Planificación Estratégica en Organizaciones Públicas

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Benito Muñoz Olivares
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1 Planificación Estratégica en Organizaciones Públicas Juan Cristóbal Bonnefoy II Curso-Seminario Políticas Presupuestarias y Gestión por Resultados Noviembre de 2005 Ordenando ideas Estrategia Gestión Objetivos Control Gerencial Control de Gestión Indicadores Competencia CMI Cadena de valor PMG

2 La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planificación Medidas de Desempeño Cómo Cómo sabemos que que hemos hemos llegado Misión Quiénes somos o Qué Qué hacemos Cómo podemos llegar Objetivos Dónde queremos ir ir Estrategias Fuente: Adaptado de Developing Consistent Administrative Performnce Measures for States Government. Departament of Administrative Services. Oregon Progress Board. Para la creación de una organización basada en la estrategia... Se requiere: 1. Traducir la estrategia a términos operativos. Es decir, que el CMI esté conectado con el equipo directivo, las unidades de negocios, los recursos humanos, las tecnologías de la información y los presupuestos. 2. Alinear a la organización con la estrategia. 3. Hacer que la estrategia sea el trabajo diario de todo el mundo. 4. Hacer de la estrategia un proceso continuo. 5. Movilizar el cambio mediante el liderazgo de los directivos. Cómo utilizar el CMI, Norton y Kaplan, Cap1

3 Para lograr las condiciones anteriores es preciso Saber qué es la estrategia. 2. Comprender que la estrategia es un proceso. 3. Ser capaces de construir un proceso de planificación estratégica que nos permita traducir la visión, comunicar, planificar las actividades, aprender y tener retroalimentación. Desde la Planificación a la Dirección Estratégica Etapa I Desde 1900 a 1970 Etapa II Desde 1970 a la fecha Planificación Financiera Planificación a Largo Plazo Planificación Estratégica Dirección Estratégica Demanda Constante Demanda Cambiante

4 Tipo de actividad de planificación y control que se realiza en una organización NIVELES ORGANIZACIONALES ACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL NATURALEZA DEL PRODUCTO FINAL Alta Dirección Planificación Estratégica Objetivos, estrategias y políticas Nivel Directivo Control de Gestión Implantación de las estrategias Nivel Operativo Control de Actividades Eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas individuales Planificación Estratégica Proceso que se sigue para determinar las metas de una organización y las estrategias que permitirán alcanzarlas (*) La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluación de gestión (*) Anthony Robert N. El Control de Gestión: Marco, Entorno y Proceso. Harvard Business School. Ed. Deusto

5 Estrategias Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para alcanzar las metas de la organización Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos Constituyen un medio para establecer el PROPÓSITO ORGANIZACIONAL en términos de: OBJETIVOS PROGRAMAS DE ACCION PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS Planificación estratégica como proceso previo para la existencia del control de gestión Puede ser: Un proceso de formulación de estrategias Un proceso de revisión de estrategias En este contexto la Planificación Estratégica es un proceso de toma de decisiones sobre modificaciones que deben ser incorporadas en las estrategias existentes

6 PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE METODOLOGICA DEL PLAN DE GESTION PLANIFICACION ESTRATEGICA QUE SE HARA EN UN FUTURO CERCANO PARA LOGRAR LOS RESULTADOS CON EL MAXIMO DE EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD MISION PRODUCTOS USUARIOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS METAS INDICADORES PARA QUE EXISTE LA ORGANIZACION PROPOSITO FUNDAMENTAL PARA QUIEN COMO Esquema del Proceso de Planificación Estratégica VISION Amenazas /Oportunidades ANALISIS EXTERNO Factores Institucionales Económicos Tecnológicos Marco Presupuestario MISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS AREAS CLAVES DE DESEMPEÑO METAS ANALISIS INTERNO: Estructura Procesos Funciones Recursos Fortalezas y debilidades PROGRAMAS, PLANES, PROYECTOS INDICADORES

7 Visión Valores y principios de la organización que orienta y dar el marco para el accionar de su propósito, imagen objetivo. Ser la institución de Seguridad Social del Estado, ágil, eficiente y proactiva, focalizada en la atención de sus usuarios Y con una presencia destacada en la comunidad Instituto de Normalización Previsional PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE METODOLOGICA DEL PLAN DE GESTION PLANIFICACION ESTRATEGICA QUE SE HARA EN UN FUTURO CERCANO PARA LOGRAR LOS RESULTADOS CON EL MAXIMO DE EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD MISION PRODUCTOS USUARIOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS METAS INDICADORES PARA QUE EXISTE LA ORGANIZACION PROPOSITO FUNDAMENTAL PARA QUIEN COMO

8 Misión Declaración fundamental que le da el carácter constitutivo a la organización y a su acción Fija los los propósitos, fines y límites de la organización Preguntas orientadoras para la definición de la misión 1. Para qué existe el programa? 2. Cuáles son los principales productos que genera? 3. Cuáles son los usuarios externos e internos? 4. Pueden otros ofrecer los mismos productos/ servicios?

9 Preguntas orientadoras para la definición de la misión 5. Cual es la especificidad del programa? 6. Cual es la población objetivo y la cobertura actual? 7. Cuál es la percepción del equipo directivo y cuál es la de los funcionarios respecto del programa? Misión Subsecretaría de Guerra Servicio público de carácter permanente que asesora al Ministro de Defensa Nacional Ejecuta y Tramita - a través de la administración de información -materias de orden legal, reglamentaria, administrativa, presupuestaria y previsional del sector activo y pasivo del Ejército y organismos dependientes de esta Secretaría de Estado. Asimismo, coordina el estudio y trámite de materias comunes a las cinco Subsecretarías del Ministerio de Defensa Nacional.

10 Misión Institucional SERVIU Región de Aysén El SERVIU XI Región de Aysén tiene como misión contribuir a mejorar la calidad de vida de la población regional, a través de la materialización de Planes y Programas propuestos por la Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo, generando igualdad de oportunidades que permitan acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad climática local y ciudades más seguras y equitativas para la comunidad de nuestra región, focalizando nuestro trabajo en el sector más carente y de escasos recursos. Objetivos Estratégicos Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas ministeriales La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar las ventajas. Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial: Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?

11 Objetivos Estratégicos Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de: programación procesos cobertura calidad oportunidad del servicio, etc Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar Objetivos Estratégicos 1. Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y mejorando los procesos constructivos 2. Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios. 3. Promover el desarrollo personal y profesional de los funcionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios

12 Objetivos Estratégicos Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención y promoción de salud Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectores de población indigentes y de escasos recursos Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización operativa Ministerio de Salud Pública. Uruguay. Objetivos Estratégicos SERVIU Región de Aysén Descripción Priorizar la focalización de nuestros productos y servicios, en la población regional de escasos recursos, sin desatender otros grupos demandantes del sector. Avanzar en la superación del déficit habitacional, a través de la ejecución y administración de Planes y Programas Habitacionales, orientados a satisfacer necesidades territoriales de nuestros beneficiarios. Avanzar en la superación del déficit urbano, mediante la materialización de proyectos urbanos integrales y la recuperación del patrimonio urbano, para que aporten nuevos espacios públicos y mejoren la calidad de vida del habitante urbano.

13 FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Compromiso y liderazgo de directivos Regularidad y continuidad en la aplicación Internalización de la PE en los procesos de la institución Capacidad de desagregar los objetivos estratégicos en metas concretas monitoreadas FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Existencia de una unidad responsable por el control de gestión y con directa interacción con la jefatura máxima de la institución. Profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación) Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.

14 FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas. Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación Comunicación de los resultados de la planificación estratégica

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