Secretaría General de Gobierno Manual de Procedimientos Número de Registro MP 0101011401112015/3
2 de 31 ACTA DE AUTORIZACIÓN En este Manual de Procedimientos de la, se presentan los Procedimientos de Práctica de Visitas de Verificación Ordinarias, Trámite de Quejas en contra de Notarios Públicos y de Trámite a Peticiones y demás Solicitudes Este manual fue elaborado por la C. María Antonieta Esquivel Torres, Analista de la ; validado y autorizado por el Lic. Gilberto Ramón Navarro Jiménez, Director de Notarias. El presente Manual es registrado con el número MP-0101011401112015/3 el día 17 del mes de Noviembre del año 2015 por la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Finanzas y Administración. A partir de esta fecha de registro se establece su obligatoriedad en apego a los procedimientos que se especifican en dicho Manual.
3 de 31 ÍNDICE 1. Introducción... 5 2. Objetivo del Manual 6 3. Marco Jurídico Administrativo... 7 4. Relación de Procedimientos. 9 5. Procedimiento de Práctica de Visitas de Verificación Ordinarias 10 5.1 Objetivo del Procedimiento 11 5.2 Normas y Políticas de Operación 12 5.3 Descripción del Procedimiento.. 13 5.4 Diagrama de Flujo 14 6. Procedimiento de Trámite de Quejas en contra de Notarios Públicos. 16 6.1 Objetivo del Procedimiento 17 6.2 Normas y Políticas de Operación 18 6.3 Descripción del Procedimiento.. 19 6.4 Diagrama de Flujo 22 6.5 Formatos... 24
MP-2 4 de 31 7. Procedimiento de Trámite a Peticiones y demás Solicitudes 25 5.1 Objetivo del Procedimiento 26 5.2 Normas y Políticas de Operación 27 5.3 Descripción del Procedimiento.. 28 5.4 Diagrama de Flujo 29 8. Simbología del flujograma... 30 9. Glosario de formatos y/o documentos..31
MP-2 5 de 31 1. INTRODUCCIÓN El presente manual es la versión detallada por escrito de los procedimientos a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo, a fin de mantener la estructura organizacional adecuada que permita realizar las funciones, así como las tareas administrativas específicas que se ejecutan en la. Para lograr el mejor cumplimiento de este documento se recomienda efectuar su revisión trimestral, a fin de incluir las adecuaciones que surjan de los avances en el proceso de transformación de los sistemas burocráticos del Gobierno del Estado. En este sentido, con fecha 31 de diciembre de 2012 fue reformada la Ley del Notariado del Estado de Puebla, la cual establece nuevas normas tanto por el procedimiento de visitas, como para el trámite de quejas, modificándose también las denominaciones y términos legales. En ese tenor el presente manual se adecua al ordenamiento antes citado. Este manual forma parte del activo fijo de la, por consiguiente deberá permanecer en el centro de trabajo para efecto de consulta.
MP-2 6 de 31 2. OBJETIVO DEL MANUAL El objetivo principal, en su elaboración es que la cuente con su propio manual de procedimientos, a fin de proporcionar al personal y funcionarios encargados de la Dirección, departamentos y operaciones una visión completa de las diversas funciones y actividades que asume y desarrolla esta Unidad Responsable y al mismo tiempo ser un documento guía en la ejecución de las actividades que se realizan.
MP-2 7 de 31 3. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2, 4, 116. P.O 10/VII/2015 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla. P.O 29/VII/2015. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado. P.O. 03/III/2015. Artículos 17 fracción I, 34 fracción I Ley del Notariado del Estado de Puebla. P. O. 31/XII/2012. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla. P.O. 11/II/2012. Capitulo II, Artículo 53 bis. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Púbica del Estado de Puebla. P.O. 31/XII/2011. Ley de Ingresos del Estado de Puebla. P.O. 17/XII/2014.
MP-2 8 de 31 3. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Puebla. P.O. 30/IV/1985. Última Reforma: 03/III/2015. Código de Procedimientos Civiles del Estado de Puebla. P.O. 9/VIII/2004. Última Reforma. 13/III/2015. Código Fiscal del Estado de Puebla. P.O. 29/XII/1987. Última Reforma: 30/XII/2013. Reglamento Interior de la Secretaría General de Gobierno P.O 27/V/2015
MP-2 9 de 31 4. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Nombre Procedimiento Hoja De Práctica de Visitas de Verificación Ordinarias 5 10 33 Trámite de Quejas en contra de Notarios Públicos 6 16 33 Trámite a Peticiones y demás solicitudes 7 26 33
MP-1 10 de 31 5. PROCEDIMIENTO DE PRÁCTICA DE VISITAS DE VERIFICACIÓN ORDINARIAS
Práctica de Visitas de Verificación Ordinarias Página 11 de 31 5.1 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer una secuencia lógica para verificar que los/las Notario/as Público/as ajusten sus actos a las disposiciones que en cuanto a organización de las Notarías o requisitos de forma del protocolo y sus anexos, que señala la Ley del Notariado del Estado de Puebla y demás Leyes aplicables, esto para otorgar Seguridad Jurídica a la Ciudadanía.
Práctica de Visitas de Verificación Ordinarias 12 de 31 5.2 NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Se elabora un programa de visitas de Verificación Ordinarias en forma anual. 2. Informará a el/la Notario/a a visitar la fecha de la visita a realizar. 3. Solicitar al Consejo de Notarios, designe representantes para la visita. 4. Los instrumentos notariales deberán estar asentados en los libros o folios de protocolo de conformidad con lo establecido en la Ley del Notariado del Estado. 5. Levantar Acta de la Visita de Verificación Ordinaria practicada. 6. Remitir al Subsecretario Jurídico un ejemplar del acta de la Visita de Verificación Ordinaria realizada
Práctica de Visitas de Verificación Ordinarias 5.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 13 de 31 Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento Director/a de Notarías 1.- Revisa Programa de Visitas y se somete a Acuerdo con la Dirección General. Listado de visitas de Verificación Ordinarias Analista 2.-Informa a el/la Notario/a y al Consejo la fecha de la Visita de Verificación Ordinaria. Oficio Informe Notificador 3.- Entrega Oficio, recibe acuse y notifica a Notarios de la Práctica de la Visita General. Oficio Informe Acuse del Oficio Informe Consejo de Notarios del Estado de Puebla. Oficialía de partes de la Dirección de Notarías 4.- Contesta Oficio Informe y nombra Representantes para acudir a la Visita. 5.- Recibe Oficio Representantes y turna a Director de Notarías Oficio Representantes Oficio Representantes Director/a de Notarías 6.- Recibe Oficio y realiza la visita en la fecha programada y levanta un Acta. Director/a y representantes revisan los libros y se levanta acta de visita. Oficio Representantes Acta de Visita General Anexo 1 Director/a de Notarías 7.- Remite a el/la Subsecretario/a Jurídico ejemplar del Acta de visita. Oficio Acta Acta de Visita General Anexo 1 Subsecretario/a Jurídico 8.- Recibe Oficio y Acta de Visita. FIN DE PROCEDIMIENTO. Oficio Acta Acta de Visita General Nota: Por la naturaleza de los documentos que se generan en la realización de este procedimiento, no es posible anexarlos al presente Manual.
Secretaría Dirección General de Notarías de Gobierno Unidad de Coordinación de Gabinete Práctica de Visitas de Verificación Ordinarias. 14 de 31 5.4 DIAGRAMA DE FLUJO Director/a de Notarías Analista Notificador/a Consejo de Notarios del Estado de Puebla. INICIO 1 Revisa Programa de Visitas y se somete a Acuerdo con la Dirección General. Listado de visitas De Verificación Ordinarias 2 Informa a el/la Notario/a y al Consejo la fecha de la Visita de Verificación Ordinaria. Oficio Informe Acuse del Oficio Informe 3 Entrega Oficio, recibe acuse y notifica a Notarios de la Práctica de la Visita de Verificación Ordinaria. Oficio Informe 4 Contesta Oficio Informe y nombra Representantes para acudir a la Visita. Oficio Representantes A
Práctica de Visitas de Verificación Ordinarias 15 de 31 Oficialía de partes de la Dirección de Notarías Director/a de Notarías Notificador/a A 5 Recibe Oficio Representantes y turna a Director de Notarías Oficio Representantes Recibe Oficio y realiza la visita en la fecha programada y levanta un Acta. 6 Oficio Representante Director/a y representantes revisan los libros y se levanta acta de visita. Acta de visita de Verificación Ordinaria Oficio Acta 7 Remite al Subsecretario Jurídico ejemplar del Acta de Visita. Oficio Acta 8 Recibe Oficio y Acta de Visita. Acta de visita general Acta de visita de Verificación Ordinaria FIN DE PROCEDIMIENTO
MP-1 16 de 31 6. PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE ATENCIÓN A QUEJAS EN CONTRA DE NOTARIOS PÚBLICOS ELABORÓ C. María Antonieta Esquivel Torres Enlace Administrativo REVISÓ Lic. Gilberto Ramón Navarro Jiménez. Director de Notarías.
Atención a Quejas contra Notarios Públicos 17 de 31 6.1 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer la secuencia lógica para tramitar las quejas presentadas por parte de los ciudadanos, en contra de los actos realizados por los Notarios Públicos del Estado; así como integrar los expedientes relativos en términos de Ley, iniciar las investigaciones que procedan e informar al Secretario General de Gobierno y al Subsecretario Jurídico el resultado de las mismas, a efecto de que se finquen o deslinden las responsabilidades administrativas que en su caso procedan, para eventualmente se hagan efectivas las sanciones correspondientes.
Atención a Quejas contra Notarios Públicos 18 de 31 6.2 NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Las personas que presenten una queja en contra de algún/a Notario/a Público/a deberán demostrar el interés jurídico. Presentar escrito original y copia con firma original. Recibo de pago de honorarios del Notario. Copia de Identificación oficial, y demás documentos relativos a la queja que se presenta. Todo va por duplicado. El horario de atención a la ciudadanía comprende de las 9:00 a 16:00 horas, en días hábiles.
Atención a Quejas contra Notarios Públicos 19 de 31 Responsable 6.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Descripción de Actividades Formato y/o Documento Ciudadano/a. Oficialía de Partes Director/a de Notarías Analista 1.- Presenta queja en contra de un Notario/a, en la Oficialía de Partes de la. Nota: En caso de no traer el escrito, se otorga un formato. 2.- Recibe y turna al Director/a de Notarías. 3.- Recibe, analiza y turna al Analista para elaborar documento de radicación, para su consecuente notificación. 4.- Recibe y elabora documento de a Radicar, mismo que se notifica a el/la Notario/a Público/a y turna a el/la Director/a para firma. Escrito de queja Anexos Escrito de queja Escrito de queja Documento de radicación. Escrito de queja Documento de radicación. Notario/a. 6.- Recibe, analiza y rinde informe o en su caso ofrece pruebas a la. Nota: Se da un plazo de 10 días hábiles para rendir informe. Informe Director/a de Notarías 7.- Recibe Informe. Informe SATISFACE INFORMACIÓN 8.- Da por concluida y se archiva. Expediente
Responsable Atención a Quejas contra Notarios Públicos Descripción de Actividades Formato y/o Documento 20 de 31 Consejo de Notarios NO SATISFACE INFORMACIÓN 9.- Dentro de 15 días hábiles se cita a junta de conciliación. 10.-Si no se logra conciliación se abre periodo probatorio. Oficio Citatorio Oficio notificación Director/a de Notarías Director/a de Notarías 11.-Para mejor proveer se ordena visita Extraordinaria, levanta acta de Visita Extraordinaria y notifica resultado mediante Oficio. 12.- Se informa al Consejo de Notarios la fecha de visita extraordinaria. 13.-Se solicita opinión del Consejo de Notarios. Oficio notificación Acta de Visita Extraordinaria. Oficio opinión Consejo de Notarios Director/a de Notarías Secretario/a General de Gobierno Secretario/a General de Gobierno 14.- Emite Opinión 15.- Recibe opinión y elabora Proyecto de resolución y turna a el/la Secretario/a General de Gobierno. 16.- Recibe y autoriza Proyecto de resolución. 17.- Remite a el/la Director/a de Notarías la Resolución autorizada y firmada. Oficio opinión respuesta Oficio opinión respuesta Proyecto de resolución Resolución Oficio Resolución
Atención a Quejas contra Notarios Públicos 21 de 31 Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento Director/a de Notarías 18.- Recibe resolución e informa y notifica al Notario. Oficio de notificación «Notario» FIN DEL PROCEDIMIENTO. Nota: Por la naturaleza de los documentos que se generan en la realización de este procedimiento, no es posible anexarlos al presente Manual.
Atención a Quejas contra Notarios Públicos 22 de 31 Notario/a Director/a de Notarías Consejo de Notarios Secretario/a General de Gobierno Recibe, analiza y rinde informe a la Dirección de Notarías. Informe B 6 No Recibe Informe Informe Sí Satisface la información? 7 10 Oficio representantes Realiza Visita Extraordinaria, levanta acta de Visita Extraordinaria y notifica resultado mediante oficio. Oficio notificación Acta de Visita 11 Da por concluido y se archiva 12 Se solicita a Junta de Conciliación dentro de 15 días hábiles. No Sí Si fracasa se abre periodo probatorio. Si fracasa se abre periodo probatorio. FIN DEL Si se logra se archiva. PROCESO Expediente FIN 8 Envía a el/la Notario/a con copia al Consejo de Notarios, para informar fecha de visita extraordinaria y designe representantes. Oficio visita Designa representantes enviando oficio al Director/a de Notarias 9 13 Emite Opinión Oficio opinión respuesta Solicita opinión del Consejo de Notarios. Oficio opinión Oficio opinión respuesta A 14 Recibe opinión y elabora Proyecto de resolución y turna a el/la Secretario/a General de Gobierno. Proyecto resolución
Atención a Quejas contra Notarios Públicos 23 de 31 Secretario/a General de Gobierno Director/a de Notarías Secretario/a General de Gobierno B 15 Recibe y autoriza Proyecto de resolución. Resolución Turna a el/la Director/a de Notarías 16 Resolución autorizada y firmada 17 Recibe resolución, y notifica al Notario y al quejoso. Oficio Notario Oficio quejoso FIN DE PROCEDIMIENTO
MP-2 Atención a Quejas contra Notarios Públicos 24 de 31 Anexo 1 Instrucciones para el escrito para presentar una Queja 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Fecha Nombre de la persona que presenta la queja. Domicilio particular del quejoso/a y teléfono particular y número celular. Identificación (IFE, Pasaporte o INAPAM. Nombre del Notario y número de Notaría contra quien se presenta la queja, especificando si es Notario Titular, Suplente ó Auxiliar, y a que Distrito Judicial del Estado pertenece la Notaría. Copia del recibo de pago de la Notaría correspondiente, si lo hubiera. Motivo de la queja, explicar brevemente. Nombre y firma del la/ (las) quejoso(as) /s. Especificar los documentos anexos. Especificar si se presentan otros documentos.
MP-1 25 de 31 7. PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE PETICIONES Y DEMÁS SOLICITUDES. ELABORÓ María Antonieta Esquivel Torres Analista REVISÓ Lic. Gilberto Ramón Navarro Jiménez. Director de Notarías.
MP-2 Trámite de peticiones y demás solicitudes. 26 de 31 7.1 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer la secuencia lógica para los trámites a peticiones y demás solicitudes respecto de los documentos que obran en los expedientes que integran el Archivo de la a solicitud de parte interesada.
MP-2 Trámite de peticiones y demás solicitudes. 27 de 31 7.2 NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Los ciudadanos que soliciten algún trámite, apoyo o algún otro tipo de solicitud respecto de la función y demás actividades que desarrollan los Notarios del Estado. 2. Presentará el escrito de solicitud en original y dos copias. 3. Presentará recibo de pago de la Secretaría de Finanzas y Administración. 4. Presentará Copia de identificación oficial. 5. El horario de atención a la ciudadanía comprende de las 9:00 a 16:00 horas, en días hábiles.
Trámite de peticiones y demás solicitudes. 7.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 28 de 31 Responsable Ciudadano/a. Descripción de Actividades INICIO DE PROCEDIMIENTO 1.- Solicita algún trámite o gestión. Formato y/o Documento Escrito de solicitud. Oficialía de Partes. 2.- Recibe solicitud y turna a el/la Director/a de Notarías Nota: Se sella una copia y se regresa al interesado. Escrito de solicitud Copia de escrito de solicitud. Director/a de Notarías 3.- Analiza, autoriza expedición e instruye a Analista. Nota: Revisa que el documento cumpla con los requisitos legales. Escrito de solicitud Analista 4.- Elabora oficio respuesta y turna a Director/a de Notarías para firma. Oficio respuesta Director/a de Notarías 5.- Firma y turna oficio para que sea notificado al notario. Documento tramitado o certificado.
Trámite de peticiones y demás solicitudes. 29 de 31 7.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Notario Descripción de Actividades INICIO DE PROCEDIMIENTO 6.- Emite respuesta Formato y/o Documento Dirección de Notarías. Analiza respuesta: SI satisface, se notifica al quejoso; No satisface, se inicia expediente de queja. FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota: Por la naturaleza de los documentos que se generan en la realización de este procedimiento, no es posible anexarlos al presente Manual.
Trámite de peticiones y demás solicitudes. 30 de 31 7.4 DIAGRAMA DE FLUJO Ciudadano/a Oficialía de Partes Director/a de Notarías Analista INICIO Solicita algún trámite o documento Escrito de solicitud 1 Recibe solicitud y turna a el/la Director/a de Notarías Escrito de solicitud 2 3 Copia de escrito de solicitud Analiza, autoriza expedición e instruye a Analista. Escrito Solicitud 4 Elabora acuerdo y turna a Director/a de Notarías para firma Acuerdo 5 FIN DE 5 PROCEDIMIENTO
MP-2 31 de 31 8.