Manual de usuario: Calidad Institucional Módulo Catálogo Nacional de Trámites (CNT) Sistema de Simplificación de Trámites y Mejora Regulatoria Cliente Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) -Trámites Costa Rica- Versión: 1.0 1
Tabla de contenidos CU01 Iniciar sesión... 3 CU02 Recuperar constraseña... 5 CU03 Cerrar sesión... 7 CU04 Cambiar contraseña... 8 CU05 - Administrar perfil... 9 CU08 - Ver y enviar notificaciones... 10 CU13 - Desplegar listado de encuestas disponibles... 13 CU20 - Buscar trámites... 14 CU22 - Ver / Crear / Editar trámite... 16 CU23 Administrar direcciones físicas y horarios a un trámite específico... 17 CU24 Administrar fundamentos legales a un trámite... 18 CU25 - Administrar requisitos a un trámite... 20 CU26 Administrar fujo del trámite... 24 CU27 Registrar y mostrar observaciones al trámite por parte del MEIC... 27 CU28 Administrar contactos de un trámite... 29 CU29 Administrar adjuntos de un trámite... 31 CU33 Búsqueda de planes de mejora... 33 CU38 Generar informe MEIC... 34 2
CU01 INICIAR SESIÓN Para poder iniciar sesión, el usuario debe contar con un correo y clave válida. Si aún no ha obtenido una, debe referirse a la sección de Registrar usuario. En la pantalla inicial de la página se debe seleccionar la opción Iniciar sesión. El sistema mostrará la pantalla en donde debe llenarse el usuario y clave. Si ha olvidado la clave, puede utilizar la opción Restablecer que aparece debajo del campo para la contraseña. Al ingresar los datos correctos y utilizar la opción iniciar, el sistema lleva al usuario a su perfil, en donde puede corregir sus datos y administrar las instituciones a las que se ha suscrito para notificaciones de Planes de Mejora Regulatoria. 3
Para los usuarios nuevos, está disponible la opción de registrarse en el sistema usando la opción Regístrese que está junto al botón de Iniciar sesión, y la opción de Haga clic en la sección de Unirse ahora! abajo del botón para Iniciar. 4
CU02 RECUPERAR CONSTRASEÑ A Si ha olvidado su contraseña, en la página de inicio de sesión debe utilizar la opción Restablecer que aparece debajo del campo para la contraseña. El sistema muestra un formulario en el que se debe ingresar el correo electrónico con que se registró y marcar la opción de No soy un robot antes de utilizar la opción de Enviar. 5
El sistema le enviará un correo con un link para confirmar su identidad y podrá establecer una contraseña nueva. Al seleccionar el link Presione click aquí para continuar el sistema le genera automáticamente una nueva clave, aunque si lo desea, puede inmediatamente crear una nueva que le sea más fácil de recordar. Para crear una nueva contraseña debe ingresarla en el campo de Contraseña nueva y de nuevo en el campo Confirmar contraseña y seleccionar la opción de Cambiar 6
CU03 CERRAR SESIÓN Para cerrar la sesión actual debe utilizar la opción Cerrar sesión en la parte superior. Tome en cuenta que el sistema le permite tener solamente una sesión abierta a la vez. Si usted inicia sesión en un segundo lugar o dispositivo diferente, el sistema cerrará la sesión más antigua. 7
CU04 CAMBIAR CONTRASEÑA Para cambiar su contraseña actual debe utilizar la opción Cambiar contraseña que aparece en el menú superior. El sistema muestra el formulario que se debe llenar antes de utilizar la opción Cambiar en la parte inferior. 8
CU05 - ADMINISTRAR PERFIL Para esta operación el usuario debe estar en sesión. Para administrar la información de perfil debe ingresar al sistema con su correo y contraseña. Si el ingreso es correcto aparecerá una página de administración de perfil. O si fuera el caso se ingresa haciendo clic sobre el botón Mi perfil a la derecha del botón de Cerrar sesión. La información mostrada en pantalla variará dependiendo del tipo de usuario. Este es en el caso de que el usuario sea un ciudadano. Este es el caso si el usuario pertenece a los roles predeterminados por el MEIC. El usuario si lo desea, cambia los datos solicitados y presiona sobre el botón Guardar. Aparecerá un mensaje de éxito o error en la operación según sea el resultado. 9
CU08 - VER Y ENVIAR NOTIFICACIONES Para ver notificaciones enviadas a su usuario en el sistema, hacer clic sobre el link Notificaciones en la parte superior de la pantalla. Aparecerán las notificaciones enviadas a nuestro correo, filtrado por hora y fecha descendente y un formulario para crear una notificación.. Las que se encuentran en color azul indican que son nuevas o que no han sido leídas. 10
Para ver una notificación enviada, seleccionar la fila y hacemos clic sobre el link Ver notificaciones. Se desplegará una ventana modal con el mensaje enviado. También se marcará como leída. Para crear una notificación, primero seleccionar a los roles a los que se desea enviar. (Puede ser que dependiendo del rol en el sistema, no le aparezca ninguna opción). Luego se escriben los destinatarios adicionales, separados por una coma, el asunto y el mensaje el cual pueden agregarse formatos, imágenes, etc. Y presionamos sobre el botón Enviar. 11
Aparecerá un mensaje indicándonos el éxito o error en la operación. NOTA: Si es un administrador institucional se enviaran a los usuarios de los roles seleccionados que estén dentro de la institución a la que pertenece. Si es un administrador general del MEIC, se enviará a todos los usuarios pertenecientes a dicho rol. 12
CU13 - DESPLEGAR LISTADO DE ENCUESTAS DISPONIBLE S Para ver el listado de encuestas de participación ciudadana disponibles, seleccionar la opción Participación Ciudadana Nos aparecerá una página similar a esta, donde aparece un listado de encuestas disponibles. Seleccionamos una y seguimos los pasos indicados para votar. (Ver calificar trámite CU44 en el Manual del ciudadano). 13
CU20 - BUSCAR TRÁMITES Para esta operación el usuario debe tener alguno de estos roles: Gestor CNT, Calidad CNT, Publicador Trámites DMRRT, Administrador institucional. Para buscar trámites favor hacer clic sobre el link Búsqueda de trámites. Debe aparecer una pantalla similar a esta. Aquí podemos buscar por criterio, condición del trámite, estado del flujo del trámite, tipo de institución y por institución y sus dependencias. Seleccionamos el o los criterios de búsqueda y pulsamos sobre el botón Buscar. Deben aparecer los resultados, así como los botones para exportar a PDF y a Excel. 14
Para ver la información del trámite, debe hacer clic en el link con el nombre del trámite. 15
CU22 - VER / CREAR / EDITAR TRÁMITE Para ver la información del trámite el usuario puede estar sin autenticación. Para crear o editar el usuario debe tener alguno de los siguientes roles: Gestor de CNT o Calidad CNT. En el caso de un usuario con rol de Publicador de Trámites DMRRT solo puede ver la información y escribir las observaciones que se le dé al trámite o publicarlo o devolverlo con observaciones. Si el usuario quiere ver el trámite va al buscador de trámites y luego del despliegue de resultados a continuación hacer clic en el título del trámite deseado. Aparecerá una pantalla similar a la de la imagen. Aparecerá una página de solo lectura con los datos ingresados por el que creó la ficha de trámite. 16
CU23 ADMINISTRAR DIRECCIONES FÍSICAS Y HORARIOS A UN TRÁMITE ESPECÍFICO Para esta operación el usuario debe ser de los roles Gestor de CNT o Calidad de CNT. Para agregar una dirección física y horarios de un trámite, en la pestaña de información general del trámite, buscamos la respectiva tabla que es similar a esta. Aparecerá la información así como las operaciones de crear, editar y eliminar. Al seleccionar alguno de los botones nos aparecerá un formulario similar a este. En el caso del crear aparecerá así. Si es el editar aparecerá con la información precargada en los respectivos campos. En el caso de crear llenar los datos solicitados o sustituir los datos en el caso de editar y luego le da clic en el botón de la operación respectiva ya sea Crear o Actualizar. NOTA: Si el trámite ya no está en estado de edición. Los botones de la tabla no serán visibles. 17
CU24 ADMINISTRAR FUNDAMENTOS LEGALES A UN TRÁMITE Permite realizar la inclusión, modificación y eliminación de los fundamentos legales asociados al trámite. Para acceder a la administración de fundamentos legales se debe ingresar a la sección de Requisitos y Aspectos legales de la Ficha del trámite. En la primera tabla de la sección se presentan los controles para realizar las diferentes acciones. Para ingresar un nuevo fundamento legal en el trámite se utiliza la opción Crear, se completan los campos del formulario con el Tipo de fundamento, a que elemento del trámite aplica el fundamento, el número, detalle del fundamento, el artículo o la página, el inciso, la fecha de publicación y se selecciona finalmente la opción Crear. Para poder finalizar el trámite se debe agregar al menos un fundamento para cada elemento a los que debe aplicar: plazo de resolución, requisitos, trámite en general y vigencia. 18
Para eliminar un fundamento del trámite, e implícitamente las asociaciones del fundamento legal con los requisitos que se encuentren relacionados, se utiliza la opción Eliminar y se acepta el mensaje de confirmación por medio del botón Eliminar de la ventana desplegable. Para modificar los datos de un fundamento legal previamente registrado se utiliza la opción Editar. Desde la ventana desplegable se modifican los datos del registro del fundamento legal y finalmente se aplica el cambio mediante la opción Actualizar. 19
CU25 - ADMINISTRAR REQUISITOS A UN TRÁMITE Permite realizar la inclusión, modificación y eliminación de los requisitos asociados al trámite. Adicionalmente para cada uno de los requisitos se permite realizar la administración de los fundamentos asociados a él, de esta manera se pueden asignar, actualizar o eliminar fundamentos asignados al requisito. Para acceder a la administración de requisitos se debe ingresar a la sección de Requisitos y Aspectos legales de la Ficha del trámite. En la segunda tabla de la sección se presentan los controles para realizar las diferentes acciones. Para ingresar un nuevo requisito en el trámite se utiliza la opción Crear, se completa el campo con el detalle del requisito y se selecciona finalmente la opción Crear. Para eliminar un requisito del trámite, e implícitamente las asociaciones del requisito con los fundamentos, se utiliza la opción Eliminar y se acepta el mensaje de confirmación por medio del botón Eliminar de la ventana desplegable. 20
Para modificar los datos de un requisito previamente registrado se utiliza la opción Editar. Desde la ventana desplegable se modifica el detalle del requisito y finalmente se aplica el cambio mediante la opción Actualizar. La administración de los Fundamentos asociados al requisito se realiza por medio de la opción Asignar fundamentos ubicada en la barra de botones de la tabla de Requisitos. Se debe seleccionar el requisito al que se van a relacionar fundamentos y se activa el botón Asignar fundamentos. Se presentará una ventana desplegable con un formulario que contiene la tabla con los datos de los fundamentos relacionados, los campos del formulario y las opciones que permiten realizar las acciones de administración. 21
Para incluir una relación entre un fundamento y el requisito se selecciona el fundamento legal desde la lista desplegable, se completan los campos de Artículo/Página, Inciso y se activa el botón de Agregar. Los datos del artículo e inciso que originalmente se registraron en el Fundamento se precargan automáticamente al seleccionar el fundamento de la lista desplegable, pero se puede modificar el valor con el que se va a relacionar con el requisito, esto no implica que los datos originales vayan a ser modificados. 22
La modificación de los datos del fundamento asignado al requisito legal se realiza seleccionando el fundamento de la tabla superior, variando los valores de los campos del formulario y activando el botón Actualizar. La eliminación de una asociación entre un requisito y un fundamento legal se realiza seleccionando el fundamento de la tabla, ubicada en la parte superior de la ventana desplegable, y presionando el botón de Eliminar. 23
CU26 ADMINISTRAR FUJO DEL TRÁMITE Lo posibilidad de administrar el flujo de los estados por los que pasa un trámite durante su vida está ligada al momento en que se encuentra el trámite y además depende del rol que tiene el usuario que lo manipula. Algunas opciones están ligadas solamente a cierto rol de usuario, y algunas opciones solo aparecen cuando el trámite se encuentra en un estado específico. El resumen de opciones disponibles según el rol se resume en el siguiente cuadro: Operación / Actor Gestor CNT 1. Enviar a revisión interna sí Calidad CNT 2. Devolver al Gestor sí 3. Enviar a revisión MEIC sí Publicador 4. Devolver con observaciones sí 5. Aprobar sí 6. Inhabilitar sí sí 7. Editar sí 8. Cancelar edición sí sí 9. Eliminar sí sí El siguiente cuadro muestra el resultado del cálculo del nuevo estado del trámite dependiendo del momento o estado en el que se encuentran inicialmente: Es Nuevo? Está publicad o? Fue modifica do? inicial si actual y se aplica la resultado: es: acción: Sí si aprobar no No No no aprobar sí sí inhabilitar no no si editar un trámite aprobado aprobar O cancelar edición sí no Juntando ambos cuadros es posible saber cuáles opciones tiene disponibles un usuario con un rol determinado según el estado del trámite. Las acciones disponibles para administrar el flujo de estados del trámite aparecen en forma de botones en la parte baja del trámite consultado. 24
Las siguientes opciones, además de cambiar el estado del trámite, hacen que el sistema genere una notificación automática. Al pasar de estado 5 Aprobado (por tanto publicado) a 1 Edición, o del estado 6 Inhabilitado a 1 Edición, el Sistema creará un clon o borrador del trámite el cual quedará en estado edición, dejando el trámite original con su estado sin modificar. En las búsquedas públicas aparecerán solo trámites publicados (no el clon en edición). En las búsquedas institucionales por lo contrario si para un trámite existe tanto un registro publicado como un registro clon entonces se mostrará el trámite original, pero el enlace lo redirigirá al clon por estar este en edición. En la ficha del trámite clon se mostrará un indicador de que este es un clon y un link al trámite original publicado/inhabilitado. No podrá haber 2 clones del mismo trámite a la vez, la opción de Editar lo guiará a la edición del clon existente. Cuando el clon pase por todo el proceso de aprobación y se mande a publicar sus datos se pasarán al trámite original y el clon se eliminará automáticamente. A su vez se indica que el Nº de Versiones es en realidad el Nº de Revisiones del MEIC que se le realizan a un trámite. Este contador se reinicia cada vez que un trámite ha sido publicado en línea o aprobado. Cuando un trámite que tenga un clon se Elimine o se Inhabilite, el clon se eliminará automáticamente. Sobre los movimientos: En esta pestaña se mostrará a los usuarios (cuyo roll se los permita) ver la bitacora de acciones y comentarios realizados al trámite con fechas horas, autor si es nuevo, si está publicado o modificado 25
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CU27 REGISTRAR Y MOSTRAR OBSERVACIONES AL TRÁMITE POR PARTE DEL MEIC Esta funcionalidad está disponible para los trámites en estado Revisión MEIC. Se debe seleccionar la opción Búsqueda de trámites en el menú de la izquierda. El sistema le mostrará la pantalla de búsqueda en donde puede utilizar los filtros individualmente o combinándolos para localizar un trámite específico. Se debe seleccionar el nombre del trámite directamente para poder ver su ficha. Junto a cada uno de los campos de información, aparecerá la opción para ingresar las observaciones. 27
Al utilizar esta opción se muestra una ventana emergente en que la se muestra el Estado actual, que puede ser sin observaciones o con observaciones; la única diferencia es que en el segundo caso se muestra el valor anterior. Una vez creados todos los comentarios necesarios, se puede devolver el Trámite a su editor institucional utilizando la opción Devolver con observaciones en la parte inferior. El sistema permite agregar un texto de Comentario del movimiento. Se deben atender todas las observaciones del MEIC para proceder con él envió a Revisión del MEIC 28
CU28 ADMINISTRAR CONTACTOS DE UN TRÁMITE Para esta operación el usuario debe ser de los roles Gestor de CNT o Calidad de CNT. Para agregar contactos y unidades especializadas de un trámite, abrimos la pestaña de contactos. Nos aparecerá una interfaz similar a esta. Para agregar personas de contacto abrimos el crear de la respectiva tabla. Aparecerá una ventana similar a esta. En el caso del crear aparecerá así. Si es el editar aparecerá con la información precargada en los respectivos campos. 29
En el caso de crear llenar los datos solicitados o sustituir los datos en el caso de editar y luego le da clic en el botón de la operación respectiva ya sea Crear o Actualizar. En el caso de las unidades especializadas funciona bajo el mismo principio. NOTA: Si el trámite ya no está en estado de edición. Los botones de la tabla no serán visibles. 30
CU29 ADMINISTRAR ADJUNTOS DE UN TRÁMITE Para esta operación el usuario debe ser de los roles Gestor de CNT o Calidad de CNT. Para agregar adjuntos de un trámite, abrir la pestaña de formularios. El sistema aparecerá una interfaz similar a esta. Para agregar un adjunto, hacer clic en el botón de crear, el sistema desplegará una ventana similar a esta. Se debe especificar el tipo de anexo, el título del archivo con el que se guardará en la base, el nombre para descarga que es como se va a llamar al realizar la acción de descarga de dicho archivo y 31
el formato, que se toma al elegir un archivo del equipo o arrastrando el archivo hasta la zona indicada. Luego de llenar los datos solicitados pulsar sobre el botón de Crear. Para actualizar un adjunto se debe cambiar los datos solicitados si el archivo sigue siendo el mismo o en su defecto si se desea cambiar el archivo, elegirlo del equipo o arrastrarlo directamente a la zona indicada y darle clic al botón Actualizar. Debe refrescarse la tabla con la información y al darle clic al link de descargar en la última columna de la tabla nos aparezca un mensaje de descarga con el nombre para descarga que se guardó al crear un adjunto nuevo o actualizar el existente. NOTA: Si el trámite ya no está en estado de edición. Los botones de la tabla no serán visibles. Sin embargo si se podrán descargar los adjuntos del trámite. 32
CU33 BUSQUEDA DE PLANES DE MEJORA Para ingresar a la búsqueda de planes de mejora se debe seleccionar la opción Planes de mejora en el menú de la izquierda. Cualquier usuario de la página puede utilizarla sin tener que autenticarse primero. Para la búsqueda del plan se puede usar cada filtro por separado combinando varios a la vez. El resultado es presentado en un cuadro que muestra diez registros a la vez. Además, en la parte superior están las opciones para copiar la información o exportarla a archivos Excel o PDF. 33
CU38 GENERAR INFORME MEIC Para esta operación el usuario debe ser del rol de seguimiento del PMR. Para ver el informe del MEIC, se debe seleccionar uno de los planes de mejora. Luego hacer clic en el link Ver informe del MEIC. Abrirá un mensaje indicándonos si deseamos descargar el archivo que viene en formato pdf con las observaciones por hoja de ruta, mejoras a implementar y planificador por cada trámite que tenga el PMR. 34