA La selección del contratista se realizará mediante acta, la cual será publicada el 12 de agosto de 2013, en la página Web http://www.previsora.gov.co. Los procedimientos de selección, en cualquiera de sus modalidades, terminarán con la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el pliego de condiciones y obtenga la mayor calificación o en la declaratoria de fallida o desierta. 1.16 CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ABIERTA No. 012-2013 ACTIVIDAD Publicación de pliegos en la página Web y apertura del proceso de contratación (fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas) Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al pliego de FECHA El 23 de julio de 2013 Del 23 al 26 de julio de 2013
ACTIVIDAD condiciones Cierre de la Invitación Abierta Termino para evaluación de las propuestas y recibo de documentos de aclaraciones solicitadas FECHA El 30 de julio de 2013 a las 3:00 p.m. Del 31 de julio al 5 de agosto de 2013 Publicación de evaluación El 6 de agosto de 2013 Recibo de observaciones a las Hasta el 8 de agosto de 2013 y evaluaciones hasta las 3:00 p.m. Selección del contratista 12 de Agosto de 2013 CAPITULO II PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 2.1 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán ser entregadas en documento escrito a máquina o en computador y deberán presentarse en original y copias de acuerdo como se describe en el numeral 2.3 del presente pliego de condiciones, de idéntico contenido y valor, redactada en idioma español y con las hojas debidamente foliadas, tanto el original como las copias y con un índice en el que se relacione el contenido total de la propuesta. Deberán ser depositadas en sobres cerrados y sellados, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.12 Cierre de la Invitación Abierta, en la urna ubicada en la Sala de Juntas del 1er. Piso de La Previsora S.A., en la Calle 57 No. 9-07, a más tardar el 30 de julio de 2013 a las 3:00 p.m. Las propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijada como límite para su entrega serán rechazadas. No se aceptarán propuestas por correo corriente o electrónico, fax, ni presentadas en un sitio distinto del indicado. 2.2 IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Cada paquete deberá presentarse con el siguiente rótulo: PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS INVITACIÓN ABIERTA No. 12 2013
Original/Copia, No. (Indicación si se trata de original o copia y números de éstas). Nombre o Razón Social del Oferente. Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente. Dirección del Oferente. Teléfono, Correo Electrónico y Fax del Oferente. En caso de discrepancias entre el original y las copias, prima para todos los efectos, el contenido de la propuesta original. En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. Para que sean válidas las correcciones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario, LA PREVISORA S.A. no tendrá en cuenta la enmienda. 2.3 FORMA DE PRESENTACIÓN Y CALIFICACIÓN La propuesta será recibida de la siguiente manera: Primer Sobre: Requisitos habilitantes (Original y dos copias). Segundo sobre: Especificaciones obligatorias (Original y una copia). Tercer sobre: Aspectos calificables (Original). Las propuestas parciales serán rechazadas. 2.4 CORRESPONDENCIA La correspondencia relacionada con este proceso deberá ser remitida a los correos electrónicos: adriana.orjuela@previsora.gov.co jorge.nivia@previsora.gov.co betsabe.mantilla@previsora.com.co renato.munoz@previsora.gov.co Indicando en el asunto: INVITACIÓN ABIERTA No. 12-2013
2.5 VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta debe estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación abierta. 3.1 CAPACIDAD JURÍDICA. 3.1.1 Participantes. CAPITULO III REQUISITOS HABILITANTES En el presente proceso de selección, los participantes deben ser personas jurídicas en cuyo objeto social este comprendido el objeto a contratar, legalmente constituidas en Colombia presentados individualmente o en consorcios o uniones temporales o cualquiera otra modalidad de asociación, que no infrinja las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos, de la manera que se exige en el presente pliegos de condiciones. En caso de consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes, deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación. 3.1.2 Capacidad Jurídica El oferente debe presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa, unión temporal, consorcio u otra forma de asociación, dentro del plazo y en el sitio fijado. La omisión de este requisito desde el momento de presentación de la propuesta no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento. El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta, suscribir y ejecutar el contrato. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla. 3.1.3 Carta de presentación de la oferta. Aportar la carta de presentación de la propuesta, Anexo No. 1 Carta de Presentación de la Propuesta, la cual deberá ser firmada por el representante legal del proponente.
Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, unión temporal, consorcio u otro tipo de asociación, deberá encontrarse suscrita por el representante legal o apoderado. En este caso, se deberá aportar además el documento donde conste legalmente lo siguiente: Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que suscribe la Carta de presentación de la propuesta tiene facultades amplias y suficientes para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución y liquidación. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que con anterioridad al cierre del proceso, se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente. 3.1.4 Existencia y representación legal. Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos: a. Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la invitación abierta, en el que conste que el proponente se encuentra registrado, que tiene domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más y su liquidación. b. Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al Código de Comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación. c. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Los consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación deberán adjuntar el certificado de existencia y representación legal de cada uno de sus miembros. Nota: En caso que el proponente no presente el certificado o que lo presente con el término de vigencia vencido, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación o actualización de este documento dentro del término
establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo de la propuesta. 3.1.5 Paz y salvo por concepto de aportes parafiscales. El oferente deberá aportar certificación expedida durante el mes de presentación de la propuesta, en donde conste que la firma o sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad social integral, parafiscal y ARL de sus empleados. Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje Para acreditar el cumplimiento de este requisito el oferente deberá: aportar certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social en salud, pensiones y ARL de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta, y durante los últimos 6 meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de 2002. 3.1.6 Garantía de seriedad de la propuesta. El oferente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta, expedida a favor de LA PREVISORA S.A., por un banco o una compañía de Seguros legalmente habilitada para ello, con clausulado entre particulares, por un valor asegurado no inferior al 10% del presupuesto oficial, con una vigencia de cómo mínimo dos (2) meses, contados a partir de la fecha límite para presentar propuestas. Con la misma, se debe aportar el recibo de pago de la prima expedido por el banco o la compañía de seguros. 3.1.7 Propuestas Conjuntas. Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos que acrediten su constitución y representación como empresa. Adicionalmente, deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual constará, por lo menos:
La facultad con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión Temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, autorización que debe ser expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: Invitación Abierta No. 12-2013. El objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación). La duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación. La designación de un representante legal principal, quien deberá estar facultado para actuar a nombre y en representación del Consorcio o Unión Temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal. La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso. En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión Temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión Temporal o presentar propuestas alternativas. En caso de Unión Temporal o Consorcio, sus integrantes deberán señalar los términos y extensión de la participación de cada uno de ellos en la propuesta y la ejecución del contrato. Se admitirán ofertas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales constituidas máximo por dos personas jurídicas. 3.1.8 Verificación de no inclusión en el boletín de responsables fiscales y antecedentes disciplinarios: Como requisito indispensable para celebrar cualquier tipo de contrato, LA PREVISORA S.A., verificará en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el proponente y cada uno de sus
integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión Temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho boletín. Así mismo, se verificará que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o Unión Temporal, no registren sanciones ni inhabilidades vigentes en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades SIRI de la Procuraduría General de la Nación. 3.2 CAPACIDAD FINANCIERA Para efectos de constatar la capacidad financiera, el proponente deberá presentar el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de Diciembre de 2012 con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Balance General o en documento anexo firmado por el contador, deberá discriminarse el Activo corriente y el Pasivo Corriente y en el Estado de Resultados discriminar la Utilidad Operacional. Adicionalmente, el proponente deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales y certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la misma documentación y requisitos mencionados. Cuando PREVISORA en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, ésta podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para la aclaración de la información, tales como estados financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido por PREVISORA. Para participar en el proceso de selección, el proponente deberá cumplir con los siguientes indicadores a 31 de Diciembre de 2012: 3.2.1. Capital de trabajo (Activo Corriente menos Pasivo Corriente): Mayor o igual al 10% del presupuesto oficial de esta invitación. 3.2.2 Total Patrimonio: Mayor o igual al 30% del presupuesto oficial de esta invitación. 3.2.3. ROE (Utilidad Operacional/Patrimonio total): Mayor o igual al 2.44%. En caso de que participen consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada uno de los participantes, correspondientes a las variables determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de
participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Si el proponente no acredita la capacidad financiera exigida será rechazado. Nota: En caso que el proponente no presente las notas aclaratorias, fotocopia de las tarjetas profesionales y los certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios, PREVISORA podrá solicitar, según el caso, la presentación de los mismos dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo. 3.3. CAPACIDAD TÉCNICA 3.3.1. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Para cumplir con este requisito, el proponente deberá adjuntar en su propuesta las siguientes certificaciones: Máximo tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución de por lo menos el 60% del tiempo contratado, cuyo objeto sea igual o similar al de la presente invitación. Que las certificaciones correspondan a contratos con ejecución durante los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación. La sumatoria de las certificaciones debe ser por un valor igual o superior al presupuesto oficial de la presente invitación. En caso de contratos en ejecución el valor que se tomará será el correspondiente a la prorrata del tiempo de ejecución del mismo. Para que una certificación sea tenida en cuenta, deberá contener como mínimo la siguiente información: - Nombre de la Entidad y Firma Contratante que certifica - Nombre del Proponente y cargo de quien se le expide la certificación - Comunicación con logo impreso o papel membreteado de la firma que expide la certificación - Objeto contractual - Valor del contrato - Valor total ejecutado del contrato y en caso de contratos en ejecución se deberá indicar el valor pagado a la fecha de la certificación. - Fecha de iniciación del contrato
- Fecha de terminación - Cumplimiento del contrato. Se valorarán aquellas certificaciones en las que el nivel de cumplimiento sea calificado como excelente o bueno. No se tendrán en cuenta las certificaciones en las que se califique un nivel de cumplimiento regular o deficiente. - Cubrimiento geográfico de peritación a nivel nacional de por lo menos el 80% del cubrimiento solicitado. En caso de aportarse más certificaciones de las aquí exigidas, LA Previsora, evaluará máximo las tres (3) primeras que se encuentren foliadas en forma ascendente. Las demás, no serán tenidas en cuenta. SI LAS CERTIFICACIONES INVOLUCRAN ACTIVIDADES ADICIONALES A LAS QUE SE EXIGEN, DEBERÁN SER DISCRIMINADAS CON EL VALOR POR CAPITULO, DE LO CONTRARIO LA CERTIFICACIÓN NO SERA TENIDA EN CUENTA. Se aceptan certificaciones dirigidas a otras entidades, siempre y cuando del contenido de estas, se pueda certificar el cumplimiento de los requisitos exigidos. Las certificaciones deben ser expedidas únicamente por el contratante o por las personas competentes o autorizadas para ello. En caso de presentación conjunta de propuestas se tendrá en cuenta para el cumplimiento de este requisito la sumatoria de la experiencia de los integrantes del Consorcio o de la Unión temporal, en el que uno de los integrantes deberá acreditar el 60% de la experiencia y el otro el 40% restante, para cumplir con el 100% de la experiencia requerida. La Previsora se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados. 3.4. CAPACIDAD ORGANIZACIONAL El proponente deberá estar en la posibilidad de suministrar todo el recurso humano requerido para el cabal cumplimiento del contrato. Asimismo, deberá contratar el personal idóneo y necesario para la atención y ejecución del objeto, obligaciones y obtención de resultados de este contrato. 3.5. PERFIL DEL PERSONAL El proponente deberá poner a disposición de Previsora el recurso humano que cumpla los perfiles exigidos, para garantizar el cumplimiento del objeto a contratar, de acuerdo a las cantidades y distribución detalladas a continuación:
RECURSO Un (1) Gerente de Proyecto Cinco(5) Coordinadores PERFIL. Profesional titulado en ingeniería industrial, mecánica ó automotriz ó mecatrónica o autotrónica.. Diplomado o Especialización: Gerencia de Calidad o Gerencia de Proyectos. Para lo cual deberá adjuntar copia de la Tarjeta profesional cuando la carrera lo exija, o en su defecto fotocopia del Diploma y Acta de Grado. Profesional titulado en ingeniería industrial mecánica o automotriz ó mecatrónica ó autotrónica. Para lo cual deberá adjuntar copia de la Tarjeta profesional cuando la carrera lo exija, o en su defecto fotocopia del Diploma y Acta de Grado. Profesional titulado en ingeniería mecánica o automotriz ó mecatrónica ó autotrónica ó electromecánica. Veintiséis (26) Peritos Tecnólogo titulado en mecánica o mecánica automotriz ó electromecánica ó autotrónica ó ingeniería automotriz. Técnico titulado en mecánica o mecánica automotriz ó electromecánica ó autotrófica. Para lo cual deberá adjuntar copia de la Tarjeta profesional cuando la carrera lo exija, o en su defecto fotocopia del Diploma y Acta de Grado. 3.6. EXPERIENCIA DEL PERSONAL El proponente deberá presentar con la propuesta la estructura del equipo de trabajo acreditando las condiciones y requisitos que a continuación se señalan: RECURSO Gerente Proyecto de EXPERIENCIA Tres (3) años de experiencia en cargos de dirección ó manejo de proyectos o con igual o similar al objeto de la presente invitación.
Coordinadores a nivel Nacional Dos (2) años de experiencia como analista ó perito de daños de automotores (pesados), en compañía de seguros legalmente establecidas en Colombia; ó valorador ó ajustador de daños de automotores (pesados), en talleres reparadores de daños por colisión. Para todos los peritos compartidos la certificación deberá acreditar que cuenta con experiencia en cualquiera de las siguientes actividades: Perito analista de daños automotores pesados y livianos. Cotizador ó evaluador de daños automotores pesados y livianos. Inspector ó técnico evaluador de Inspecciones Técnico- Mecánicas para automotores pesados y livianos. Diecisiete peritos compartidos (17) Mecánico automotriz en mantenimiento predictivo ó preventivo ó correctivo de automotores pesados y livianos. Dependiendo del perfil del perito, se deberá tener en cuenta el tiempo de experiencia de acuerdo con el siguiente cuadro siguiente: ESTUDIO PROFESIONAL TECNOLOGO O TECNICO EXPERIENCIA 2 AÑOS DISCRIMINADOS ASI: (1 AÑO EN PESADOS, 1 AÑO EN LIVIANO ) 3 AÑOS DISCRIMINADOS ASI 1 EN LIVIANOS Y 2 EN PESADOS
Para todos los peritos exclusivos la certificaciones deberán acreditar que cuenta con experiencia en cualquiera de las siguientes actividades: Perito analista de daños automotores pesados y livianos. Cotizador ó evaluador de daños automotores pesados y livianos. Inspector ó técnico evaluador de Inspecciones Técnico- Mecánicas para automotores pesados y livianos. Mecánico automotriz en mantenimiento predictivo ó preventivo ó correctivo de automotores pesados y livianos. Nueve Peritos exclusivos (9) Dependiendo de la zona a peritar se requiere acreditar la siguiente experiencia: SUCURSAL CANTIDAD PERITOS EXPERIENCIA BOGOTA 4 PROFESIONALES CON DOS (2) AÑOS DE EXPERIENCIA, ASI: 1 AÑO EN LIVIANOS Y 1 AÑO EN PESADOS) MEDELLIN 3 PROFESIONAL CON DOS (2) AÑOS DE EXPERIENCIA, ASI: 1 AÑO EN LIVIANOS Y 1 AÑO EN PESADOS) O TECNICO Ó TECNOLOGO CON 3 AÑOS DE EXPERIENCIA (1 AÑO EN LIVIANOS 2 AÑOS EN PESADOS).
CALI 1 PROFESIONAL CON DOS (2) AÑOS DE EXPERIENCIA, ASÍ: 1 AÑO EN LIVIANOS 1 AÑO EN PESADOS) O TECNICO Ó TECNOLOGO CON TRES (3) AÑOS DE EXPERIENCIA, ASI: (1 AÑO EN LIVIANOS Y 2 AÑOS EN PESADOS). B/MANGA 1 PROFESIONAL CON DOS (2) AÑOS DE EXPERIENCIA, ASÍ: 1 AÑO EN LIVIANOS Y 1 AÑO EN PESADOS) O TECNICO Ó TECNOLOGO CON 3 AÑOS DE EXPERIENCIA, ASÍ: (1 AÑO EN LIVIANOS Y 2 AÑOS EN PESADOS). Cada certificación de experiencia deberá contener como mínimo la siguiente información: Nombre de la Entidad, firma y cargo de quien certifica. Nombre de la persona a quien se le expide la certificación. La certificación deberá estar expedida con logo impreso o papel membreteado de la firma que expide la certificación. Objeto del Contrato, el cual deberá ser a fin con cualquiera de las actividades descritas. Tipo de contrato. Fecha de iniciación del contrato. Fecha de terminación.
Las constancias de experiencia deberán ser expedidas por el Representante Legal o el jefe de talento humano o quien haga sus veces en la entidad a la cual el funcionario prestó o presta sus servicios. Se valorarán aquellas certificaciones en las que el nivel de cumplimiento sea calificado como excelente o bueno. No se tendrán en cuenta las certificaciones en las que se califique un nivel de cumplimiento regular o deficiente. CAPÍTULO IV ESPECIFICACIONES TECNICAS OBLIGATORIAS 4. ESPECIFICACIONES TECNICAS OBLIGATORIAS El proponente deberá indicar en su propuesta que acepta y cumple con todos los requisitos que a continuación se enuncian. Igualmente deberá incluir todos los requerimientos descritos en el presente pliego de condiciones y en especial los que se describen en el siguiente capítulo: 4.1. PERITAJE PRESENCIAL Se define como Peritaje Presencial aquella valoración de daños que debe ser realizada directamente en el lugar designado y con presencia física del perito. Las peritaciones presenciales las realizan: Peritos Compartidos: Realizan el proceso de peritación cumpliendo los estándares establecidos por la Compañía en tiempo, oportunidad y calidad. Pueden realizar peritaciones para otras Compañías de Seguros. Peritos Exclusivos: Realizan el proceso de peritación cumpliendo los estándares establecidos por La Previsora en tiempo, oportunidad y calidad. Durante el tiempo de ejecución del contrato solamente pueden realizar estas actividades de forma exclusiva para la Compañía, el promedio mensual de peritaciones atendidas por perito será de hasta 65. Las actividades mínimas que deberán realizar los peritos son las siguientes: Valoración de los daños al vehículo por el evento reclamado, dicha actividad requiere contar con soportes tales como: registró digital de los daños e improntas de identificación de cada vehículo. Ajuste y liquidación final de la mano de obra y la relación de repuestos a sustituir.
Control y seguimiento al proceso de reparación autorizado (incluye revisión y valoración de imprevistos de acuerdo con las políticas establecidas por la Compañía). Control de calidad final y acompañamiento para entrega del vehículo al asegurado. 4.2. PERITAJE VIRTUAL Se define como Peritaje Virtual aquella valoración de daños que debe ser realizada en ambiente virtual, en la herramienta utilizada por el proponente, con base en los soportes del siniestro tales como (imágenes digitales de los daños e improntas de identificación vehicular; cotizaciones mano de obra; antecedentes sobre ocurrencia del siniestro tales como declaración siniestro, croquis etc.). Las actividades mínimas a realizar son: Seguimiento al taller para que este cargue la información necesaria para realizar la valoración. Valoración de los daños originados por el evento reclamado. Ajuste y liquidación final mano de obra y relación de repuestos a sustituir. Informes sobre avance de las reparaciones adelantadas por el taller. (incluye concepto y valoración de improvisos), con base en imágenes y conceptos ingresados, por el taller reparador y Previsora El proponente realizará las peritaciones en las zonas indicadas y con el tipo de peritaje establecido a nivel nacional: PERITOS EXCLUSIVOS SUCURSAL BOGOTA MEDELLIN CALI BUCARAMANGA TIPO DE VEHICULOS A PERITAR LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS CANTIDAD PERITOS 4 3 1 1
PERITOS COMPARTIDOS SUCURSAL CUCUTA IBAGUE NEIVA TUNJA VILLAVICENCIO YOPAL BARRANQUILLA MEDELLIN CARTAGENA SANTA MARTA VALLEDUPAR MONTERIA ARMENIA PEREIRA PASTO MANIZALES POPAYAN TIPO DE VEHICULOS A PERITAR LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS LIVIANOS PESADOS- MOTOS CANTIDAD PERITOS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
CIUDADES CON PERITACION VIRTUAL SUCURSAL ARAUCA FLORENCIA RIOHACHA SINCELEJO QUIBDO B/TURA MOCOA TIPO DE VEHICULO A PERITAR LIVIANOS MOTOS LIVIANOS MOTOS LIVIANOS MOTOS LIVIANOS MOTOS LIVIANOS MOTOS LIVIANOS MOTOS LIVIANOS MOTOS 4.3. HORARIOS Y ALCANCE 4.3.1. Peritaje presencial: El horario para la peritación presencial de peritos exclusivos y compartidos es de lunes a viernes, en un horario comprendido entre las 8: 00 AM y las 6:00 PM. 4.3.2. Peritajes virtuales: La atención y respuesta debe ser de lunes a viernes, en un horario comprendido entre las 8: 00 AM y las 6:00 PM. Los anteriores términos no aplican si alguno de los días entre semana llegare a ser festivo. 4.4. TIEMPO DE RESPUESTA Para peritajes presenciales dentro de las ciudades y áreas requeridas. Se entenderá por tiempo de respuesta, el lapso transcurrido desde el momento en que el TALLER ingresa la fecha de recepción del vehículo en el software de administración del siniestro suministrado por el proveedor y hasta la valoración de los daños realizada por el perito, los cuales deberán cumplir con los requisitos y estándares establecidos que deberán estar incluidos en la herramienta prevista por el proveedor.
Por ningún motivo el tiempo de respuesta podrá ser superior a 12 horas (720 minutos) cuando las peritaciones asignadas correspondan a las ciudades requeridas, incluyendo su área metropolitana (perímetro urbano), sus áreas de influencia (40 kilómetros alrededor) y su red de talleres que se encuentren autorizados por Previsora al momento del evento en cada una de esas ciudades. Para peritajes presenciales fuera de las ciudades, áreas requeridas y peritaciones de vehículos pesados que requieran predesarme. Se entenderá por tiempo de respuesta el lapso transcurrido desde el momento en que el TALLER ingresa la fecha de recepción del vehículo en el software de administración de siniestros suministrado por el proveedor con los requisitos mínimos establecidos por la Compañía y hasta la valoración de los daños realizada por el perito, los cuales deberán cumplir con los requisitos y estándares establecidos que deberán estar incluidos en la herramienta prevista por el proveedor. Por ningún motivo el tiempo de respuesta podrá ser superior a 24 horas (1440 minutos) cuando las peritaciones asignadas se deban realizar por fuera de las ciudades requeridas y los daños generados a los vehículos pesados requieran predesarme para realizar la peritación, incluyendo su área metropolitana (perímetro urbano), sus áreas de influencia (40 kilómetros alrededor) y su red de talleres y los arreglos directos que se encuentren autorizados por Previsora al momento del evento en cada una de esas ciudades. Para peritajes virtuales: Se entenderá por tiempo de respuesta el lapso transcurrido desde el momento en que Previsora realiza la asignación de peritación y el ingreso del vehículo por parte del taller, al software de administración de siniestros suministrado por el proveedor, y hasta la valoración de daños realizada por el perito los cuales deberán cumplir con los requisitos y estándares establecidos en el presente pliego de condiciones. Por ningún motivo el tiempo de respuesta podrá ser superior a 12 horas (720 minutos). PARAGRAFO: Si la asignación de peritación se realiza en un día festivo o fuera del horario establecido y requerido, la hora de asignación de la peritación será 8:00 AM del día hábil siguiente. 4.5 PERSONAL REQUERIDO PARA EL DESARROLLO DEL CONTRATO: El proponente favorecido deberá suministrar el siguiente personal para la prestación del servicio de a nivel nacional de acuerdo con los perfiles y experiencia requeridos en los numerales 3.5 y 3.6: un (1) Gerente de Proyecto, cinco (5) Coordinadores y veintisiete (26) peritos
4.5.1 FUNCIONES DEL PERSONAL REQUERIDO Para garantizar el cumplimiento de los requerimientos funcionales el oferente debe garantizar un servicio que cuente con los siguientes recursos: 4.5.1.1. Gerente de Proyecto El Gerente del Proyecto debe estar disponible en las instalaciones de Previsora Bogotá, Gerencia de Indemnizaciones, tres días hábiles de la semana en el horario de, 8:30 AM a 5:30 PM., Son funciones del Gerente: Realizar a nivel nacional el control y seguimiento de toda la operación visitas en sitio a las diferentes zonas del país de acuerdo con las indicaciones de Previsora. Construcción y lectura de indicadores. Presentación de informes consolidados nacionales diarios mensuales Los demás que Previsora requiera. El Gerente del Proyecto de peritos será el canal oficial de comunicación con Previsora, por tanto éste debe contar con la autonomía y capacidad técnica y académica que le permita atender los diferentes requerimientos que Previsora le requiera con ocasión de los peritajes asignados. 4.5.1.2. Coordinadores Zonales: Dichos coordinadores deben estar ubicados en las instalaciones de Previsora en las zonas Cabecera de las zonas establecidas por La Previsora y deberán el cumplir con el horario predeterminado en cada una de las sucursales. Son funciones de los coordinadores: Realizar en las zonas designadas el control, seguimiento y presentación de informes diarios al Gerente de Proyecto y/o a La Previsora directamente cuando ella lo requiera. Reportar cualquier novedad, anomalía, inconsistencia que se presente en la ejecución del contrato. Realizar seguimiento y control a los peritos a su cargo (verificar el cumplimiento de los tiempos y requisitos mencionados en las condiciones técnicas del presente pliego de condiciones). Reportar cualquier novedad de los peritos a su cargo, dentro del término establecido en el pliego. Desplazarse a los diferentes sitios donde se requiera realizar un proceso eventual de peritación.
Realizar trabajo de campo en los talleres adscritos a la zona. 4.5.2. PERITOS PRESENCIALES (EXCLUSIVOS Y COMPARTIDOS) El servicio de peritación comprende las siguientes actividades: 4.5.2.1 Presencia en el lugar designado por Previsora El perito procederá a acudir al sitio designado por Previsora en los tiempos establecidos en el numeral 4.4.TIEMPOS DE RESPUESTA. Una vez se encuentre en sitio deberá: a) Realizar registro fotográfico digital de los daños constatados en el vehículo, mínimo 10 tomas (panorámica de los daños, placas vistas: frontal, lateral e interior, superior e inferior y estado general del automotor); una toma por cada uno de los diferentes sistemas de identificación vehicular tales como: números de motor, chasis, serial, VIN y plaquetas de identificación general y una de cada uno de los documentos tales como tarjeta propiedad, póliza SOAT, cedula y licencia del conductor, informe accidente de tránsito croquis, declaración de evento de siniestro. b) Verificar físicamente (incluye toma de improntas) los diferentes sistemas de identificación vehicular (números de: motor, chasis, serial, VIN y plaquetas de identificación general). c) Relacionar los daños del vehículo asegurado (piezas a reparar, sustituir y/o operaciones especiales como desmonte/monte motor, alineación dirección, carga aire acondicionado). d) Verificar e informar la concordancia entre los hechos declarados (circunstancias de tiempo, modo y lugar) y los daños que presenta el automotor. 4.5.2.2. Informe de Peritación Simultáneamente y desde el mismo sitio designado por Previsora, el perito debe diligenciar el informe de la visita, en línea y en tiempo real en el software suministrado por el proveedor la siguiente información: 1. Ingreso de las circunstancias de tiempo, modo y lugar, identificación del automotor, relación de daños inspeccionados (reparación y cambios), relación de repuestos o piezas a sustituir, eventuales dificultades en el
proceso de reparación, posible configuración de pérdida total, identificación de pre - desarmado para valoración completa de daños. 2. Identificación de preexistencias 3. Imágenes digitales de los daños, donde se identificarán las preexistencias si a ello hubiere lugar. 4. Imágenes digitales de los diferentes sistemas de identificación vehicular (números de motor, chasis, serial, VIN, y plaquetas de identificación general). Observaciones: Las improntas deben ser tomadas directamente de los sistemas de identificación (bloque motor, bastidor chasis, plaquetas). En caso de que no sea posible tomar alguna de las improntas, se deberá dejar constancia en el informe indicando claramente las respectivas justificaciones. En casos de daños a vehículos de terceros y cuando Previsora lo requiera el perito deberá realizar la peritaciones requeridas. Las imágenes y documentos deben corresponder únicamente a formatos JPG y PDF. El tamaño máximo (peso en bytes) permitido para cada uno de los archivos es de 120K. Valoración de Daños: 4.5.2.3. Ajuste y liquidación final mano de obra y Repuestos Si el perito determina que en la primera inspección le es posible concluir el proceso de peritación y ajuste de mano de obra, deberá dejar constancia en el informe, con el fin de que Previsora dé continuidad al proceso de atención y definición del reclamo. Si por el contrario determina que es indispensable una segunda inspección, deberá informar a Previsora tal circunstancia para que posteriormente se complemente y termine el proceso de peritación, dejando constancia de esta situación, con el fin de que Previsora de continuidad al proceso de atención y definición del reclamo. Si no es posible concluir la valoración de la peritación Todas las observaciones, información, sugerencias y recomendaciones, deberán quedar registradas, en línea y tiempo real, en el software suministrado por el proveedor. Se aclara que para efectos de valoración de mano de obra el aplicativo
suministrado por el proveedor deberá contar con la metodología, lenguaje técnico y técnicas definidas para la atención de los siniestros de autos (livianos- pesadosmotos) referentes a temparios (baremos) tales como: carrocería, chasis, electromecánica, pintura) y sus diferentes niveles de daño (leve, medio, fuerte). 4.5.2.4. Seguimiento/ Control Proceso Reparación Autorizado El perito deberá realizar seguimiento y control a la valoración de los daños de aquellas reparaciones autorizadas por Previsora a través de la herramienta. Para tal efecto, deberá realizar seguimiento y control a: Reparación y ensamble de carrocería (incluye chasis) Alistamiento e inicio pintura Armado y electromecánica Finalización y control de calidad Los seguimientos se realizarán con base en el nivel de daño de los vehículos así: 1. Un seguimiento y control de calidad golpe leve. 2. Dos seguimientos y control de calidad golpe medio 3. Tres seguimientos y control de calidad golpe fuerte En todo caso el perito deberá realizar los seguimientos que considere necesarios para garantizar que se dé cumplimiento a la valoración realizada y aprobada por Previsora. El perito deberá diligenciar el certificado de control de calidad en formato definido por la Compañía, que estará disponible en la herramienta tecnológica. 4.5.2.5. Imprevistos En el momento en que se advierta un imprevisto respecto de la valoración de daños, el perito deberá notificar a Previsora a través de la herramienta y justificar técnicamente su procedibilidad realizando el ajuste pertinente al caso. Bajo ninguna circunstancia los peritos podrán autorizar imprevistos o cualquier tipo de reparación (mano de obra y/o repuestos). 4.5.2.6. Perdida Severa En aquellos casos en que el vehículo valorado se constituya en Perdida Severa por Daños, se haya declarado por parte del perito como una pérdida total técnica evidente, o se recupere un vehículo hurtado indemnizado, el perito en el término de cinco (5) días a partir de la fecha de ingreso del vehículo al taller debe proceder a:
1. Realizar inventario del salvamento 2. Realizar avalúo comercial del salvamento 3. Realizar la toma de 6 juegos de improntas de los diferentes sistemas de identificación vehicular (números de motor, chasis, serial, VIN y plaquetas de identificación general). 4.6. AUTORIZACIONES Sobre las labores adelantadas por el perito es pertinente señalar que sus informes y su consecuente ajuste se debe realizar en pesos colombianos, en ningún momento se convertirán en autorizaciones para los talleres reparadores pues esta función al igual que la autorización de repuestos y/o eventuales imprevistos, es potestad únicamente de los funcionarios de Previsora que estén autorizados. La actividad del perito en ningún caso conlleva la representación de Previsora ni la compromete en ninguna operación. 4.7. INFORMES 4.7.1. Informe diario nacional. El Gerente de Proyecto con el apoyo y soporte de los Coordinadores Zonales, deberá consolidar y presentar informe en medio digital y escrito diario nacional a las Gerencias de Indemnizaciones y de Operaciones de Previsora. El informe debe ser preparado y transmitido con base en la información que se encuentre en la herramienta. Dicho informe debe detallar las siguientes actividades: 1. Cantidad de avisos de siniestros recibidos. 2. Peritaciones realizadas donde se detallará las concluidas totalmente y las sujetas a segunda inspección. 3. Peritaciones avisadas y no atendidas donde se indique las razones de su no atención. 4. Relación de peritaciones efectuadas donde se detallará las realizadas en término y las atendidas por fuera del término establecido, indicando las razones de su no oportuna atención. 5. Avance de las reparaciones autorizadas por Previsora que incluye informe de toda novedad presentada con el suministro de repuestos, incumplimiento de: tiempos entrega, calidad, origen, precio, estados.
6. Tiempo de entrega de vehículos. 7. La relación de vehículos reparados y no entregados. 8. La relación vehículos entregados. 9. Tiempo de entrega de repuestos. 10. Tiempos de reparación por parte del taller. 11. Relación costos reparaciones autorizadas Vs vehículos peritados (Mano de Obra y Repuestos). 12. Informe de novedades entre otros, ausencias, demoras, atrasos en la operación presentadas con los peritos o talleres que afecten el servicio. 13. Todos los días en que se preste el servicio (Lunes a Viernes), a más tardar a las 4:30 PM., se deberá enviar a las cuentas de correo electrónico que designe Previsora el informe diario nacional correspondiente al día hábil anterior. 4.7.2. Informe mensual nacional El Gerente de proyecto, deberá consolidar y presentar informe mensual Nacional en medio digital a las Gerencias de Indemnizaciones y de Operaciones de Previsora. El informe debe ser preparado y transmitido con base en la información que se encuentre en la herramienta, con los requisitos mínimos establecidos por la Compañía. Dicho informe debe contener las mismas actividades detalladas en el informe diario nacional. Dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, a más tardar a las 4:30 PM., se deberá enviar a las cuentas de correo electrónico designadas por Previsora el informe mensual nacional correspondiente al mes inmediatamente anterior. 4.8. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO: El proponente acepta y se acoge a la tabla de acuerdos de niveles de servicio descritos en la tabla de sanciones.
El incumplimiento por parte del proponente relacionad con todas las actividades descritas en el presente pliego de condiciones dará aplicación a la tabla de sanciones. 4.9. REQUISITOS MINIMOS TECNOLOGICOS 4.9.1. PUESTA EN PRODUCCION Y PRUEBAS El proponente deberá entregar: Suministro, instalación y configuración en ambiente producción de la solución. Acta de aceptación suscrita entre el proponente y LA Previsora mediante la cual, se indica la entrega de la solución integral, previa revisión de La Previsora. Manual operativo, de usuarios y técnico (instalación y configuración) en medio magnético en PDF o Word o Power Point y físico. El manual técnico debe contener el detalle de los procesos, tareas y procedimientos requeridos para la instalación, conectividad, configuración, afinamiento y puesta en servicio de la solución. Capacitación de la solución con su respectiva lista de asistencia firmada y entregar la presentación en idioma español en medio digital a través de un archivo PDF o Power Point para consulta permanente de los usuarios. Soporte al proceso de implementación, a través de un reporte en el cual se informe fecha, actividades realizadas, nombre de la persona que solicitó el servicio y el de la persona que prestó el soporte. Procedimiento que empleará La Previsora S.A para solicitar la garantía mantenimiento y soporte técnico de la solución. Para la ejecución de esta etapa, el proponente cuenta con un tiempo estimado de 1 mes calendario. 4.9.2. APLICATIVO WEB La solución debe ser gráfica y operar totalmente bajo ambiente WEB
4.9.3. COMPATIBILIDAD CON EXPLORER La solución debe ser compatible con Internet Explorer 8 y superiores, y en caso de requerirse deberá ajustarse a exploradores como Chrome, Mozilla entre otros. 4.9.4 HERRAMIENTA OFRECIDA POR EL PROVEEDOR La herramienta deberá contar desde el inicio del contrato con las siguientes funcionalidades básicas: Cotizador Agenda Repuestos Web Services Fotos (Flash Upload Web) Aquellas funcionalidades que deben ser implementadas en dicha herramienta deberán ser previamente acordadas con el contratista seleccionada y Previsora, indicando el cronograma establecido de las actividades a desarrollar, el cual no podrá superar el término de dos meses desde el inicio de la operación. Los temparios (baremos) deben estar cargados en la herramienta suministrado por el proveedor en un 75% al inicio del presente contrato, y al 100% a Diciembre 31 del 2013. El proveedor que no ofrezca el 75% de los temparios (baremos) dentro de su propuesta no será tenida en cuenta y por ende no será calificada. El proponente deberá manifestar en su propuesta que al 31 de Diciembre del 2013 los temparios estarán implementados en el aplicativo ofrecido por el proponente al 100% 4.9.5. INTERFACES El aplicativo debe permitir la integración con el sistema Contable (Core) de la Compañía en doble vía. Es importante resaltar, que el desarrollo de cualquier tipo de programación, corre por cuenta del proveedor.
La integración con el sistema (Core) de LA Previsora deberá realizarse por medio de web service, éste ya se encuentra implementado en nuestro sistema y el proponente deberá adaptarse a la infraestructura actual la cual se describe a continuación: 4.9.6. WEBSERVICE XXXX SISE Para el proceso de ejecución del WS de SISE, se emplearon las siguientes tablas: TABLA XXXX_log_enviado.sql En esta tabla se almacenan el número del proceso, el cual es creado desde el módulo de siniestros, se almacena la fecha del proceso, la descripción del mensaje obtenido por el webservice, ya sea proceso exitoso o cualquier error presentado durante el envío de datos al servidor del proveedor, también posee un campo llamado tipo_log, el cual almacenará 1 o 0 en caso tal de que se envíe o no los datos al WS del proveedor. Estructura de la tabla: TABLA XXXX_log_recibido.sql En esta tabla se almacenan los datos correspondientes a la respuesta obtenida por el servidor del proveedor; allí los datos que se insertarán son muy similares a la tabla XXXX_log_enviado, ya que posee la misma estructura de datos y almacena los posibles mensajes de error o respuesta exitosa por parte del WS. Estructura de la tabla:
TABLA XXXX_datos_stro.sql En esta tabla se almacenan los datos enviados por el WS del proveedor, como respuesta al siniestro enviado desde SISE, esta tabla contiene la llave principal del siniestro y adicional a esto se almacenan los datos de importe y fechas para la modificación del siniestro. Estructura de la tabla TABLA XXXX_proceso_env.sql En esta tabla se almacenan todos los datos que se enviarán desde el WS de SISE hacia el WS del proveedor; es decir la información básica del siniestro, con la llave principal del mismo y un id_proceso que estará asociada a la tabla de log de envío (XXXX_log_enviado.sql). Estructura de la tabla:
TABLA XXXX_proceso_rec.sql En esta tabla temporal, almacenaran los datos del siniestro con los respectivos datos de siniestro, contendrá los mismos campos que posee la tabla XXXX_datos_stro.sql con la diferencia que están asociados a un id_proceso. Estructura de la tabla:
Si dentro de la vigencia del contrato incluyendo la etapa de empalme se requiere intercambio de información por otro medio u otro tipo de interfaz con otros sistemas existentes para recibir o entregar información o se decide afinar este, el proponente deberá desarrollar en su herramienta lo que se requiera sin ningún costo adicional para establecer dicha interacción. Estas interfaces adicionales pueden ser por medio de archivos planos u otras entradas y salidas, de acuerdo a los lineamientos definidos en las normas y políticas de seguridad de la información que tiene implementada La Previsora, las cuales deberán ser de doble vía entre la solución contratada y los sistemas de Previsora Seguros. Ninguno de los aspectos mencionados anteriormente, generará algún tipo de costo adicional para LA Previsora 4.9.7. REQUERIMIENTOS DE NIVELES DE SERGURIDAD DE LA INFORMACION Los requerimientos mínimos de niveles de seguridad, que el proponente debe cumplir de manera obligatoria, son los siguientes: No. 1 2 NIVELES DE SEGURIDAD La Solución de debe permitir crear y administrar usuarios, roles y responsabilidades. Así mismo debe contar con los respectivos log s de auditoria. La administración y gestión de usuarios debe estar a cargo del proveedor mediante los procedimientos que se establezcan en la etapa de empalme. La solución debe contar con un módulo de Autogestión de Contraseñas; es decir, en caso de que a un usuario olvide su contraseña, mediante un set de preguntas validar la identidad y enviar correo con la contraseña.