A continuación se destacan resultados de interés producto de las Autoevaluaciones de años anteriores: Año 2008 De la información presentada en el cuadro anterior, se desprende como dato importante el siguiente grafico (porcentajes totales por componente): Cumplimiento Componente Institucional General 84,00 73,33 82,86 82,86 63,16 76,47 Ambiente de Control Valoración del Riesgo Actividades de Control El componente actividades de control con 84%, seguido por el componente de seguimiento con un 85% y el componente con menor grado de cumplimiento es el tema referente a Valoración del Riesgo 63.15%. El componente ambiente de control y sistemas de información con un 76.47% y un 73.33% respectivamente. Es importante mencionar que el componente ambiente de control es base para el buen funcionamiento del SCI ya que comprende temas como: Integridad y valores Competencia y Desarrollo del Recurso Humano Filosofía y Estilo de Operación Estructura organizacional Asignación de Autoridad y Responsabilidad.
En cuanto al componente de valoración de riesgo con menor grado de cumplimiento (63.15%), existe claridad en cuanto a la importancia de los esfuerzos realizados para identificar y administrar riesgos en las unidades, sin embargo la institución se encuentra en un proceso de revisión y replanteamiento de las políticas, procedimientos y estrategia para el fortalecimiento del Sistema Especifico de Valoración de riesgos (SEVRI). Con el resultado obtenido es claro que la institución debe revisar y mejorar no solo los elementos comprendidos en el SEVRI, si no también acciones que permitan fortalecer la planificación, el establecimiento de indicadores de desempeño mensurables para dar seguimiento al avance en el cumplimiento de los planes, metas objetivos institucionales. Ya que el SEVRI debe ser una herramienta que brinde información para la toma de decisiones pero sustentado en un sistema de participativo de planificación que considera la Misión y la Visión Institucionales, así como los objetivos, metas y políticas establecidas en el planes anuales institucionales.(norma General del SCI 3.2) Con un 73.33% para el componente de Sistemas de información, dentro del cual se comprende la eficaz, eficiencia y oportunidad con la genera y comunica la información en todos los niveles de institucional, al igual que la mejora de los canales de comunicación a lo interno y externo de la institución.
Año 2009 A partir, la evaluación realizada por cada una de las unidades funcionales se obtuvieron los siguientes resultados de cumplimiento en relación con los cinco componentes del SCI. Gráfico 1. Nivel de cumplimiento institucional por Componente SCI 33% 28% 22% 26% 36% 22% 31% 25% 28% 25% No Cumplido 42% 44% 56% 49% 33% Cumplido Parcialmente Cumplido Del estado de cumplimiento obtenido para cada uno de los componentes, de los cinco que conforman el SCI, obtuvo el mayor porcentaje de cumplido para el denominado Actividades de Control con un 56%; los restantes fueron evaluados con porcentajes menores al 50% en el nivel de cumplimiento. Entre los que se incluye el componente Ambiente de Control base para la buena calidad del sistema con un porcentaje del 42%, resalta también el porcentaje obtenido para el componente de Seguimiento con un 33% de cumplido; estos dos componentes son esenciales en virtud de que: El Ambiente de control es la base a partir de la cual se desarrolla todo el SCI, partiendo de una actitud positiva y de apoyo y el seguimiento comprende todas las actividades que se realicen para valorar la calidad del funcionamiento de SCI.
Con respecto a los porcentajes evaluados como cumplido parcialmente, éstos oscilan entre el rango que va del 22 % al 31%, para indicar que si bien la Institución ha realizado esfuerzos para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley General de Control Interno y las Normas Generales de Control Interno, su totalidad no ha sido incluida dentro de sus actividades ordinarias. Lo anterior obedeciendo a la siguiente interpretación: Cumplido (Si)= equivalente a un 100% Parcial alto: equivalente a un 75% Parcial medio: equivalente al 50% Parcial bajo: equivalente a un 25% No cumplido (No): equivalente a un 0% El componente valoración de riesgo según el criterio de los evaluadores se encuentra en un 44% cumplido, frente a 28% de no cumplido e igual para parcialmente cumplido, ubicándose en segundo lugar con el menor nivel de cumplimiento. Con lo anterior, se evidencia que es necesario que la Institución enfatice los temas Identificación y Valoración, Análisis y Administración de Riesgos, lo cual ha recibido un importante impulso con el proceso de Valoración de Riesgos 2009 para el Fortalecimiento del SEVRI, en el cual se ha incorporado a la totalidad de la comunidad institucional con el inicio de la identificación de riesgos y evaluación de controles por parte de las Unidades. Sin embargo, de los 5 componentes ninguno logro obtener un porcentaje cercano al 80%, aún unificando los datos de cumplido y parcialmente cumplido, lo que significa que algunas Áreas deben realizar un análisis que les permita entablar acciones para brindar un efectivo cumplimiento a lo establecido en las Normas de Control Interno. En la siguiente gráfica se muestran los resultados obtenidos para cada uno de los componentes de Control Interno en los años 2008 y 2009.
Cumplido Parcialmente Cumplido No Cumplido Gráfico 2. Comparación de Resultados Autoevaluación. Años 2008-2009 4 20 33 4 33 28 2 14 22 0 27 26 0 17 36 76 25 42 63 28 44 84 22 56 73 25 49 83 31 33 2008 2009 2008 2009 2008 2009 2008 2009 2008 2009 Ambiente de Control Valoración de Riesgo Actividades de Control Sistemas de Información Seguimiento Con respecto a los componentes evaluados con menores porcentajes en cumplido, en el 2008 el componente Valoración de Riesgo obtuvo un 63% de cumplido y un 33% de parcialmente cumplido, y para el 2009 queda como el segundo componente con el menor nivel de cumplimiento. Es importante rescatar el hecho que durante la autoevaluación 2008 y al momento de realizar la autoevaluación del presente año las unidades evaluadoras no habían iniciado el proceso de valoración de riesgo 2009, el cual se ha desarrollado con la finalidad de fortalecer el Sistema y la cultura de Control Interno en la Institución, así como poner en marcha el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional; por lo que se espera que las debilidades detectadas por las unidades sean subsanadas durante dicho proceso. Para el año 2009 el Componente de Ambiente de control y seguimiento resultaron con los más bajos porcentajes de cumplido con 42% y 33 % en contra posición al año anterior que resultaron con un 76% y 83%. Resalta como dato importante, que durante el 2008 los porcentajes de cumplido fueron en todos los componentes mayores al 60%, lo que no se resultó de la misma manera en el 2009 donde los cinco componentes obtuvieron niveles por debajo de ese porcentaje. (Ambiente Control 42%, Valoración Riesgos 44%, Sistemas de Información 49%, 56% para Actividades de control y un 33% en Seguimiento.
La mayor diferencia en la percepción de cumplido consiste en lo relacionado con los componentes de Seguimiento con una diferencia de un 50% y en Ambiente de Control, en cuyo componente se da un 34% de diferencia entre ambas años, por lo que se deberán fortalecer principalmente los elementos Idoneidad del Personal y Estructura Organizativa y para el componentes de seguimiento realizar actividades para valorar la calidad del funcionamiento del Sistema de Control Interno, en cada una de las unidades y a nivel institucional.
Año 2010 El nivel Gerencial realizó la autoevaluación de los cinco componentes del Sistema de Control Interno mediante un instrumento con un total de 75 preguntas el cual comprendía los criterios de evaluación Sí, No y No aplica, obteniéndose los siguientes resultados de cumplimiento: Gráfico 1. Porcentaje de Cumplimiento Nivel Gerencial por Componente. Autoevaluación 2010 76% 92% 90% 90% 89% SI NO 20% 4% 8% 8% 10% 9% 2% 2% N/A AMBIENTE DE CONTROL VALORACION DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL SISTEMAS DE SEGUIMIENTO INFORMACION Como se aprecia en el gráfico anterior los niveles obtenidos de Sí representan un alto porcentaje de cumplimiento en todos los componentes del SCI 1, siendo Ambiente de Control el componente con menor nivel de cumplimiento, lo cual es un factor de suma importancia para ser considerado, ya que en el mismo se evalúan temas relacionados con Compromiso Superior, Ética, Estructura Organizacional y Personal Idóneo. Entre los aspectos que fueron evaluados como no cumplido se encuentran principalmente aspectos en relación con la Ética Institucional: Existencia y conocimiento de programas regulares para actualizar y renovar el compromiso de la organización con la cultura ética institucional. Participación del jerarca con un papel de liderazgo en el diseño, la implantación y el fortalecimiento del plan ético. Existencia y conocimiento de la estrategia de implementación y divulgación. 1 Anexo 1. Detalle de elementos evaluados como Si cumplido
Actividades de inducción a nuevos funcionarios, en el marco institucional en materia ética. Considera como parte de la evaluación del desempeño de los funcionarios su adhesión al marco institucional en materia ética. Otros aspectos que se concluye que deben ser mejorados son: Establecimiento de mecanismos de control necesarios para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos mediante un Manual de proyectos conforme las necesidades institucionales que contemple los elementos regulados en la norma 4.5.2 Gestión de Proyectos. Fortalecer el concepto de riesgo, de manera uniforme en la Institución, apoyado en una Política, Normativa y Estrategia Institucional de Valoración de Riesgo. En lo que corresponde al nivel Gerencial, se presenta en el apartado de planes de mejora, las acciones a implementarse para subsanar aquellas debilidades determinadas mediante el instrumento de autoevaluación 2010. El modelo de madurez del Sistema de Control Interno Institucional es una herramienta de diagnóstico que permite a la Administración conocer el estado de su SCI, mediante una evaluación global en la identificación del estado de madurez en que se encuentra el Sistema, en cada uno de sus cinco componentes funcionales e identificar las necesidades de mejora, con el fin de que sea el Jerarca y el nivel gerencial quien emita directrices o lineamientos en cuanto a las acciones que emprenderá para fortalecer y lograr el cumplimiento de los objetivos del SCI contribuyendo al logro de los objetivos institucionales. En el siguiente gráfico se muestran resultados sobre el porcentaje de evaluaciones en cada grado de madurez de los elementos del SCI evaluados para cada una de las Unidades funcionales.
Gráfico 2. Porcentaje de elementos Evaluados por cada Unidad según Grado de Madurez. Grado de Madurez Institucional 52% 27% 15% 5% 1% Incipiente Novato Competente Diestro Experto Según como se muestra en el gráfico anterior, la evaluación determinó un 52% de los elementos fueron evaluados con un grado de madurez en su implementación de competente, seguido de un 27% en el grado de novato. De acuerdo con las respuestas obtenidas por parte del nivel funcional en sus cinco áreas, de forma global se obtuvo que el Sistema de Control Interno en la Institución se encuentra en el grado Competente. Los resultados para cada una de las areas que evaluaron el grado de madurez del SCI se representa en el siguiente gráfico:
Gráfico 3. Evaluación Madurez SCI 2010 por Área Evaluación Madurez SCI por Área Diestro Diestro Competente 45% Competente Competente Competente Asesores y de Apyo Linéas Estrátegicas Areas Regionales Sub-Gerencia de Recursos Sub-Gerencia Soporte Administrativo Nivel Gerencial Es importante resaltar de los resultados generales, que de los seis grupos evaluadores, cuatro evaluaron la madurez del Sistema competente y dos como diestro. De igual forma al presentarse los resultados para cada competente de la evaluación global se obtiene que los cinco componentes del Sistema obtuvieron el grado de competente. Por lo que las acciones de mejora van dirigidas al perfeccionamiento del SCI, considerando elementos para alcanzar el siguiente grado de madurez, según corresponda (anexo 1).
Año 2011 Mediante el proceso de autoevaluación se revisó el funcionamiento del sistema de control interno, de acuerdo con las normas Generales de Control Interno para el Sector Público, evaluando los controles implementados en la Institución, lo cual a la vez permite identificar las oportunidades de mejora para el fortalecimiento del sistema. Es sistema de control interno consiste en una serie de acciones diseñadas (principios, fundamentos, reglas, actividades, mecanismos, instrumentos y procedimientos) y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable, para evitar de cualquier desvió que aleje a la institución del cumplimiento de sus objetivos. Para el año 2011, los resultados de la autoevaluación se obtuvieron a partir de la evaluación realizada por cada una de las unidades en la Institución. En el siguiente gráfico se muestra los niveles de cumplimiento obtenidos en los componentes. Niveles de Cumplimiento Institucional por Componente 91 86 84 82 77 79 Si Parcial 12 13 15 2 3 8 7 2 2 16 15 6 No Normas Generales Ambiente de Control Valoración de Riesgos Actividades de Control Sistemas de Información Seguimiento En relación con el gráfico anterior, de seguido se desarrolla un análisis sobre los resultados institucionales para cada unos de los componentes del SCI.