Gestión de Proyectos

Gestión de Proyectos Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008. Gestión de Costos Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

La Gestión de los Costos del proyecto incluye los procesos necesarios para que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.

O los costos nos controlan a nosotros?

Gestión de los Costes Plan de Gestión de Costes puede establecer: Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos. Unidades de medida, mediciones y recursos. Enlaces con procedimientos de la organización, CAP s y cuentas contables. Umbrales de control, variaciones permitidas. Reglas de valor ganado, fórmulas, criterios, CAP s. Formatos de informe. Descripciones de procesos.

1. Pregunta de Certificación Project Management Professional PMP Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo de proyecto que está a cargo de usted. Qué debería hacer usted como PMP es este caso? A. Emitir una solicitud de cambio. B. Reunirse con la Gerencia. C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte. D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo.

Proceso 7.1: Estimación de Costes

Estimación de los Costes Desarrollo de una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma.

Estimación de los Costes

Estimación de los Costes Factores Ambientales de la Empresa Condiciones del mercado: productos, servicios, y resultados disponibles ESTIMACIÓN DE COSTES Bases de datos comerciales

Estimación de los Costes Activos de los Procesos de la Organización Políticas de estimación de costos ESTIMACIÓN DE COSTES Plantillas de estimación de costes Información histórica Archivos del proyecto Conocimiento del equipo Lecciones aprendidas

Estimación de los Costes Enunciado del Alcance del Proyecto. Necesidad del negocio. Justificación. Requisitos. Límites. Restricciones. Asunciones. Lista de entregables. Criterios de aceptación. ESTIMACIÓN DE COSTES

Estimación de los Costes EDT Suministra relación entre todos los componentes del proyecto y los entregables ESTIMACIÓN DE COSTES CASA DE CAMPO 1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión 3.1. Afirmado 3.2. Ed. Áreas de descanso 3.3. Ed. Áreas de recreación 3.4. Habilitación de otras áreas 2.1. Maquetas 2.2. Planos Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas Cancha Frontón Cancha Tenis Piscina 5.1. Planeamiento 5.2. Control

Estimación de los Costes Diccionario de la EDT Identificación de productos entregables Descripción del trabajo en cada componente de la EDT ESTIMACIÓN DE COSTES

Estimación de los Costes Plan de Gestión del Proyecto Plan de gestión del cronograma. Plan de gestión de personal. ESTIMACIÓN DE COSTES Registro de riesgos.

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Estimación por analogía Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares, como base para estimar el coste del proyecto actual. Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada. Utiliza el juicio de expertos. Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta. Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia, y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

Estimación por Analogía CASA DE CAMPO 1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión 3.1. Afirmado 3.2. Ed. Áreas de descanso 3.3. Ed. Áreas de recreación 3.4. Habilitación de otras áreas 2.1. Maquetas 2.2. Planos Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas Cancha Frontón Cancha Tenis Piscina 5.1. Planeamiento 5.2. Control Es una estimación de arriba a abajo

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Determinación de Tarifas de Costes de Recursos Se deben conocer las tarifas de costes unitarios de cada recurso Se usan cotizaciones, tarifas estándar con factores de escalamiento, bases de datos comerciales, y listas de precios de los vendedores.

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Estimación ascendente Estimación del costo de actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulación para obtener el costo total del proyecto. El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la actividad individual o paquete de trabajo: serán mayores en la medida que estas actividades o paquetes sean más pequeños. Debe balancearse precisión adicional con costo adicional.

Estimación Ascendente CASA DE CAMPO 1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión 3.1. Afirmado 3.2. Ed. Áreas de descanso 3.3. Ed. Áreas de recreación 3.4. Habilitación de otras áreas 2.1. Maquetas 2.2. Planos Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas Cancha Frontón Cancha Tenis Piscina 5.1. Planeamiento 5.2. Control Es una estimación de abajo a arriba

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Estimación Paramétrica Técnica que utiliza relación estadística entre datos históricos y otras variables, para calcular una estimación de costes. Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la información de costes y recursos.

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Software de Gestión de Proyectos Software de estimación de costes. Hojas de cálculo. Herramientas de simulación y estadística.

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Análisis de propuestas para licitaciones Análisis de ofertas de proveedores. Análisis de lo que debería costar el proyecto.

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Análisis de Reserva Reservas o asignaciones para contingencias son costes estimados que utilizará el PM para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Problema de posible exageración de estimación de costes. Reservas no forman parte de la línea base de costos.

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Coste de la Calidad Pueden utilizarse para preparar estimación de costes.

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Estimaciones de costes Evaluaciones cuantitativas de costes probables de los recursos. Presentación resumen o detallada. Se estiman costes para todos los recursos, y categorías especiales como asignación por inflación o reserva de contingencia.

Estimación de los Costes Ejemplo 3.1.3. Limpiar Terreno PROYECTO CASA DE CAMPO Volquete de 10 TN 1 $100/día Capataz 1 $ 20/día Obreros (cuadrilla) 3 $ 5/día Mameluco 3 $ 10/día Par de botas 3 $ 15 Par de guantes 3 $ 10 Rastrillo 2 $ 15 Escoba 2 $ 5 Carretilla 1 $ 25 Desinfectante 10 glns $ 15 Costos estimados

Estimación de los Costes Ejemplo PROYECTO CASA DE CAMPO Alternativa: contratación de compañía de limpieza 3.1.3. Limpiar Terreno Volquete de 10 TN 1 $100/día Costo servicio 1 $100/día Costo contratación 1 $100 Costo supervisión 1 $ 25/día Costos Estimados alternativos

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Información de Respaldo. Cantidad y tipo depende del área de aplicación. Debe proporcionar imagen clara, profesional, y completa de cómo se obtuvo la estimación. Debe incluir: Descripción de alcance de trabajo. Fundamentos de la estimación. Asunciones y restricciones. Rango de estimaciones.

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Cambios Solicitados. Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes o Requisitos de Recursos u otros componentes del Plan de Gestión del Proyecto. Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.

Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones) Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestión de Costes en caso de ser necesario.

2. Pregunta de Certificación PMP Cuando recién se está conceptualizando el proyecto, usted tiene un intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de estimación se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de juicio de expertos, pero el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo mejor sería: A. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio experto. B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre ambas posiciones. C. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta. D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues usualmente es más exacto.

Proceso 7.2: Preparación del Presupuesto de Costes

Preparación del Presupuesto Suma costes estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.

Preparación del Presupuesto

Preparación del Presupuesto Enunciado del Alcance del Proyecto Limitaciones periódicas formales de gastos de fondos del proyecto. PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES

Preparación del Presupuesto EDT. Diccionario de la EDT. Estimaciones de Costes. Información de Respaldo de la Estimación de Costes. Cronograma del Proyecto. PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Calendarios de Recursos (De procesos anteriores).

Preparación del Presupuesto Contrato Información relacionada sobre los productos o servicios contratados se utilizan para desarrollar el presupuesto. PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES

Preparación del Presupuesto Plan de Gestión de Costes Componente del Plan de Gestión del Proyecto. PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Suma de Costes Las estimaciones de costes de actividades se suman hasta el nivel paquete de trabajo. Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el nivel Cuenta de Control (CAP). Las estimaciones de CAP s se suman hasta el proyecto.

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Análisis de Reserva Reservas para contingencias de gestión son presupuestos reservados para cambios no planificados o incógnitas desconocidas. El Gerente de Proyecto debe obtener aprobación antes de comprometer o gastar esta reserva. No forman parte de la línea base del coste pero están incluídas en el presupuesto del proyecto.

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Estimación Paramétrica Usa características (parámetros) del proyecto dentro de un modelo matemático para predecir los costes totales Son mas fiables cuando: La información histórica de base, es exacta. Los parámetros son fácilmente cuantificables. El modelo es escalable.

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Conciliación del Límite de la Financiación Grandes variaciones en los desembolsos de fondos no son deseables, por eso éstos se concilian con los límites de financiación establecidos por el cliente o la organización. La conciliación requerirá el ajuste del cronograma, lo cual se hará aplicando restricciones de fecha impuesta para paquetes de trabajo, hitos, o componentes de la EDT.

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Línea Base de Coste Presupuesto distribuido en el tiempo que sirve como base para medir, supervisar y controlar el rendimiento. Se desarrolla sumando los costes por período y se representa por una curva S. Proyectos de gran magnitud suelen tener múltiples líneas base de coste.

Línea Base de Costes - Presupuesto por elemento EDT CASA DE CAMPO $5200 1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión $850 $200 2.1. Maquetas 3.1. Afirmado 2.2. Planos 3.2. Ed. Áreas de descanso Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas 3.3. Ed. Áreas de recreación Cancha Frontón Cancha Tenis Piscina 3.4. Habilitación de otras áreas 5.1. Planeamiento $100 $100 $150 $200 5.2. Control $50

Línea Base de Costes Acumulado en el Tiempo PROYECTO CASA DE CAMPO FECHA VALORES ($) ACUMULADOS ($) 02-Ene 850 850 03-Ene 100 950 04-Ene 100 1,050 05-Ene 1,050 06-Ene 1,050 07-Ene 150 1,200 08-Ene 50 1,250

Línea Base de Costos Curva S Valores acumulados Tiempo

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Requisitos para la Proyecto Financiación del Los requisitos de financiación se derivan de la línea base de coste y pueden establecerse para excederlos con el fin de responder al avance temprano o los sobrecostes. En general la financiación no es continua y aparece como una función escalonada. Los fondos totales necesarios son la línea base más las reservas de gestión.

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones) Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestión de Costes en caso de ser necesario.

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Cambios Solicitados Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes u otros componentes del Plan de Gestión del Proyecto. Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.

Líneas Base del Proyecto EDT Lista de Actividades Estándar RECURSOS Estándar Costos Estándares ESTRUCTURA SÓLIDA DE INTEGRACIÓN ENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTO

Líneas Base del Proyecto ALCANCE LÍNEA BASE EDT Lista de Actividades Estándar RECURSOS Estándar Costos Estándares EL EDT ES LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE

Líneas Base del Proyecto EDT ALCANCE LÍNEA BASE CRONOGRAMA LÍNEA BASE Lista de Actividades Estándar RECURSOS Estándar Costos Estándares EL CRONOGRAMA ES LA LÍNEA BASE DEL TIEMPO, Y HA SIDO CONSTRUIDO EN BASE AL EDT Y LOS RECURSOS ASIGNADOS

Líneas Base del Proyecto EDT ALCANCE LÍNEA BASE CRONOGRAMA LÍNEA BASE Lista de Actividades Estándar RECURSOS Estándar Costos Estándares PRESUPUESTO LÍNEA BASE EL PRESUPUESTO ES LA LÍNEA BASE DEL COSTO, Y HA SIDO CONSTRUIDO SOBRE EL EDT Y EL CRONOGRAMA

Líneas Base del Proyecto EDT ALCANCE LÍNEA BASE Lista de Actividades Estándar RECURSOS Estándar Costos Estándares CRONOGRAMA LÍNEA BASE PRESUPUESTO LÍNEA BASE LAS TRES LÍNEAS BASES ESTÁN INTEGRADAS SOLIDAMENTE

3. Pregunta de Certificación PMP Recién ha completado la fase de iniciación de un pequeño proyecto y está próximo a iniciar la fase de planeamiento cuando un stakeholder le solicita el presupuesto del proyecto y la línea base del costo. Qué le debería responder? A. El presupuesto se puede encontrar en el Project Charter, el cual ya está disponible. B. El presupuesto y la línea base no estarán terminados y aceptados hasta que termine la fase de planeamiento. C. El plan de proyecto no contendrá el presupuesto y la línea base pues éste es un proyecto pequeño. D. Es imposible completar un estimado antes de que se cree y termine un plan de proyecto.

Proceso 7.3: Control de Costes

Control de Costes

Control de Costes Línea Base de Coste Requisitos para la Financiación del Proyecto CONTROL DE COSTES

Control de Costes Informes de Rendimiento Información sobre rendimiento del coste y recursos. CONTROL DE COSTES Información sobre el Rendimiento del Trabajo Entregables completados. Costes autorizados e incurridos. Estimaciones al término. Porcentajes físicamente completados.

Control de Costes Solicitudes de Cambio Aprobadas. Pueden incluir cambios en : Términos de coste del contrato. Alcance del Proyecto. Línea Base de Coste. Plan de Gestión de Costes. CONTROL DE COSTES

Control de Costes Plan de Gestión del Proyecto CONTROL DE COSTES Plan de gestión de costes. Otros planes subsidiarios.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Sistema de Control de Cambios del Coste. Define los procedimientos por medio de los cuales será modificada la línea base de coste. Incluye formularios, documentación, sistemas de seguimiento, y niveles de aprobación. Integrado con el proceso de Control Integrado de Cambios.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Análisis de Medición del Rendimiento Técnica del valor ganado (EVT) es útil para control de costes, gestión de recursos, y producción. Se basa en PV, EV, y AC. Calcula variaciones : CV=EV-AC y SV=EV-PV. Calcula índices : CPI=EV/AC y SPI=EV/PV.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Proyecciones ETC o estimación para concluir trabajo restante Basada en una nueva estimación: ETC=nueva estimac. Basada en variaciones atípicas: ETC=BAC-EV. Basada en variaciones típicas: ETC=(BAC-EV)/CPI.

EAC con nueva estimación : EAC = Estimate at Completion AC = Actual Cost ETC = Estimate to Completion Budget =100 AC 30 ETC 90 hoy EAC = 30 + 90 = 120 EAC = AC + ETC Costo Real a la fecha más un nuevo estimado para el trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el rendimiento pasado muestra que las supuestos originales estuvieron errados o ya no son válidos.

EAC usando el presupuesto restante: EAC = Estimate at Completion AC = Actual Cost BAC = Budget at Completion EV = Earned Value 100 EAC = AC + (BAC EV) Costo Real a la fecha más el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son atípicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro. AC 65 BAC - EV 100-60 hoy EAC = 65 + (100-60) = 105

EAC usando el presupuesto restante afectado por el CPI: EAC = Estimate at Complet. AC = Actual Cost BAC = Budget at Completion EV = Earned Value CPI = Cost Performance Index = EV/AC 100 EAC= AC + (BAC EV) /CPI Costo Real a la fecha más el presupuesto restante modificado por un factor. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son típicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro. AC 65 (BAC EV)/CPI (100 60)/(60/65) hoy EAC = 65 + (100-60)/(60/65) = 108.33

Control de Costes CONTROL DE COSTES Revisiones del Rendimiento del Proyecto Comparan: Rendimiento a lo largo del tiempo. Actividades/paquetes por encima/debajo del presupuesto. Hitos alcanzados o vencidos. Se combinan con: Análisis de variación. Análisis de tendencias. Técnica del valor ganado.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Software de Gestión de Proyectos Se usan para supervisar PV frente a AC o para predecir efectos de los cambios o variaciones.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Gestión de Variación Plan de gestión de coste describe como gestionar las variaciones.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Estimaciones de Costes (Actualizaciones) Son modificaciones a la información de costos usada para gestionar el proyecto. Debe notificarse a los stakeholders apropiados. Puede o no implicar ajustes a otros aspectos del plan del proyecto.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Línea Base de Coste (Actualizaciones) Cambios a línea base de coste. En general solo responden a cambios aprobados de alcance. En algunos casos las variaciones pueden ser tan grandes que se necesita revisar totalmente la línea base.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Mediciones del Rendimiento Los valores de CV, SV, CPI, SPI se calculan y documentan para los componentes de la EDT.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Conclusión proyectada Se documenta un valor de EAC y ETC, calculado o proporcionado por la organización ejecutante. Se comunica a los interesados.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Cambios Solicitados Se pueden generar cambios que afecten algún aspecto del proyecto o del presupuesto en particular. Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Acciones correctivas Todo aquello que se hace para alinear el rendimiento futuro esperado con el plan de gestión del proyecto.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones) Lecciones aprendidas: Causas raíz. Razonamiento subyacente a la acción.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones) Estimaciones. Línea base de coste. Plan de gestión de costes. Documentos del presupuesto.

4. Pregunta de Certificación PMP El project manager está asignando estimados de costos a las actividades individuales o a los paquetes de trabajo para establecer una línea base de medición de la performance del proyecto. Qué proceso es éste? A. Gestión de los costos. B. Estimación de costos. C. Presupuesto de costos. D. Control de costos.

Gestión de Proyectos Guía del PMBOK Gestión de Costos (Respuesta a las preguntas)

1. Pregunta de Certificación PMP Respuesta: C Explicación: Ésta es una pregunta de responsabilidad profesional / procura / costos. La situación describe un reclamo. Lo mejor que se puede hacer es conseguir información de soporte para descubrir qué sucedió y tomar acciones correctivas. Después de C (documentación de soporte), una investigación y una negociación, puede ocurrir A (solicitud de cambio). La alternativa D (rechazo) no es ética y la alternativa B (reunión con la gerencia) no debe ocurrir hasta tener toda la información.

2. Pregunta de Certificación PMP Respuesta: A Explicación: Ésta es una pregunta capciosa. Para elegir la mejor respuesta necesitamos saber que la estimación análoga es una forma de juicio experto. Notar que la alternativa C (determinar por qué) suena como una buena idea, pero si analizamos el resto de la sentencia veremos que hay un contrasentido pues la estimación análoga no es exacta por naturaleza. La alternativa B (costeo de ciclo de vida) no tiene sentido. La alternativa D compara dos cosas que son lo mismo.

3. Pregunta de Certificación PMP Respuesta : B Explicación: El presupuesto global del proyecto (alternativa A) se puede incluir en el Project Charter, pero no los costos detallados. Aun los proyectos pequeños (alternativa C) deben tener un presupuesto y un Schedule. No es imposible estimar un presupuesto de proyecto antes de crear un plan de proyecto (alternativa D), simplemente no es conveniente, pues el presupuesto no será detallado ni exacto.

4. Pregunta de Certificación PMP Respuesta: C Explicación: La respuesta A (gestión de los costos) es muy general. Los estimados ya han sido creados de manera que la respuesta B (estimación de costos) no es correcta. La respuesta no puede ser D (control de costos) porque la línea base no ha sido creada aún.

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