INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIO DE SOFTWARE N 027-2013-JUSIOGTI SOFTWARE PARA GESTION DE PROYECTOS 1. NOMBRE DEL AREA El área encargada de la evaluación técnica para la adquisición de software es la Dirección General de Tecnología de Información del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, 2. RESPONSABLE DE LA EVALUACION El Ing. Marcela Mendoza Laura y Soporte Tecnológico El Sr. Edmundo Bejar Corrales Tecnológico. 3. FECHA Directora de Sistema Administrativo I de la Oficina de Infraestructura Programador Sénior de la oficina de Infraestructura y Soporte 21 de Marzo del 2013 4. JUSTIFICACION Las Oficinas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos requieren para el desarrollo de sus actividades el uso de software para manejo de proyectos, a fin de dotar al personal de dichas áreas de una herramienta que apoye en la planificación y monitoreo de las diversas actividades y proyectos. E. Cejar Planificación, colaboración y entrega eficaz iviicrosoft Project 201,0 ofrece forma poteme y visualmente mejorada de administrar una p g'a MEI c de programas Jed:azrrrente. Mediante una experlencia novedosa e proporc:ona herra crii:as de planifica Un, adrd istraclán cola c,racmn ernpi- de personas y de equipos necesarias para cumplir con inc plazos de a o e!eglr ios recursos adecuados para un equipo, entre otros objetivos. Project 2010 supone un gran salto en cuanto a capacidad... ofrece a los jefes de proyecto... amplia visibilidad de los conflictos, saturación o inactividad de un proyecto..." a 7; Fechas arnpilacloc icgrar cintos e r-u.esa. lya rislca cainclaric,,..endrá lsión.nas ciara o prayeqco oragrama. ;,e de calores y los e.feqr.c.c de Plica -2 del calendario para ver y compartir las fechas clave y los re F' -nr- e y ya conocidas facilitan ic cle aso ha,cil como klicroso
,acntqpi 'aie-.;:a1,2, 5 ios prq igrarna,.-; Praier :2e-oírect PrcFessionai 2012 Dispona as, ics i -_:u;`a adecuados: pianitique ce forma e:tic:3z las tareas ce equipe y pípyecto _o c oarrasta-ar y soitar. ldentilique y resuelva qapidamente las taieas sa. pl-ograíqer slia asigrler q.etecte pos ;bies pqab!,emas de un scaq,./istazo. 9 I 51,== ete eel u i p fas a de de sincrcqeizadón de Nicrosorq SharePc1nr. caía que coiaboradorps puedan actualizar fácilmente el estado de las careas. ivlicrosoft P'.'-lqject Server 2C10./ obtrencirá 1;3 solución para administrar pro,yectos y cartera: a.1i n E. Bejar Cantidad Área de Licencias Oficinas del Ministerio de Justicia y 108 Derechos Humanos Total de licencias 108 Adicionalmente, el Decreto Supremo N 013-2003-PCM y el Decreto Supremo N 037-2005-PCM, establecen las disposiciones referidas al licenciamiento de software en entidades públicas, haciendo necesaria la adquisición formal y legal de las licencias de los productos utilizados. 5. ALTERNATIVAS Microsoft Project 2010 Ventajas del software comercia/ Control de calidad en la etapa de desarrollo del producto. Cuenta con recursos para la investigación. Dispone de personal altamente capacitado, para el soporte técnico. Idóneo para aplicaciones sobre manejo de proyectos. Amplio uso en empresas y organizaciones. Desventajas del software comercial a No es posible realizar modificaciones al software. o No es posible obtener copias para redistribución. Gantt Project Ventajas del software de uso libre 9 Libertad de uso, modificación y distribución. 9 Independencia tecnológica y disponibilidad de escrutinio público. Libre descarga del software. Desventajas del software de uso libre
9 No tiene garantía del autor ni de quien lo provee. 3 No existen compañías que respalden el software. 3 Se descarga sin garantías explícitas. 9 La configuración del software no es intuitiva, se requiere dedicar recursos para la reparación de errores. No existe soporte técnico 6. ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICO Se aplicó el modelo de calidad externa e interna, de acuerdo a la escala de calificación adjunto en el Anexo N 1, en base a la metodología establecida en la "Guía Técnica sobre Evaluación de Software para la Administración Pública" aprobada por Resolución Ministerial N 139-2004-PCM, tomando en cuenta los siguiente aspectos: E. Bojar Atributos Internos (No corresponde) Atributos Externos Adecuación Madurez Entendimiento Aprendizaje Adaptabilidad Atributos de Uso Nuevos Raleases Capacitación Soporte técnico Puntaje Max. Por ser un software ejecutable Microsoft Project 2010 Por ser un software ejecutable Gantt Project Por ser un software ejecutable 3.00 0.00 0.00 Puntaje Total 100.00 90.00 33.00 7. ANÁLISIS COMPARATIVO DE COSTO - BENEFICIO Concepto Microsoft Project 2010 Gantt Project Costo aproximado (*) S/. 140,433.70 5/. 0.00 (Sin costo) Hardware necesario para su funcionamiento Si Si Soporte y mantenimiento Si No Capacitación No No Impacto en el cambio de plataforma No Si Garantía Comercial Aplicable Si No (*) El costo aproximado es para diez (108) licencias y se obtuvo de precios locales que incluyen IGV. 8. CONCLUSIONES La Subdirección de Desarrollo de Capacidades y la Subdirección de Desarrollo de Proyecto requieren software para manejo de proyectos para planificación y monitoreo, de actividades y tareas. Uno de los factores a tener en cuenta y que favorece a la alternativa de adquisición de los programas mencionados, es el valor intangible del nivel de conocimientos (know how)
que poseen los usuarios en el uso de la herramienta Microsoft Project, por lo cual se usará el Análisis Comparativo Técnico para la selección del software, además que no debe requerir gastos adicionales para capacitación del personal. Se recomienda la adquisición de los programas y licencias incluidas legalmente emitidas, las cuales deberán ser solicitadas a distribuidores o representantes autorizados de dichos productos. En base a lo expuesto, Microsoft Project 2010 o superior es el software seleccionado para la adquisición del software para manejo de proyectos. 9. FIRMAS Ing. Marcela Carmen Mendoza Laura Directora de Sistemas Administrativo 1 r. Ednuthge-Belar-Czrraies Programador sénior
ANEXO N 1 ESCALA DE,CALIFICACIÓN - ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICCD INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE N...-2013 SOFTWARE PARA GESTION DE PROYECTOS 1. Atributos Internos No corresponde su evaluación, puesto que no cuenta con código fuente del software a evaluar. 2. Atributos Externos E. Bejar Atributo Adecuación Puntaje El software se adecua plenamente y reproduce diferentes formatos en su totalidad Según las funciones requeridas por el usuario. El software no se adecua a los formatos, según las funciones requeridas por el usuarios Madurez Es un producto con experiencia en el mercado Es un producto con poca experiencia en el mercado Entendimiento Se entiende totalmente la forma de operar del software Se requiere un mayor conocimiento para operar el software Aprendizaje Se cuenta con manuales en castellano y capacitación Se cuenta con manuales en inglés y no se brinda una oferta de capacitación en el mercado Adaptabilidad Se adapta íntegramente a entornos específicos No se adapta a los entornos específicos Subtotal 70.00 3. Atributos de Uso Atributo Nuevos Raleases Puntaje Hay garantía contractual de entrega gratuita de cuando menos el próximo reléase Hay garantía de entrega de nuevo reléase previo pago al proveedor que se adquiera el producto Los raleases son gratuitas y se descargan de la web, pero no se garantiza que siempre estarán disponibles 3.00 Capacitación Se da capacitación incluida en el costo del software Se da capacitación previo pago no incluido en el costo No se brinda ninguna capacitación Soporte Técnico Se da soporte vía web o correo (incluido en la compra del producto) Se da soporte vía web o correo previo pago por la suscripción de los servicios No cuenta con el personal técnico en el Perú 0.00 0.00 Subtotal 30.00 Total 100.00
INFORME TECN1C0 PARA ESTANDARIZACM DEL SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS N 017-2013-JUS/OG71-01ST MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS DESCRIPCIÓN DEL EQUIPAMIENTO O INFRAESTRUCTURA PREEXISTENTE: Actualmente el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos cuenta con la siguiente infraestructura pre-existente para gestionar la información referente a los diversos proyectos y actividades. Cuadro 1. Infraestructura pre-existente (Software para manejo de proyectos). Productos Software Cant. Licencias Microsoft Project standard 2010 15 Microsoft Project 2007 3 11. DESCRIPCION DEL BIEN REQUERIDO El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos requiere licencias de software para la Gestión de Proyecto, tal como se detalla cuadrtó N -2 y- en las especificaciones técnicas: Cuadro.- 2 Software requerido Software requerido Área Cantidad de Licencias E.se.jar Software para Gestión de Proyectos: Microsoft Todas las áreas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos 108 Project 2010 Especificaciones Técnicas. - Compatible con el sistema operativo Windows XPNISTA/SEVEN (32 y 64 bits). - Permitir la transferencia de tablas y gráficos de y hacia Word, Excel Power Point y Visio. Facilidad para gestionar portafolios, programas, proyectos y tareas. - Manejo de la estructura de desglose de trabajo EDT - Gestión de los recursos que podrán ser compartidos entre los diferentes proyectos - Gestión de costos Personalización de calendarios, a nivel general, proyectos y recursos.!, ht,ura. M;
E. dejar - Manejo de diferentes unidades de tiempo (hora, días, semanas, meses, año, etc.), para la definición de la duración de las tareas. - Capacidad de mostrar múltiples caminos críticos. - Asignar múltiples recursos costeados por tareas. - Generación de diagramas de Gantt - Capacidad de consultar con filtros múltiples y múltiples niveles de ordenamiento. - Generación de reportes predefinidos y personalizados. - Generar rastreo de auditoría de las actividades de los usuarios. - Generación y gestión de vvorkflows para la gestión de los proyectos. - Acceso a las herramientas de interface web - Capacidad para definir campo de usuario con información que se actualice dinámicamente, a nivel de programa, portafolio, proyecto, tarea y recurso. - Capacidad para enviar correos con información de los proyectos o avisos automáticos por correo electrónico, vía protocolo SMTP y MINE. - Capacidad para gestionar la publicación de documentos en web. - Capacidad para almacenar los proyectos de manera centralizada. - Capacidad para impedir la alteración de archivos por personas no autorizadas. - Capacidad para mostrar información del avance actual vs proyectada de cada uno de los proyectos, así como de manera agrupada por categoría. - Obtener estadísticas de los proyectos de manera individual o agrupada. - Generar reporte por cada proyecto, así como a nivel de portafolio. - Generar informes de control a nivel de portafolio y proyecto, utilizar filtros y criterios de ordenamiento de múltiples niveles. - Capacidad para obtener indicadores de gestión por proyecto y portafolio, con visualización numérica y mediante semáforo. El software deberá incluir indicadores predefinidos y adicionar nuevos indicadores. - Capacidad para trabajar directamente con Base de Datos externas, vinculándolas dinámicamente. - Capacidad de integrarse a otras herramientas. - Disponibilidad de documentación del diccionario de datos para poder acceder a los datos y disponer de ellos en modalidad de lectura. - Manejo de perfiles de usuarios por rol. - Encriptación de datos de los proyectos mientras residen en la base de datos o mientras son transmitidos por la red. - Capacidad para obtener backup de la configuración del software, así como de toda la documentación generada por los proyectos. i. USO QUE SE DABA AL BIEN REQUERIDO Los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos usara el software para gestión de Proyectos Microsoft Project corno herramienta de apoyo en Planificación y seguimiento de las actividades, programas proyectados en los Planes Operativos y especial para año 2013. Este software permitirá elaborar la Planificación, seguimiento y monitoreo de los Proyectos y actividades; referidos al diseño, desarrollo e implementación de avances de los procesos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. IV. JUSTIFICACIÓN DE LA ESTANDARIZACIÓN
En cumplimiento de la Directiva No 10-2009-0SCE/CD "Lineamientos para la Contratación en la que se hace referencia a determinada marca o tipo particular", se realizó el siguiente análisis para la estandarización Software de diseño gráfico: a. La entidad posee determinado equipamiento o infraestructura pudiendo ser maquinarias, equipos, vehículos, u otro tipo de bienes, así como ciertos servicios especializados. El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos cuenta con información de proyectos pre-existente en formato de archivos creados por el software pre-existente del Cuadro N 01, b. Los bienes o servicios que se requiere contratar son accesorios o complementarios al equipamiento o infraestructura pre-existente. El software para la Gestión de proyectos detallado en el Cuadro N 02, es complementario a la información de proyectos pre-existente en la institución, ya que dicho software puede leer y modificar los archivos preexistentes. Asimismo dicho software es complementario al software de manejo de proyectos píe-existente, dado que ya se cuenta con dicho software y se requiere nuevas licencias para las áreas solicitantes. c. Los bienes o servicios que se requiere contratar son imprescindibles para garantizar la funcionalidad, operatividad o valor económico del equipamiento o infraestructura pre-existente. La información de proyectos pre-existente puede ser leído y modificado con el software requerido del Cuadro N 02, manteniendo la integridad y calidad del archivo. Si se prescinde del software detallado en el Cuadro N 02, la información de proyectos pre-existente deberá ser leído y modificado por software de diferentes fabricantes, los cuales no aseguran la plena integridad y calidad de los archivos pre-existentes. Asimismo el software requerido es compatible con las diferentes versiones del sistema operativo de escritorio pre-existentes en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. y. CONCLUSIONES Sobre la base de las consideraciones expuestas en los numerales anteriores se hace necesario la adquisición de software requerido en el Cuadro N 02, el mismo que apoyará para el logro de los objetivos y metas de la institución.
VI. RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN Las personas responsables de la evaluación que sustenta la elaboración del bien son: ing. Marcela Mendoza Laura Directora de Sistemas Administrativo Sr. Edmundo Bajar Corrales Programador Sénior de la Tecnológico. Oficina de Infraestructura y Soporte VIL FECHA DE ELABORACIÓN 22 de marzo del 2013 VIII. PERIODO 36 meses. ING. MARCELA CARMEN MENDOZA LAURA Directora de Sistemas Administrativo I Oficina de Infraestructura y Soporte Tecnológico "5 RutS UNDO BEJAR CORRALES - Programador Sénior Oficina de Infraestructura y Soporte Tecnológico