Manual de Usuario Gestión de Papelería.

Manual de Usuario Gestión de Papelería. Fecha Actualización: 29/2/20

ALCANCE Con este instructivo el usuario tendrá la posibilidad de realizar la creación, asignación, devolución, consulta y anulación de papelería de un canal.

CONTENIDO. GESTIÓN DE PAPELERÍA..... ASIGNACIÓN INICIAL.....2. PAPELERÍA A BODEGA... 5.3. PAPELERÍA A CANALES... 6.. RECEPCIÓN DE PAPELERÍA... 7.5. DISPONIBILIDAD DE PAPELERÍA... 8.6. SEGUIMIENTO DE PAPELERÍA... 9.7. ANULACIÓN DE PAPELERÍA... 0.8. ANULACIÓN DE PAPELERÍA DE CANALES....9. DEVOLUCIÓN DE PAPELERÍA... 5

. GESTIÓN DE PAPELERÍA Dentro de la aplicación Isoat los diferentes usuarios deben gestionar la papelería que se envía y se hace la recepción, esta administración de la papelería se realiza desde el menú gestión de papelería, de acuerdo al perfil asignado al canal de distribución el usuario visualizará una o varias de las opciones que a continuación se describen. En el menú Gestión de Papelería () encuentra las diferentes opciones para la operación del mismo. Según el perfil que le sea asignado al usuario se encontrara con algunas de estas funciones... ASIGNACIÓN INICIAL. Esta pantalla permite la asignación de papelería a un canal de distribución. Cuando ingrese el sistema automáticamente asigna el canal origen, el usuario debe ingresar en el campo Canal Destino () el canal al cual desea asignarle la papelería, ingresar en el campo Desde (2) el número del primer rango de papelería y en el campo Hasta (3) el ultimo numero del rango de papelería que desea enviar, esta numeración debe incluir el digito de verificación, cuando se ingresan estos parámetros el usuario debe seleccionar el botón Aceptar (). 2 3

Luego se visualizara la siguiente pantalla donde el usuario debe presionar el botón Si (5) para que la asignación de papelería sea exitosa. 5.2. PAPELERÍA A BODEGA Esta pantalla permite registrar la papelería al sistema. Los campos requeridos para el registro de entrada de Papelería es el rango de pólizas a ingresar campo Desde () y campo Hasta (2). Además, se debe tener en cuenta el ingreso del dígito verificador en los rangos de pólizas a ingresar. El campo Desde () es calculado por el sistema en forma incremental y consecutiva. 2 3 Una vez ingresado el campo Hasta (2) de pólizas, el sistema calcula automáticamente la cantidad de papelería ingresada. Luego, se debe presionar el botón Aceptar (3). Para consultar el detalle de una papelería de entrada a bodega, con algún rango de papelería o en algún estado en particular, se debe seleccionar una fila de la grilla (ubicada en la parte inferior de la pantalla), la cual permite visualizar el listado de ingresos de papelería registrados hasta el momento.

Para seleccionar y acceder a los datos completos de un rango de papelería en particular, debe hacer clic en el botón de búsqueda (). En dicho momento el sistema mostrará en la parte superior de la pantalla los datos del rango de papelería seleccionada..3. PAPELERÍA A CANALES Esta pantalla permite asignar papelería de un canal de distribución de origen a un canal de distribución destino, entendiéndose por canal de distribución una casa central, una sucursal, un intermediario y/o un punto de venta. Al ingresar a esta pantalla, el sistema traerá cargado en el campo Canal Origen () el canal de distribución que se encuentra autenticada en ese momento y en el campo Desde (2) el próximo número de papelería a entregar. 2 3 5 Para realizar la entrega a un canal de distribución destino, el canal de distribución origen deberá tener papelería disponible para realizar esta gestión; si este no es el caso aparecerá un mensaje notificando que no se posee papelería para realizar la operación, si el canal de origen posee papelería deberá colocar en el campo Canal de destino (3) el nombre del punto al que le desea enviar la papelería, luego la Cantidad () que le desee enviar y por último presionar el botón aceptar (5).

Para la consulta de papelería asignada, el usuario puede dar clic en el botón Buscar () del campo Canal Destino (2) y el sistema arrojara todos los rangos de papelería asignados a los diferentes canales, o si se quiere hacer una consulta mas especifica el usuario debe digitar el nombre del canal de distribución en el campo Canal Destino (2) y clic en el botón Buscar (). 2.. RECEPCIÓN DE PAPELERÍA Esta pantalla permite registrar la entrada de un rango de papelería al canal de distribución que se encuentra autenticada en ese momento. En la parte inferior de la pantalla, el sistema permite visualizar un listado con los rangos de papelería a recibir, el canal de distribución que las entrega, los estados de las mismas y el número de póliza actualmente en uso dentro de ese rango. Para recibir la papelería, el usuario debe seleccionar el rango de papelería que desea recibir del listado de papelería, presionando el botón de búsqueda ().

Luego, el sistema llena los campos superiores de la pantalla con la información de la papelería a recibir. Posteriormente el usuario debe verificar que este es el rango correcto a recibir para luego presionar clic en el botón Recibir (2). Una vez presione el botón recibir el usuario ya podrá empezar a emitir pólizas con esa papelería. 2.5. DISPONIBILIDAD DE PAPELERÍA Por esta opción el usuario puede consultar la disponibilidad de papelería que tiene, o dependiendo del perfil puede consultar a otros canales de distribución diligenciando el nombre del canal, al cual desea consultar, en el campo Canal de Distribución (). Luego debe seleccionar el botón de búsqueda (2) y seleccionar el botón Buscar (3). Además de consultar la papelería que ha sido enviada, al ingresar a esta opción aparecen los rangos de la papelería que el usuario tiene. En el campo Estado de Papelería () se especifica cómo se encuentra esta papelería en el punto de venta, si el estado se encuentra EN USO, significa que el usuario ya hizo la recepción la papelería por medio de la opción recepción de papelería, si el estado se encuentra en ENTREGADA significa que un canal superior envió papelería al punto de venta pero este punto no la ha hecho la recepción. 2 3

.6. SEGUIMIENTO DE PAPELERÍA Esta pantalla permite llevar a cabo un seguimiento completo de un rango de papelería. Para ello el usuario deberá previamente ingresar los rangos Desde () o Hasta (2), un número de papelería (3), o el rango de fechas de entrega de papelería, el nombre del canal de distribución, o este mismo, combinado con alguno de estos rangos. Luego debe presionar el botón Buscar (). 2 3 El sistema permitirá visualizar en detalle toda la información pertinente al seguimiento de un rango de papelería, tal como se muestra en la siguiente pantalla. En donde el usuario puede visualizar la cantidad de pólizas disponibles que tiene el punto, además el número que aparece antes de los paréntesis en donde se indica la cantidad de papelería asignada y luego la cantidad de papelería disponible.

Si el usuario desea visualizar la papelería que se ha anulado por la opción de anulación de papelería, debe seleccionar la pestaña de Papelería Anulada (5), en donde se visualizarán los posibles rangos de papelería anulados. 5.7. ANULACIÓN DE PAPELERÍA Esta pantalla permite anular un rango de papelería que se encuentra disponible en el canal de distribución en el que se encuentra en ese momento. El usuario debe seleccionar el rango que desea anular haciendo clic en el botón de búsqueda (); luego, el sistema llena los campos Canal de Origen (2), Canal de Destino (3), Desde () con la información de la papelería a anular. El usuario debe ingresar en el campo Hasta (5) el número hasta el cual desea anular. Este número se debe ingresar con el dígito de verificación, si el usuario desea anular una sola póliza debe ingresar el mismo número que se encuentra en el campo Desde () con el respectivo dígito de verificación. Después debe hacer click en la pestaña Motivo de Anulación (6) y seleccionar una de las opciones. Para aceptar la anulación de pólizas se debe presionar el botón Anular (7). 2 3 5 6 7

Luego se visualizará una pantalla preguntando la confirmación de la anulación del rango de papelería. El usuario debe seleccionar el botón Si (8). 8.8. ANULACIÓN DE PAPELERÍA DE CANALES Esta pantalla permite anular un rango de papelería de cualquier canal de distribución y que aún no ha sido utilizada para expedir pólizas. El usuario debe digitar el nombre del canal en el campo Canal de Distribución () y hacer click en el botón de búsqueda (2), Luego debe hacer click en el botón Buscar (3), seguidamente aparecerá el listado de rangos de papelería sin emitir. 2 3 El usuario debe seleccionar el rango que desea anular haciendo click en el botón de búsqueda (). Para que el sistema complete los campos Canal Origen (5), Canal Destino (6) y el campo Desde (7), el usuario debe ingresar en el campo Hasta (8) el número hasta el cual desea anular, además se debe ingresa el dígito de verificación, si el usuario desea anular una sola póliza debe ingresar el mismo número que se encuentra en el campo Desde (7) y con su respectivo dígito de verificación. Por último se selecciona el motivo de anulación haciendo click en la pestaña Motivo de Anulación (9).

5 6 7 8 9 0 Para aceptar la anulación de pólizas se debe presionar el botón Anular (0) con lo cual aparece la siguiente ventana. En donde el usuario debe seleccionar el botón Si () para que el sistema registre la anulación de la papelería..9. DEVOLUCIÓN DE PAPELERÍA Esta pantalla permite registrar la devolución de un rango parcial o total de papelería de un canal de distribución a un canal de distribución superior, entendiéndose por canal de distribución una casa central, una sucursal, un intermediario y/o un punto de venta. Al ingresar a esta pantalla el sistema muestra un listado en la parte inferior de la pantalla de los rangos de papelería disponibles a devolver.

Se debe seleccionar el rango que va a devolver, haciendo click sobre el botón de búsqueda (), ubicado al costado izquierdo del rango de papelería. Luego, el sistema llena los campos Canal de Origen (2), Canal de Destino (3) y Desde () con la información de la papelería a devolver. El usuario debe ingresar en el campo Hasta (5) el número hasta el cual desea devolver, este numero se debe ingresar con el dígito de verificación, si el usuario desea devolver una sola póliza debe ingresar el mismo número que se encuentra en el campo Desde () con el respectivo dígito de verificación. Luego se debe hacer click en el botón Devolver (6). 2 3 5 6 Por último aparecerá una ventana preguntando si desea continuar con la devolución de papelería, se debe seleccionar Sí () para concluir con la devolución de papelería. 7 De esta manera, la papelería es devuelta al canal de distribución que previamente se la había entregado, para que el canal al cual se le devuelve la Papelería pueda disponer de la misma, es necesario que reciba este rango de forma convencional, tal y como se hace la recepción de papelería. En el caso de efectuar la devolución de papelería a oficina principal no se requiere que ésta haga recepción de Papelería.

.0. CONSULTA DE PAPELERÍA Esta pantalla permite llevar a cabo una consulta completa de los rangos de papelería y su ubicación, en un periodo de tiempo. Para ello el usuario deberá previamente el canal de Distribución que desea consultar (), y el rango de fechas de entrega Desde (2), Hasta (3) de papelería. Luego debe presionar el botón Buscar (). 2 3 De esta forma podrá visualizar el rango asignado, el rango disponible, la cantidad, el estado de la papelería, canal donde está ubicada, entre otros datos de interés... RECEPCION DE PAPELERIA WEBSERVICE Esta pantalla permite recepcionar la papelería que este con estado ENTREGADA de los canales los cuales realizan la expedición del SOAT a través de los WEB SERVICE. Para realizar la recepción, primero se debe consultar el Canal de Distribución (). Para ello se debe escribir el nombre del canal y presionar el botón botón Buscar (2)., luego presione el 2

Aparecerán todos los registros de papelería que tiene el canal de distribución (3), para recibir la papelería de clic sobre la caja de verificación que se ubica al lado izquierdo () y por ultimo presione el botón Recibir (5). Es posible hacer la recepción de papelería de varios registros realizando la respectiva selección. 3 5

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