SISTEMAS DE GESTION PÚBLICA Protocolo de Puesta en Marcha de Notificaciones Fehacientes Guía Rápida de Usuario Galileo Ingeniería y Servicios, SA Calle de La Sangradera, 16 38340 Tacoronte Tenerife España Tel: 922 200 200 Fax: 922 570 582 Mail: soporte@galileoiys.es
...1 Administrador de Notificaciones...3 Gestión de Procedimientos de Notificación...3 Suscripción de Terceros a Procedimientos de Notificación Fehaciente...4 Control de Expedientes Definición de Procedimientos...5 Enlazar Procedimientos de Notificación con Tipos de Procedimientos Administrativos...5 Sede Electrónica...6 Configuración de Parámetros...6 Parámetros Relacionados...6
PROTOCOLO DE PUESTA EN MARCHA DE LAS NOTIFICACIONES FEHACIENTES Este documento pretende ser una guía rápida de puesta en marcha de las notificaciones fehacientes. Este proceso implica tener en cuenta la configuración de diversos módulos desde las siguientes aplicaciones: Administrador de Notificaciones Configuración de procedimientos de notificación. Control de Expedientes - Definición de Procedimientos Ligar procedimientos de notificación con tipos de procedimientos administrativos. Sede Electrónica Configuración de parámetros. - 1 -
ADMINISTRADOR DE NOTIFICACIONES Gestión de Procedimientos de Notificación Para que un tercero (ciudadano/empresa) pueda ser notificado de forma fehaciente deberá estar suscrito a lo que se denomina Procedimientos de Notificación. El Sistema de Notificaciones, está inicialmente configurado con dos tipos de procedimientos de notificación fehaciente, el procedimiento denominado NFG (Notificación Fehaciente Genérica) pensado para notificar a través de la Sede Electrónica y el procedimiento NFM (Notificación Fehaciente Manual) pensado para notificar de forma manual. Se pueden utilizar estos procedimientos preinstalados, pero se aconseja utilizar procedimientos específicos ligados a tipos de expedientes de la tramitación (p.e. expedientes de sugerencias y reclamaciones, expedientes de infracciones, licencias, etc.), de modo que los terceros puedan disponer de un repositorio de procedimientos de notificación ajustado a los tipos de procedimientos de la entidad. La creación de procedimientos de notificación fehacientes se realiza en modo altas desde el módulo Procedimientos de la aplicación Administrador de Notificaciones: - 3 -
Se deberá informar el Código y la Descripción del Procedimiento, así como el Canal preferido De Notificación (normalmente la sede electrónica para procedimientos fehacientes). Se deberá también chequear la propiedad de FEHACIENCIA para hacer que el procedimiento emita notificaciones fehacientes. Otro parámetro importante a tener en cuenta es el valor de la Caducidad (días), que indica al sistema el número de días que deberán pasar sin que el tercero abra la notificación, para que se considere aceptada o rechazada por caducidad. En caso de no informar este valor se tomará como valor por defecto el correspondiente al parámetro (: NF_DIAS_CADU). Suscripción de Terceros a Procedimientos de Notificación Fehaciente Para que un tercero pueda ser notificado de forma fehaciente debe estar suscrito al procedimiento correspondiente. Este proceso de suscripción debe ser iniciado por el interesado desde la sede en caso de ser una persona física. En caso de una persona jurídica, la entidad puede suscribirlo de forma reglamentaria en base al Art. 27.6 de la LAECSP. La relación de terceros suscritos a un determinado procedimiento podrá ser gestionada desde el Administrador de Notificaciones, módulo Procedimientos, opción (pestaña) Terceros Suscritos : Aquellos terceros marcados con el candado ( ) son los que se han suscrito a través de la Sede Electrónica y no podrán ser modificados ni eliminados (baja) desde el Administrador de Notificaciones. Si se desea modificar o agregar nuevos terceros al procedimiento (de forma administrativa) se deberá utilizar las opciones (botones) de alta/baja establecidas a la derecha del formulario. - 4 -
CONTROL DE EXPEDIENTES DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS Enlazar Procedimientos de Notificación con Tipos de Procedimientos Administrativos Como ya ha sido comentado anteriormente, el enlace entre los procedimientos de notificación fehaciente y los procedimientos administrativos se lleva a cabo mediante la asignación de los procedimientos de notificación a los tipos de procedimientos administrativos. Este proceso se podrá realizar a través de la aplicación Definición de Expedientes, módulo Definición de los Procesos (icono de acceso directo). Para ello, se deberá seleccionar el tipo de procedimiento al que se le va a realizar la asignación, opción Tipos de Procedimientos (parte superior izquierda de la ventana), y a continuación asignar en las propiedades del procedimiento, Tipo de Procedimiento (parte derecha de la ventana), la propiedad Proc. Notificación a través de su correspondiente desplegable (mostrará la relación de procedimientos de notificación fehaciente creados desde el Administrador de Notificaciones): Cuando un usuario está tramitando un expediente cuyo tipo está asociado a un procedimiento de notificación fehaciente será capaz, en la pestaña de documentos definitivos asociados al mismo, de realizar la notificación telemática fehaciente de cualquier documento, siempre y cuando cumpla los siguientes requisitos: Debe ser un documento que tenga asociado registro de salida (según parámetro NOT_SOLO_SAL). No debe estar en el portafirmas de ningún usuario. - 5 -
SEDE ELECTRÓNICA Configuración de Parámetros La configuración de la Sede Electrónica no conlleva ninguna acción específica salvo asegurarse que está actualizada con el soporte a Notificaciones Fehacientes y configurar los siguientes parámetros y restricciones: Parámetro CSM: TIPO_NOTIF poner valor a 1 (Notificaciones Avanzadas) Restricciones: a través del módulo de seguridad asegurarse que el grupo CSM tiene permitidas las siguientes acciones asociadas a la aplicación CSM: Privada - Panel vista nuevas notificaciones Privada - Notificaciones () - Buzón de notificaciones Privada - Notificaciones () - Detalle de la notificación Privada - Notificaciones () - Recepción de la notificación Privada - Notificaciones () - Suscripción a procedimientos Privada - Notificaciones ()- Avisos de notificaciones Restricciones: a través del módulo de seguridad asegurarse que el grupo CSM tiene restringidas las siguientes acciones asociadas a la aplicación CSM (módulo de notificaciones básico): Intranet - Menú Gestión Notificaciones Parámetros Relacionados Los parámetros relacionados con los procedimientos de notificación fehaciente son los siguientes: APLID PARCOD DESCRIPCIÓN DEFECTO NF_DC_TARCH Tipo archivístico de los documentos de certificación del Estado de las Notificaciones NF_DIAS_CADU Número de días de caducidad de una Notificación Fehaciente. Después de pasado este plazo sin que el tercero haya abierto la notificación se asignará el estado asignado por el parámetro NF_EST_CADUC (normalmente Rechazo en la Entrega) 10 NF_DOC_CERT Si se desea generar documentos de certificación de los cambios de estado de las Notificaciones Fehacientes (0/1) 1-6 -
NF_EST_CADUC Estado al que pasa una Notificación Fehaciente cuando caduca (NF_DIAS_CADU o propiedad del procedimiento) Practicada por Vencimiento (5) 8 Rechazada por Caducidad (8) NF_PRESCRIP Número de meses en los que prescribe una Notificación Fehaciente 60 PMTRA VER_FEHAC Ver indicador de procedimientos de notificación fehaciente (0/1) 1 PMTRA NOT_MEN_EDIT Se puede editar el mensaje asociado a una notificación telemática? (0/1) 1 PMTRA NOT_MENSAJE Mensaje por defecto de la notificación telemática. PMTRA NOT_SOLO_SAL Notificamos solo documentos del registro de salida? (0/1) 1 PMTRA NOT_SOLO_TEL Solo se van a emitir notificaciones telemáticas fehacientes? (0/1) 0 CSM TIPO_NOTIF - 7 -