Gestión para la Reposición de Personal Nº Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 12/02/2008 Normas & s Departamento de Información Hospitalaria
INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN Objetivo Alcance Sectores Involucrados Pag.2 Pag.2 Pag.2 DESARROLLO 1. Gestión para la reposición del Elemento de Protección Personal Pag.2 2. Entrega del Elemento de Protección Personal (con entrega de Remito) Pag.3 Normas y s 1 de 5
INTRODUCCIÓN Objetivo Instrumentar la operatoria para la gestión de reposición del Elemento de Protección Personal por parte del Dpto. de Seguridad, Higiene y Protección ambiental. Alcance El siguiente alcanza la operatoria relacionada desde la gestión de compra para la reposición del Elemento de Protección Personal (E.P.P) por parte del Dpto. de Seguridad, Higiene y Protección Ambiental, hasta la entrega del mismo por parte del proveedor. El ámbito de aplicación del presente procedimiento incluye Hospital Central. Sectores Involucrados Dpto. de Seguridad, Higiene y Protección Ambiental, Gcia. de Logística, Cuentas a Pagar. Desarrollo 1. Gestión para la reposición del Elemento de Protección Personal. DPTO. DE SEGURIDAD, HIGIENE Y PROTECCIÓN AMBIENTAL 1.a. Confecciona por Sistema (SAC) la Solicitud de Compra y comunica vía mail al Jefe para que autorice la misma. (Continúa en el punto 1.b. del presente procedimiento). Jefe 1.b. Recibe mail y evalúa solicitud Alternativa 1.b.1. En caso de Rechazo, rechaza por sistema, comunica vía mail al administrativo el rechazo y motivo. Normas y s 2 de 5
1.b.1.a. Recibe mail con rechazo (Fin del ) Jefe 1.b.2. En caso de Autorización, autoriza por sistema y comunica vía mail al administrativo dicha autorización. (Continua en el punto 1.c. del presente procedimiento) Nota: Al autorizar la Solicitud de Compra en el Sistema, esta es visualizada por el Dpto. de Compras, para realizar la gestión de compra correspondiente. (Continua en Proceso Interno de Compras) 1.c. Recibe mail con autorización. 2. Entrega del Elemento de Protección Personal (con entrega de remito) DPTO. DE SEGURIDAD, HIGIENE Y PROTECCION AMBIENTAL Al momento de la recepción del Elemento de Protección Personal Proveedor 2.a. Entrega al administrativo el E.P.P, junto al original y duplicado del remito (Técnico en Higiene y Seguridad) 2.b. Recibe el Elemento de Protección Personal, controlando que cumpla con las especificaciones técnicas requeridas, con el Remito y lo especificado en la Solicitud de Compra a través del Sistema. Alternativa: 2.b.1. No está OK, devuelve al proveedor para regularizar (Fin del ) Normas y s 3 de 5
2.b.2. Está OK, firma el duplicado del remito, devuelve al proveedor y le comunica que debe entregar la Factura en el Sector de Cuentas a Pagar los días Lunes, miércoles y jueves de 8:30 a 13:30 hs (continúa en el punto 2.c. del presente procedimiento) 2.c. Confecciona e imprime por Sistema de Compras (SAC) el Informe de Recepción por original. 2.d. Entrega al Jefe el original del Informe de recepción para la firma Jefe 2.e. Recibe y firma original del Informe de recepción y devuelve al administrativo 2.f. Recibe informe de recepción firmado y arma legajo adjuntando el original de Remito y/o resto de documentación 2.g. Envía por mensajería interna el legajo al Sector de Cuentas a Pagar. (Continua en el punto 2.k. del presente ) CUENTAS A PAGAR Al momento de presentarse el Proveedor Proveedor 2.h. Entrega al el original de la Factura y el duplicado o fotocopia de la misma (en caso de tenerla) para la firma como constancia de la entrega. 2.i. Recibe Factura, sella el original y duplicado / Fotocopia de la misma y devuelve al proveedor ésta última como constancia de la recepción. 2.j. Adjunta el original de la factura al resto del legajo, y en caso de no tener recibida toda la documentación restante archiva transitoriamente el original de la Factura a la espera de la misma. (Continúa en el punto 2.k. del presente procedimiento) Normas y s 4 de 5
Al momento de la recepción del Legajo 2.k. Recibe por mensajería interna y verifica el legajo con toda la documentación, es decir, (informe de recepción con remito original), adjuntando el original de la Factura. En el caso de aquellos proveedores que no entreguen remito, se deberá enviar el informe de recepción con la factura original). Alternativa: 2.k.1. No está OK, devuelve por mensajería interna la documentación al Dpto. de Seguridad, Higiene y Protección Ambiental a fin de regularizar. 2.k.2. Está OK, efectúa en el Sistema NSI Proveedores, opción Control de Etapas de I.R en un plazo de 24 Hs. el control de etapas correspondiente, como constancia que dicho IR (junto a toda la documentación adjunta) se encuentra físicamente en la Oficina de Cuentas a pagar. (Continua en el punto 2.l. del presente procedimiento) Importante Esta aceptación es la constancia para el Dpto. de Seguridad, Higiene y Protección Ambiental que la documentación enviada ya se encuentra en la Oficina de Cuentas a Pagar. 2.l. Entrega al analista correspondiente el legajo completo del proveedor, para que sea verificado y liquidado. Nota: En caso que la Factura original aún no haya sido recibida, se archiva transitoriamente en bibliorato de Documentación Pendiente hasta que el proveedor haga entrega de la misma. Analista 2.m. Recibe el legajo completo para realizar la verificación del mismo y posterior liquidación. Importante Si al momento de realizar la verificación, se detecta algún dato o alguna documentación incorrecta, se realiza la gestión correspondiente. Si la irregularidad es responsabilidad del proveedor, se lo contacta telefónicamente a fin de regularizar, en cambio, si es responsabilidad del Dpto. de Seguridad, Higiene y Protección Ambiental se le devuelve toda la documentación correspondiente, aclarando en el Sistema NSI opción Control de Etapas IR en el campo observaciones, la fecha y el motivo de la devolución. Normas y s 5 de 5