SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROGRAMA DE INSPECCIONES PLANEADAS Agosto de 2016
Tabla de contenido INTRODUCCIÓN... 3 OBJETIVO... 3 ALCANCE... 3 RESPONSABLE... 3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 4 FRECUENCIA Y CRONOGRAMA PARA EL DESARROLLO DE LAS INSPECCIONES PLANEADAS.... 4 CALIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN PARA INTERVENCIÓN DE CONDICIONES INSEGURAS... 4 JERARQUÍA DE CONTROLES DEL RIESGO... 5 LISTAS DE VERIFICACIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN DE CONDICIONES INSEGURAS... 6 PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE LAS INSPECCIONES... 6 Planeación de la inspección.... 6 Ejecución de la inspección.... 7 Verificación y seguimiento al cierre de las acciones correctivas... 8 Informes de inspección.... 9 INDICADORES DEL PROGRAMA... 9 Nivel de... 9 Cumplimiento del... 9 Programa... 9 Trimestral... 9 Cubrimiento del Programa de Inspecciones... 9 Trimestral... 9 DOCUMENTOS RELACIONADOS... 10
INTRODUCCIÓN El presente documento describe los lineamientos para el desarrollo de inspecciones planeadas de seguridad industrial, ambiental y de seguridad alimentaria en el SENA, con el fin de identificar condiciones inseguras, establecer actividades de Intervención y verificar su cumplimiento, en pro de la prevención de enfermedades de origen laboral o higiénico sanitario y posibles accidentes de trabajo que causen lesiones a las personas, daños a la propiedad y al medio ambiente. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el desarrollo de inspecciones de seguridad, de condiciones de trabajo y medio ambiente, la identificar condiciones inseguras, determinar actividades de intervención, verificación y cumplimiento, para disminuir o eliminen causas de lesiones a las personas, daños a la propiedad y el medio ambiente. ALCANCE El Programa de inspecciones Planeadas aplica a todas áreas de la Dirección General, Despachos Regionales y Centros de Formación y de Trabajo, sedes y sub sedes del SENA. Inicia con la planeación de las inspecciones, se desarrolla con la inspección de las áreas y puestos de trabajo y formación, áreas de preparación y producción de alimentos, y finaliza con la elaboración del informe de hallazgos, socialización del informe y el seguimiento del cierre de las acciones correctivas. RESPONSABLE El responsable de fijar lineamientos para el Programa de Inspecciones Planeadas y sus diferentes actividades son del Secretario General.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para la aplicabilidad de este programa, las definiciones de los conceptos tales como: Ambiente de trabajo, Acciones correctiva, Condiciones inseguras, Centro de trabajo, Inspección planeada, Medio ambiente, Perdida y Potencial de perdida son consultadas en la legislación legal vigente ley 9 de 1979 y Decreto 1072 de 2015 o en el Glosario de la plataforma CompromISO. FRECUENCIA Y CRONOGRAMA PARA EL DESARROLLO DE LAS INSPECCIONES PLANEADAS. El grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo de cada Regional y Dirección General realiza la planeación anual de las inspecciones de seguridad en la plataforma CompromISO, modulo Seguridad y Salud en el Trabajo, durante los primeros 5 días del mes de Febrero. El desarrollo de las inspecciones se realizara como fecha máxima el día 15 de cada mes. Tabla 1. Frecuencia para el desarrollo de las inspecciones planeadas TRIMESTRE FECHA MÁXIMA PARA EL DESARROLLO DE LA INSPECCIÓN EN EL MES FEBRERO ABRIL Día 15 MAYO JULIO Día 15 AGOSTO OCTUBRE Día 15 NOVIEMBRE ENERO Día 15 Si el día 15 cae en fin de semana la fecha máxima será el siguiente día hábil. Para situaciones tales como el montaje de equipos nuevos, cambio en las instalaciones y otros, es necesario ajustar la frecuencia establecida inicialmente, ya que depende de la situación que se esté manejando, considerando las nuevas condiciones que le originan, las cuales pueden tener mayor probabilidad de ocasionar una pérdida. CALIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN PARA INTERVENCIÓN DE CONDICIONES INSEGURAS Para calificar el potencial de pérdida de las condiciones inseguras se toma como guía la Norma Técnica Colombiana NTC 4114 Seguridad Industrial Realización de Inspecciones Planeadas. A cada condición insegura se le asigna el nivel de potencial de perdida de acuerdo con la Tabla 2, esta ayuda a definir el tiempo máximo para implementar la acción correctiva (inmediata, pronta o posterior).
Tabla 2. Criterios para calificar el potencial de daño de la condición insegura Clase Potencial de pérdidas de la condición o acto sub estándar identificado Grado de acción ALTO Podría ocasionar la muerte, una incapacidad permanente o perdida de Inmediata alguna parte del cuerpo, o daños de considerable valor. (1 a 5 días) MEDIO Podría ocasionar una lesión o enfermedad grave, con una incapacidad Pronta temporal, o daño a la propiedad menor al de la clase A. (20 a 30 días) BAJO Podría ocasionar lesiones menores Incapacitantes, enfermedad leve o Posterior daños menores. (mayor a 30 días) Para las condiciones inseguras calificadas con potencial de perdida Alto se deben tomar siempre medidas temporales inmediatas, aislar el área y/o suspender temporalmente las actividades en esa área, de manera tal que ninguna persona pueda entrar en contacto con la condición insegura hasta tanto esta no sea corregida. JERARQUÍA DE CONTROLES DEL RIESGO Cuando hablamos de niveles de control de riesgos se hace referencia al hecho de establecer prioridades a la hora de aplicar los controles ante riesgos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. Durante la ejecución de las inspecciones planeadas se indica la jerarquía del control a implementar para lo cual se tienen las siguientes opciones: Eliminación: Se realiza modificadores para eliminar de raíz el peligro, por ejemplo; la introducción de dispositivos de corte mecánica para eliminar la manipulación manual, desechar alimentos en descomposición o con fechas de caducidad vencidas. Sustitución: Sustitución de condiciones inseguras por otras que generen menor riesgo, por ejemplo; sustituir sustancia químicas cancerígenas por sustancias menos peligrosos o reducir la energía del sistema. Controles de ingeniería. Si el peligro no se puede ser eliminado o sustituido, se realiza adecuaciones físicas que permitan disminuir el riesgo, por ejemplo; instalar sistemas de ventilación, protección de máquinas, aislamiento de sonidos, filtros necesarios evitando afectaciones al ambiente, etc.
Controles administrativos. Si no se puede implementar controles de ingeniería o no inmediatamente, entonces se establece: Señalización y Demarcación en condiciones inseguras por ejemplo; la señalización de zonas peligrosas, señales luminiscentes, alarmas, etc. Entrega de equipos de protección personal para los trabajadores, por ejemplo; gafas de seguridad, protección auditiva, protectores para la cara, arnés de seguridad, guantes, etc. Procedimientos de seguridad, por ejemplo; programa de inspecciones de equipos, control de acceso, planes de saneamiento, etiquetado, permisos de trabajo, etc. LISTAS DE VERIFICACIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN DE CONDICIONES INSEGURAS Para realizar las inspecciones, se usa como apoyo de los documentos GTH F 104 V.01 Lista de verificación de condiciones insegura en áreas de preparación de alimentos y GTH F 105 V.01 Lista de verificación de condiciones insegura, estos son solo una guía que facilita la inspección. Estas guías son alimentadas por cada Regional en referencia a equipos o procesos especiales manejados en los centro de formación y de trabajo de cada regional. Los nuevos criterios de inspección alimentados en cada Regional son enviados a la Coordinación Nacional del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo en la Dirección General para ser incluidos en el formato correspondiente y actualizar el formato en la plataforma Compromiso. Dado el caso de que se realice inspecciones espontaneas como parte de procesos de trabajo no rutinarios tales como; la realización de trabajos no programados, verificaciones de aspectos ambientales relacionados con emergencias y accidentes, entre otras. Elabore el informe de los hallazgos encontrados en la inspección diligenciando el formato GTH F 070 Formato informe de inspección V.02. PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE LAS INSPECCIONES Planeación de la inspección. Elabore una lista de todas las áreas que se va a inspeccionar, si cuenta con planos de las instalaciones estos ayudan a determinar qué áreas serán inspeccionadas y sobre todo a definir una ruta que nos garantice que el 100% de las áreas serán inspeccionadas. Revise y apropie los formatos GTH F 104 V.01 y/o GTH F 105 V.01, según sea el tipo de inspección a realizar. Esta le servirá como guía para la observación en cada área o proceso y como identificar condiciones inseguras.
Notifique previamente a los responsables de las áreas, miembros del COPASST, gestión ambiental y construcciones, la fecha de la inspección ya que es muy importante que ellos acompañen la inspección y apoyen la definición de las acciones correctivas y la definición de los responsables de la intervención. Para planear las inspecciones diríjase a la página http://compromiso.sena.edu.co/ y realice los siguientes pasos: Ingrese con su usuario y calve clave asignada. Diríjase al módulo Seguridad y Salud en el Trabajo, funcionalidad Inspecciones Planeadas, pestaña Planear Inspecciones e ingrese a la casilla Adicionar. Seleccione los campos pedidos para estimar: a) área, periodo y fecha de la inspección; b) dependencia y nombre del ejecutor de la inspección; c) dependencia y nombre de las personas que realizaran las verificaciones y d) generalidad, objetivo y alcance. Durante la inspección. Lleve consigo los elementos de protección personal necesarios cuando requiera ingresar a lugares de trabajo en donde el uso de los mismos sea obligatorio. Si se identifican peligros inminentes adopte medidas temporales inmediatas, como señalizar la condición insegura, aislar el área. Ejemplo: aislar un cable con cinta aislante; Instalar cinta de demarcación informando el peligro; desechar alimentos en estado de descomposición. Describa e identifique claramente cada condición insegura observada acorde con el documento GTH F 104 V.01 y GTH F 105 V.01. Deje registro fotográfico de cada una de condiciones sub estándar encontradas. Defina, finalizada la inspección, con el responsable del área inspeccionada, supervisor o interventores, según corresponda, las acciones correctivas y la fecha límite de la intervención según la Tabla 2. Ejecución de la inspección. Máximo 5 días después de haber realizado la inspección, realice el ingreso del resultado de la inspección en la página http://compromiso.sena.edu.co/ y realice los siguientes pasos: Ingrese con su usuario y calve asignada; Ingrese al módulo Seguridad y Salud en el Trabajo, funcionalidad Inspecciones Planeadas, pestaña Ejecutar Inspecciones;
Seleccione el registro de la inspección asignada y planeada previamente e ingresamos por la opción Ejecutar; Seleccione el icono adicionar condiciones inseguras; Cargue la información de las condiciones inseguras encontradas en los campos pedidos. Seleccione y adjunte un archivo fotográfico de la condición insegura encontrada; Determine los responsables de las medidas de control y la fecha límite de intervención. Nota: Condiciones inseguras, cuya intervención no fue posible implementar dentro del trimestre; se ingresa como hallazgo y se clasifica con riesgo Alto en el trimestre siguiente para que su intervención sea INMEDIATA. Condiciones inseguras que llevan dos periodos sin intervención; estas son sacadas del programa de Inspecciones Planeadas e ingresa como No Conformidad siguiendo el procedimiento DE P 018 V 03 Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora. Esto permitirá que los Subdirectores de los centros de formación, Directores Regionales o la Secretaría General definan las causas de la no implementación de las acciones correctivas y definan un plan de mejoramiento trimestralmente, según lo establece este procedimiento, los responsables de la acciones correctivas presentan un informe trimestral a la oficina de Control Interno acerca de los planes de mejoramiento de su Regional, Centros adscritos y Dirección General. Verificación y seguimiento al cierre de las acciones correctivas. Para verificar las inspecciones diríjase a la página http://compromiso.sena.edu.co/ y realice los siguientes pasos: Ingrese con su usuario y calve asignada; Ingrese al módulo Seguridad y Salud en el Trabajo, funcionalidad Inspecciones Planeadas, pestaña Verificar Inspecciones; Buscamos y seleccionamos la inspección a verificar (para realizar este proceso la inspección estará Ejecutada); Ingrese a la casilla Verificar, seleccione la condición insegura; Ingrese a la casilla Acciones y seleccione a) fecha de verificación; b) acción implementada y c) describa las observaciones pertinentes. La verificación y seguimiento al cierre de las acciones correctivas es responsabilidad del grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, COPASST, grupo de Ambiental y de Construcciones según la condición insegura encontrada.
Informes de inspección. Para descargar el informe inspecciones ingrese a la página http://compromiso.sena.edu.co/ y realice los siguientes pasos: Ingrese con su usuario y calve asignada; Ingrese al módulo Seguridad y Salud en el Trabajo, funcionalidad Inspecciones Planeadas, pestaña Informes de Inspección; Busque la Regional, dependencia y periodo en el que realizo la inspección; Seleccione la inspección realizada y con el icono de Word descargue el informe o imprímalo directamente con ayuda del icono impresora. Finalizado el trimestre el grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo de Dirección General y de las Regionales remite y programa la socialización del resultado de las inspecciones y verificaciones de las acciones correctivas a la Dirección Administrativa y Financiera, Despacho de la Dirección Regional o Subdirección del Centro de Formación Profesional, COPASST Regional y de Centro según corresponda, con el fin de dar a conocer los riesgos y gestionar las acciones correctivas planteadas. INDICADORES DEL PROGRAMA Los indicadores se calculan trimestralmente (Tabla 3) por parte de los integrantes del grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Dirección General y de las Regionales del SENA. Tabla 3. Calculo de indicadores. INDICADOR Nivel de Cumplimiento del Programa Cubrimiento del Programa de Inspecciones FORMULA ú ú 100 ú 100 FRECUENCIA DE MEDICIÓN Trimestral Trimestral
El informe de evaluación de los indicadores son enviados trimestralmente a la Coordinación nacional de grupo en la Dirección General como se muestra en la Tabla 4. Tabla 4 Frecuencia para el envío de la evaluación de los indicadores. MES FECHA MÁXIMA PARA EL ENVÍO DE LA EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES FEBRERO Día 10 MAYO Día 10 AGOSTO Día 10 NOVIEMBRE Día 10 Si el día 10 cae en fin de semana la fecha máxima será el siguiente día hábil DOCUMENTOS RELACIONADOS GTH F 070 Formato Informe de Inspección. V.02 GTH F 104 Lista de verificación de condiciones inseguras en áreas de preparación de alimentos. V.01 GTH F 105 Lista de verificación de condiciones inseguras. V.01 DE P 018 V 03 Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora. Norma Técnica Colombiana NTC 4114, seguridad industrial. Realización de Inspecciones Planeadas. Versión 1997 04 16.