UNIVERSIDAD ARTURO PRAT DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y ECONOMIA IQUIQUE Taller: Desarrollo de SIA Aplicación de un SIA Empresa ATF Suministros y Servicios Industriales.
Introducción
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional, (Hardware). El recurso humano que interactúa con el sistema de información. Los datos o información fuente, que son introducidos al sistema. Los programas (Software) que son procesados y producen diferentes tipos de resultados.
Expondremos el diagrama del Flujo de una empresa Servicios Industriales, refiriéndose específicamente a como pensamos que debiera de funcionar en forma optima el departamento de Operaciones. Se realizo una observación a empresa ATF Industrial, empresa que nos ha abierto sus puertas a nuestras investigaciones, y a apoyado, abriéndonos las puertas de su empresa como con tiempo de su personal tanto gerencia) y operativo.
Historia de la Empresa Razón Social : Fabrega y Cia. Ltda. RUT : 76.107.580-2 Nombre Fantasía : ATF Suministros y Servicios Industriales. Dirección : Genaro Gallo Nº 1121 Web : www.atf.cl Dueños y Gerentes: Comercial : Guillermo Rojas. General : Boris Carvajal. Giro : Comercialización de insumos para fluidos. Inicio : Junio de 2004
Descripción de Nuestro SIA
El progreso de las telecomunicaciones y el procesamiento electrónico de datos ha traído cambios rápidos y visibles para casi todas las empresas. Un sistema de información solamente es útil para la gestión si proporciona la información adecuada para la toma de decisiones. Cada una de las entidades acciona o reacciona sobre los diferentes requerimientos que se van generando, hasta que el flujo de documentos empezado por los Operaciones llega a su fin.
En el diagrama de Flujo del Operaciones lo iniciamos desde Solicitud de Cotización de un cliente, sea escrita o verbal, sus relaciones en procesos en su paso por cada una de las entidades involucradas, las cuales interactúan directamente. Estas entidades son: Gerencia. Taller. Administración y Contabilidad. Clientes. Ventas Bodega. Proveedores.
Diagnóstico
El diagnóstico nos sirve para detectar y ubicar en su medio el problema que da origen a un estudio. El buen diagnóstico permitirá identificar la situación de los elementos del sistema. Economizar recursos en procesos productivos o administrativos. En este caso las empresas van a economizar mucho en eliminar trámites y papeleo automatizando la gestión del sistema de operaciones. Resolver los cuellos de botellas, la automatización (ahorrar tiempo), además de la eliminación de puestos de trabajo cuya labor administrativas puede ser realizada por máquinas.
El objetivo que nos hemos propuesto en este trabajo es el simplificar el sistema para la automatización del proceso de operaciones en este tipo de empresas de servicios a la minería. Nos planteamos los siguientes objetivos: Lograr una coordinación entre todos los departamentos para lograr una coordinación de los recursos humanos. Reducir pérdidas económicas y de tiempo, debido a duplicidad de cargos y cuellos de botellas. Mejor utilización de los recursos económicos de la empresa. Mejorar la atención a los colaboradores (cliente, proveedor, personal empresa) Automatizar el sistema. Reducir los tiempos de ejecución de operación. Aumentar la capacidad de las operaciones. Mejorar la gestión.
Motivos De La Elección
Hemos elaborado el sistema considerando las falencias y sus errores que hemos encontrado y nos han expresado. A continuación enumeraremos los problemas detectados: Centralización de todos los procesos en la persona de contacto con el cliente, como la venta, cotización, costeo, compra, despacho o entrega, facturación y compra. Perdida de tiempo por falta de una de la personas. Cuellos de botella en la ejecución por parte de una persona de más de 2 proyectos. Falta de respaldos y documentación interna. Deficiencia en el manejo de información operativa. Poca participación en el mercado por ineficiencia de los procesos. Deficiente información que lleva a la mala gestión.
Factibilidad Y Análisis Económico
Fijo Valorización Estimada (mensual) Costos Mejora de computadores 100.000 Presupuesto del sistema 400.000 Instalar sistema y puesta en marcha 400.000 Capacitar a trabajadores. (capacitación Interna, SENCE, aplicada devolución) 300.000 Variable Capacitar a trabajadores. (capacitación Interna, SENCE, aplicada devolución) 300.000 mantenciion de equipos computacionales 200.000 mantencion del sistema 150.000 contratación de personal (3) 1.500.000 Costo Total 3.350.000
Beneficios rapidez en ejecución de operaciones 2.000.000 perdida de dineros por compras descentralizada 500.000 utilidad económica por aumento de capacidad 4.000.000 coordinación en los departamentos 250.000 eliminación de procesos duplicados (tiempo) 200.000 eliminación de errores humanos 200.000 Beneficio Total 7.150.000
Modelo Entidad-Relación
Clientes: Rut Cliente, Nombre, Dirección, Fono, Fax, Email, Forma de Pago. Ventas: Código de Venta, Código Cliente, Código Vendedor. Gerencia: Código de Venta, valor Compra, Código Cliente. Administración y Contabilidad: Código Factura Compra, Código factura Venta, Código Cliente, Código de Venta, Factura. Taller y Técnicos: Código Orden de Trabajo, Código de Cliente, Plazo de Entrega, Lugar de Entrega, Numero de Cotización Bodega: Código de producto, Fecha de Compra, Cantidad Comprada. Proveedores: Rut Proveedor, nombre, Dirección, Fono, Fax, Email.
Diagrama de Contexto
25 Administración y Contabilidad Gerencia 20 24 21 7 8 Proveedores 4 13 3 Sistema de Operaciones y Adquisiciones 5 14 6 Taller Y Técnicos 15 17 22 23 16 12 9 2 Bodega 18 Ventas 11 19 10 Clientes 1
1 Solicitud de cotización Escrita o verbal 14 Orden de trabajo de servicios 2 Solicita cotización 15 Entrega de mercaderías 3 Solicita precios 16 Entrega guía despacho Compra 4 Devolución de precios 17 Entrega guía despacho Venta 5 Solicitud evaluación de servicios 18 Entrega mercadería 6 Envía evaluación 19 Despacho de mercadería 7 Solicita Margen de Utilidad 20 Envió guía venta y Doc. de respaldo 8 Entrega precio de venta 21 Emisión de factura 9 Entrega cotización 22 Entrega de factura y Feedback 10 Entrega cotización 23 Pago de factura 11 Orden de compra 24 Entrega de dinero y/o documentos 12 Entrega orden de compra 25 Pago a proveedores 13 Orden de compra de mercaderías
Figura 0
Gerencia Proveedores 29 Administració n y Contabilidad 3 4 5 8 9 6 Taller Y Técnicos 24 25 28 15 16 18 Solicitar Precios 1 7 Cotización Cliente 2 14 Comprar Productos 3 17 Venta de Productos 4 23 Control Administrativo 5 Servicio Postventa 6 10 13 2 Ventas 22 21 11 27 Bodega 20 26 19 12 1 Clientes
1 Solicitud de cotización Escrita o verbal 16 Orden de trabajo de servicios 2 Solicita cotización 17 Siguiente Proceso 3 Solicita precios 18 Entrega de mercaderías 4 Devolución de precios 19 Entrega guía despacho Compra 5 Solicitud evaluación de servicios 20 Entrega guía despacho Venta 6 Envía evaluación 21 Entrega mercadería 7 Siguiente Proceso 22 Despacho de mercadería 8 Solicita Margen de Utilidad 23 Siguiente Proceso 9 Entrega precio de venta 24 Envió guía venta y Doc. de respaldo 10 Entrega cotización 25 Emisión de factura 11 Entrega cotización 26 Entrega de factura y feedback 12 Orden de compra 27 Pago de factura 13 Entrega orden de compra 28 Entrega de dinero y/o documentos 14 Siguiente Proceso 29 Pago proveedores 15 Orden de compra de mercaderías
Figura 1: Solicitar Precio
Figura 2: Cotización Cliente
Figura 3: Comprar Productos Proveedores Taller y Tecnicos Solicita Mercaderia Solicita servicio
Figura 4: Venta de productos
Figura 5: Control Administrativo Administración y Contabilidad Compilación de documentación Envió de documentos
Figura 6: Servicio Post venta
Conclusión
Los sistemas de información juegan un rol fundamental en la organización de una empresa, debido a que conlleva a una mejor utilización de los recursos, comunicación una mayor eficiencia en las operaciones, por ende un mayor beneficio para esta, tanto económico como operacional.
Un ejemplo claro es la empresa que utilizamos para el desarrollo de este trabajo, en la cual nos hemos enfocado, teniendo en cuenta antecedentes de que esta, debido a no tener un sistema de información según sus necesidades sufrió las consecuencias al momento de cuantificar las utilidades y pérdidas, debido a una gran ineficiencia en la utilización de los recursos, tanto humano como tecnológico.
Este sistema ha sido diseñado para que se logre un total enlace entre todas las entidades al interior de la organización. Por estos motivos la implementación de este sería un gran avance para lograr una mayor utilidad, lograr una expansión el mercado, mejorar la gestión como empresa, mejorar la competitividad de la organización.
Además la utilización de la tecnología de la información sería una herramienta fundamental para el éxito de este sistema, debido a que creando un sistema on-line una mejora en la comunicación a través de una página Web, se llegaría a una mejor interrelación entre proveedores, cliente y empresa.