Aspectos Generales Sobre Administración, Gestión Empresarial y Economía de PRL
Aspectos Generales Sobre Administración, Gestión Empresarial y economía de prl Una buena gestión de la prevención en la organización implica evitar o minimizar las causas tanto de los accidentes como de las enfermedades derivadas del trabajo. Las actividades preventivas deben formar parte de la gestión empresarial y recibir el mismo tratamiento, respecto a su administración, que cualquier otra actividad presente en la empresa. Además, hay que tener en cuenta que los accidentes de trabajo originan gran fuente de gastos, por ello la prevención no debe centrarse únicamente en la reducción de daños, sino que debe ir mas allá, contribuyendo a la eficacia y competitividad de la empresa. OBJETIVOS Adquirir las competencias relacionadas con la administración y gestión empresarial en una organización, para poder integrar la prevención de riesgos laborales, así como analizar los aspectos básicos sobre los costes de la prevención. CONOCIMIENTOS Proceso Administrativo. Actividad Empresarial en Prevención. Integración de la Prevención. Sistema de Prevención de Riesgos Laborales. Economía de la Prevención. Costes de Siniestralidad para las Empresas. Costes de Prevención. Métodos de Cálculo de los Costes de los Accidentes. Óptimo Económico. PROCESO ADMINISTRATIVO 2
Se tiende a considerar la administración como un proceso, es decir como un conjunto de actividades relacionadas entre sí de forma secuencial. La administración busca la eficacia, es decir, el cumplimiento de los objetivos marcados y la realización de las tareas con eficiencia, obteniendo los mismos resultados con menos recursos, o utilizando los mismos recursos para obtener mayores resultados. La administración de empresas es un proceso secuencial que consta de las fases de planificación, organización, dirección y control. Las funciones administrativas son el componente esencial de la gestión y organización de las empresas, en todas sus actividades. Las fases del proceso de administración son: Planificación Consiste en el establecimiento de las metas de la empresa y en especificar las acciones que se deben desarrollar para conseguirlas. Comienza en la empresa definiendo qué hace la misma, en qué negocios quiere estar y está presente. Incluye el conjunto de acciones y actividades necesarias para establecer los objetivos, las cuales se concretan en planes, programas y presupuestos. Los objetivos se determinan a tres niveles: corto, medio y largo plazo. Características de los Objetivos Concretos. Claros. Cuantificables en la medida de lo posible. 3
Organización Dirección Control La función directiva consiste en determinar funciones y tareas, establecer unidades y departamentos y decidir la forma en que los mismos se van a comunicar. Comienza con la necesidad que tiene una empresa de dividir el trabajo entre todos sus miembros, de tal manera que a cada uno le corresponda una parte de la actividad global. Ese trabajo debe ser coordinado, y ello se consigue mediante el establecimiento de una serie de relaciones permanentes entre los miembros de la empresa, conformándose la estructura de la organización. Se basa en la agrupación de los puestos en unidades y departamentos y en la consecución de una estructura jerarquizada de la autoridad. Se encarga de establecer medios alternativos de comunicación fuera de los departamentos y las estructuras jerárquicas, y establece el grado de centralización o descentralización, con el que tienen que ser tomadas las decisiones. Consiste en hacer que todos los empleados de la empresa, incluyendo los directivos, dirijan sus esfuerzos a la consecución de fines organizativos. La función parte de la búsqueda de las personas que van a ocupar los puestos y tareas diseñadas en la función de organización, lo cual incluye los procesos de integración del personal. Se busca sobre todo la motivación del personal, por lo que es muy importante establecer el sistema de liderazgo más adecuado y contar con un sistema de recompensas en términos de promoción jerárquica y de remuneraciones. Se encarga de que todo se haga según lo previsto, de forma que cada vez se aproximen más a los objetivos de la organización. Se realiza mediante la comparación de los resultados reales con los resultados esperados que se recogían en los distintos objetivos. Si no se produce un ajuste entre lo deseado y lo realizado, los directivos tienen que emprender acciones correctoras para disminuir en lo posible la desviación. 4
ACTIVIDAD EMPRESARIAL EN PREVENCION El empresario tiene como deber fundamental garantizar la seguridad y salud de los trabajadores. La actividad preventiva exige organización, ejecución y constancia. Pilares de la Actividad Empresarial en Prevención Multiplicidad: compuesta por un gran número de medidas y acciones de diversa naturaleza, que vienen encaminadas al cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales. Ordenación: orientada hacia la eficacia y viene dado por una doble vía: Realización de determinadas actuaciones: inventario de los puestos de trabajo y evaluación de riesgos laborales. Actividades adicionales de planificación y programación. Permanencia: debe ser una actividad permanente, que debe actualizarse y renovarse continuamente, nunca llega a un punto en que pueda considerarse agotada o completada. Participación: determina que las personas llamadas a participar tendrán realmente una obligación de llevar a cabo una actividad preventiva: Anticipada. Simultánea. Posterior. 5
INTEGRACIÓN DE LA PREVENCIÓN La prevención de riesgos laborales en la empresa deberá integrarse en el conjunto de sus actividades y decisiones, tanto en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que esté se presente, como en la línea jerárquica de la empresa, incluidos todos los niveles de la misma. La integración de la misma en determinadas actividades es esencial, para la eficacia de la acción preventiva: Dirección de la empresa. Gestión de los cambios. Adquisición de equipos o productos. Contratación de obras o servicios. Contratación de personal. Mantenimiento de los equipos e instalaciones. Ejecución de actividades potencialmente peligrosas. Por tanto una acción preventiva eficaz y continuada, solo es posible, si se integra en el sistema general de gestión de la empresa. Características de la Integración Se hace de manera objetiva y subjetiva. Su contenido viene estructurado por un doble plano: Obligación de incluir la prevención en sus actividades y decisiones. Asumir la obligación por los integrantes de la línea jerárquica. El Plan de Prevención la herramienta a través de la cual se integra la actividad preventiva de la empresa en el sistema de gestión y se establece la política de prevención. La integración de los trabajadores a la actividad preventiva se lleva a cabo por las vías de: Participación. Consulta. Información. 6
Consideración Individualizada del Trabajador El trabajador es un individuo con características propias que no deben ser ignoradas, ya que la efectividad de las medidas preventivas adoptadas en una organización, dependerán de las imprudencias o distracción no temerarias que pudiera cometer el mismo. Aspectos a Contemplar Nivel de capacidad profesional a la hora de encomendarle las tareas. Nivel de información: garantizar que sólo los trabajadores que hayan recibido información suficiente y adecuada pueden acceder a las zonas de riesgo grave y específico. Nivel de atención: la efectividad de las medidas preventivas deberá prever las distracciones o imprudencias no temerarias que pudiera cometer el trabajador. 7
SISTEMA DE PREVENCION DE RIESGOS LABORALES El Sistema de Prevención de Riesgos Laborales (SPRL), es la parte del sistema general de gestión de la empresa, que define la política de prevención. Estructura del Sistema Organización de PRL. Responsabilidades en materia de prevención. Funciones y tareas. Procedimientos. Procesos. Recursos. Documentación del Sistema de Prevención El SPRL de acuerdo con la legislación, ha de estar debidamente documentado, puesto que los procedimientos de las diferentes actividades preventivas constituyen un recurso básico para lograr que los diferentes miembros de la organización se impliquen en la prevención y ésta se integre en la actividad laboral. La estructura del sistema documental es la siguiente: 8
Ello permite disponer de los procedimientos necesarios para establecer la manera correcta de realizar determinadas actividades o tareas, que son del todo necesarias, y el control de su eficacia. Mediante los adecuados registros documentales podremos medir resultados y parámetros de las actividades realizadas para alcanzarlos. 9
ECONOMÍA DE LA PREVENCIÓN Los costes económicos de los accidentes en las empresas se derivan fundamentalmente de una deficiente cultura preventiva, que conlleva una serie de perdidas que pueden afectar no solo a la propiedad o los procesos productivos, sino también a las personas. Esto permite clasificar los costes de los accidentes en dos categorías: Relacionados con pérdidas principalmente materiales. Incluyen los accidentes blancos : no generan lesión pero si daño y pedidas materiales. Se llevan a cabo acciones formativas y se refuerza el papel de los incentivos económicos. Costes Económicos Tipos de Incentivos Económicos Internos: ahorro de costes debido a la reducción de accidentes, puesto que los accidentes son muy costosos. Externos: premios que agentes externos a la empresa otorgan por tener determinados niveles de prevención. Relacionados con el daño físico y moral tanto para el accidentado, como para los familiares y personas de su entorno. Costes Humanos Dolor físico y moral. Marginación social. Incapacidad. Muerte. Conllevan un gran un coste económico tanto para la sociedad, como para la empresa. 10
COSTES DE SINIESTRALIDAD PARA LAS EMPRESAS El RD 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, establece que la prevención de riesgos laborales debe ser integrada en el conjunto de actividades y decisiones de la empresa. De ahí nace la obligación de evaluar, controlar e integrar económicamente la actividad preventiva. Para valorar el coste de esta actividad se recurre al análisis de los costes derivados de los accidentes de trabajo, que permite ver la relación coste/beneficio de las medidas preventivas adoptadas, pudiendo así calcular, finalmente su rentabilidad. Evaluación Económica La evaluación económica tiene como objetivo principal conocer el coste de los accidentes a través del análisis de las variables que tengan repercusión económica en la empresa. Debe comenzar inmediatamente después de haber sucedido el accidente y no finalizará hasta que no quede ningún coste pendiente de valoración. Para cuantificar el coste total de la accidentalidad, la empresa debe registrar y evaluar tanto los incidentes como los accidentes que hayan tenido lugar, diferenciando los distintos tipos de costes, que estos puedan generar. Tipos de Sucesos a Evaluar Accidentes con lesiones, con o sin baja, o cuya cura se solucione en el botiquín. Accidentes que no produzcan lesiones, pero que causen: Daños materiales. Paro significativo en el proceso productivo. Pérdida significativa de tiempo. Costes Salariales Directos Tipos de Costes Tiempo perdido por el trabajador accidentado y por otros trabajadores implicados. Coste medio de los trabajadores implicados. Costes de Seguridad Social Días de baja del trabajador accidentado. 11
Daños Materiales Coste de la reparación o reposición de: Equipos. Estructuras. Vehículos. Máquinas. Instalaciones. Herramientas. Productos, etc. Pérdida de Negocio e Incremento del Coste del Producto Costes Intangibles Costes Generales Repercusión en el proceso productivo. Parada o retraso de la producción. Contratación de sustitutos. Subcontratación de la tarea. Deterioro de la imagen. Pérdida de mercado. Conflictos laborales. Disminución de la moral de los trabajadores. Material primeros auxilios. Traslado del accidentado. Honorarios profesionales. Sanciones, multas, procesos judiciales, etc. Alquiler de materia. Gastos administrativos de contratación de sustitutos. Daños a terceros, etc. 12
COSTES DE PREVENCIÓN Los costes de la empresa que se dedican a combatir la siniestralidad y mantener las condiciones óptimas de seguridad y salud en los puestos de trabajo, deben ser identificados y analizados, con la finalidad de poder efectuar un estudio posterior de aquellas acciones o medidas más eficaces, y económicamente más rentables. Partidas de Costes Costes de Diseño Costes de Operación Costes de Planificación Sistemas de seguridad y control de máquinas e instalaciones. Defensas y resguardos en máquinas. Previsión de salidas de emergencia. Medidas de señalización y documentación informativa. Medios de extinción y equipos de protección contra incendios. Sistemas de ventilación y extracción de aire, etc. Servicio médico de empresa y botiquín. Servicio de prevención. Mantenimiento preventivo y predictivo de todo tipo de instalaciones y maquinaria. Diseños especiales por motivos de seguridad. Seguros. Brigadas contra incendios. Estudios de la evaluación de riesgos. Inspecciones de seguridad. Encuestas higiénicas. Investigación de accidentes. Formación de los trabajadores en los riesgos específicos del puesto y medidas preventivas a aplicar. Auditorias de verificación del programa preventivo, incluidas las previstas por la normativa legal. 13
METODOS DE CÁLCULO DE LOS COSTES DE LOS ACCIDENTES Los costes totales que generan los accidentes de trabajo se cuantifican como la suma de: Costes directos, principalmente los de los seguros. Costes indirectos, aquellos que no son identificables como tales para la contabilidad de la empresa. Así, los métodos de cálculo de costes se pueden agrupar en dos tipos principales. Permiten conocer los costes indirectos en base a un parámetro, una vez conocidos los costes directos. Se distinguen dos tipos: Métodos Estimativos Métodos del Cálculo Proporcional: se basan en la hipótesis de que existe una relación entre el coste directo e indirecto que permanece más o menos constante. El más conocido es el Método de Heinrich. Métodos del Cálculo Medio Estandarizado: se basan en la hipótesis de que al existir diferentes tipos de accidentes, es preciso hacer un cálculo medio según cada tipo de accidentes. Los métodos más conocidos son el Método de Simonds y el Método de los Elementos de Producción. Ofrecen de manera sencilla y rápida una visión general de los costes por accidentes. Se aplican de modo particular en una empresa cuando no se conoce un parámetro para estimar los costes indirectos a partir de los directos. Se estudian todos los accidentes, y se analizan detalladamente cada uno de los elementos, ya se pueden generar costes. Se agrupan los costes en función de distintas variables. El método más conocido es el Método de Brody, que los agrupa en siete tipos: Métodos Puntuales Costes salariales. Costes del material dañado. Costes de tiempo de administración. Pérdidas de producción. Costes que no están cubiertos por seguros. Alteración del clima social en la empresa y deterioro de las relaciones de trabajo. Costes comerciales. Ofrecen mayor exactitud, pero resultan más complejos y costosos. Las empresas prefieren utilizar los métodos estimativos, aún sabiendo de su capacidad de sensibilización limitada. 14
ÓPTIMO ECONÓMICO Un buen sistema preventivo requiere un esfuerzo inicial de implantación que mantiene su efectividad aplicando mecanismos de autocontrol y compromiso de todos y cada uno de los miembros de la organización, integrando la prevención en las rutinas de trabajo y en las prioridades inmediatas, dando cabida a una participación activa y no sólo nominal. Se intenta así, buscar un equilibrio entre los recursos económicos de la empresa y las actividades en materia preventiva, surgiendo la necesidad de reducir y controlar las perturbaciones de producción generadas por accidentes laborales para conseguir el punto óptimo de inversión. Punto óptimo de inversión: punto de equilibrio alcanzado, cuando el coste de la seguridad iguala a su beneficio o el punto a partir del cual una mayor inversión en prevención deja de ser rentable. En contraposición, un mal sistema preventivo tan solo pretende minimizar los costes dentro de un cumplimiento promedio y forzoso de la legalidad, con medidas reactivas elementales o de evitación de la sanción previsible. Beneficios de un Buen Sistema Preventivo Aumento del rendimiento de la empresa. Disminución del número de bajas por enfermedad, al haber menos accidentes y trastornos relacionados con el trabajo. Menos interrupciones en los procesos de producción, y costes más bajos. Optimización del entorno laboral y del equipo de acuerdo a las necesidades del proceso. Se traduce en una mejor calidad y menos riesgos para la salud y seguridad. Reducción de lesiones y enfermedades, significando menos daños y menores riesgos en lo que atañe a responsabilidades. 15
Situarse en M 1 implica que la empresa invierte más recursos en prevención y presenta menos grado de riesgo que en punto M, el cual es considerado óptimo cuando no se consideran los costes indirectos de los accidentes. 16
NOTAS 17