Información general Qué es un comprobante fiscal Es el documento con el que usted, sus clientes o sus proveedores pueden demostrar que realizaron la compra, venta o renta de bienes, o la prestación o adquisición de servicios. Existen comprobantes mejor conocidos como facturas cuyo importe puede deducirse al calcular el impuesto sobre la renta (ISR) y el impuesto empresarial a tasa única (IETU), y en los que deben desglosarse los impuestos que se carguen, como el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto especial sobre producción y servicios (IEPS), para que puedan acreditarse (restarse) de las cantidades a cargo de estos mismos impuestos. También existen los comprobantes simplificados mejor conocidos como notas de venta, cuyo importe no es deducible y en los cuales no se desglosan los impuestos que se cargan (se incluyen en el monto total). Entre estos comprobantes se encuentran los recibos (tickets) que emiten las máquinas registradoras o equipos de registro autorizados para efectos fiscales. Por qué debe expedir y exigir comprobantes fiscales Los debe expedir porque, además de ser una obligación fiscal, sus clientes sólo pueden deducir en sus pagos provisionales y en la Declaración Anual las compras o gastos que hagan si cuentan con el comprobante que reúna todos los requisitos fiscales, y los debe exigir a sus proveedores para comprobar ante el SAT que realizó compras, gastos o inversiones relacionados con su actividad. Si usted expide y exige comprobantes: Contribuye a pagar impuestos. 3
Hace que los demás también los paguen. Disminuye la evasión fiscal. El SAT, a través de sus áreas de auditoría fiscal, realiza visitas a los domicilios o establecimientos de los contribuyentes para verificar que se expidan comprobantes por las ventas o servicios que presten. Cuando descubre que algún contribuyente no los expide, o expidiéndolos, éstos no cumplen con todos los requisitos fiscales (como en el caso de algunos médicos, abogados, refaccionarias, talleres, estéticas) levanta un acta sobre el hecho, para que posteriormente se emita y se le notifique la sanción que corresponda y, en su caso, se ordene la clausura del establecimiento. Quiénes están obligados a expedir comprobantes Todas las personas que vendan o den en arrendamiento bienes, o presten servicios, siempre y cuando el cliente les solicite un comprobante que reúna todos los requisitos fiscales y les proporcione su RFC de manera verbal, pues ya no es necesario que presenten la Cédula de Identificación Fiscal. Por otra parte, cuando el cliente no solicite un comprobante que reúna todos los requisitos fiscales y no proporcione su RFC, se le debe expedir un comprobante simplificado, que debe contener los requisitos (se detallan más adelante) que establecen las disposiciones fiscales para este tipo de comprobantes. 4
Comprobantes deducibles y acreditables (facturas) Para que los contribuyentes consideren deducibles o acreditables los comprobantes fiscales que les expidan sus proveedores de bienes o servicios, dichos comprobantes deben cumplir, entre otros, con los siguientes requisitos: Impreso el nombre de quien los expide si es persona física, o denominación o razón social si es persona moral. Impreso el domicilio fiscal de quien los expide. Cuando se tenga más de un establecimiento debe señalar el domicilio del establecimiento en el que se expiden los comprobantes. Impreso el RFC de quien los expide. Impreso el número de folio. Lugar y fecha en que se expiden. RFC de la persona a favor de quien se expiden. Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que amparen. Si la compra se realiza por diversas mercancías, se anota el número e importe de cada una de ellas y el importe total en número o en letra. Lo anterior, también es aplicable en la expedición de comprobantes por la prestación de servicios. Separar la cantidad del impuesto al valor agregado o del impuesto especial sobre producción y servicios que en su caso se pague. En caso de ventas de primera mano de mercancías de importación, anotar el número y fecha del documento aduanero y aduana por la cual se realizó la importación. 1 1 Sólo se anota en el caso de los contribuyentes que hayan importado las mercancías. 5
La Cédula de Identificación Fiscal impresa. Sobre la impresión de la Cédula no debe efectuarse anotación alguna que impida su lectura. La leyenda: La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales, impresa con letra no menor de tres puntos. RFC y nombre del impresor, así como la fecha de autorización en el Portal de Internet del SAT, con letra no menor de tres puntos. Número de aprobación asignado por el Sistema Integral de Comprobantes. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado. Tratándose de la venta de ganado, debe reproducirse en el comprobante el hierro de marcar de dicho ganado, siempre que se trate de aquel que deba ser marcado. Las personas físicas con actividades empresariales y profesionales y las del régimen Intermedio, además de los requisitos señalados deben incluir en sus comprobantes la leyenda : Efectos fiscales al pago. La vigencia del comprobante de dos años, contados a partir de la fecha de impresión. Qué requisitos deben tener los comprobantes que amparen ventas o servicios gravados con IVA Además de los requisitos señalados, debe incluirse el monto del IVA, separado por tasas, e indicar si el pago de la cantidad que ampara el comprobante se realiza en una sola exhibición o en parcialidades. 6
Si el pago se hace en una exhibición, debe anotarse la cantidad total de la venta, más el monto del IVA que se paga. Si la venta se hace en parcialidades, en el comprobante que se expida debe indicarse la cantidad de la parcialidad que se cubre en el momento y el IVA que se paga sobre dicha parcialidad. En este caso, por cada una de las siguientes parcialidades que se paguen, se debe expedir un comprobante que cumpla con lo siguiente: Estar impreso en un establecimiento autorizado por el SAT y tener impreso el nombre, la denominación o razón social, el domicilio fiscal y la clave del RFC de quien lo expida. En caso de tener más de un local o establecimiento, debe señalarse el domicilio del local o establecimiento en el que se expida. Impreso el número de folio. Lugar y fecha de expedición. RFC del cliente. El importe de la parcialidad. La forma en que se realizó el pago. El monto del IVA o IEPS trasladado o retenido, en su caso. El número de la factura inicial. 7
Quienes tributen en el régimen Intermedio, en lugar de expedir un comprobante por cada una de las parcialidades, pueden anotar al reverso de la factura el importe de la parcialidad, la fecha del pago, y el monto del impuesto trasladado o retenido, en su caso. Ejemplo de una factura 8
Qué otros comprobantes cumplen con los requisitos fiscales para ser considerados como deducibles o acreditables Las copias del boleto de pasajero expedido por las líneas aéreas. Las copias de boletos de pasajeros expedidos por las líneas de transporte terrestre. Las notas de cargo a agencias de viajes o a líneas aéreas. Comprobantes de crédito o de cargo (de devoluciones o descuentos). Cuando se devuelvan bienes, se hagan bonificaciones o se efectúen descuentos gravados con el IVA, se debe expedir un comprobante que cumpla con los requisitos fiscales señalados, e incluya la cantidad del impuesto cancelado o restituido. Estados de cuenta como comprobantes fiscales Cuando se realicen pagos mediante cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de crédito, de débito o de servicios o monedero electrónico, los estados de cuenta originales en los que conste el pago realizado pueden servir como comprobantes para deducir o acreditar fiscalmente, siempre que se cumpla con lo siguiente: Que cada transacción no pase de 100,000 pesos, sin incluir el importe del IVA. Que se trate únicamente de pagos o erogaciones por actos o actividades gravados a la tasa de 15% o 10% del IVA, según corresponda. Que el estado de cuenta original contenga la clave del RFC del proveedor de bienes o servicios. Que registren en su contabilidad las operaciones que ampare el estado de cuenta. 9
Que vinculen las operaciones registradas en el estado de cuenta directamente con los gastos, las erogaciones, y con las operaciones registradas en su contabilidad. Que conserven el original del estado de cuenta durante el plazo de cinco años. Ejemplo de un estado de cuenta Cómo deben conservar los comprobantes las personas que los expiden Pueden optar por llevarlos en cualquiera de las siguientes formas: 10 En talonario, el cual debe estar empastado y foliado en forma consecutiva antes de su utilización. En la matriz se anotan los datos completos y en el talón un extracto de los mismos. En original y copia: de esta manera los comprobantes deben estar foliados en forma consecutiva antes de utilizarlos; las copias se conservan empastándolas en orden.
Comprobantes fiscales no deducibles ni acreditables (comprobante simplificado) Qué es un comprobante simplificado Es el documento que deben expedir a sus clientes las personas que vendan bienes o presten servicios al público en general, es decir, se expedirán a aquellos clientes que no requieran de un comprobante con todos los requisitos fiscales para hacerlo deducible o acreditable. También se conocen como notas de venta, y en ellos no se desglosa el impuesto al valor agregado o el impuesto especial sobre producción y servicios (se incluyen en el monto total), por lo que estos impuestos no se pueden acreditar (restar del impuesto a cargo). El importe pagado en una nota de venta no es deducible para calcular el IETU e ISR correspondientes. En el mismo caso están los comprobantes que emiten las máquinas registradoras de comprobación fiscal o los equipos de registro fiscal autorizados. En qué casos deben expedirse los comprobantes simplificados (notas de venta) Cuando el cliente no solicite factura (comprobante con todos los requisitos fiscales para hacerlo deducible o acreditable) o no proporcione su RFC, debe expedirse un comprobante simplificado (nota de venta, 2 o recibo de máquina registradora de comprobación fiscal o de equipos de registro fiscal autorizado), aun cuando el cliente no lo solicite, siempre que el importe de la operación exceda de 100 pesos. 2 No son los que se venden en papelerías, ya que deben elaborarse en las imprentas (no es necesario que sea una imprenta autorizada por el SAT) y contener el nombre, la denominación o razón social, según se trate de persona física o moral, domicilio fiscal, clave del RFC de quien los expide y folio de manera impresa. 11
Quiénes no están obligados a expedir los comprobante simplificados (notas de venta) Quienes presten servicios de transporte colectivo urbano o suburbano. Quienes vendan bienes a través de máquinas expendedoras. Cuando el comprobante que se expida no pueda ser conservado por el contribuyente por tener que introducirse en una máquina que permite el acceso a un lugar determinado; esto porque no se puede expedir otro comprobante adicional. Qué requisitos deben tener los comprobante simplificados (notas de venta) Deben obtenerse de imprentas (no es necesario que estén autorizadas por el SAT) en original y copia, foliados en forma consecutiva antes de ser utilizados y, además, deben cumplir los requisitos siguientes: Impreso el nombre, la denominación o razón social, según se trate de persona física o moral, domicilio fiscal y clave del RFC de quien los expida. Cuando se tenga más de un local o establecimiento debe señalarse el domicilio del local o establecimiento en que se expidan. Impreso el número de folio. Lugar y fecha de expedición. Importe total de la operación, consignado en número o en letra. Cuando expida comprobantes simplificados (notas de venta) debe entregarle al cliente la copia y conservar el original empastándolo en su orden. Los comprobantes simplificados (notas de venta) pueden provenir de cualquier imprenta, aunque no esté autorizada por el SAT. 12
Vigencia de los comprobantes simplificados (notas de venta) Este tipo de comprobantes puede utilizarse en cualquier momento. Ejemplo de una nota de venta Denuncie a quien no expida comprobantes! Si no expide comprobantes, sus clientes pueden denunciarlo ante el SAT y será sancionado. También puede denunciar a los proveedores que no le entreguen comprobantes o cuando los expidan y éstos no cuenten con todos los requisitos fiscales. Hacerlo es muy fácil! En nuestro Portal de Internet: ingrese a www.sat.gob.mx, Oficina virtual (Nuevos servicios): Servicios por Internet: Quejas: Registro de quejas. Capture la información que se solicita y envíela. En INFOSAT: 01 800 46 36 728. Por escrito que presente en la Administración Local de Auditoría Fiscal Federal o en la Administración Local de Servicios al Contribuyente. 13
La edición del folleto Comprobantes fiscales, qué son, quiénes los deben expedir, para qué sirven, se ha preparado en el Servicio de Administración Tributaria por las Administraciones Generales de Servicios al Contribuyente y de Planeación, a través de las Administraciones Centrales de Operación de Canales de Servicios y de Comunicación Institucional. Consta de 70,000 ejemplares y se terminó de elaborar en octubre de 2008. Servicio de Administración Tributaria, AGSC, AGP, ACOCS, ACCI. Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta obra con fines de lucro. Este documento no establece obligaciones ni crea derechos distintos de los contenidos en las disposiciones fiscales vigentes.
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