PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS 1. OBJETIVO: Verificar el buen desempeño del Sistema de y los procesos en ENERGUAVIARE SA ESP según los requisitos de la normativa legal vigente, las políticas institucionales y procedimientos internos, con el fin de detectar desviaciones y riesgos y proponer acciones de mejora y autocontrol. 2. ALCANCE: Aplica para la realización de auditorías internas de procesos y auditorias de control interno de la empresa. 3. RESPONSABILIDAD 3.1. PROFESIONAL 02 CONTROL INTERNO. Es el responsable de este procedimiento y de asegurar la aplicabilidad del mismo en la Empresa. 3.2. LIRES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Son los responsables de los procesos y procedimientos de la empresa, así como también de dar cumplimiento a los planes de acción institucionales y a los planes de mejoramiento concertados con los entes de control internos y externos. 4. FINICIONES: Auditoría: Procesos sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de las auditorías y evaluarlas de forma objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. En ENERGUAVIARE SA ESP se desarrollan 2 tipos de auditorías: Auditoría interna de procesos: herramienta para evaluar el desempeño de los procesos e identificar fortalezas y debilidades que conduzcan a emprender, diseñar e implementar planes de mejoramiento.
Auditoría de control interno: mecanismo para verificar y evaluar que las actividades, operaciones y actuaciones se realicen bajo los lineamientos institucionales, con el fin de minimizar los riesgos en los procesos. Programa de auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría. Incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos. Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada, frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos pueden ser: Fortalezas: aspectos identificados en la auditoría que agregan valor al proceso. Aspectos por mejorar: riesgos que presenta el proceso. No conformidades: incumplimiento de los criterios de auditoría.. Conclusiones de la auditoría: Resultados de una auditoría, tras considerar los objetivos y los hallazgos de la auditoría. 5. POLITICAS Y CONDICIONES OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: a. Toda auditoria programada debe iniciarse de acuerdo al programa de auditoria diseñado por el, notificado a Gerencia y al Comité de Auditoría de Junta Directiva.
b. No se podrá realizar auditoria sin que previamente se de aviso al gerente de la empresa, a los responsables de los sistemas de control interno y calidad delegados por la gerencia y a los lideres de procesos y procedimientos.. c. Al finalizar cada auditoria se elaborará el informe de auditoría, el cual será entregado al representante legal de la empresa, a los responsables de los sistemas de control interno y calidad delegados por la gerencia y a los responsables de los procesos y procedimientos auditados, para elaboración de los planes de acción y de mejoramientos respectivos. Los informes de auditoría serán remitidos al comité de auditoría de junta directiva de la empresa para que sus integrantes sean conocedores del estado de los sistemas de control interno y calidad, así como también, del comportamiento de la ejecución de procesos y procedimientos implementados.. 6. PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO REGISTROS 1 ELABORAR EL PROGRAMA S 2 PREPARAR LA 3 DILIGENCIAR PLAN Elabora el programa de auditorias a inicio de cada vigencia, el cual notifica al Representante Legal de la empresa, a los responsables de los sistemas de control interno y calidad delegados por la gerencia y al Comité de Auditoría de Junta Directiva. Prepara auditoria de conformidad a lo establecido en el programa, teniendo en cuenta cronograma. Elabora Plan de Auditoria fijando criterios, tiempos, responsables, auditados y listas de verificación Programas de auditoria Oficio e mail Plan de Auditoria Listas de Verificación
4 REALIZAR REUNION GENERAL APERTURA Realiza reunión con los auditados para socializar el plan de auditoria y cronograma establecido. La reunión se puede realizar de forma grupal o individual. Lista de asistencia 6 EJECUTAR LA 7 ELABORAR INFORME 8 FINIR Y EJECUTAR PLANES ACCION y MEJORAMIEN TO 9 REALIZAR SEGUIMIENT O A PLANES ACCION Y MEJORAMIEN TO Auditados Auditados Ejecuta la auditoria aplicando las técnicas de auditoria legalmente aceptadas y teniendo en cuenta los criterios fijados previamente Elabora informe de auditoria relacionando los hallazgos identificados, el cual es socializado con los auditados y enviado al Gerente y al Comité de Auditoría de Junta Directiva Define con base en el informe de auditoria las acciones a emprender para resolver las no conformidades y aspectos por mejorar a partir del análisis de sus causas y dando cumplimiento a los plazos establecidos. Realiza seguimiento a los planes de acción de las auditorias y planes de mejoramiento para verificar que se estén llevando acabo y están siendo eficaces al eliminar la no conformidad o prevenir el riesgo del aspecto por mejorar. Lista verificación de Informe de auditoria oficio e mail Plan de Acción Plan de Mejoramiento Formato Acciones correctivas y preventivas Informe de Auditoria de Seguimiento - Formato Acciones correctivas y preventivas
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS REFERENCIA Constitución Política. Estatutos de Constitución ENERGUAVIARE SA ESP Ley 87 de 1993 Ley 142 de 1994 Ley 689 de 2001 Decreto 1599 de 2005, MECI Decreto 943 de 21 de mayo de 2014, actualización MECI NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 14001 2004: NTC ISO 18001:2007 NTC ISO 19011:2012 8. REGISTROS Programa de Auditoria Plan de Auditoria Listas de Verificación Oficio/e-mail, por medio del cual se solicitan los planes de acción institucionales y los de mejoramiento. Formato plan de mejoramiento Formato Plan de Acción Formato Acciones Preventivas - Correctivas Informe de Auditoria Informe de auditoría de seguimiento