PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión Documental Gerencia de Logística Código: VFA-OD-PCGD-01 Fecha: 19/11/2014 Pág. 1 de 7

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE ASPECTOS FUNCIONALES DEL PLAN Generalidades Indicador Meta Responsabilidades METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PLAN Recursos económicos Recursos Humanos Implementación del Plan... 6 PÁG. 2 de 7

3 INTRODUCCIÓN La gestión documental en Positiva Compañía de Seguros es un proceso transversal, que involucra a todos los funcionarios y procesos de la compañía, teniendo en cuenta lo establecido en el LEY 734 DE 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único y que en su Artículo 34 establece como deber de todo servidor público el Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos, lo cual implica dar cumplimiento a todas las políticas que en materia de gestión documental establezca la Gerencia de Logística como líder del procedimiento. Por lo anterior, es necesario que los funcionarios que gestionan y producen los documentos, conozcan, interioricen y participen activamente en la implementación del Programa de Gestión Documental PGD incluyendo programas específicos, procedimientos, manuales y políticas, así entonces, es necesario establecer las estrategias encaminadas a la capacitación en materia documental a los funcionarios de la compañía, alineada con la implementación del PGD y el Plan Institucional de Capacitación. 1. OBJETIVO Brindar herramientas conceptuales y metodológicas en materia de gestión documental a los funcionarios de Positiva Compañía de Seguros, que permitan el cumplimiento de las políticas y procedimientos enmarcados en el Programa de Gestión Documental. 2. ALCANCE El plan de capacitación en gestión documental contempla las actividades de capacitación necesarias para la implementación del Programa de Gestión Documental a nivel nacional, enmarcado en el Plan Institucional de Capacitación. PÁG. 3 de 7

4 4. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PLAN 4.1 Generalidades La asistencia a las capacitaciones en materia de gestión documental es un compromiso de cada uno de los funcionarios. La programación de las fechas para las actividades de capacitación dependerá de los tiempos establecidos en el Plan Institucional de Capacitación. Los contenidos de capacitación en el plan se encuentran enmarcados en la implementación del Programa de Gestión Documental. Todas las actividades de capacitación serán evaluadas para medir el impacto y la efectividad de las mismas. 4.2 Indicador Actividades de capacitación ejecutadas / Actividades de capacitación programadas Periodicidad: semestral 4.3 Meta Contar con la Ejecución del 100% de las actividades de capacitación al cierre del cronograma. 4.4 Responsabilidades Rol Responsable Actividad Presidente Presidente de la Compañía Respaldar y asegurar el cumplimiento del plan una vez se apruebe por el comité SIG y Desarrollo Administrativo. Líder del Plan de Capacitación en Gestión Documental Líder del Plan Institucional de Capacitación. Gerencia de Logística Establecer, actualizar y mantener el Plan. Implementar y verificar el cumplimiento del Plan. Realizar seguimiento al Plan y establecer las acciones de mejora en caso de ser necesarias. Gerencia de infraestructura y soluciones de Tics. Apoyar la integración del Plan de Capacitación en PÁG. 4 de 7

5 Líder proceso de comunicaciones Colaboradores Gerencia de Talento Humano Todo el personal que participa en el desarrollo de la operación de la compañía. Gestión Documental al Plan de Capacitación Institucional. Adelantar el proceso de comunicaciones según el Plan de medios. Participar activamente en la implementación del Plan. 5. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PLAN El Plan de capacitación en gestión documental, se desarrollará en dos marcos generales: El primero se realizará de acuerdo a las actividades planteadas para la implementación de los programas específicos del PGD, lo cual establece un marco de contenidos generales, los contenidos específicos y la agenda de las actividades de capacitación las cuales se definirán de acuerdo al análisis previo del estado de la implementación. El segundo, el sistema de gestión de, el cual comprende las actividades de capacitación enfocadas en la implementación de la herramienta tecnológica Recursos económicos Los recursos están asociados al presupuesto anual asignado tanto para la ejecución del proyecto como la contratación del servicio de administración y gestión del archivo y correspondencia de la Compañía. 5.2 Recursos Humanos Perfil Rol/Actividad Gerente Dueño del proceso, Dirige y coordina el personal que lidera el proceso en la gerencia de logística. Profesional Especializado Líder del proceso/ Ejecutar las actividades y realizar el seguimiento a la implementación del Plan Técnico Especializado Apoyar las actividades en la implementación del Plan PÁG. 5 de 7

6 5.3 Implementación del Plan ÍTEM TEMA/ ACTIVIDAD OBJETIVO ÁREA PARTICIPANTES FECHA APROXIMADA DE REALIZACION PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 Normalización de Formatos y Formularios Electrónicos Capacitar a todo el personal sobre los cambios realizados y los beneficios en la implementación del programa. Todas las áreas Todos los funcionarios JULIO Documentos Vitales. Socializar y capacitar a los funcionarios en el programa de documentos vitales. Áreas con Procesos Críticos Funcionarios de las áreas identificadas MAYO Documentos Electrónicos Capacitar a los líderes en el modelo de requisitos para Todas las áreas Todos los funcionarios FEBRERO Archivos Descentralizados Capacitar a los responsables de las Series documentales a Centralizar Áreas contempladas en el plan de centralización de series documentales Líderes de los Proceso JUNIO 2016 SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS 1 Sistema de gestión de Todas las áreas Todos los funcionarios MARZO 2015

7 FECHA APROXIMADA DE REALIZACION Todas las áreas Todos los funcionarios ABRIL 2015 ÍTEM TEMA/ ACTIVIDAD OBJETIVO ÁREA PARTICIPANTES 2 Sistema de gestión de 3 Sistema de gestión de Todas las áreas Todos los funcionarios AGOSTO Sistema de gestión de Todas las áreas Todos los funcionarios OCTUBRE Sistema de gestión de Todas las áreas Todos los funcionarios DICIEMBRE 2015 PÁG. 7 de 7