GERENCIA CORPORATIVA REGLAMENTO DE PRODUCCIÓN DE TEXTOS SEGUNDA VERSIÓN Aprobado por acuerdo de Consejo Universitario de fecha 07 de Mayo de 2012 CHIMBOTE PERÚ F. Implementación: 07/05/2012 Pág. 1 De 5
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN Artículo 1.- La información que requieren las asignaturas de los planes de estudio de las carreras profesionales y programas de posgrado son organizadas en publicaciones para difundir la producción intelectual de los docentes que se rige por políticas, normas y procedimientos incluidas en el presente reglamento y, en instructivos y manuales complementarios. Dichos libros tienen como marca registrada de la ULADECH Católica la denominación de UTEX. Artículo 2.- Bajo la denominación de UTEX se incluyen: Libros, textos universitarios, guías de práctica, manuales de prácticas y otros recursos pedagógicos. Artículo 3.- UTEX es un proceso del macro proceso Docentes en cuanto al criterio de labor de investigación formado por las siguientes actividades: Análisis de la demanda, promoción y producción intelectual, cuidado de la edición, diagramación e impresión, distribución, registro de almacén, compras; costos y presupuesto, supervisión y revisión. Artículo 4.- UTEX es un material educativo que progresivamente será de uso obligatorio por docentes y estudiantes para el desarrollo de las asignaturas, en sus diversas modalidades, pudiendo ser física y digital. Artículo 5.- Las referencias bibliográficas complementarias que incluya el docente titular en los SPA serán en base a los UTEX y a la Biblioteca Virtual de la ULADECH Católica. F. Implementación: 07/05/2012 Pág. 2 De 5
CAPÍTULO II ORGANIZACIÓN Artículo 6.- El Departamento de Textos Universitarios (DETEX) adscrito a la División de Innovación Pedagógica, coordina las actividades y supervisa su cumplimiento de acuerdo a lo establecido en el presente Reglamento y en el MOF respectivo. Realiza las actividades de difusión y capacitación a nivel nacional. Artículo 7.- Las actividades de promoción y producción intelectual están coordinadas por el Promotor Académico del DETEX interviniendo los jefes de departamento académico de las carreras profesionales en su aprobación y los docentes autores en su elaboración. Artículo 8.- La actividad de análisis de la demanda para todas las modalidades, está a cargo del Coordinador General de Educación a Distancia, SUA, manteniendo actualizado el registro en el Módulo de Textos Universitarios (MODUTEX) por carrera profesional y en función de usuarios autorizados para hacer requerimientos, como sigue: centros académicos, librería central, bibliotecas, Rectorado, y usuarios externos. Artículo 9.- Las actividades de cuidado de edición, diagramación e impresión, y distribución están a cargo de la empresa tercerizadora, Gráfica Real (GR)/editora externa. Artículo 10.- La actividad de análisis de costos está a cargo del Departamento de Presupuesto (DP) que registrará en el MODUTEX de forma continua el comparativo de precios de los textos en relación con los precios de mercado. F. Implementación: 07/05/2012 Pág. 3 De 5
Artículo 11.- Las actividades administrativas de compras están a cargo del Dpto. de Compras (DECUTEX) manteniendo los registros de compras, servicios y distribución. Los contratos que sean demandados por editoras externas serán suscritos con la División Financiera. Artículo 12.- Las actividades de aseguramiento de la calidad se realizarán a través de revisiones a cargo de la Comisión de Revisiones de Recursos Financieros de la Gerencia de Calidad. CAPÍTULO III ANÁLISIS DE LA DEMANDA Artículo 13.- El Coordinador General SUA, registra en el MODUTEX el cuadro de demanda proyectada en base a matrícula de estudiantes, sus proyecciones y el estado de UTEX reportado continuamente por DECUTEX. Artículo 14.- Forma parte del cuadro de demanda los requerimientos de las unidades autorizadas. Artículo 15.- Los registros del cuadro de demanda consideran: Modalidades SUA y presencial, títulos de publicaciones, códigos, estado de UTEX, autor, existencias, carreras profesionales, editoras externas, y otros que determine el Coordinador General SUA. Artículo 16.- Los datos de la demanda serán actualizados permanentemente y utilizados para los requerimientos de los usuarios y elaboración de contratos, órdenes de compra y órdenes de servicio. F. Implementación: 07/05/2012 Pág. 4 De 5
CAPÍTULO IV PROMOCIÓN Y PRODUCCIÓN INTELECTUAL Artículo 17.- El Promotor Académico coordina con los jefes de departamento para que los docentes titulares se hagan cargo de la elaboración de los UTEX en primera opción. En caso de no aceptación o no cumplimiento del cronograma de actividades se buscará entre los docentes tutores a nivel nacional y por último entre docentes universitarios nacionales o extranjeros. Artículo 18.- Los autores suscribirán un convenio de trabajo con el Promotor Académico en representación de la ULADECH Católica que será registrado en el MODUTEX e incluirá las especificaciones y el cronograma de trabajo. Los avances serán verificados por el Promotor Académico. En caso de incumplimiento de los plazos y de los lineamientos de elaboración, el convenio estipulará los términos rescisión y el remplazo del autor. Artículo 19.- El autor debe elaborar y revisar semestralmente su producción cubriendo los aspectos de información y/o correcciones incluida en el sílabo/plan de aprendizaje (SPA) de acuerdo a lo planificado. Artículo 20.- Los Jefes de Departamento/Sección autorizarán la modificación de las referencias bibliográficas en el SPA por los docentes titulares, previa coordinación con DETEX, para evitar sobre stocks y pérdida de vigencia del material preparado con anticipación. Artículo 21.- Los autores tienen el derecho a percibir un incentivo económico por derecho de autor, el mismo que será entregado por la ULADECH Católica, de acuerdo al convenio y contrato que suscribe con la Universidad. F. Implementación: 07/05/2012 Pág. 5 De 5
Artículo 22.- Culminado el texto, el autor lo envía al Promotor Académico para derivarlo a Cuidado de la Edición en GR/editor externo; en caso de observaciones retorna al autor, a través del Promotor Académico. Artículo 23.- Levantadas las observaciones de Cuidado de Edición, el Promotor los envía al Jefe de departamento quien a través del área académica correspondiente realiza la revisión del texto. En caso de observaciones lo envía al autor con conocimiento del Promotor Académico. Artículo 24.- Con el visto del área académica el Jefe de Departamento aprueba el texto enviándolo al Promotor Académico, quien a su vez envía a GR para diagramación e impresión. También a División Financiera para la suscripción del contrato con el autor. Artículo 25.- El Promotor Académico promueve la utilización de los UTEX entre los estudiantes y los docentes tutores. Los docentes tutores recibirán incentivos por la utilización de los UTEX por los estudiantes. GR apoya con la difusión, promoción y capacitación. Artículo 26.- El DETEX remitirá a la Jefatura de OCID la información para hacer el depósito legal, solicitar el número de registro y remitirlo a GR antes de la impresión, y a la División Financiera para el trámite de reintegro tributario del IGV. CAPÍTULO V DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN Artículo 27 Aprobado el texto por el departamento académico y registrado en el Cuadro de Demanda, se generan las órdenes de compra por DECUTEX, siendo la unidad aprobadora el Coordinador General SUA. F. Implementación: 07/05/2012 Pág. 6 De 5
Artículo 28.- GR remite la pre-prensa al DETEX para su revisión y visto bueno. Las observaciones serán resueltas por GR/Editora externa. Artículo 29.- GR es responsable de la impresión, de acuerdo a la pre-prensa aprobada, cuidando del control de calidad del producto, el cual estará sujeto a supervisiones periódicas inopinadas. CAPÍTULO VI DISTRIBUCIÓN DE TEXTOS Artículo 30.- Cada unidad de distribución registra su requerimiento en el MODUTEX, para su aprobación por el Coordinador General SUA. Artículo 31.- De acuerdo al requerimiento DECUTEX emite las órdenes de servicio respectivo y GR registra el documento de traslado para proceder a su distribución. Artículo 32.- GR procede a la distribución generando las Guías de Remisión con la cual los UTEX son trasladados a las unidades que hicieron el requerimiento. Artículo 33.- Las unidades receptoras registran en el MODUTEX la conformidad de la recepción de los UTEX y su distribución a los estudiantes del SUA y/o presencial. CAPÍTULO VII REGISTROS DE ALMACÉN Artículo 34.- El ingreso de textos producidos por GR/Edición externa es registrado teniendo en cuenta el documento de traslado en el cuadro de demanda generándose las existencias totales de UTEX. F. Implementación: 07/05/2012 Pág. 7 De 5
Artículo 35.- Cada centro distribuidor, solicitante del requerimiento, recepciona los UTEX y registra el ingreso, generándose la existencia específica de la unidad receptora. Artículo 36.- Las unidades distribuidoras registran las salidas de UTEX en el MODUTEX para estudiantes y otros usuarios actualizándose las existencias. Artículo 37.- Las salidas de UTEX serán registradas por la unidad receptora en el MODUTEX, respecto a ventas al contado a través del voucher de depósito al banco; donaciones por aprobación de Rectorado y requerimiento de biblioteca con aprobación de OCID. Cuando la venta es al crédito se registrará el compromiso de pago del estudiante, para que el Dpto. de Cobranzas realice el procedimiento respectivo. En el caso de docente/administrativo se registra la solicitud de descuento por planilla para su ejecución por la División de Personal. Artículo 38.- Los documentos de respaldo serán conservados por la unidad distribuidora. CAPÍTULO VIII PAGO A PROVEEDORES Artículo 39.- DECUTEX recepciona las facturas de los proveedores para el registro en el MODUTEX mensualmente y organiza el expediente de pago, adjuntando las órdenes de compra y/o órdenes de servicio, siguiendo su trámite para el pago según los instructivos correspondientes. F. Implementación: 07/05/2012 Pág. 8 De 5
DISPOSICIONES FINALES Primera.- La División de Sistemas de Información y Comunicación designa al administrador del sistema que dará apoyo informático para las disposiciones establecidas en el presente reglamento. Segunda.- La División Financiera organiza las funciones de DECUTEX para que asuma el proceso de compras independiente del Dpto. de Compras. Tercera.- Los aspectos no considerados en el presente reglamento serán resueltos por la Gerencia Corporativa. Tercera.- Los docentes titulares y jefes de departamento Académico requerirán a la Coordinación de SUA la autorización para el cambio de texto respectivo. La modificación de los planes de estudio estará sujeta a las existencias de UTEX. Chimbote, mayo 2012. JBDG/ F. Implementación: 07/05/2012 Pág. 9 De 5