1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE CALIDAD ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO PARA MANIPULACIÓN Y CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO 2. OBJETIVO Establecer una metodología documentada para el control en la recepción, almacenamiento y mantenimiento de la información y bienes que son entregados por el usuario al GAD Municipal de Portoviejo, con el fin de garantizar la identificación, verificación, protección y salvaguarda de la propiedad de ellos. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica a toda la información y documentos (físicos y digitales) que es considerada propiedad de los usuarios, y que es entregada al GAD Municipal de Portoviejo, según se ha establecido en las listas de requerimientos a usuarios para cada uno de los servicios que entrega la institución. Esta información y documentos, entre otros, puede incluir: Información personal de identificación del usuario Certificaciones personales y bancarias del usuario Planos de viviendas a construir por el usuario Información legal sobre las viviendas de propietarios Información de actividades económicas y comerciales del usuario Información patrimonial y tributaria del usuario 4. BASE LEGAL ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 5. REGLAS INTERNAS 5.1. Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo que operan procesos agregadores de valor. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. 5.2. Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. Pág. 3 de 5
6. POLÍTICAS 6.1. Toda información y documentación que se considera propiedad del usuario debe ser manejada con absoluta confidencialidad. La violación de la confidencialidad sobre esta información dará lugar a que el GAD Municipal de Portoviejo inicie acciones legales contra el servidor municipal infidente. 6.2. La información propiedad del usuario en formato digital que fluye por el Sistema de Trámites es preservada por la Política de Seguridad de la Información, en donde la institución se asegura el manejo de información digital. 6.3. En todo el proceso, la identificación del usuario es accesible. Está identificación se realiza según lo establecido en el Procedimiento para la Recepción, Conservación, Control y Eliminación de los Archivos Físicos del GAD de Portoviejo (PRO-SGR-001). 6.4. La conservación y respaldo de la información y documentación que es propiedad del usuario se realiza conforme a lo establecido en el Procedimiento para la Recepción, Conservación, Control y Eliminación de los Archivos Físicos del GAD de Portoviejo (PRO- SGR-001). 6.5. La información que no es devuelta al usuario y permanece en el GAD Municipal de Portoviejo tiene un tiempo de conservación según la Tabla de Plazos que consta en el Anexo 1 del Procedimiento para la Recepción, Conservación, Control y Eliminación de los Archivos Físicos del GAD de Portoviejo (PRO-SGR-001). 7. DEFINICIONES INFORMACIÓN DIGITAL: Archivos que se generan, transmiten, procesan y almacenan en sistemas informáticos computacionales. DOCUMENTACIÓN FÍSICA: Documentos necesarios para su tramitación, que se los entrega en papel u otro tipo de material. 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Director de Planificación Estratégica y Proyectos, Coordinador de Procesos, todos los servidores municipales. b) Responsables del control: Director Cantonal de Planificación y Desarrollo. c) Distribución: La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. 9. PROCEDIMIENTO No. Actividad Documento Responsable 1 2 Recibe los documentos y archivos y los inspecciona considerando lo establecido en el Procedimiento para la Recepción, Conservación, Control y Eliminación de los Archivos Físicos (PRO-SGR-001). Revisa que la información requerida se encuentre completa, los documentos físico sean legibles y los archivos digitales sean recuperables (se abran en un computador). Tiempo proceso Pág. 4 de 5
Usuario Servidor Municipal 3 Existen diferencias entre la información requerida y la recibida, o la información es ilegible, no recuperable o se encuentre en mal estado? SI: Se la devuelve al usuario para que la complete o solucione el inconveniente. Paso 1. NO: Ingresa la información al Sistema de Trámites o al sistema pertinente para su procesamiento, identificando el nombre del usuario en el número de asignado por el sistema. FIN PROCESO 10. DIAGRAMAS DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA MANIPULACIÓN Y CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE Recibe los documentos y archivos, y los inspecciona considerando lo establecido en el Procedimiento para la Recepción, Conservación, Control y Eliminación de los Archivos Físicos (PRO-SGR- 001) Revisa que la información requerida se encuentre completa, los documentos físico sean legibles y los archivos digitales sean recuperables (se abran en un computador) Existen diferencias entre la información requerida y la recibida, o la información es ilegible, no recuperable o se encuentre en mal estado? NO SI Se la devuelve al usuario para que la complete o solucione el inconveniente Ingresa la información al Sistema de Trámites o al sistema pertinente para su procesamiento, identificando el nombre del usuario en el número de asignado por el sistema Completa la información o soluciona el inconveniente 11. FORMATOS DE REGISTRO No aplica. Pág. 5 de 5