TÉRMINOS DE REFERENCIA OBJETO: La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. FIDUCOLDEX, obrando como vocera del Fideicomiso de Promoción de Exportaciones Proexport Colombia (Fideicomiso), está interesada en recibir propuestas para contratar los servicios de proveedor de Hosting Externo Dedicado, para el alojamiento de los sitios y demás servicios asociados para las aplicaciones web de Proexport Colombia.
OBJETO CAPÍTULO I INFORMACIÓN GENERAL El objeto de la presente invitación es seleccionar al proponente que ofrezca las mejores condiciones como proveedor de Hosting Externo Dedicado, para el alojamiento de los sitios y demás servicios asociados para las aplicaciones web de Proexport Colombia. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante es la Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. FIDUCOLDEX, actuando como vocera del Fideicomiso de Promoción de Exportaciones - PROEXPORT COLOMBIA y, en consecuencia, comprometiendo única y exclusivamente el patrimonio del citado constituido en desarrollo del contrato de fiducia mercantil celebrado mediante la escritura pública número 8851 del 5 de noviembre de 1992, de la Notaria 1 de Bogotá. REGIMEN JURÍDICO APLICABLE Son aplicables a este proceso de selección las normas del derecho privado, en especial las siguientes: 1. Constitución Política de Colombia. 2. Código de Comercio. 3. Código Civil. 4. Artículo 8 Ley 80 de 1993, sin que ello implique cambio de régimen jurídico. 5. Manual de Contratación del Fideicomiso Proexport Colombia. 6. Código de Buen Gobierno de Fiducoldex. CAPÍTULO II ALCANCE TÉCNICO Y CONDICIONES MÍNIMAS DEL SERVICIO El alcance técnico de la propuesta contempla aquellos requisitos técnicos mínimos que debe contener la propuesta y con los cuales debe cumplir el proponente en caso de resultar adjudicatario. Las propuestas que no contemplen dichos factores mínimos no serán tenidas en cuenta para la evaluación técnica y económica indicada en el presente documento. EQUIPOS El contratista seleccionado deberá suministrar los servidores dedicados alojados en su datacenter, para uso exclusivo de Proexport.
El proponente deberá incluir dentro de su propuesta cuatro (4) servidores (2 Windows y 2 Linux) alojados en el Datacenter: SERVIDORES DE BASES DE DATOS WINDOWS (1 SERVIDOR) PROCESADOR 2 Procesadores Quad-Core Intel Xeon serie recomendada MEMORIA 8GB DISCO 3x500GB SAS EN RAID 5 UNIDAD OPTICA UNIDAD DE DVD-ROM TARJETAS DE RED 2 TARJETAS DE RED GIGA ETHERNET FUENTE DE PODER FUENTES DE PODER REDUNDANTES A CIRCUITOS REDUNDANTES SISTEMA OPERATIVO WINDOWS 2008 SERVER ENTERPRISE 64 Bits ULTIMO SP LIBERADO SERVIDOR WEB WINDOWS (1 SERVIDOR) PROCESADOR 2 Procesadores Quad-Core Intel Xeon serie recomendada MEMORIA 8GB DISCO 3x500GB SAS EN RAID 5 UNIDAD OPTICA UNIDAD DE DVD-ROM TARJETAS DE RED 2 TARJETAS DE RED GIGA ETHERNET FUENTE DE PODER FUENTES DE PODER REDUNDANTES A CIRCUITOS REDUNDANTES SISTEMA OPERATIVO WINDOWS 2008 SERVER ENTERPRISE 64 Bits ULTIMO SP LIBERADO SERVIDOR WEB LINUX (1 SERVIDOR) PROCESADOR 2 Procesadores Quad-Core Intel Xeon serie recomendada MEMORIA 16GB DISCO 4x500GB SAS EN RAID 5 UNIDAD OPTICA UNIDAD DE DVD-ROM TARJETAS DE RED 2 TARJETAS DE RED GIGA ETHERNET FUENTE DE PODER FUENTES DE PODER REDUNDANTES A CIRCUITOS REDUNDANTES SISTEMA OPERATIVO LINUX RED HAT ENTERPRISE SERVIDOR DATA LINUX (1 SERVIDOR) PROCESADOR MEMORIA 2 Procesadores Quad-Core Intel Xeon serie recomendada 16GB DISCO 4x500GB SAS EN RAID 5 UNIDAD OPTICA UNIDAD DE DVD-ROM
TARJETAS DE RED FUENTE DE PODER SISTEMA OPERATIVO 2* TARJETAS DE RED GIGA ETHERNET FUENTES DE PODER REDUNDANTES A CIRCUITOS REDUNDANTES LINUX RED HAT ENTERPRISE * NOTA: La segunda tarjeta de red se utilizará para implementar una red privada entre todos los servidores instalados SAN STORAGE AREA NETWORK CAPACIDAD 5 TB Todos equipos deberán tener la opción de conectarse a la SAN sin generar traumatismos en el proceso. Todos los servidores deberán poder interactuar con el dominio de la red interna de Proexport. El contratista seleccionado deberá suministrar los demás equipos y dispositivos necesarios para la solución. Dentro de la propuesta el proponente deberá presentar una reseña de los servidores y dispositivos a utilizar dentro de la solución detallando las siguientes características: a. Servidores: Procesador: marca, capacidad y número de procesadores RAM: capacidad Disco; cantidad, capacidad y tipo Conexión; tipo, velocidad Disponibilidad: cuándo podrían entrar a operar b. Dispositivos: Routers, switches y cableado: marcas y referencias Unidades de Back Up: capacidad, marcas y referencias Unidades de Storage: capacidad, marcas y referencias Otros dispositivos (si se involucran dentro de la solución): capacidad y características Dentro de la propuesta el proveedor presentará la topología a utilizar en la solución en uno o varios diagramas y uno o varios textos explicativos.
LICENCIAMIENTO DE APLICACIONES El contratista seleccionado deberá suministrar las licencias del sistema operativo Windows 2008 Enterprise Server 64 Bits, Linux (RedHat), software antivirus, SQL Server 2000 y 2008, aplicaciones de monitoreo, reportes y demás software necesario para el funcionamiento de la solución. Adicionalmente el adjudicatario deberá suministrar la licencia de un panel de control que le permita a Proexport, la creación de cuentas y accesos de ftp y sftp y administración de bases de datos (phpmyadmin), Dentro de la propuesta el proveedor deberá mencionar las licencias que utilizará dentro de la solución. ADMINISTRACIÓN DE LOS EQUIPOS El contratista seleccionado administrará el hardware y los sistemas operativos, incluyendo las actualizaciones de parches necesarias. Dentro de la propuesta se deberá presentar la descripción del servicio de administración del hardware, los sistemas operativos y las actualizaciones y el alcance de los servicios de administración definiendo que está contemplado y que no está contemplado. Funcionarios autorizados de Proexport tendrán acceso remoto a los servidores de manera lógica, mediante herramientas de software dispuestas por el proveedor para tal efecto en la gestión de sus aplicaciones y bases de datos, tales como Terminal Server o conexión remota a bases de datos SQL Server. Dentro de la propuesta se deberán presentar las alternativas para el acceso remoto de los funcionarios autorizados de Proexport para la gestión de sus aplicaciones y bases de datos. MANOS Y OJOS REMOTOS Dentro de la propuesta los proponentes deberán presentar la descripción de sus servicios de manos y ojos remotos, considerados estos como el servicio técnico profesional de un Ingeniero especializado en las diferentes plataformas a nivel de Software y Hardware, para la ejecución de rutinas o tareas sobre los servidores alojados en el Datacenter, allí también deberán establecer el alcance de estos servicios. INSTALACIÓN
El contratista seleccionado deberá realizar el alistamiento del hardware y los sistemas operativos de los equipos y la configuración de los dispositivos necesarios para el funcionamiento de la solución. Para la configuración de la seguridad deberá tener en cuenta que se requieren inicialmente los protocolos http, smtp y ftp, pero de acuerdo con el esquema de administración de equipos es posible habilitar protocolos adicionales y hacer un afinamiento en el firewall. Por ejemplo para habilitar protocolos de Terminal Server, conexión remota a bases de datos, protocolos para compartir archivos, etc. La gestión de las aplicaciones solo se hará desde las instalaciones de Proexport por funcionarios autorizados. Para la configuración del backup se deberá tener en cuenta los requerimientos expresados en el ítem Backup de este documento. El contratista seleccionado deberá suministrar una lista de chequeo de pruebas que permita corroborar que la instalación de los equipos y dispositivas es satisfactoria. Proexport podrá solicitar la realización de pruebas adicionales. Dentro de la propuesta el proveedor especificará el alcance del servicio de instalación. SOPORTE El adjudicatario deberá proporcionar el servicio de Soporte Técnico permanente sobre los niveles físicos, enlace, red y transporte, así como a nivel del Sistema Operativo de los servidores las veinticuatro (24) horas del día, los trescientos sesenta y cinco (365) días del año. En caso de detectar alguna falla se deberá informar a Proexport de las acciones tomadas para solucionarla. El contratista seleccionado deberá suministrar un sistema web o telefónico para: Recibir o consultar los reportes de inconvenientes. Informar las acciones tomadas para solucionar las fallas y las posibles causas detectadas. Informar o consultar el escalonamiento de los requerimientos a los proveedores y otras instancias. Informar o consultar la solución de las fallas reportadas. El proveedor deberá suministrar un sistema de tickets online para la consulta de estado para cada una de las solicitudes. Dentro de la propuesta se deberá especificar el alcance del servicio de soporte técnico igualmente el tiempo máximo de respuesta y/o solución de los requerimientos, dependiendo del tipo y de la severidad que estos presenten.
MONITOREO El contratista seleccionado deberá suministrar el servicio de monitoreo permanente sobre los equipos y la conectividad, así como sobre los sistemas de detección de incendios, sistemas eléctricos y de control de acceso. Una vez detectada cualquier anomalía, el proveedor deberá tomar oportunamente las medidas correctivas necesarias y guardar un reporte del incidente, así como de las acciones correctivas tomadas en caso que se presente un incidente. Cuando se produzca un incidente de severidad media o crítica, o que pueda poner en riesgo el normal funcionamiento de las aplicaciones de Proexport, el contratista seleccionado deberá notificar a los usuarios designados por Proexport para tal fin. El servicio de monitoreo debe contar con herramientas de análisis de recursos de servidores (incluyendo el espacio disponible en los discos duros) y canales, contar con reportes gráficos vía web que puedan ser consultados por los miembros autorizados del equipo de Proexport, y que puedan ser utilizados por el contratista seleccionado para prevenir fallas o detrimento del servicio, preferiblemente ZABBIX. Adicionalmente se deberán monitorear los puertos para los servicios que haga uso Proexport Colombia tales como Mysql y afines, es importante mencionar que se deberá realizar el monitoreo de todas las bases de datos que Proexport tiene en MySql que asciende a un promedio de 50 bases de datos. La factura mensual deberá ser acompañada del reporte consolidado del monitoreo del mes. Dentro de la propuesta se deberá describir el servicio de monitoreo y su funcionamiento. En el evento que se presenten caídas de alguno de los sistemas, el contratista seleccionado deberá estar en capacidad de generar alertas automáticas enviadas a las personas definidas por Proexport Colombia, opciones de notificación telefónica, correo electrónico y SMS entre otros. REPORTES El contratista seleccionado deberá suministrar los siguientes tipos de reportes relacionados con el servicio contratado: Reportes de auditoría de recursos y conectividad (servidores y canales) Reportes de seguridad Reportes de visitas y trafico web Reportes de tráfico y vulnerabilidades
Reportes de fallas, tickets y solicitudes Reportes de Antivirus NOTA: Es importante aclarar que los reportes deben cubrir lo actualmente instalado y todo lo que en un futuro se publique o instale por parte de Proexport en el Datacenter. Proexport verificará la oportuna entrega de los reportes acompañados de un informe consolidado, como un requisito para proceder al pago de la factura del servicio de Hosting. Los reportes deberán tener la posibilidad de ser consultados, vía WEB y los mismos deben contar con elementos gráficos que permitan identificar y analizar la información fácilmente, además de tener mecanismos para generar alertas y mensajes a los usuarios encargados de administrar este tipo de sucesos (dichos usuarios serán designados por Proexport). REPORTES DE AUDITORIA DE RECURSOS DE CÓMPUTO Y CONECTIVIDAD El contratista deberá suministrar las herramientas de auditoría y gestión para los recursos de hardware, tales como memoria, discos duros, procesador, conectividad y herramientas para la gestión y seguimiento de los recursos de red como canales de internet y conectividad entre servidores y hacia la SAN, todo esto haciendo uso de un sistema que le permita a los funcionarios designados por Proexport autenticarse, es decir, garantizar el ingreso de los mismos con un nombre de usuario y contraseña. El objetivo de estas herramientas además de poder ser consultadas por Proexport, es que éstas sean utilizadas por el proveedor como fuente de información para generar acciones preventivas que faciliten la previsión y prevención de riesgos que creen indisponibilidad o detrimento de los servicios de información de Proexport. Además de los análisis requeridos para Proexport es importante contar con otro tipo de herramientas que permitan administrar y diagnosticar los servicios web y los servidores de base de datos. Los proponentes deben, dentro de sus propuestas técnicas, proponer otros reportes que permitan conocer el desempeño del canal, los equipos, las bases de datos, etc. REPORTES DE SEGURIDAD El contratista seleccionado deberá proporcionar reportes de auditoría y acceso a los recursos, en donde se pueda evidenciar los usuarios que ingresan, la fecha de ingreso, el tipo de acción realizada, el recurso utilizado y el tiempo de visita para lo
cual se requiere que cada funcionario autorizado por Proexport disponga de un usuario válido y un perfil de seguridad definido para el acceso a los servidores sobre el cual se pueda realizar este tipo de auditoría, labor que se debe contemplar dentro del alcance del servicio de manos remotas (creación y perfilamiento de usuarios). REPORTES DE TRÁFICO Y VULNERABILIDADES El contratista seleccionado deberá presentar reportes que evidencien el tráfico entrante y saliente, hacia y desde los servidores con periodicidad mensual. También se requiere contar con herramientas que permitan realizar análisis de vulnerabilidad en la seguridad de las aplicaciones allí alojadas. REPORTES DE FALLAS, TICKETS Y SOLICITUDES El contratista seleccionado deberá entregar mensualmente y de manera detallada un reporte a Proexport en el que se relacionen las solicitudes, tickets y un informe de fallas causadas durante el mes y en donde se pueda evidenciar la solución presentada y el tiempo de respuesta, información que será evaluada para medir el servicio frente a estos sucesos. REPORTES DE ANTIVIRUS El contratista seleccionado deberá presentar mensualmente un reporte del estado de cobertura del antivirus, actualizaciones, detecciones de virus presentadas y acciones tomadas. ANTIVIRUS El contratista seleccionado deberá proporcionar el antivirus que incluirá la actualización de versiones y definiciones de virus mediante tareas programadas. El contratista seleccionado tendrá la obligación de notificar todos los incidentes de virus presentados en la solución. Dentro de la propuesta se deberá describir el servicio de antivirus ofrecido y el funcionamiento del mismo. SEGURIDAD LÓGICA El contratista seleccionado deberá suministrar el sistema de seguridad lógica a través de firewalls y demás dispositivos que garanticen el flujo normal de la información, previniendo la Interrupción o saturación del servicio. La comunicación para la gestión de las aplicaciones y bases de datos se hará a través de medios seguros que permitan prevenir la Intercepción, modificación o sustitución de
la información trasmitida y cualquier cambio que se requiera sobre la configuración del Firewall debe estar contemplado como parte del contrato. Dentro de la propuesta se deberá describir el sistema de seguridad lógica ofrecido por la solución. ALMACENAMIENTO El contratista seleccionado deberá proporcionar el servicio de almacenamiento externo escalable, el cual deberá estar conectado a una velocidad cercana a 1Gb para todos los servidores del Datacenter. Dentro de la propuesta se deberán describir las características del servicio de almacenamiento considerando un espacio de almacenamiento inicial de 5TB con posibilidad de escalar a mayor capacidad. Dentro de la propuesta se deberá presentar la modalidad de cobro para espacio adicional en GB por demanda de acuerdo a las necesidades futuras de Proexport y enunciará las formas de operación de este esquema. El almacenamiento que se realice en la SAN deberá estar interconectada con todos los servidores, independiente si el sistema operativo es Windows o es Linux. BACKUP El contratista seleccionado deberá suministrar el servicio de backup sobre los datos de forma Diaria diferencial, Semanal total y Mensual total, utilizando el esquema Abuelo, Padre, Hijo. El backup sobre las aplicaciones se realizará mensual total. El contratista debe garantizar la restauración de la información tanto en datos como en aplicaciones. El contratista deberá realizar una simulación de restauración de datos. Dentro de la propuesta se deberán describir las características del servicio de backup detallando los siguientes aspectos: Dispositivos: capacidad. Medidas de protección contra daño o robo. Condiciones para la restauración de backups. Pruebas de restauración.
Los proponentes deberán contemplar un número de cintas inicial de 72 (setenta y dos) para la estrategia de Backup a implementar, teniendo en cuenta además, que los backups totales mensuales deben tener un tiempo de retención de 1 año. El proveedor debe definir dentro de la propuesta los procedimientos a seguir en el evento en que se requieran cintas adicionales. CONECTIVIDAD CONECTIVIDAD A INTERNET El contratista seleccionado deberá proveer una conexión a Internet con un ancho de banda inicial de 5Mbps con la posibilidad de subir 1Mbps por año durante la vigencia del contrato y suministrando redundancia en los enlaces. El contratista deberá suministrar 70 IPS públicas, para el uso de los diferentes dominios que tiene Proexport. El contratista seleccionado debe garantizar una disponibilidad del canal mensual mayor o igual a 99.982%. Dentro de la propuesta se debe especificar las características de la conectividad a Internet, el ancho de banda y las condiciones de la conexión (NAP Colombia, Backbone Internacional, etc.) CONECTIVIDAD A PROEXPORT El contratista seleccionado deberá suministrar una conexión a la red de Proexport, que se dedicará a la gestión de las aplicaciones por parte de los usuarios administradores y a la consulta normal por parte de los funcionarios de Proexport, del sitio web y las aplicaciones de gestión interna. Se deberá ajustar esta conectividad considerando que el sitio web y las aplicaciones funcionan vía browser de Internet. El número de usuarios que se encuentran en la red de Proexport es de aproximadamente 350. El proveedor suministrará una conexión con un ancho de banda inicial de 5Mbps con la posibilidad de subir 1Mbps por año durante la vigencia del contrato. Dentro de la propuesta se deberá especificar la conectividad a la red de Proexport, el ancho de banda, las características de la conexión (Vpn, última milla, etc.) El proveedor deberá especificar los trabajos necesarios para realizar esta conexión. Dentro de la propuesta se deberá indicar la modalidad de Cobro para ancho de banda adicional y las forma de operación de este esquema.
CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL DATACENTER El proponente deberá presentar como requisito habilitante, una certificación de cumplimiento de la norma TIA -942 que como mínimo cumpla con el nivel TIER III, sobre las instalaciones físicas que serán utilizadas para la prestación del servicio objeto de la presente invitación abierta. De considerarlo necesario Fiducoldex Proexport Colombia realizará una visita de inspección visual a las instalaciones del proponente dentro del proceso de selección. Adicionalmente Fiducoldex Proexport Colombia podrán realizar visitas de inspección visual y auditoria durante el tiempo que dure el contrato, previa coordinación con el proveedor. LA CONSTRUCCIÓN Las instalaciones en las que se encuentre alojado el Data Center del proponente deben estar construidas de forma sismo resistente y contra inundaciones. Se debe garantizar la estabilidad de los equipos y dispositivos. Las diferentes zonas del Data Center del proponente deben estar señalizadas y dispuestas de tal forma que se prevengan accidentes. Dentro de la propuesta se deberá describir la forma como se encuentra dispuesta la estructura y la construcción del Data Center. SUMINISTRO DE ENERGÍA El Data Center del proponente debe contar con alimentación de energía regulada, con reserva de baterías y sistema de alimentación alterno, conectados de forma redundante. Dentro de la propuesta se deberá describir la forma como opera el suministro de energía, detallando el nivel de redundancia de energía. CONTROL AMBIENTAL El Data Center del proponente deberá contar con los dispositivos que le permitan garantizar las condiciones de temperatura y humedad adecuada para el óptimo desempeño de los equipos y dispositivos. Así mismo contar con las medidas de control contra polvo y plagas. Dentro de la propuesta se deberá describir el sistema de control ambiental del Data Center.
FUEGO El Datacenter del proponente debe contar con sistemas inteligentes de detección y extinción de fuego. Dentro de la propuesta se deberán describir los dispositivos de detección y extinción de fuego y los procedimientos durante y después de este tipo de incidente. SEGURIDAD FÍSICA El Datacenter del proponente debe contar con sistemas control de acceso, cámaras de vigilancia, personal de seguridad calificado en procesos de vigilancia 24 horas, y demás medidas que impidan el robo o sabotaje sobre los equipos o cintas. Dentro de la propuesta se deberán describir los dispositivos de seguridad física y procesos de vigilancia con que cuenta el proponente. PERSONAL El Datacenter del proponente debe contar con personal calificado en seguridad y vigilancia; Ingenieros calificados para la operación del Datacenter con disponibilidad 24 Hs., y personal administrativo idóneo. Dentro de la propuesta se deberá presentar una reseña del personal a cargo del proyecto, indicando la experiencia en proyectos similares. En aquellos casos que aplique se deberán indicar las certificaciones para la operación del servicio. Los proponentes deben contar con políticas de prevención de daños no intencionales por causas humanas como por ejemplo fumar, comer o beber en las instalaciones del Data Center. Dentro de las propuestas se deberá presentar una reseña de la política de prevención de daños por causas humanas. CALIDAD DEL SERVICIO Y SLA S En caso de presentarse un nivel de disponibilidad inferior al 99.982% mensual debido a problemas en los niveles físico, enlace, red o transporte, Proexport tendrá derecho a un descuento en la factura correspondiente a dicho mes de acuerdo con la siguiente fórmula y tabla: D = X / Y * 100 Donde: D = nivel de Disponibilidad
Y = número total de minutos en los cuales el sitio debería estar disponible Y = (Días del mes) X 24 Horas X 60 Minutos X = número de minutos en los cuales el sitio estuvo realmente disponible X = Y (eventos causados por Proexport + mantenimientos preventivos programados y avisados a Proexport con anterioridad + fuerza mayor justificable) Nivel de Disponibilidad % de Descuento 99.982% a 100% 0% 97.00% a 99.981% 5% 90.00% a 96.99% 20% 85.00% a 89.99% 40% 80.00% a 84.99% 70% < a 79.99% 100% No obstante lo anterior, dentro de la propuesta se deberá presentar una reseña de los descuentos por niveles de disponibilidad de la solución inferiores a 99.982% Dentro de la propuesta se deberá presentar una reseña de los indicadores de calidad que le permitan mantener un nivel de disponibilidad mayor a 99.982%. SERVICIOS ADICIONALES Dentro de la propuesta se podrán indicar aquellos aspectos adicionales indicados en el numeral 6.2.1 del presente documento, los cuales otorgarán puntaje según se indique en dicho punto. CAPÍTULO III CONDICIONES DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN 3.1 CRONOGRAMA DEL PROCESO Invitación Publicación página web de FIDUCOLDEX 26 de enero de 2011 Preguntas Aclaración de Términos de Referencia vía e-mail 7 de febrero de 2011. Publicación respuesta a solicitudes de aclaración
10 de febrero de 2011. Entrega de Propuestas 17 de febrero de 2011. Publicación de la adjudicación en la página web de FIDUCOLDEX 23 de febrero de 2011. Celebración del contrato y perfeccionamiento 2 de marzo de 2011. 3.2. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Toda modificación a los términos de referencia se hará mediante ADENDAS numeradas, que podrán ser realizadas en cualquier momento dentro del proceso de contratación, y las cuales formarán parte integral de los mismos y serán publicadas en la página web de Fiducoldex www.fiducoldex.com.co. 3.3. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL CIERRE DEL PROCESO Y LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS 3.3.1. COSTOS Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA Serán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y elaboración de su propuesta, así como los que indirectamente se causen con ocasión de su presentación y eventual suscripción, como pólizas, publicaciones, fotocopias, etc. 3.3.2 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Cada proponente deberá presentar solamente una propuesta ya sea como persona jurídica, consorcio o unión temporal. Esta restricción aplica para proponentes que se presenten como participantes dentro de dos o más consorcios o uniones temporales en el presente proceso. La propuesta deberá estar firmada por el representante legal de la persona jurídica, empresa unipersonal, consorcios o uniones temporales y ser presentada, junto con todos los documentos que la componen en original y dos copias, así como en medio magnético, incluyendo todos los archivos y anexos que la componen, dentro del término previsto en el cronograma arriba mencionado y en el siguiente horario: desde las 8:30 a.m. hasta las 5:30 pm, salvo el día de cierre de la presente invitación abierta, en el que se recibirán las propuestas hasta las 11 a.m. Se debe tener en cuenta que la hora señalada corresponde a la que contenga el sistema de radicación de Fiducoldex-Proexport Colombia en la calle 28 No. 13 A-15 piso 37.
La propuesta debe presentarse íntegramente foliada, desde el primer folio incluidas las hojas en blanco, y legajada en el mismo orden en que se solicita, tanto en el original como en las copias y en sobres separados, cerrados y rotulados. Los rótulos deberán señalar, además de ORIGINAL, PRIMERA COPIA y SEGUNDA COPIA Y COPIA EN MEDIO MAGNÉTICO, respectivamente, lo siguiente: Fideicomiso de Promoción de Exportaciones, PROEXPORT COLOMBIA COLOMBIA invitación abierta servicio de Hosting externo dedicado Data Center. Para contratar los servicios de Hosting Externo Dedicado, para el alojamiento de los sitios y demás servicios asociados para las aplicaciones web de PROEXPORT COLOMBIA. PROPONENTE: - dirección Teléfono. La propuesta deberá ser entregada en la siguiente dirección: Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. Fiducoldex, Calle 28 No. 13 A-15 Piso 37 Centro de Comercio Internacional de Bogotá D.C. Teléfono: 3275500 dentro de la fecha señalada anteriormente en el cronograma. Se recomienda a los proponentes llegar con anticipación al edificio, teniendo en cuenta que para el acceso al mismo se debe cumplir con controles de seguridad y que la Fiduciaria se encuentra ubicada en el piso 37, lugar donde se recibirán las propuestas. Si se presentare alguna diferencia entre el original de la propuesta y las copias, prevalecerá el texto del original. Cualquier enmendadura en la propuesta o en los documentos que la acompañan deberá ser confirmada o validada con la firma del proponente. No se aceptan propuestas enviadas por correo electrónico, fax o cualquier otro medio, ni las que sean radicadas con posterioridad a la hora de la fecha de cierre. Si el proponente desea enviar la propuesta por correo, deberá remitirla con suficiente antelación para que pueda ser radicada en la dirección anotada antes de la fecha y hora fijadas para el cierre de la invitación. En todo caso, PROEXPORT COLOMBIA no será responsable por el retardo o extravío que pueda derivarse de esta forma de entrega. La propuesta deberá tener una validez mínima de dos (2) meses contados a partir de la presentación de la misma. 3.3.3. Interpretación y Aceptación de la Invitación El participante deberá examinar todas las instrucciones, condiciones, especificaciones, formularios, anexos, adendas y documentos aclaratorios que hagan parte de esta
invitación, todo lo cual constituye la fuente de información para la elaboración de la propuesta. Todos los documentos de la invitación se complementan mutuamente, de tal manera que lo indicado en cada uno de ellos se entenderá como indicado en todos. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de lo establecido en esta invitación serán de su exclusiva responsabilidad. Por lo tanto PROEXPORT COLOMBIA no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos en que incurra el proponente que le sean desfavorables y que puedan incidir en la elaboración de su propuesta. El hecho que el proponente no se informe y documente debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales serán ejecutados los trabajos objeto de la presente invitación, no se considerará como fundamento válido de futuras reclamaciones. El proponente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en estos términos y anexar la documentación exigida. 3.3.4. Reserva en Documentos En caso que el Proponente considere que algún documento de su propuesta goza de reserva legal, deberá manifestarlo por escrito y soportarlo conforme a las normas legales que le brindan tal carácter. 3.3.5. Impuestos y Deducciones Al formular la propuesta, el Proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales. Dentro de aquellos mismos niveles territoriales, los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades ambientales, que afecten el contrato y las actividades que de él se deriven. El proponente seleccionado pagará -en su calidad de contratista- todos los impuestos, derechos, tasas y similares que se deriven de los contratos, y por lo tanto, su omisión en el pago será de su absoluta responsabilidad. 3.3.6. Correspondencia Toda la correspondencia que se genere con ocasión de la presente invitación, salvo la presentación de la propuesta, deberá ser entregada directamente en la siguiente dirección: Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. Fiducoldex, Calle 28 No. 13 A-15 Piso 37 Centro de Comercio Internacional de Bogotá D.C. o puede ser remitida a los siguientes correos electrónicos:
José David Torres : jose.torres@fiducoldex.com.co; Carlos Torres: ctorres@proexport.com.co; Eduardo Enamorado: eenamorado@proexport.com.co; Cualquier comunicación que envíen los posibles proponentes, deberán dirigirla de la siguiente manera: Señores: FIDUCOLDEX- FIDEICOMISO PROEXPORT COLOMBIA Calle 28 No. 13 A 15 Piso 37 Bogotá, Colombia INVITACIÓN No: OBJETO: PROPONENTE: 3.3.7. Idioma de la Propuesta La propuesta, correspondencia y todos los documentos intercambiados entre los proponentes y PROEXPORT COLOMBIA deberán estar escritos en idioma español. Los documentos de apoyo y el material impreso proporcionado por el proponente adjunto a la propuesta pueden estar en otro idioma, siempre y cuando se acompañen de la traducción al español. Para efectos de interpretación de la propuesta prevalecerá el texto en español. 3.3.8. Correcciones, Aclaraciones, Modificaciones y Retiro de la Propuesta Los proponentes podrán adicionar, modificar o retirar sus propuestas, siempre y cuando ello se haga con anterioridad a la fecha y hora prevista para el cierre de esta invitación abierta. Las modificaciones y/o adiciones a las propuestas deberán ser presentadas por quien suscribe la carta de presentación de la misma, quien deberá tener el carácter de representante legal de la persona jurídica proponente, de acuerdo con el certificado de existencia y representación legal que se haya acompañado a la propuesta, o del consorcio o unión temporal, de acuerdo con los documentos que reposen en PROEXPORT COLOMBIA, allegados por el consorcio o unión temporal inicialmente con su propuesta. 3.3.9. Propuestas Parciales No se aceptarán propuestas parciales para esta invitación. 3.3.10. Propuestas Condicionales o Plurales
No podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en la presente invitación. En caso de que la propuesta formule condiciones diferentes a las establecidas, se tendrán por no escritas. Cada proponente deberá presentar solamente una propuesta, ya sea como persona jurídica individual o a través de consorcio o unión temporal. 3.3.11. Prórroga Cuando lo estime conveniente PROEXPORT COLOMBIA, el plazo de entrega de las propuestas de la presente invitación podrá prorrogarse antes de su vencimiento. En este caso dicha prórroga se comunicará a través de la página web o del medio apropiado que estime PROEXPORT COLOMBIA, informándose la modificación del calendario de la invitación mediante adenda. 3.3.12 Quienes pueden participar En la presente invitación pueden participar personas jurídicas, nacionales o extranjeras, consorcios o uniones temporales que cumplan con los requisitos establecidos en los presentes términos de referencia y en la ley. En el caso de personas jurídicas extranjeras, sea que se presenten individualmente o en consorcio o unión temporal, deberán tener sucursal en Colombia y su objeto social debe guardar relación con la actividad a contratar, circunstancia que debe ser probada mediante el certificado de existencia y representación legal de Cámara de Comercio. CAPITULO IV REQUISITOS DE ADMISIÓN DE LOS PROPONENTES 4.1. Requisitos Generales PROEXPORT COLOMBIA realizará el análisis jurídico, técnico y financiero de las propuestas con el fin de determinar, de acuerdo con la ley y las exigencias de los Términos de Referencia de la presente Invitación, cuales propuestas resultan habilitadas. Los requisitos y documentos de habilitación de las propuestas están determinados en los capítulos II y V de estos Términos de Rferencia. En caso de no resultar habilitadas, no se procederá a realizar la evaluación de la propuesta correspondiente. Las propuestas se deben presentar bajo alguna de las siguientes modalidades: (a) Individualmente, por personas jurídicas nacionales o extranjeras, que se encuentren debidamente constituidas, previamente a la fecha de apertura de la
invitación abierta. En el caso de personas jurídicas extranjeras deberán tener sucursal en Colombia, circunstancia que debe ser probada mediante certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio. (b) Conjuntamente, es decir mediante Consorcio o Unión Temporal. Los Proponentes, incluyendo los partícipes de las uniones temporales o consorcios, deben: Tener capacidad jurídica para la presentación de la propuesta y para la celebración y ejecución del contrato. No estar incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las leyes de Colombia, en especial las señaladas en el artículo 8 de la ley 80 de 1993 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen, y en las previstas en el Código de Buen Gobierno de Fiducoldex. No estar reportados en el último Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República. PROEXPORT COLOMBIA se reserva el derecho de corroborar la autenticidad de los datos suministrados en la propuesta, y el proponente autoriza a todas las entidades, personas o empresas que de una u otra forma se mencionen en los documentos presentados, a suministrar la información que se requiera, a visitar sus instalaciones o a solicitar información de cualquiera de sus partícipes o empleados, en caso de considerarlo necesario. 4.2. Propuestas conjuntas (Consorcios y Uniones Temporales) Se entenderá por propuesta conjunta, una propuesta presentada en consorcio o unión temporal. En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos, el grupo conformado por la pluralidad de personas y no las personas que lo conforman individualmente consideradas. Los Consorcios o Uniones Temporales que participen deberán acreditar la existencia del consorcio o de la unión temporal, y específicamente la circunstancia de tratarse de uno u otro, mediante documento en el que conste de manera expresa el acuerdo correspondiente y se señalen las reglas básicas que regulan las relaciones entre los participantes del mismo, en particular, los términos, actividades, condiciones y participación en la ejecución de las obligaciones en el contrato ofrecido. La carta de presentación y el documento de conformación del consorcio o unión temporal, deberán contener los siguientes requisitos mínimos: a) Indicar el tipo de asociación de que se trate: Consorcio o Unión Temporal.
b) Si se trata de Unión Temporal, sus miembros deberán señalar la extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en su ejecución, la cual no podrá ser modificada sin el consentimiento previo y escrito de PROEXPORT COLOMBIA. c) El término de duración del consorcio o unión temporal, el cual debe extenderse por el plazo del contrato, su liquidación y un (1) año más, contado a partir de la fecha de cierre del presente proceso. d) La designación de un representante que deberá estar facultado para actuar en nombre y representación del Consorcio o Unión Temporal. Igualmente deberá designar un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva. 4.3. Inhabilidades e Incompatibilidades Antes de presentar su propuesta, el interesado deberá verificar que no se encuentre incurso dentro de las políticas de conflicto de intereses previstas en el Código de Buen Gobierno Corporativo de Fiducoldex que se encuentra en la página de Internet www.fiducoldex.com.co, que declaran conocer y acatar. Así mismo en las causales de inhabilidad previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, respecto de los representantes legales, miembros de la Junta Directiva de Fiducoldex y Miembros de la Junta Asesora de PROEXPORT COLOMBIA, los cuales pueden consultarse en la página web citada y en la página www.proexport.com.co y no estar reportados en el último Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República. CAPÍTULO V DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA 5.1. DOCUMENTOS DE CARÁCTER JURÍDICO Los documentos que se mencionan en este numeral son verificables y como tales se constituyen en un requisito habilitante para la participación en este proceso de contratación. 5.1.1. Índice o Tabla de contenido de la propuesta Deberá especificar los números de página donde se encuentra la información y los documentos requeridos en los términos de esta invitación pública. 5.1.2. Carta de presentación de la propuesta (Anexo No. 1) La propuesta deberá presentarse de acuerdo con el modelo de carta suministrado en estos Términos de Invitación (Anexo Nº1). Ésta deberá ser firmada por el representante legal de la persona jurídica o por el representante del consorcio o unión temporal, si se trata de cualquiera de estas formas de colaboración empresarial. La
suscripción de la carta de presentación de la propuesta hará presumir la aprobación, legalidad y conocimiento de todos los documentos de la Invitación. 5.1.3. Certificación del pago de Parafiscales y Aportes al Sistema de Seguridad Social. El proponente, como persona jurídica, deberá presentar una certificación, en original, expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que, a la fecha de presentación de su propuesta, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos tres (3) meses, contados hacia atrás a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. En el evento en que la sociedad no tenga más de tres (3) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. La información presentada se entiende suministrada bajo la gravedad del juramento respecto de su fidelidad y veracidad. PROEXPORT COLOMBIA verificará únicamente la acreditación del respectivo pago a la fecha de presentación de la propuesta, sin perjuicio de los efectos generados ante las entidades recaudadoras por el no pago dentro de las fechas establecidas en las normas vigentes. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes, personas jurídicas, deberán aportar el certificado aquí exigido. La omisión o la presentación incompleta de la información requerida, es subsanable en el término que para el efecto le señale PROEXPORT COLOMBIA, so pena de rechazo de la propuesta si no cumple. 5.1.4. Certificado de Existencia y Representación Legal. Las personas jurídicas nacionales o la sociedad extranjera con sucursal en Colombia, deberán comprobar su existencia y representación legal o la representación de la sucursal, en su caso, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal o del domicilio de la sucursal de sociedad extranjera, según se trate.
El certificado deberá cumplir los siguientes requisitos: Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del plazo de la presente Invitación pública. El objeto social principal de la sociedad deberá relacionarse directamente con el objeto del contrato. La duración de la sociedad, contada a partir de la fecha de cierre del plazo de la presente Invitación Pública, no será inferior al plazo establecido para el contrato, su liquidación y un (1) año más. Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, cada persona jurídica integrante del mismo, deberá comprobar su existencia, representación y capacidad, en la forma prevista en el presente numeral, incluidas las facultades y capacidad para constituir el Consorcio o la Unión Temporal, así como para la celebración y ejecución del contrato a través de la forma de asociación escogida. Así mismo, el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal deberá contener la información requerida en el numeral 4.2. de los presentes términos de referencia. 5.1.5. Acta de Junta Directiva, Junta de Socios u órgano competente. Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para presentar la propuesta o contraer obligaciones en nombre de la misma, de acuerdo con lo previsto en el certificado expedido por la Cámara de Comercio que se acompaña a la propuesta, deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente. Para el caso de consorcios y uniones temporales, cada integrante de los mismos, deberá comprobar su existencia, representación y capacidad, en la forma prevista en el presente numeral, incluidas las facultades y capacidad para constituir el consorcio o la unión temporal, así como para la celebración y ejecución del contrato a través de la forma de asociación escogida. 5.1.6. Copia del Registro Único Tributario (RUT). Este certificado es expedido por la Dirección General de Impuestos Nacionales. En él ha de consignarse claramente el NIT del proponente y su inscripción en el Régimen Común o Régimen Simplificado. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los integrantes deberá aportar este documento. 5.1.7. Garantía de seriedad de la propuesta. Todo proponente deberá garantizar la seriedad de su propuesta, con la suscripción, en formato para particulares, de una póliza expedida por una compañía aseguradora debidamente aprobada y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, por un valor equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total de la propuesta por veinticuatro (24) meses de duración del contrato, y con una vigencia igual a noventa
(90) días, contados a partir de la fecha y hora de cierre de la Invitación. Con la propuesta se debe anexar la póliza y el recibo de pago de la prima correspondiente. Dicha póliza se hará efectiva si el contrato no es suscrito por incumplimiento del proponente en la fecha prevista en el cronograma o en la adenda correspondiente si fuere modificada En caso de prórroga de la fecha para selección del contratista, esta garantía deberá prorrogarse por parte del proponente a partir de la nueva fecha, en caso que así sea requerido en la respectiva adenda El beneficiario será FIDUCOLDEX - Fideicomiso de Promoción de Exportaciones, PROEXPORT COLOMBIA COLOMBIA NIT 830.054.060-5. El afianzado será el proponente (en caso de consorcio o uniones temporales deben figurar todos los miembros debidamente identificados). La póliza deberá tomarse con el nombre o razón social del proponente que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa manera. Cuando la propuesta se presente en consorcio o unión temporal, la póliza deberá tomarse a nombre de sus integrantes, y NO a nombre de sus representantes legales. En caso que la garantía de seriedad de la propuesta sea expedida sin el lleno de los requerimientos de estos términos de referencia, este hecho será subsanable y el proponente deberá remitir las correcciones del caso en el término que le fije PROEXPORT COLOMBIA, lo cual será solicitado por escrito. Las garantías de seriedad correspondientes a las propuestas que no sean adjudicadas, podrán ser devueltas a solicitud del interesado a más tardar dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la fecha de adjudicación del contrato producto de la presente invitación. PROEXPORT COLOMBIA hará efectiva la totalidad de la garantía, quedando el valor asegurado a favor de FIDUCOLDEX (FIDEICOMISO PROEXPORT COLOMBIA) a título de indemnización por perjuicios, en los siguientes casos: a) Cuando un proponente solicite el retiro de su propuesta después de la fecha de cierre del plazo de la presente invitación, salvo en los casos de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente. b) Cuando el proponente favorecido con la adjudicación no procediere a cumplir con los requisitos para el perfeccionamiento y ejecución del contrato dentro del término señalado para que se suscriba el respectivo contrato. Sin embargo es de tener en cuenta que la ejecución de la garantía de seriedad de la propuesta, no constituye una tasación anticipada de perjuicios; por lo que
PROEXPORT COLOMBIA podrá perseguir el reconocimiento de los perjuicios no cubiertos por el valor de dicha garantía, mediante las acciones legales conducentes. 5.1.8. Certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal expedido por la Contraloría General de la República, con vigencia no superior a 45 días a la fecha de su presentación. 5.1.9. Fotocopia legible de la cédula de la persona natural que suscribirá el contrato. (Representante Legal o apoderado, debidamente facultado). 5.1.10. Formato FTJA10 de inscripción de proveedores ante PROEXPORT COLOMBIA debidamente diligenciado, adjuntando los documentos exigidos en el mismo. (Anexo 4) 5.1.11 Compromiso anticorrupción (Anexo 2) 5.1.12 Autorización consulta centrales de riesgo (Anexo 5) 5.1.13 Declaración de origen de fondos (Anexo 3) 5.2. DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO Los documentos que se mencionan en este numeral son verificables y como tales se constituyen en un requisito habilitante para la participación en este proceso de selección. El proponente, o cada una de las personas jurídicas que conforman el consorcio o la unión temporal deberán presentar los siguientes documentos: 5.2.1. Estados Financieros básicos Los estados financieros básicos que se mencionan a continuación, deberán ser presentados debidamente firmados por el representante legal y el contador y adicionalmente por el revisor fiscal cuando el proponente esté obligado a tenerlo: a) Balance General b) Estado de Resultados
Los estados financieros mencionados deben ser presentados debidamente certificados y dictaminados, conforme se prevé en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 2005, con fecha de corte a 31 de diciembre de 2008 y 2009, en forma comparativa. Si el proponente, o los miembros del consorcio o la unión temporal, son personas jurídicas constituidas hace menos de un año, deberán presentar sus estados financieros con corte al mes anterior a la fecha de presentación de la propuesta. Si se trata de proponente extranjero, los estados financieros que se citan en este numeral deben corresponder a los que den cuenta de la actividad de la sucursal en Colombia, de acuerdo con nuestra legislación vigente. El Representante Legal y el revisor fiscal, si es del caso, que firmen los documentos mencionados, deben figurar como tales en el certificado de existencia y representación legal del proponente expedido por la cámara de comercio respectiva, que se acompaña con la propuesta. En caso de que el 5.2.2. Notas a los estados financieros. Los estados financieros a 31 de diciembre de 2009 deben estar acompañados de sus respectivas notas a los estados financieros, debidamente firmadas por el Representante legal, el contador público y el Revisor Fiscal, este último en los casos que el proponente esté obligado a tener Revisor Fiscal. 5.2.3. Dictamen debidamente firmado por el revisor fiscal. Se debe presentar dictamen debidamente fechado (fecha de expedición) y firmado sobre los estados financieros a 31 de diciembre de 2009. Este requisito se solicita para aquellos proponentes que estén obligados a tener revisor fiscal. 5.2.4. Certificado de antecedentes disciplinarios del Contador. Certificado de antecedentes disciplinarios del contador, expedido por la Junta Central de Contadores, con vigencia no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre de la presente invitación pública, sin sanciones de ninguna clase. Este requisito se requiere del contador que haya firmado los estados financieros. 5.2.5. Certificado de antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal. Certificado de antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal con vigencia no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre de la presente invitación pública, sin sanciones de