Técnicas de Planeación y Control SESIÓN # 12: Sistemas de control administrativo. Tercera parte.
Contextualización En clases anteriores se explicó acerca de la función de las áreas de responsabilidad en una empresa y cómo su eficiencia se establece a partir del manejo que hacen de sus recursos o insumos y los resultados obtenidos.
Hoy verás cómo es necesario especificarle a cada directivo qué gastos le corresponden directamente a su departamento para poder evaluar su desempeño en el buen manejo de los insumos. También es relevante que aprendas que cada área tiene responsabilidades y actividades distintas, por lo tanto, no pueden ser evaluadas sobre los mismos parámetros. Razón por la cual se clasifican en diversos tipos de unidades de responsabilidad.
Este panorama te será de mucha utilidad en tu trabajo para comprender que al pertenecer a un centro de responsabilidad puedes hacer aportaciones que redunden en la eficiencia de los recursos de ese departamento y por ende en lograr mejores resultados.
Introducción Debido a que las organizaciones crecen y se hacen más complejas, surge la necesidad de descentralizar sus decisiones y delegar funciones y tareas, lo que conduce a tener que ejercer mayor control. Para ello, se crean mecanismos formales que aseguren la coordinación entre todas las áreas descentralizadas.
Tal control pretende estipular el grado de responsabilidad financiera de cada unidad, cuáles serán los indicadores de control y el sistema de evaluación más adecuado. Así que lo primero que se hace para fincar el sistema es determinar unidades y quiénes estarán a cargo de la responsabilidad de las mismas, para posteriormente definir el control que se aplicará sobre las partidas que cada centro utiliza.
Explicación Partidas controlables y no controlables Cómo se determina qué costos le corresponden a cada centro de responsabilidad? Un costo controlable es el realizado por una persona que tiene autoridad y responsabilidad sobre su incurrencia (Ramírez,2008.)
Partidas controlables y no controlables Gracias a la partida controlable se puede evaluar el trabajo realizado por los directivos en cuanto a la administración de los recursos. Los ejecutivos también deben atender las partidas no controlables, es decir, sobre las que no tienen control, ya que tendrá que mostrarlas en su informe.
Partidas controlables y no controlables A cada responsable de área o centro se le debe explicar cuáles son sus partidas controlables y cuáles están fuera de su control, pero que se utilizan en su departamento. Las partidas no controlables por él, sí son controlables por otra unidad.
La mayor parte de los gastos son controlables desde la alta dirección. Los costos fijos cuando están en el corto plazo, pueden no ser controlables, pero en el largo plazo sí lo son.
Evaluación de diferentes áreas de responsabilidad Cada unidad de responsabilidad se evalúa acorde a su eficiencia en el manejo de sus insumos y los resultados que producen. Por supuesto, cada uno tiene distintas actividades, por lo que es necesario clasificarlos de acuerdo a la dificultad de su medición. Por esta razón, tales áreas se han dividido.
Centros de costos estándar Responsables de gastos que generan, como el departamento de producción o mantenimiento. Se les evalúa con base en el costeo basado en actividades. También se consideran otras cuestiones cuantificables como las normas de calidad y la capacidad instalada y se analizan datos cualitativos como la rotación del personal.
Tipos de centros de responsabilidad Centros de ingresos Aquí lo que se mide es el grado de captación de mercado con base en las ventas obtenidas. Se establece la comparación entre el presupuesto de ingreso por ventas y el de gastos de ventas. Habrá factores que no puedan ser medidos pero que tienen que analizarse en la evaluación.
Tipos de centros de responsabilidad Centros de gastos discrecionales Las áreas administrativas no pueden medirse como centros de costos estándar o de ingresos. Aunque tienen un presupuesto de gastos asignado y deben ajustarse a éste, no se les evalúa cuantitativamente porque no representa el desempeño de los ejecutivos a cargo. Lo que se pretende es evaluar la calidad del servicio que prestan a otras áreas.
Tipos de centros de responsabilidad Centros de utilidades Responsables de la obtención de utilidades y los costos generados. Se miden insumos y resultados y la relación entre ambos. El control se establece tanto en la unidad productiva como en la de mercado utilizando la descentralización.
Tipos de centros de responsabilidad Centros de inversiones Esta área evalúa el retorno de inversión y la utilidad marginal. Se mide la manera en que se han utilizado los recursos asignados a un área de responsabilidad financiera. Deben diseñarse acorde al costeo basado en actividades.
Conclusión Acorde a lo visto en esta unidad, podemos concluir que conforme una empresa crece se hace más compleja y se ve forzada a descentralizar, lo que crea la necesidad de establecer un sistema por áreas de responsabilidad.
Su objetivo con esto es evaluar la responsabilidad financiera de cada una, no las funciones que desempeñan sus integrantes. Se requiere: Determinar las unidades de responsabilidad, los indicadores de control y los mecanismos y estándares de evaluación de cada centro.
Es necesario que cada responsable de área conozca perfectamente las partidas controlables que le corresponden, así como las partidas no controlables las que no están bajo su responsabilidad- pero que utiliza también su departamento.
Finalmente, en cada centro se evalúa su eficiencia en el manejo de la relación insumos resultados. Como cada uno tiene distintas actividades que desempeña, es necesario clasificarlos tomando en consideración su grado de dificultad de medición.
Para aprender más Ya que viste la importancia de las partidas controlables y no controlables, te has peguntado: cómo diferenciarlas? Aquí te dan estas recomendaciones: Treadwell, L. (s/f). Cómo distinguir entre costos controlables y relativos. Consultado el 7 de junio de 2016: http://pyme.lavoztx.com/cmo-distinguir-entre-costoscontrolables-y-relativos-6343.html
Cibergrafía Centro de Responsabilidad. (s/f). Diseño de un Centro de Control financiero. Consultado el 7 de junio de 2016: http://www.ccee.edu.uy/images/extension/fomin/emprend edores/gestion/cr.pdf Chambergo, I. (2011). Contabilidad por Áreas de Responsabilidad y Asignación del Costo. Consultado el 7 de junio de 2016: http://aempresarial.com/web/revitem/5_12244_11851.pdf
Ramírez, D. (2008). Contabilidad Administrativa. Consultado el 7 de junio de 2016: https://www.academia.edu/8000614/contabilidad_administrati va_8va_edicion
Imágenes http://www.pixabay.com http://www.bing.com