Las etapas de la selección documental La selección documental consta de tres etapas: Valoración Selección Depuración
La valoración documental Es el análisis que se realiza de la información contenida en los documentos, con el propósito de determinar su utilidad a lo largo de su ciclo de vida, así como para asignarles tiempo y espacio de conservación. La selección documental Es una metodología mediante la cual se identifican y separan los documentos que pueden eliminarse por su irrelevancia, de los que deben conservarse por el valor de su información. También es un instrumento eficaz para evitar las destrucciones indiscriminadas de documentos. La depuración Es la operación que consiste en la destrucción organizada de los documentos carentes de valor. Métodos de destrucción de documentos en soporte de papel Trituración: Consiste en un proceso mecánico de cuchillas que reducen el papel a fragmentos irrecuperables Despulpamiento: proceso químico que borra tintas y separa las fibras de celulosa restituyendo las o la pasta original.
EL MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO 1.- Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. Artículo 8.- Ningún documento podrá ser destruido, a menos, que, por escrito, lo determine la instancia facultada para ese efecto, en términos de la presente Ley. Artículo 30.- Son facultades y obligaciones del Secretario Técnico c) Determinar las técnicas de depuración de documentos. Artículo 31.- Se crea la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos que se integrará con personas expertas o especialistas en la materia, según lo determine el Comité Técnico de Documentación, la que tendrá las siguientes facultades y atribuciones 2.- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Artículo 42.- V. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquellas.
3.- Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos Contiene las normas, políticas y procedimientos para realizar la selección (preliminar y final) de los documentos de trámite concluido existentes en las unidades administrativas de los Poderes del Estado y municipios, con el propósito de propiciar la adecuada administración del patrimonio documental mexiquense. 4.- Catálogo de disposición documental El catálogo de disposición documental establece los tiempos de conservación de los documentos en cada unidad archivística, de acuerdo con lo indicado en la legislación vigente y con los criterios establecidos por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos en los dictámenes correspondientes. LA COMISIÓN DICTAMINADORA DE DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS Grupo interdisciplinario responsable de analizar y determinar el valor de la información contenidas en los documentos que se conservan en los archivos de los Poderes del Estado y de los municipios; así como de establecer las normas y políticas para realizar la valoración, selección y eliminación de los documentos oficiales.
El proceso de selección documental Por normatividad de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, en el Estado de México la selección se efectúa por tipo o pieza documental. Los archivos pueden aplicar la selección preliminar o la selección final de sus documentos. SELECCIÓN PRELIMINAR : Identificación y separación, dentro de los expedientes de trámite concluido, previo a su transferencia a un archivo de concentración, de los documentos duplicados, sin firma y cancelados o formatos en blanco y borradores. *EL PROCESO SE REALIZA CON LA APLICACIÓN DEL DICTAMEN 1618, apartado XIV. SELECCIÓN FINAL: Identificación y separación, de los tipos documentales existentes en los expedientes de trámite concluido, que pueden eliminarse por su irrelevancia de los que deben conservarse para ser transferidos al archivo histórico. EL PROCESO SE REALIZA CON LA APLICACIÓN DEL DICTAMEN 1618, apartado XV, DICTAMEN 1624, 1625 Y CATALOGOS DE DISPOSICION DOCUMENTAL.