HOJA: 1 / 6 1. OBJETIVO Establecer lineamientos para la realización de auditorías del Sistema de Gestión de Calidad de OISA. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las auditorías internas y externas que se realicen en el Sistema de Gestión de Calidad de OISA. 3. RESPONSABILIDAD Verificación de cumplimiento: Cumplimiento: Representante de la Dirección (RSC) Auditores y Personal auditado 4. DEFINICIONES Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la medida en que se cumplen los criterios estipulados para la misma. Auditor Líder: Persona calificada para conducir un grupo auditor y efectuar auditorias de calidad. Acción Correctiva: Acción ejecutada para eliminar las causas de una no conformidad o situación no deseada. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado en el Sistema de Gestión de Calidad. Observación: Evento o situación con indicios de desviación de cumplimiento, que durante una auditoria no llega a convertirse en no conformidad. ELABORADO POR: Alexandra Yánez CARGO: Gerente General FECHA: Noviembre / 2011 FIRMA: REVISADO POR: Alexandra Yánez CARGO: Gerente General FECHA: Noviembre / 2011 FIRMA: APROBADO POR: Vicente Sánchez CARGO: Presidente OISA FECHA: Noviembre / 2011 FIRMA:
HOJA: 2 / 6 5. DESARROLLO 5.1. AUDITORÍAS INTERNAS Las auditorias Internas al Sistema de Calidad se realizan en las siguientes etapas: Programación, Preparación, Ejecución, Acciones Correctivas y Seguimiento, Eficacia y Cierre. 5.1.1. PROGRAMACIÓN: Anualmente, el RSC elabora el Programa Anual de Auditorías (OI-FR-66). Para ello, debe considerar la ejecución de una auditoria interna anual, el estado e importancia de los procesos y las áreas a auditar y el resultado de auditorías previas. Este Programa es entregado a la Presidencia para su respectiva aprobación. El programa de auditorías puede ser modificado por el Representante de la Dirección y con la autorización del Presidente. 5.1.2. PREPARACIÓN: Previa a la ejecución de la auditoría, el RSC define al grupo auditor considerando el Procedimiento para la Selección y Calificación de Auditores Internos (OI-PR-8.2-03), designando al Auditor Líder del grupo escogido. El Auditor Líder elabora el Plan de Auditoria Interna (OI-FR-65). Para ello, forma los equipos auditores considerando que un auditor no puede auditar su propio trabajo y si es necesario designa a un líder de grupo. Este plan se lo presenta al Representante de la Dirección para su aprobación y se lo comunica a los auditados para la confirmación de fechas y horarios. Si es necesario el Auditor Líder y el Representante de la Dirección realizan los ajustes necesarios al plan. El Grupo Auditor revisa la documentación correspondiente y prepara las Listas de Verificación (OI-FR-64), con tiempo suficiente antes de ejecutar la auditoria de cumplimiento. 5.1.3. EJECUCIÓN: El Grupo Auditor ejecuta la auditoria de acuerdo al Plan de Auditoria Interna (OI-FR-65) y realizando entrevistas a los auditados. Los auditores internos registran las no conformidades que encuentran en el Tratamiento de No Conformidades por Auditoría (OI-FR-48), calificándolas como mayor o menor de acuerdo a los siguientes criterios:
HOJA: 3 / 6 No Conformidad Mayor Incumplimiento sistemático de los procedimientos de Sistema de Calidad. Desacuerdo total entre los Procedimientos de Sistema de Calidad y lo especificado en la Norma ISO 9001. No Conformidad Menor Incumplimiento eventual no sistemático de algún elemento del Sistema de Calidad o de la Norma. Al finalizar cada auditoria, el líder de grupo auditor resume las principales actividades y hallazgos (incluyendo observaciones), en el Informe Parcial de Auditoria (OI-FR-67), y lo entrega al auditor líder, junto con las OI-FR-48 establecidas. Finalizadas las auditorías, el Auditor Líder prepara el Informe Final de Auditoria (OI-FR-69) y lo entrega a la Dirección o su Representante durante la reunión de cierre de auditoria interna. Es importante la presencia de todos los auditados durante la reunión de cierre de manera que se pueda establecer parámetros para el seguimiento y cierre del Tratamiento de No Conformidades por Auditoria (OI-FR-48). El Auditor Líder registra las no conformidades detectadas en el Control de No Conformidades por Área (OI-FR-43) y entrega los OI-FR-48 a los responsables de procesos correspondientes. El plazo para la determinación de causas y acciones propuestas es de hasta dos semanas luego de haber entregado el Tratamiento de No Conformidades por Auditoria (OI-FR-48). Una vez al mes, el Responsable del Sistema o un delegado, realizará una reunión con los auditados para medir el progreso sobre las acciones 5.1.4. ACCIONES CORRECTIVAS Y SEGUIMIENTO El Responsable de Proceso o un designado por él analiza la No Conformidad e identifica las causas raíz que generaron la misma. Este análisis debe ser proporcional a la magnitud del problema. Para la identificación de las causas se pueden utilizar herramientas estadísticas tales como los diagramas de causa efecto, diagramas de Pareto o cualquier otro método que se considere aplicable. Nota: Para este análisis, el Responsable de Proceso define la necesidad de reunirse con las personas involucradas. Las causas encontradas se reportan en el Tratamiento de No Conformidades por Auditoría (OI-FR-48).
HOJA: 4 / 6 Del análisis de las causas, el Responsable de Proceso o su designado define las acciones correctivas adecuadas conjuntamente con las personas involucradas (si así se requiere) y se designa a los responsables y las fechas de su ejecución. Las acciones correctivas definidas se registran en el Tratamiento de No Conformidades por Auditoría (OI-FR-48). Nota: Si las alternativas de solución no son viables solamente el Representante de la Dirección puede establecer el mantener la no conformidad hasta determinar el período de aplicación de la solución correspondiente. El Responsable de Proceso o su designado entrega el Tratamiento de No Conformidades por Auditoría (OI-FR-48) al Auditor Líder y archiva una copia para su información. El auditor Líder registra el avance en el Control de No Conformidades por Área (OI-FR-43) y comunica a un auditor designado para el seguimiento de las acciones definidas. Una vez al mes, el Responsable del Sistema o un delegado, realizará una reunión con los auditados para que se ejecuten los seguimientos a las acciones propuestas. La información de este seguimiento se registra en el Tratamiento de No Conformidades por Auditoría (OI-FR-48). En el caso que existan acciones con fecha de ejecución propuesta vencida y que no se hayan ejecutado, el responsable del seguimiento fija una nueva fecha con el responsable correspondiente. Esta fecha se registra en el casillero de observaciones del OI-FR-48. Si se vuelve a incumplir el nuevo plazo, el Auditor Líder solicita al Representante de la Dirección que fije una fecha a la acción no cumplida, registrando esta decisión en el reporte correspondiente. Una vez ejecutada la última acción correctiva, el responsable del seguimiento fija el tiempo para la verificación de la eficacia de las acciones con el Responsable de Proceso o su delegado, lo registra en el reporte y lo comunica al Auditor Líder para la actualización del Control de No Conformidades por Área (OI-FR-43). 5.1.5. EFICACIA Y CIERRE Una vez al mes, el Responsable del Sistema o un delegado, realizará una reunión con los auditados para que se ejecuten los seguimientos a las acciones propuestas y para que se evalúe la eficacia de las acciones tomadas en función de la eliminación de la No Conformidad. Si la evaluación de las acciones es eficaz se procede al cierre de la No Conformidad registrando la firma del Responsable del Proceso y el auditor designado y la fecha de cierre en el Tratamiento de No Conformidades por Auditoría (OI-FR-48).
HOJA: 5 / 6 En el caso en que la evaluación sea no eficaz, el auditor designado levantará una nueva no conformidad en el Tratamiento de No Conformidades (OI-FR- 46) según el numeral 5.3.1. del Procedimiento para Acciones Correctivas (OI-PR-8-5-01) indicando la no conformidad original. Una vez cerrada la no conformidad, el auditor designado entrega el Tratamiento de No Conformidades por Auditoría (OI-FR-48) al Auditor Líder, quien actualiza el Control de No Conformidades por Área (OI-FR-43). Los O- FR-48 se entregan al Representante de la Dirección para su archivo. 5.2. AUDITORÍAS EXTERNAS Las Auditorías externas se llevan a cabo de acuerdo con la planificación y metodología de la organización ejecutora. Presentado el reporte de la Auditoría externa el Representante de la Dirección o un auditor designado transcribe las No Conformidades encontradas en Tratamiento de No Conformidades por Auditoría (OI-FR-48) y se sigue lo indicado en el numeral 5.1.4 de este Procedimiento. 5.3. CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES El Auditor Líder lleva un control de las no conformidades detectadas en el registro Control de No Conformidades por Área (OI-FR-43). Este archivo es enviado al Representante de la Dirección hasta el cierre de todas las no conformidades de la auditoria. A través de este registro se pueden identificar aquellas no conformidades repetitivas, puntuales o potenciales y las respectivas soluciones. 6. REFERENCIAS OI-PR-8.2-03: Procedimiento para la Selección y Calificación de Auditores Internos OI-PR-8.5-01: Procedimiento para Acciones Correctivas OI-FR-43: Control de No Conformidades por Área 7. ANEXOS No aplica 8. REGISTROS OI-FR-66: Programa Anual de Auditorías OI-FR-65: Plan de Auditoria Interna OI-FR-64: Listas de Verificación OI-FR-48: Tratamiento de No Conformidades por Auditoría OI-FR-67: Informe Parcial de Auditoria OI-FR-69: Informe Final de Auditoria
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