REPORTES DE SOSTENIBILIDAD

REPORTES DE SOSTENIBILIDAD REPORTES DE SOSTENIBILIDAD Nombre del expositor Profesión - Cargo

DESARROLLO SOSTENIBLE Desarrollo que satisface las necesidades de las generaciones presentes, sin comprometer las capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades Brundtland comision

DESARROLLO SOSTENIBLE

INFORME DE SOSTENIBILIDAD Reporte de la situación económico - financiera, social y ambiental (Triple Bottom Line o Triple Línea de Acción) de las empresas. En él se presenta la visión de la empresa y como ésta integra las tres dimensiones del Desarrollo Sostenible, además de exponer su relación con los públicos de interés (stakeholders).

El reporte presenta indicadores de resultado de los siguientes aspectos Económico: Incluye sueldos, productividad laboral, creación de empleo, gastos en servicios externos, gastos en I&D, inversiones en formación y otras formas de capital humano. Ambiental: Incluye el impacto de los procesos, productos y servicios sobre el aire, agua, tierra, biodiversidad y salud humana. Social: Incluye salud y seguridad en el trabajo, estabilidad de los empleados, derechos laborales, derechos humanos, entre otros. Debe ser publicado y estar a disposición de cualquier grupo de interés (stakeholder), para su conocimiento y comentarios.

QUE ES GRI Red global de múltiples expertos, representantes de organizaciones empresariales, trabajadores, Ong s, inversores, de 30 países que han trabajado de manera participativa buscando un consenso alrededor de comunicación de sostenibilidad

BENEFICIOS DE UN REPORTE DE SOSTENIBILIDAD Panorama claro de impactos económicos, ambientales y sociales Identificación de riesgos y oportunidades Identificación del mejoramiento gerencial Identificación de oportunidades para reducir costos Priorización de acciones Efectos positivos en atracción y retención de talento humano

BENEFICIOS DE UN REPORTE DE SOSTENIBILIDAD Mejora la reputación y lealtad de los clientes Fuente de ventajas competitivas Las organizaciones transparentes, tienden a ser mas estables y económicamente viables El dialogo, entre empresa y sociedad, hace mas fácil, encontrar soluciones

PRINCIPIOS DE UN REPORTE DE SOSTENIBILIDAD PRINCIPIOS PARA DEFINIR EL CONTENIDO INCLUSION: Visión y voz de públicos estratégicos esta reportada EXHAUSTIVIDAD: Se incluyen todas las operaciones e impactos MATERIALIDAD: Principales asuntos e impactos CONTEXTO DE SOSTENIBILIDAD: Se presenta la dimensión económica, ambiental y social

PRINCIPIOS DE UN REPORTE DE SOSTENIBILIDAD PRINCIPIOS PARA DEFINIR LA CALIDAD DE LA MEMORIA EQUILIBRIO: Se divulgan resultados positivos y negativos COMPARABILIDAD: Los indicadores se presentan de manera que se pueda hacer comparación con empresas o en el tiempo PRECISIÓN: Datos con exactitud y mínimo margen de error

PRINCIPIOS DE UN REPORTE DE SOSTENIBILIDAD PERIODICIDAD: Se publica el reporte periódicamente PRINCIPIOS PARA DEFINIR LA CALIDAD DE LA MEMORIA CLARIDAD: Se presentan datos de manera clara y de fácil comprensión FIABILIDAD: Las fuentes de información pueden ser identificadas, garantías.

FASE 1. PREPARACIÓN

FASE 1. PREPARACIÓN IMAGINE LA MEMORIA DE SOSTENIBILIDAD GRI DE SU ORGANIZACIÓN RESPONDA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS: COMO SERA LA MEMORIA FINAL? COMO SERA EL PROCESO PARA LLEGAR A ELLA? QUE FORMA ADOPTARA LA MEMORIA PARA CUANDO LA DEBO TENER LISTA QUIENES SON LOS DESTINATARIOS QUE SE INCLUIRA COMO SE VA A DAR A CONOCER LA MEMORIA

RELACION ENTRE ACTIVIDADES DE LA EMPRESA Y SU IMPACTO ECONOMICO, SOCIAL, Y AMBIENTAL Emplear herramientas de autoevaluación para identificar impactos. Asesoria de expertos Percepciones de la comunidad Principios del pacto mundial Diagnósticos ambientales de la empresa

FASE 1. PREPARACIÓN DESARROLLE UN PLAN DE ACCION FASES DE ELABORACION DE UNA MEMORIA O REPORTE DE SOSTENIBILIDAD Quien es el responsable Quien esta implicado plazo Presupuesto Reunión interna inicial, para identificar objetivos e impactos, y acordar procesos de elaboración Hacer listados de grupos de interés, clasificarlos y consultarles Combinar aporte interno y externo, (empresa y stakeholders) Aprobar indicadores que se van a utilizar para evaluar, informar sobre ellos, y objetivos futuros Comprobar donde esta ahora su organización (uso de herramientas de Autoevaluación) Modificar los métodos empresariales y sistemas de gestión si es necesario Supervisar y controlar indicadores Definir método y plan de comunicación Extraer conclusiones, negativas y positivas, y aprobar las que se publicaran Redactar la memoria, y comunicarla y distribuirla

FASE 1. PREPARACIÓN CREE UN EQUIPO PARA LAELABORACION DE LA MEMORIA

FASE 1. PREPARACIÓN CONVOQUE A UNA REUNION INCIAL Valorar los objetivos de su organización, e identificar los principales impactos positivos y negativos, en el ámbito social, económico, y ambiental. Discutir acciones que puedan ayudar a contrarrestar o potenciar los impactos, para identificar sobre cuales se debe actuar Llegar a un acuerdo en cuanto al proceso de elaboración del reporte

FASE 2. CONTACTOS HABLE Y ESCUCHE

GRUPOS DE INTÉRES

PARTES INTERESADAS, GRUPOS DE INTERES, STAKEHOLDERS PERSONAS O GRUPOS QUE PUEDAN AFECTAR O SER AFECTADOS POR LA ORGANIZACION CADA VEZ ADQUIERE MAYOR IMPORTANCIA LA GESTION DE LAS RELACIONES CON TODOS LOS GRUPOS DE INTERES

IDENTIFIQUE LOS GRUPOS DE INTERES DE SU ORGANIZACIÓN FACTORES IMPORTANTES PARA SELECCIONAR GRUPOS DE INTERES: RESPONSABILIDAD: grupos de interés vinculados de su organización, en virtud de normativas, contratos, políticas. INLFUENCIA: Grupos de interés que tienen capacidad de incluir la consecución de objetivos PROXIMIDAD: grupos de interés de los que depende la organización DEPENDENCIA: grupos de interés que dependen de la organización REPRESENTACIÓN: Representan instituciones claves con los que interactúa la organización

CLASIFIQUE LOS GRUPOS DE INTERES DE SU ORGANIZACIÓN Ejerce el grupo una influencia en su desempeño: social, ambiental, económico? Se ve afectado en gran medida este grupo por su desempeño: social, ambiental, económico. Este grupo ejercerá mucha influencia o se vera afectado a futuro?

DIALOGUE CON LOS GRUPOS DE INTERES DE SU ORGANIZACIÓN CARTAS Mas para transmitir información que para dialogar Difícil saber si la carta llega a la persona adecuada Seguramente necesitara llamadas o recordatorios para su seguimiento

DIALOGUE CON LOS GRUPOS DE INTERES DE SU ORGANIZACIÓN CONVERSACIÓN TELEFONICA Hay que organizar muy bien los resultados de la conversación Puede tener costos elevados Establece un contacto personal, aumenta las posibilidades de recibir opiniones Ofrece tiempo para que los grupos de interés aporten datos mas específicos

DIALOGUE CON LOS GRUPOS DE INTERES DE SU ORGANIZACIÓN ENCUENTRO CARA A CARA - REUNION Buena forma de dar confianza y credibilidad Fácil para captar la percepción que los grupos de interés tienen de su organización Fácil de recopilar un conjunto de respuestas intangibles Es bueno que el rol del facilicitador lo desarrolle una tercera persona Tiene dificultades en organizar una fecha, para que todas las partes interesadas puedan asistir

DIALOGUE CON LOS GRUPOS DE INTERES DE SU ORGANIZACIÓN E MAIL Relativamente fácil para iniciar el contacto. No es la forma más fácil para todos los grupos. El diseño tiene que ser accesible, con preguntas relevantes y de fácil comprensión. Forma relativamente fácil de recibir los comentarios ENCUESTAS Consume poco tiempo del encuestado Fácil de rastrear, A los encuestados se les puede informar de las acciones que usted va a emprender como resultado de sus aportes

FASE 3. DEFINICION LOCALICE LOS ESFUERZOS MATERIALIDAD

MATERIALIDAD El principio de materialidad es un método para determinar cuales indicadores deben serán incluidos en el reporte, gestionados, monitoreados, y reportados en un futuro cercano. Un buen informe no es el que reporta todas las problemáticas posibles, de la definición de asuntos materiales, depende la calidad y utilidad del informe.

RELEVANCIA INTERNA MATERIALIDAD RELEVANCIA DEL CONTENIDO Todos los indicadores materiales deben ser reportados, bien sea dando a conocer la información, discutiéndola, o explicando acciones para preparase frente a ello. RELEVANCIA EXTERNA

PRINCIPIO DE MATERIALIDAD ASPECTOS IDENTIFICADOS EN LA REUNION INCIAL ASPECTOS SUGERIDOS POR GRUPOS DE INTERES ASPECTOS INCLUIDOS POR COORDINADOR LISTA DE ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA RECAUDAR INFORMACION LISTA DE INDICADORES RELACIONADOS CON LOS ASPECTOS COMPROBACIÓN DE RELEVANCIA INDICADORES MATERIALES

AMBIENTAL MATERIALES DESEMPEÑO ECONOMICO ASPECTO SELECC. INDICADOR GRI LO HAN MENCIONADO LOS GRUPOS DE INTERES COMO IMPORTANTE CONSTITUYE UN RETO PARA EL FUTURO ES DISCUTIDO POR SUS COMPAÑEROS TIENE RELACION CON LEYES NORMAS, ACUERDOS INTERNACIONALES, PLANIFICACION ESTRATEGICA CONSTITUYE UNA OPORTUNIDAD PARA SU ORGANIZACIÓN AUMENTA LA PROBABILIDAD DE QUE SU ORGANIZACIÓN CORRA ALGUN RIESGO ESTA RECONOCIDO COMO UN RIESGO DE SOSTENIBILIDAD POSEE SU ORGANIZACIÓN CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA ESPECIALIZADA PARA CONTRIBUIR CON LA SOSTENIBILIDAD EN ESTA AREA CONTRIBUYE CON ÉXITO DE LA IMPLEMENTACION DE SU ESTRATEGIA O FORTALECE LOS VALORES DE SU ORGANIZACIÓN EJEMPLO MATRIZ MATERIALIDAD EC1: Valor economico directo generado, y distribuido, incluidos ingresos. EN1: Materiales Utilizados, por peso o volumen. EN17: emisiones directas de gases efecto de invernadero SI NO SI NO SI SI SI SI NO SI SI SI NO SI SI NO SI SI SI NO SI SI SI NO

SIGNIFICANCIA STAKEHOLDERS Y SOCIEDAD MATERIALIDAD BTGROUP PLC.S 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 REPORTE ON LINE NO SE REPORTA REPORTE ESCRITO 8 7 6 5 4 3 2 1 SIGNIFICANCIA PARA LA EMPRESA 9 10

Que Reportar?? Se recomienda reportar todos los indicadores relevantes. Facilitando su información Explicando la razón de su omisión Retos como la disponibilidad de la información, el costo de conseguirla, aspectos legales o privacidad, pueden posponer la comunicación abierta sobre alguno de los asuntos o indicadores materiales. En este caso el informe, debe explicar por qué no se está preparado para comunicarlo, y que planes tiene para poder informar sobre este asunto

Listo para informar???? YA TIENE UNA IDEA CLARA DE LOS ASPECTOS Y LOS INDICADORES QUE DEBERIA INFORMAR. VIABILIDAD PRACTICA? DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA CALCULAR LOS INDICADORES? COSTOS DE RECOPILAR LA INFORMACIÓN? PASOS PARA EMPRENDER LA RECOPILACION DE LA INFORMACIÓN?

fije objetivos y metas. Una vez se haya decidido cuales son los indicadores a evaluar y se haya determinado el contenido de la memoria, vale la pena valorar el desempeño actual en dichas áreas, y fijar objetivos y metas presentes y futuras. NO SIEMPRE LOS OBJETIVOS TIENEN QUE EXPRESARSE EN CANTIDADES EXACTAS, MEDIBLES. Se consideran objetivos como: Mejorar procedimientos Mejorar políticas Implementar programas de formación en materia de sostenibilidad

Se debe tener presente Un informe de sostenibilidad es una comunicación publica de una organización y la ultima palabra sobre el contenido debe darla el órgano decisorio de mayor poder. Se recomienda presentar el contenido del reporte a todos los tomadores de decisiones de la organización antes de la publicación. La información publicada será responsabilidad de los dueños de la compañía y sus representantes

PUNTOS CLAVE DE LA INFORMACIÓN PUBLICADA Alcance y periodo del reporte (limite) Grupos de interés consultados Asuntos e indicadores que han sido identificados como prioridad y que stakeholder identificó cada uno Lista de indicadores materiales que son objeto de comunicación, como resultado de un procesos basado en el principio de materialidad Cuales indicadores deberían ser incluidos a futuro y que debe de hacerse para informar de ellos en próximos reportes

FASE 4. SUPERVISION. CONSTRUYA LA MEMORIA

SEGUIMIENTO RECUERDE HABER DEFINIDO EL ALCANCE Y PERIODO, SIN ESTO NO SE PUEDE RECOPILAR LA INFORMACIÓN. EL SEGUIMIENTO ES LA PARTE MAS EXTENSA DEL PROCESO, REFLEJA EL DÍA A DÍA DE LA ORGANIZACIÓN. ES EL RECOPILAR Y ANALIZAR LA INFORMACIÓN. HACER SEGUIMIENTO IMPLICA MEDIR EN EL TIEMPO PARA PODER REFLEJAR EL DESEMPEÑO. EL SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN ES UNA TAREA CONTINUA QUE NO TERMINA CON LA ELABORACIÓN DEL INFORME. RECOPILE LOS DATOS CON REGULARIDAD Y DE MANERA SISTEMATICA PARA GARANTIZAR EL EQUILIBRIO, LA PRECISION, LA PERIODICIDAD, LA CLARIDAD Y LA FIABILIDAD DEL REPORTE. ES CONVENIENTE QUE LA RECOPILACION DE LOS DATOS Y LA REVISION DE ESTOS, LO REALICEN PERSONAS DISTINTAS.

COMPRUEBE LOS PROCESOS Y SUPERVISE ACTIVIDADES La información puede ser cualitativa y cuantitativa, para esta ultima se recomienda establecer o usar los formatos electrónicos simples y eficientes. Algunos indicadores se informan de manera cualitativa, con este tipo de información es crucial registrar de donde proviene y quien es el responsable de ella

ASEGURESE DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN Cumplir con los principios de calidad de información: EQUILIBRIO El reporte contiene resultados favorables y desfavorables? Se presenta de tal modo que permite al usuario ver tendencias negativas y positivas del desempeño?

ASEGURESE DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN COMPARABILIDAD El desempeño de su empresa, puede compararse con organizaciones de referencia o con los datos de otras organizaciones similares? El reporte y la información que contiene, puede compararse con carácter anual? Las variaciones existentes entre periodos informativos con respecto de la cobertura, alcance, duración o información, pueden ser identificadas y explicadas? Utilizo el suplemento sectorial en caso de existir?

ASEGURESE DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN FIABILIDAD Su organización puede identificar la fuente original de toda la información que figura en la memoria (para una comprobación interna)? Cuando en la memoria figuran hipótesis o cálculos complejos, puede su justificar la fiabilidad del las mismas (para una comprobación interna)? Si eligió la verificación externa de su memoria, puede verificarse el alcance y extensión de la misma?

ASEGURESE DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN PRECISIÓN La técnica de medición de datos y las bases de calculo utilizadas, están bien descritas?, pueden reproducirse con resultados similares? La memoria indica que datos se han estimado y que hipótesis y técnicas se han empleado para generar dichas estimaciones? Las declaraciones cualitativas de la memoria son validas en función del resto de la información presentada y de otras evidencias disponibles? El margen de error de los datos cuantitativos es lo suficientemente pequeño como para no influir de manera sustancial en la capacidad de los grupos de interés de interpretar los datos de manera adecuada?

ASEGURESE DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN PERIODICIDAD La información que se presenta es reciente con respecto al periodo sobre el que se informa? La recopilación y publicación de los principales datos del desempeño es coherente con el calendario de elaboración de la memoria de sostenibilidad? La información de la memoria indica claramente el periodo al que hace referencia, cuando se actualizará y cuando se actualizó por última vez?

ASEGURESE DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN CLARIDAD La memoria contiene suficiente información sin ser excesiva e innecesariamente detallada? Los usuarios de la memoria pueden encontrar la información que buscan sin tener que hacer esfuerzos extraordinarios, ayudados por índices, tablas, enlaces u otros mecanismos? La memoria evita términos técnicos?, contiene un glosario con los términos poco corrientes? La memoria es accesible para personas con habilidades diferentes (p.ej.: diferencia de idioma, de acceso a la tecnología)?

REALICE EL SEGUIMIENTO No espere hasta que sea demasiado tarde Un error común es evaluar el desempeño de la organización en relación con los objetivos fijados al final del periodo sobre le que se esta informando, cuando los avances medibles son las fáciles de alcanzar. Mantenga las líneas de comunicación abiertas desde el principio Una parte importante del proceso se seguimiento consiste en identificar cuando esta empeorando el desempeño o cuando no está mejorando lo suficiente como para alcanzar el objetivo propuesto, o cuando no se han seguido los pasos del proceso a su debido tiempo. Establezca un control de la situación tres meses antes de finalizar la memoria Si se quiere elaborar una memoria de calidad y que tenga éxito, es conveniente fijar una fecha exacta en la que se evaluarán todas las mediciones y pasos realizados.

FASE 5. MEMORIA. VERIFIQUE Y COMUNIQUE

POR QUE ES PRERIBLE CUBRIR MENOS INDICADORES PERO GARANTIZAR MAYOR CALIDAD Una organización tiene recursos limitados, por esto se debe focalizar en lo que realmente es MATERIAL. Por otro lado, la organización y sus grupos de interés es más útil un informe corto en indicadores, pero valioso, por su rigor y significado. La calidad de la información dará mayor credibilidad.

Elija la mejor manera de comunicarse GRUPOS DE INTERES INTERNOS GRUPOS DE INTERES EXTERNOS BOLETINES FOLLETOS CARTELES REUNIONES AVISOS EN TABLONES REUNIONES MEMORANDOS REUNIONES PRESENTACIONES EN EVENTOS CORREO ELECTRONICO PAGINA WEB NOTAS DE PRENSA INFORME IMPRESO

REDACTE LA MEMORIA USTED DECIDE LA EXTENSION NO PIERDA DE VISTA EL OBJETIVO AGRADABLE Y FACIL PARA PUBLICO OBJETIVO NO EXISTE UNA EXTRUCTURA CORRECTA, CADA ORGANIZACIÓN DECIDE COMO.

LISTA RECOMENDADA PARA CONSTRUIR EL MARCO Y EL CONTENIDO DE LA MEMORIA 1. Estrategia y Análisis 2. Perfil de la organización 3. Parámetros de la memoria 4. Gobierno corporativo, compromisos, retos, y participación de los grupos de interés. 5. Enfoque de Gestión, e indicadores de desempeño 6. Plantilla de niveles de aplicación

FINALICE LA MEMORIA

CALIFICACION GRI La calificación GRI a los reportes NO es un distintivo, ni lo aprueba el GRI. La calificación se la auto asigna la empresa en función de lo que cree es el grado de cumplimiento de lo propuesto en las guías de reporte GRI. Y le puede poner un signo + si ha tenido alguna forma de verificación independiente de la información presentada, por sencilla que esta sea. Puede poner además GRI-checked si le ha enviado con antelación el reporte a las oficinas del GRI y estos acusan recibo. En el GRI no emiten opinión favorable o desfavorable

PRESENTE LA MEMORIA Y. PREPÁRESE PARA EL PROXIMO CICLO!!!