REVISION 4 Pág. 1 de 7 INDICE 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. REFERENCIAS. 4. RESPONSABILIDADES. 5. DESCRIPCION. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN Copia: CONTROLADA NO CONTROLADA Código de la Empresa ASIGNADA A: 4 Apartado 4, 5.4 y 6. Se añade 5.5 3 Referencias y modificación de apartados 5.4., 5.5. y 6. 2 Apartados 5.1, 5.3., 5.4. y 6 1 Emisión del procedimiento. REVISION MODIFICACIÓN 4 15/03/2005 REVISION FECHA ENTRADA EN VIGOR ELABORADO Y REVISADO POR SECRETARIO COMITE DE CALIDAD ISO 9000 APROBADO POR PRESIDENCIA
REVISION 4 Pág. 2 de 7 1. OBJETO. El objeto de este procedimiento es la descripción del sistema por el cual la empresa asegure que su personal tiene los conocimientos técnicos y prácticos adecuados para realizar su trabajo correctamente. 2. ALCANCE. Este capítulo se aplica a todo el personal de la empresa implicado en las actividades afectadas por el Sistema de la Calidad. 3. REFERENCIAS. Se han tomado como referencias los siguientes documentos: Manual de Calidad, Capítulo 8. Manual de Calidad, Capítulo 6. Norma UNE-EN ISO 9001: 2000. 4. RESPONSABILIDADES. El Comité de Calidad es el responsable de emitir el programa anual de formación y su seguimiento, quedando su aprobación a la Presidencia. Gerencia aprueba los perfiles de puesto. Calidad será responsable de dar la formación necesaria en lo referente al Sistema de Calidad a todo el personal que se incorpora a la empresa. El responsable de cada departamento o en su defecto, el Gerente, deberá evaluar la eficacia de la formación recibida por el personal de su propio departamento. 5. DESCRIPCIÓN. 5.1 Competencia Profesional. El personal de la Red ISO está cualificado para desarrollar las actividades dentro de la organización mediante la formación y/o experiencia apropiada, quedando documentado en:
REVISION 4 Pág. 3 de 7 Ficha de personal (formato Mod. 39). Perfil de Puesto de Trabajo (formato Mod.03) Certificados de Asistencia a cursos. Gerencia elabora los criterios de cualificación que se requieren para la realización de las distintas funciones que se desarrollan en su empresa; dichos criterios se recogen en la ficha Perfil de Puesto. Las funciones y responsabilidades inherentes a cada puesto se recogen a lo largo de los capítulos del Manual de Calidad y de los procedimientos correspondientes. La Gerencia de cada empresa elaborará un Manual de Funciones, en el que recogerán las responsabilidades y funciones, relacionadas con el sistema de calidad y el proceso productivo, de cada puesto existente en su empresa. 5.2 Formación por el Comité de Calidad. El Comité de Calidad definirá las necesidades de formación sobre la base de los siguientes criterios: Cuando se utilicen nuevos medios o tecnologías y éstas requieren una formación o adiestramiento específico. Cuando se incorporen nuevas empresas a la Red de REPSOL COMERCIAL. Cuando por cambios en la legislación vigente aplicable así se requiera. Cuando por otras causas significativas quede justificado. En especial se dará una formación relativa a la implantación del Sistema de Calidad en la empresa, a los responsables de Calidad de las empresas u otras personas designadas, que posteriormente impartirán dicha formación al resto del personal perteneciente a la misma. El Secretario del Comité de Calidad es el responsable de gestionar esta formación, tanto si se da por REPSOL o es impartida por una entidad o persona física externa. Para ello el Comité de Calidad preparará anualmente un programa de formación. En las reuniones del Comité de Calidad se estudiará la necesidad de modificar el plan de formación y se realizará un seguimiento del grado de cumplimiento de dicha formación. Una vez aprobado el programa anual de formación éste será remitido a la Gerencia de las empresas para su conocimiento y nombramiento de las personas que ha de acudir a los cursos. 5.3. Formación interna. La Gerencia definirá, a solicitud de Presidencia, las personas que deben acudir a los cursos organizados por el Comité de Calidad.
REVISION 4 Pág. 4 de 7 Calidad impartirá la formación relativa al Sistema de Calidad a todo el personal que se incorpore nuevo en la empresa. Calidad es el responsable de actualizar la Ficha de Personal (Mod. 39), reflejando en ella los cursos realizados, y de archivar las copias de los títulos o acreditaciones emitidas por las entidades que imparten dicha formación. Los receptores de la formación entregarán a Calidad copia de los títulos o certificado de acreditación a los cursos. 5.4 Evaluación de la formación. El Centro de Formación de REPSOL informará al Secretario, inmediatamente después de finalizar el curso, sobre las opiniones de los asistentes mediante encuestas que archivará durante tres años. Estas encuestas serán utilizadas para conocer si el curso ha satisfecho sus necesidades. Las preguntas estarán relacionadas con la organización del curso, su contenido, el profesorado, los medios e instalaciones, la aplicabilidad al trabajo, el interés personal, etc. Una vez proporcionada la formación al personal y transcurrido el tiempo necesario (entre 15 días y dos meses), el Secretario del Comité solicitará al Responsable del departamento afectado que evalúe individualmente la eficacia de la formación impartida. El Secretario del Comité solicitará dicha información al mes de la realización del curso, la cual incluirá para cada asistente: Nombre de la persona asistente al curso. Título del curso. Fecha de realización del curso. Valoración con una única puntuación de 1, 2, 3, 4 ó 5 según el menor o mayor grado de eficacia. Los criterios para dar una valoración u otra serán: Aplicación de los conocimientos adquiridos al trabajo. Motivación proporcionada al alumno por el curso. Asimismo, deberán ser evaluados los cursos promovidos por cada empresa individualmente, siguiendo la misma sistemática bajo la responsabilidad del Responsable de Calidad. 5.5 Sensibilización. Complemento indispensable de la formación que parte de Gerencia y permite concienciar a todo el personal de la importancia de su trabajo dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Esta importancia pasa por la consecución de los objetivos. Como base para la sensibilización el Responsable de Calidad/ Gerencia transmitirá la información adecuada mediante charlas o comunicados internos, de los que quedará evidencia de los temas tratados, asistentes e información entregada.
REVISION 4 Pág. 5 de 7 El responsable de Calidad o en su caso el Gerente, será el encargado de sensibilizar y entregar la documentación apropiada al personal de nueva incorporación en función de su cargo y continuidad en la empresa. 5.6 Formatos. Los formatos referenciados en este procedimiento son: Formato Mod. 03: Perfil del Puesto de Trabajo. Formato Mod. 39: Ficha de Personal. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION. Nombre del Documento Tipo de Documento Codificado Responsable Custodia Lugar de Archivo Tiempo de Archivo Ficha de Personal Registro -- Calidad Dpto. Administración Título y Certificado Registro -- Calidad Dpto. Administración Fecha de baja más 1 año Fecha de baja más 1 año Programa de Formación Encuestas de opinión sobre los cursos Documento Fecha Secretario Comité Secretario 3 AÑOS Registro Fecha Centro de Formación Secretario 3 AÑOS Perfil de Puesto Documento Fecha Calidad Dpto. Administración Manual de Funciones Documento Fecha Calidad Dpto. Administración Vigencia más 1 año Vigencia más 1 año
REVISION 4 Pág. 6 de 7 PERFIL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO 1.- LOGISTICA. Empresa: Base: Aprobado: Fecha: / / Hoja nº: 2.- JEFE DE ADMINISTRACION. 3.- ADMINISTRATIVOS. 4.- JEFE DE VENTAS. Mod. 03
REVISION 4 Pág. 7 de 7 FICHA DE PERSONAL Empresa: Base: NOMBRE: TELÉFONO: DIRECCIÓN: CARGO: EVOLUCIÓN EN LA EMPRESA: FECHA DE ALTA: / / FECHA DE BAJA: / / FORMACIÓN INICIAL: FECHA PONENTE/CENTRO/ LUGAR NOMBRE DEL CURSO Nº DE HORAS EXPERIENCIA: FECHA EMPRESA CARGO OBSERVACIONES: FIRMA EMPLEADO: FECHA: FORMACIÓN DESDE SU ENTRADA EN LA EMPRESA: FECHA PONENTE/CENTRO/ LUGAR NOMBRE DEL CURSO Nº DE HORAS Mod. 39