2016 Universidad Diego Portales Flor Moraga [MATRICULADOR] Matrículas de Pregrado y Postgrado
Tabla de contenido Introducción... 3 Capítulo 1: Matrícula Pregrado... 4 1.1 Parámetros de entrada y revisión de datos... 4 1.2 Forma de pago... 11 1.2.1 Matrícula sin beneficios... 11 1.2.2 Matrícula con beneficios: Beca interna + CAE + Beca Hijo Profesional de la Educación... 14 1.2.3 Matricula con beneficios: Beca Complementaria... 16 1.2.4 Matrícula con beneficios: Beca Vocación de Profesor... 21 1.2.5 Matrícula con beneficios: Beca Titular Valech (100 % colegiatura)... 22 1.2.6 Matrícula con excedente origen CAE... 23 1.3 Cierre de matrícula... 28 Capítulo 2: Ingreso de valores para matrícula y arancel Postgrado... 36 Capítulo 3: Matrícula Postgrado... 39 Capítulo 4: Consulta y gestión de contabilización de matrícula... 50 4.1 Matrícula web... 52
Introducción Este manual aborda tres transacciones principalmente. La primera de ellas es ZFC_MATRICULA que cumple la función de matricular a los alumnos de la Universidad realizando la validación académica y financiera requerida, pasando luego por la forma de pago y finalizando con la impresión de documentos. En particular, este documento se enfocará en las matrículas de Pregrado y Postgrado. La segunda transacción es OCMAC_01B que permite ingresar los valores de matrícula y arancel para Postgrado, cada vez que se creen nuevos programas. La tercera transacción abordada es ZFC_MATRICULA_JOB, que permite consultar y visualizar al alumno, identificar la carrera y el estado de matrícula en el que se encuentra. De manera adicional, permite cambiar estados de matrícula de pendiente a vigente, funcionalidad que será utilizada para finalizar las matrículas web. Universidad Diego Portales Introducción 3
Capítulo 1: Matrícula Pregrado 1.1 Parámetros de entrada y revisión de datos Pasos a realizar Paso 1 Luego de revisar y/o ingresar el sostenedor, la inscripción del alumno para el periodo a matricular, los datos académicos, los datos para tasas y correr la tasa (para mayor detalle, revisar Manual expediente alumno), el alumno puede ser matriculado. Para acceder al matriculador debe utilizar la transacción ZFC_MATRICULA. Esta transacción cumple la función de matricular a todos los alumnos de la Universidad, realizando la validación académica y financiera requerida. Los parámetros de selección son los mismos para Pregrado y Postgrado, lo que hace la diferencia es el Tipo de Matrícula. Este dato es relevante para los pasos siguientes, pues si hay error no entregará datos para continuar. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 4
Paso 2 En el campo Alumno de esta pantalla se ingresa el ID o número de matrícula del estudiante, previamente registrado en el módulo de Campus (el registro se realiza en el Expediente del alumno, transacción PIQST00). Una vez ingresado el Número de matrícula del alumno y el Tipo de matrícula, y verificado el Año académico (valor predefinido, modificable) y Esquema de proceso (valor predefinido, fijo), se ejecuta el programa con el botón. En caso que exista algún tipo de restricción o bloqueo (según corresponda) que impida la matrícula, se muestra un mensaje en este paso de la operación. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 5
Paso 3 Luego de ejecutar se muestra la solapa Datos personales del alumno y del sostenedor. Pasos a realizar Paso 4 La siguiente solapa Datos de inscripción muestra la lista con todos los registros del alumno por plan, año y periodo UDP. Los datos principales son: Tipo de alumno (2008 y anteriores, 2009, 2010 y posteriores y postgrados), Vigencia del periodo, Status del alumno (nuevo, renovante), Tipo de carrera (origen o paralela), Plan de estudios, Periodo, Grupo de estudiante (pregrado, pregrado diurno o vespertino, postgrado) Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 6
Paso 5 Se debe marcar la línea de inscripción correspondiente al año académico a matricular y luego usar el botón Seleccionar. En ese momento se activa el flag en el campo Selección. Luego se debe avanzar a la siguiente solapa Datos de cálculo. Pasos a realizar Paso 6 La solapa Datos de cálculo muestra al lado izquierdo los valores de cálculo de tasa, en el centro el resumen de becas y créditos, y al lado derecho el resumen a distribuir con descuentos y excedentes. Si al alumno le corresponde un descuento no financiero, éste se registra en el campo Descuentos. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 7
Paso 7 Al seleccionar el match code del campo señalado, se despliega la lista con todos los descuentos. A diferencia del SGU, ahora están diferenciados por grupos: Pregrado Diurno o Vespertino y Postgrado ; esto significa que dependiendo del grupo al cual pertenece el alumno, será la lista mostrada en pantalla. Si selecciona la opción Otros descuentos (por resolución), se despliega una pantalla en donde debe digitar el motivo, y luego ingresar el monto de descuento. Si selecciona otra opción, el monto se ingresa de forma automática. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 8
Paso 8 Pasos a realizar Una vez seleccionado el descuento que corresponde, debe hacer click en el botón para volver a la pantalla y seguir con el proceso. Si todos los datos registrados en las figuras anteriores están conformes, debe hacer click en el botón para mostrar el valor neto a pagar en la parte inferior de la pantalla. Esta parte de la pantalla consta de 3 pestañas que conforman la posible forma de pago de un alumno. a) La pestaña Contado permite dos objetos de contrato: CONT = pago contado al día, CTFE = pago contado a fecha. b) La pestaña Otros permite un objeto de contrato: CEST = pago convenio de estudios para funcionarios de la universidad. c) La pestaña Cuponera permite un objeto de contrato: CUPO = registra las cuotas mensuales. (*) Cuando un alumno tenga algún beneficio externo (Beca Ministerial o CAE), el objeto viene por defecto y se muestra en la pestaña cuponera. (**) Los únicos objetos que permiten documentar la deuda con cheque a fecha son CTFE y CUPO. (***) La solapa Subvención no se utiliza. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 9
Paso 9 La secuencia general para establecer la forma de pago es la siguiente: 1.- Seleccionar una pestaña. 2.- Seleccionar el objeto que corresponda (según lo indicado en el paso 8). 3.- Registrar el objeto. 4.- Una vez ingresada la información en las pestañas que correspondan, verificar que la deuda quede en cero (saldo). (*) En la solapa Cuponera debe ingresar de forma adicional el número de cuotas. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 10
1.2 Forma de pago 1.2.1 Matrícula sin beneficios Pasos a realizar Paso 1 Al llegar a la forma de pago, primero se ingresa la matrícula en la pestaña Contado con objeto CONT. El detalle del CONT se ve en la zona demarcada. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 11
Paso 2 Luego, en la pestaña Cuponera se ingresan las cuotas con objeto CUPO. En el ejemplo, el número de cuotas es: 10. El detalle de las cuotas se ve en la zona demarcada. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 12
Paso 3 Si se dejan cheques a fecha, una vez generada la forma de pago con CUPO se deben seleccionar las cuotas que serán documentadas. En el ejemplo, serán las 10. Paso 4 Seleccionar el botón para activar el flag de la columna Chq. Fecha de todas las cuotas seleccionadas. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 13
1.2.2 Matrícula con beneficios: Beca interna + CAE + Beca Hijo Profesional de la Educación Pasos a realizar Paso 1 El monto de beca interna se visualiza en el Resumen de cálculo de tasa, campo Beca Interna Arancel, descontando el valor del arancel. La beca no incluye el valor de la matrícula, por lo tanto, se incluye en el monto a pagar. En el ejemplo se deja con pago al día (solapa Contado ). Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 14
Paso 2 En Resumen de becas y créditos se pueden ver los montos de CAE propuesto y Beca Ministerial. En la forma de pago, solapa Cuponera, se registran de forma automática los beneficios externos con sus respectivos objetos. En el ejemplo: CAE1 y BM07. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 15
1.2.3 Matricula con beneficios: Beca Complementaria Primer caso: Admisión, alumno de primer año en UDP. La beca se carga al momento de correr la interfaz de admisión (SGU a SAP). Luego de correr tasa, ésta se puede ver registrada en el Resumen cálculo de tasas, descontando el valor del arancel. Segundo caso: Curso superior, alumno antiguo UDP o cambio universidad. Bienestar debe tener cargada la beca en la tabla correspondiente, y al correr la tasa ésta aparece registrada en el Resumen cálculo de tasas, descontando el valor del arancel. Para ambos casos el proceso se inicia con los pasos señalados en el apartado 1.1 y continúa hasta llegar a la forma de pago. En este documento, se mostrará cómo operar cuando el alumno solicita una modificación del CAE, generando la pérdida automática de la Beca Complementaria. Pasos a realizar Paso 1 En Resumen cálculo de tasas, campo Beca interna arancel, se puede ver el monto de la Beca Complementaria. En Resumen de becas y créditos se puede ver el arancel de referencia CAE; por defecto, el monto de Arancel solicitado coincide con el propuesto. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 16
Paso 2 Cuando el alumno manifiesta no querer el CAE o bajar el monto, se modifica el Arancel solicitado. En el ejemplo, el alumno pide bajar el monto a $1.250.000, monto que debe ser ingresado en el campo correspondiente. En este momento se activa un mensaje de advertencia confirmando que la Beca Complementaria se eliminará. Debe presionar el botón Confirmar para iniciar la eliminación. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 17
Paso 3 Para concretar la eliminación de la beca debe presionar el botón Elimina beca complementaria CAE. Pasos a realizar Paso 4 El sistema muestra otro mensaje que informa la necesidad de volver a ejecutar el cálculo de tasa. (*) La tasa se corre nuevamente porque en este caso hay pérdida de Beca Complementaria. Si el alumno sólo tiene CAE, el monto se modifica y se contínúa con la forma de pago, sin pasar por la corrida de tasa. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 18
Paso 5 Acceder a la trx. PIQST00, ingresar el número de matrícula y hacer click sobre el ícono Paso 6 Registrar los parámetros de entrada y ejecutar con (para mayor detalle, revisar Manual expediente alumno). Una vez ejecutada la nueva corrida de tasa, el registro asociado a la beca complementaria desaparece. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 19
Paso 7 Luego de grabar la corrida de tasa debe volver a la trx. ZFC_MATRICULA y comprobar que en Resumen cálculo de tasas el campo Beca interna arancel está en $0. Posteriormente debe continuar con la forma de pago, tal como se describe en los apartados anteriores. Observación: El CAE siempre debe estar propuesto para matrículas anuales de alumnos nuevos (NCAE); para los cambios de carrera y matrículas para el segundo semestre no debe estar propuesto. En caso que ocurra debe contactar al Departamento de Bienestar. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 20
1.2.4 Matrícula con beneficios: Beca Vocación de Profesor Pasos a realizar Paso 1 La Beca Vocación de Profesor incluye el valor de la colegiatura, por lo tanto, el monto total se incluye en la pestaña Cuponera con el objeto correspondiente (BM03). Si la carrera UDP es más cara, por la diferencia UDP asigna previamente una beca interna (Beca Vocación UDP). Ver recuadro en Resumen cálculo de tasas de la figura adjunta. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 21
1.2.5 Matrícula con beneficios: Beca Titular Valech (100 % colegiatura) Pasos a realizar Paso 1 En la pantalla se muestra la forma de pago de un alumno con Beca Titular Valech (BM04), en donde el beneficio cubre el 100% de la colegiatura. Si el beneficio corresponde a Beca Traspaso Valech, el monto correspondiente es $1.150.000 y el saldo debe ser documentado para pago del alumno. La documentación se realiza tal como se ha indicado en los apartados anteriores. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 22
1.2.6 Matrícula con excedente origen CAE Pasos a realizar Paso 1 Una vez generado un excedente por concepto de CAE, éste se refleja en el estado de cuenta del alumno (trx. FPL9) sin ningún objeto de contrato, sólo se ve el monto en negativo como muestra la imagen. Para saber si corresponde a CAE, debe hacer doble click en el número de documento. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 23
Paso 2 Al hacer doble click se despliega la siguiente pantalla. En los datos de cabecera, campo Clase documento, se muestra Z5 que corresponde a excedente CAE. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 24
Paso 3 Ahora que ya está identificado el monto, se procede con la corrida de tasa. Tal como muestra la imagen, sólo se ven dos registros: matrícula y arancel. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 25
Paso 4 Ingresar a la trx. ZFC_MATRICULA (el programa sólo refleja excedentes por concepto de CAE). Los excedentes sólo pueden rebajar el valor del arancel, pues no se puede hacer uso de ellos en la matrícula. En la solapa Datos de cálculo se puede ver que el valor (coincidente con el monto reflejado en la trx FPL9) se descuenta automáticamente del arancel. Observación: Si el alumno indica tener excedentes pero éstos no se ven reflejados en el matriculador, debe dirigirse al Departamento de Bienestar para verificar. Si efectivamente tiene excedentes, Bienestar realiza la gestión para que éstos se reflejen en el estado de cuentas y matriculador. En caso contrario, si los excedentes no deben reflejarse en el matriculador (por ej., el alumno además tiene Beca Ministerial y se genera un monto sobrante), cuando el alumno vuelva de la gestión de Bienestar se debe anular la corrida de tasa con la trx. FP08 (para mayor detalle, revisar Manual de devoluciones) y luego, en la trx. PIQST00, correr nuevamente la tasa para que se actualice la información. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 26
Paso 5 Para la forma de pago se opera tal como se ha señalado en los apartados anteriores. En el ejemplo se muestra el arancel pactado en 10 cuotas. Pasos a realizar Paso 6 Al consultar el estado de cuenta (trx. FPL9) se refleja la compensación de los excedentes generada desde el matriculador. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 27
1.3 Cierre de matrícula Pasos a realizar Paso 1 La etapa siguiente a la determinación de la forma de pago es el cierre de la matrícula. Para ello debe hacer click en el botón Proceso cierre de matrícula que está en la parte superior izquierda de la pantalla. Con esta acción se ejecuta una cadena de contabilizaciones automáticas. Observación: Antes de iniciar el proceso de matrícula el estado de cuenta del alumno contiene objetos de contrato de la corrida de tasas (MPRE: Matrícula Pregrado, APRE: Arancel Pregrado). Cuando se cierra el proceso, éstos son compensados con los nuevos objetos de contrato que constituyen el compromiso de pago actual del alumno: CUPO, CONT, CAE y Becas Ministeriales. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 28
Paso 2 La pantalla mostrada corresponde a la gestión del proceso de contabilización. Además de poder saber el estado en que se encuentra el proceso, permite gestionar problemas o errores que puedan producirse en cada paso. El status OK de cada paso de contabilización se identifica con un ticket verde. En el ejemplo, todas las contabilizaciones se realizaron de forma exitosa. Si el proceso completo fue exitoso, el status muestra el ícono Para continuar debe refrescar presionando el ícono de la parte superior izquierda, y luego debe hacer click sobre la bandera. Si quiere ver los documentos contabilizados, debe hacer doble click en Id. Job Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 29
Paso 3 Al hacer doble click sobre la bandera se muestra el siguiente mensaje. Si desea continuar con la impresión debe seleccionar el ticket verde. Paso 4 Para los casos correspondientes a alumnos tipo 2010 y posteriores cuyo pagaré no se encuentre en Custodia, el sistema muestra la siguiente advertencia una vez confirmado el inicio del proceso de impresión. Para avanzar, debe seleccionar el ticket verde nuevamente. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 30
Paso 5 Al pasar a la pantalla de Impresión formularios del proceso de matrículas, en la parte superior se visualizan los datos del alumno y persona de referencia. Plan de estudios: indica el ID y nombre del plan. Tipo de carrera: indica si es carrera de origen o paralela, y si corresponde a Pregrado Diurno, Pregrado Vespertino o Postgrado. Tipo de alumno: puede ser 2008 y anteriores, 2009, 2010 y posteriores o Postgrado. Periodo: indica el periodo que se está matriculando. Pagó todo contado: por defecto viene vacío, el casillero debe ir con flag cada vez que el apoderado no firme pagaré por pago al día de la colegiatura. Imprime pagaré en blanco: por defecto viene seleccionado cada vez que el alumno es de ingreso 2010 y posteriores. En caso que el sostenedor no esté de acuerdo en firmar el pagaré en blanco, y sea autorizado a firmar un pagaré anual, se debe eliminar el flag. Previsualización: por defecto viene siempre marcado, sirve para ver los documentos antes que se impriman. Cambio de sostenedor: por defecto siempre viene vacío, se activa solamente cuando se haga cambio de sostenedor para los alumnos renovantes de ingreso 2010 y posteriores. Est.reg (sólo región): por defecto siempre viene vacío, se activa solamente cuando el alumno que se está matriculando es contactado por matrícula de región. Alumno: indica si es nuevo o renovante. Estado del contrato: vigente o pendiente. Contrato H: número de contrato. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 31
Paso 6 En la parte inferior de la pantalla Impresión formularios del proceso de matrículas están todos los botones para imprimir los documentos, según corresponda: a) Para un alumno nuevo todos los botones están activos, disponibles par impresión. b) Para un alumno renovante, dependiendo del año de ingreso (2008 y anteriores, 2009 y 2010 y posteriores) son los botones que están disponibles c) En la impresión del contrato existe un botón adicional (destacado con un recuadro) para confirmar si el contrato es vigente o pendiente. Presionando el botón se abre otra pantalla para confirmar el estado del contrato. d) En esa misma ventana se registra la autorización voluntaria de envío de documentación por mail. e) Cada documento se imprime con sus copias correspondientes. En cada una de las impresiones, el sistema deja registro del último usuario que operó, con la fecha y hora. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 32
Paso 7 Cuando el sostenedor no esté de acuerdo en firmar el pagaré en blanco y sea autorizado a firmar un pagaré anual, debe volver a la pantalla de Gestión del proceso de contabilización, y hacer doble click en el casillero Imp. Pag. En ese momento de despliega otra pantalla en donde debe desactivar el flag de Imprimir pagaré en blanco haciendo click sobre el casillero. Posteriormente, debe grabar y presionar el ícono matrículas. para ir nuevamente a la pantalla de Impresión formularios del proceso de Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 33
Paso 8 Para los alumnos nuevos, la matrícula concluye cuando el contrato queda en estado vigente, con todos los documentos firmados. Para los alumnos renovantes, la matrícula concluye una vez terminados los siguientes procesos: 2010 y posteriores: contrato en estado vigente. 2009 y anteriores: a) Contrato en estado vigente, con todos los documentos firmados b) Contrato en estado pendiente para posterior firma de documentos. Antes de salir de la pantalla, el sistema valida que el estado sea vigente o pendiente. Si no queda en alguno de estos estados, antes de salir se lee la siguiente advertencia. Confirmada la vigencia, debe presionar y el ticket verde y salir. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 34
Paso 9 Si el alumno fue contactado por matrícula de región, se deben realizar pasos adicionales para confirmar la recepción de la documentación, ingresando a la trx. ZFC_CONTRATOS. Para identificar al alumno en la tabla de contratos, primero debe ir a la opción Selección de la barra superior de la pantalla, y elegir la opción Por contenidos. Luego debe seleccionar una opción de búsqueda; en el ejemplo se hará por Número de matrícula. Paso 10 Al ingresar el Número de matrícula y presionar el botón Seleccionar, sólo se desplegará él o los contratos asociados al alumno. Finalmente debe ir al campo Est. Región del contrato tratado y cambiar el valor de enviado a recibido. Universidad Diego Portales Capítulo 1:Matrícula Pregrado 35
Capítulo 2: Ingreso de valores para matrícula y arancel Postgrado Pasos a realizar Paso 1 Previo al inicio de la matrícula de un programa nuevo de Postgrado, se deben cargar los valores de matrícula y arancel (según corresponda) en la trx. OCMAC_01B. Si el programa tiene valor de matrícula, la primera Clase de condición a seleccionar es MAPG. Cuando se termina completamente la operación se debe seleccionar ARPG para ingresar los valores de arancel. Paso 2 En el ejemplo, sólo se seleccionará ARPG porque corresponde a un Programa de Diplomado sin matrícula. Observación: Si al momento de la salida en vivo el programa de Postgrado ya existe, los valores de matrícula y arancel estarán migrados. Universidad Diego Portales Capítulo 2:Ingreso de valores para matrícula y arancel Postgrado 36
Paso 3 Una vez seleccionada la Clase de condición, el siguiente paso es registrar los datos de entrada. Año académico: corresponde al año para el que se ingresará la matrícula o el arancel. ID plan estudios: es el ID del programa (ejemplo: 10202025 Diplomado ) Periodo académico: para Postgrado existen varios periodos (011, 012, 013, 014 y 015), dependiendo de lo que determine la Escuela de Postgrado, será el periodo que se aplique. Modo de procesamiento: existen dos para Postgrado, Cálculo de matrícula (letra B) y Cálculo de arancel (letra C) Estado: siempre es A (activo). Categoría de tasa: para Postgrado siempre es 0002 Año de acceso: no es un campo obligatorio. Se usa para buscar la matrícula o arancel por año de creación del programa. Los últimos tres datos: Actividad anul.matr., Motivo de excedencia y Status de liberación no aplican. Universidad Diego Portales Capítulo 2:Ingreso de valores para matrícula y arancel Postgrado 37
Paso 4 En la pantalla siguiente (parte superior) se deben registrar los datos ya ingresados en el paso anterior. Los del ejemplo corresponden a un Programa de Diplomado (con una inscripción y sin matrícula) para arancel año 2016. En la parte inferior de la pantalla se debe ingresar el año de creación del programa (año de acceso), importe correspondiente al año académico y moneda. Si un programa dura más de un año y, en consecuencia, tiene más de una inscripción (o registration), se deben realizar tantos ingresos de arancel (de forma independiente) como inscripciones tenga el programa. Paso 5 Por ejemplo, si en el 2016 se crea un Magíster con 3 inscripciones, una matrícula de $95.000 y un arancel de $5.500.000 (a dividir en 3) se debe ingresar lo siguiente: 1.- Objeto MAPG para el año académico 2016, año de acceso 2016 y un importe de $95.000. 2.- Objeto ARPG para el año académico 2016, año de acceso 2016 y un importe de $1.850.000. 3.- Objeto ARPG para el año académico 2017, año de acceso 2016 y un importe de $1.850.000 4.- Objeto ARPG para el año académico 2018, año de acceso 2016 y un importe de $1.850.000. En la figura adjunta se muestra el último ingreso (n 4) Universidad Diego Portales Capítulo 2:Ingreso de valores para matrícula y arancel Postgrado 38
Capítulo 3: Matrícula Postgrado Pasos a realizar Paso 1 Una vez ingresado el arancel se procede con la matrícula. Para todo Postgrado las matrículas se efectúan por periodos anuales, la diferencia entre un programa y otro está dada por su duración total. Al igual que en Pregrado, antes de acceder al matriculador se debe revisar y/o ingresar el sostenedor, la(s) inscripción (es)* del alumno para el periodo a matricular, los datos académicos, los datos para tasas y correr la tasa. (*) Un alumno a matricular debe tener tantas inscripciones como años de duración tenga el programa de Postgrado. Una vez realizado esto, se deben ingresar los parámetros de entrada en la trx. ZFC_MATRICULA. Se ejemplificará un caso de Postgrado con un registration. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 39
Paso 2 En la solapa Datos personales se pueden ver los datos del estudiante y sostenedor (no hay diferencias con Pregrado). Pasos a realizar Paso 3 En la solapa Datos de inscripción, a diferencia de Pregrado, el flag Sel por defecto está marcado. Si el programa se asocia a más de una inscripción todos los registros vendrán con la marca. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 40
Paso 4 La solapa Datos de cálculo muestra en el lado izquierdo los valores de cálculo de tasa, en el centro el resumen de becas y créditos (para postgrado está vacía), y en el lado derecho el resumen a distribuir con descuentos y excedentes. Si al alumno le corresponde un descuento no financiero, éste se registra en el campo Descuentos. Pasos a realizar Paso 5 Al seleccionar el match code del campo señalado se despliega el único descuento disponible para Postgrado: Otros descuentos postgrados. Para continuar debe seleccionar el ticket verde. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 41
Paso 6 Al volver a la pantalla anterior, el campo Descuentos queda activo para digitar el monto que fue otorgado. Al mismo tiempo, el sistema avisa con un mensaje (en la parte inferior derecha) que falta ingresar el valor del descuento. Luego de digitar el monto debe presionar el botón Forma de pago para pasar a la siguiente pantalla. Paso 7 Antes de pasar a la siguiente pantalla, el sistema muestra un cuadro para escribir el motivo de descuento. Una vez digitado el motivo debe presionar el botón Continuar para seguir con el proceso. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 42
Paso 8 Ahora que ya está ingresado el descuento ($300.000), el saldo a pagar pasa de $1.935.000 a $ 1.635.000. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 43
Paso 9 La matricula y el arancel se pueden pagar al contado, contado fecha o cuponera. En el ejemplo, la matricula se deja al contado. Paso 10 El arancel ($1.550.000) se pacta en 5 cupos de $310.000 cada uno. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 44
Paso 11 Si se dejan cheques a fecha para respaldar los 5 cupos, se procede de la siguiente manera: 1.- Seleccionar los cupos del 1 al 5. 2.- Presionar el botón Cheque a fecha para activar el flag de los cupos seleccionados. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 45
Paso 12 La deuda queda con saldo cero cuando ha sido asignada en su totalidad. En este momento se activa el botón Proceso cierre de matrícula, el que debe ser presionado para pasar a la pantalla siguiente. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 46
Paso 13 En la pantalla Gestión del proceso de contabilización matrícula el status OK de cada paso de contabilización se identifica con un ticket verde. En el ejemplo, todas contabilizaciones se realizaron de forma exitosa. Si el proceso completo fue exitoso, el status muestra el ícono Para continuar debe refrescar presionando el ícono de la parte superior izquierda, y luego debe hacer click sobre la bandera. Si quiere ver los documentos contabilizados, debe hacer doble click en Id. Job Pasos a realizar Paso 14 Cuando el proceso termina exitosamente, se muestra el siguiente mensaje. Para continuar con la impresión de formularios debe seleccionar el check verde. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 47
Paso 15 Cada documento se imprime con sus copias correspondientes. En cada una de las impresiones, el sistema deja registro del último usuario que operó, con la fecha y hora. Al igual que en Pregrado, una vez que el contrato se imprime se activa el botón de estatus de vigente/pendiente, según corresponda. La autorización voluntaria de envío de documentación por mail también se registra en esta ventana. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 48
Paso 16 Antes de salir de la pantalla, el sistema valida que el estado del contrato sea vigente o pendiente, si no queda en alguno de estos dos estados, se lee la siguiente advertencia. Confirmada la vigencia, debe presionar el ticket verde y salir. Con esto, la matrícula ya está terminada. Universidad Diego Portales Capítulo 3:Matrícula Postgrado 49
Capítulo 4: Consulta y gestión de contabilización de matrícula Pasos a realizar Paso 1 La trx. ZFC_MATRICULA_JOB permite consultar y visualizar al alumno, identificar la carrera y el estado de matrícula en el que se encuentra. Además, permite cambiar estados de contratos de pendiente a vigente. Los parámetros de selección requeridos para hacer las consultas son: ID interlocutor comercial, Año académico, Periodo académico e ID plan de estudios (este campo se usa en caso que el alumno este matriculado en más de una carrera) Paso 2 Una vez registrados los datos, debe hacer click en el botón para ejecutar. Paso 3 Al llegar a la pantalla de Gestión del proceso de contabilización de Matrícula debe hacer doble click en el ícono Universidad Diego Portales Capítulo 4:Consulta y gestión de contabilización de matrícula 50
Paso 4 La siguiente pantalla de impresión de formularios es la misma vista desde matriculador. En el ejemplo, el alumno consultado corresponde a un alumno nuevo tipo 2010 y posteriores con contrato en estado vigente. Ya fueron impresos todos los documentos, pero los botones de impresión están activos en caso de imprimir nuevamente. Universidad Diego Portales Capítulo 4:Consulta y gestión de contabilización de matrícula 51
4.1 Matrícula web Pasos a realizar Paso 1 Una vez que el alumno realice el proceso de matricula web, y tenga que presentar los documentos para concretar su matrícula, el usuario de Matrícula debe ingresar a la trx. ZFC_MATRICULA_JOB para ejecutar el cambio del estado de contrato de pendiente a vigente. a) Los contratos de alumnos tipo 2010 y posteriores nacen en estado vigente, por lo tanto, si se consulta a través del Job su estado siempre será vigente y no se puede cambiar a pendiente. En caso de algún error en los montos o fecha de vencimiento, la matrícula debe ser anulada. b) Los contratos de alumnos tipo 2009 y anteriores nacen en estado pendiente. En estos casos se procede con el cambio de estado si todos los documentos están correctos. En caso que falte algún documento o esté mal emitido, la impresión también se realiza desde el Job La siguiente pantalla muestra la vista cuando se consulta el estado del alumno. Universidad Diego Portales Capítulo 4:Consulta y gestión de contabilización de matrícula 52
OBSERVACIÓN: Si por error el estado del contrato quedó vigente y su estado era pendiente, el Jefe o Asistente de Matrícula tiene la facultad para cambiar el estado a pendiente. En este último caso, los bloqueos académicos, reclamación y compensación quedan activos nuevamente. Este cambio se puede hacer siempre y cuando la modificación se realice el mismo día del trámite. Posterior a ese instante el caso amerita análisis y el proceso es diferente. OBSERVACIÓN FINAL: Si bien las matrículas de cursos de formación continua, cursos de verano y provisional externo se llevan a cabo en el matriculador, el proceso completo abarca la ejecución previa de otro programa: ZFICA_DEVENGADOR. Por esta razón, serán tratados de forma independiente en el Manual devengador. Universidad Diego Portales Capítulo 4:Consulta y gestión de contabilización de matrícula 53