Participación Ciudadana Movimiento cívico no partidista Capítulo dominicano de Proyecto Fortalecimiento Institucional Casa Comunitaria de Justicia Acuerdo de donación Chemonics PC No. CJSS2015-01 Convocatoria Términos de referencia para contratación de consultoría para elaboración de procedimientos y manuales administrativos, financieros y de gestión humana para el Centro Casa Comunitaria de Justicia. Introducción Participación Ciudadana (PC) es un movimiento cívico no partidista que tiene por misión la concertación y presión para la construcción de una sociedad democrática, transparente y libre de corrupción e impunidad. PC implementa el proyecto Fortalecimiento Institucional Casa Comunitaria de Justicia, el cual tiene como objetivo general consolidar el modelo Casa Comunitaria de Justicia como iniciativa que facilita el acceso a justicia de la población vulnerable y la formación de líderes sociales para mejorar las relaciones entre la ciudadanía y las entidades estatales hacia la institucionalidad democrática; y como objetivos específicos: a) Desarrollar un modelo de gestión que consolide el programa Casa Comunitaria de justicia para su replicabilidad; b) Facilitar el acceso a justicia de población vulnerable mediante métodos alternos de resolución de conflictos. El Proyecto se ejecuta con la colaboración de las autoridades gubernamentales de los distintos niveles y tendrá un área de intervención geográfica en las zonas urbanas donde se concentra el 70% de la población dominicana, y el 63% de los jóvenes del "Corredor Duarte", que va desde Santo Domingo Norte hasta Puerto Plata, el cual incluye las provincias Monseñor Noel, La Vega, Espaillat, Santiago, Valverde, Puerto Plata y el Gran Santo Domingo y el Distrito Nacional en 18 barrios (Domingo Savio, La Zurza, Gualey, Capotillo, Villas Agrícolas, Villa Juana, Villa Consuelo, Simón Bolívar, María Auxiliadora, Cristo Rey, Enriquillo, Guachupita, Los Guandules, 24 de abril, 27 de febrero, Ensanche Luperón, Las Cañitas y La Ciénaga). El mismo se implementa con el auspicio de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) bajo la coordinación 1
Chemonics quien implementa el Proyecto Justicia 2020, y vinculados a otros Proyectos que se implementan en esa área geográfica en virtud de la Estrategia de la USAID/RD. Propósito de la Convocatoria Para alcanzar dichos objetivos, Participación Ciudadana se propone contratar a un/a consultor/a para la formulación de los procedimientos y manuales administrativos, financieros y de gestión humana para el Centro Casa Comunitaria de Justicia, a fin de establecer los controles y documentos de gestión institucional que contribuya a fortalecer el cometido del Centro Casa Comunitaria de Justicia, como una asociación sin fines de lucro y entidad independiente de Participación Ciudadana. I. Objeto La presente consultoría tiene como objeto la formulación de los procedimientos y manuales administrativos, financieros y de gestión humana para el Centro Casa Comunitaria de Justicia, estableciendo un sistema de control interno a ser desarrollado por la institución, para que estén adecuados a cualquier proyecto que ejecute el mismo, disminuyendo el riesgo de fraude financiero y previniendo correcciones oportunas en coordinación con las áreas de trabajo. Al efecto, se requiere la contratación de un(a) CONSULTOR(A) especializado(a) en el área. II. Alcance y Descripción del trabajo El alcance del trabajo requerido está referido a: 1. Elaboración de políticas, manuales y procesos administrativos, financieros y de gestión humana. 2. Elaboración de formularios, planillas y toda documentación requerida para el cumplimiento de los procesos administrativos, financieros y de gestión humana. 3. Procedimiento y/o mejora del proceso de archivo de documentación y correspondencia. 4. Socialización de los productos a la Dirección Ejecutiva de Participación Ciudadana y el Centro Casa Comunitaria de Justicia. El (la) Consultor(a) presentará sus productos a la Dirección Ejecutiva de Participación Ciudadana y al Centro Casa Comunitaria de Justicia, quienes serán responsables de aprobar y adoptar los mismos en forma oportuna. 2
III. Objetivo Específicos y Productos esperados. El (la) Consultor(a) deberá presentar en el plazo estipulado los siguientes productos en función de los objetivos específicos: Objetivo Productos Actividades/Alcances Diagnóstico de las necesidades referentes a controles administrativos, financieros y de gestión humana. Elaboración de manuales, formulación de procesos y políticas internas. Producto No.1: Un documento de levantamiento de información, evaluación y diagnóstico que permita conocer la capacidad institucional que debe alcanzar el Centro Casa Comunitaria de Justicia. Dicho diagnóstico debe contemplar las áreas administrativas y técnicas que requieren la creación, políticas internas, manuales y procesos. Un documento de diagnóstico del sistema de información y comunicación, archivo y correspondencia. Definir la estructura orgánica de funcionamiento. Producto No.2: Un archivo que contenga: - Manual 1 de procedimientos administrativos, financieros y gestión humana. - Políticas y normas institucionales. - Revisión de la documentación y de los procesos y manuales vigentes de Participación Ciudadana. - Evaluación de los cargos y puestos del organigrama. -Revisión de las políticas institucionales de Participación Ciudadana referidas a los procesos técnicos y administrativos. - Entrevistas con el personal. -Presentar el plan de trabajo detallado de las actividades que se deben desarrollar para el cumplimiento de la consultoría. - Supervisión y evaluación de los sistemas y procesos de control. - Construcción y/o adecuación de los actuales instrumentos administrativos de Participación Ciudadana y elaboración de nuevos 1 Manuales esperados, un ejemplar físico y otro en formato digital CD-Room., son: 1. Manual de organización 2. Manual de descripción de cargos y funciones. 3. Manual de procedimientos administrativos y financieros. 4. Manual de Políticas internas 5. Manual de correspondencia y manejo de archivo 3
Implementación de mejoras Producto No.3:-Documento de informe de las políticas, normas y procesos implementados más recomendaciones. - Presentación de resultados vía una comparación de la situación inicial y la situación actual con las mejoras sugeridas. -Capacitación al personal en el sistema de control en funcionamiento. instrumentos para cumplir con el sistema de control interno planteado. - Reunión con el directorio del proyecto y Participación Ciudadana y para subsanar las observaciones que pudieran surgir sobre el resultado de la consultoría. -Capacitaciones al personal del proyecto sobre uso y aplicación de los manuales específicas al personal. Los productos de la consultoría expuestos anteriormente deberán permitir al Centro Casa Comunitaria de Justicia operar como un sistema de gestión de calidad y transparencia. Dejar las capacidades internas instaladas para tales fines. Los productos serán desarrollados según un plan de trabajo, incluyendo cronograma y metodología, que serán propuestos por el/la propio/a consultor/a durante la primera semana de actividades. IV. Duración El servicio se prestará período de ciento (120) días, cuya fecha de partida inicia al momento de contratación. V. Sede de operaciones El trabajo de Consultoría será realizado en las oficinas de Participación Ciudadana e involucra las nueve (9) Casas Comunitarias de Justicias ubicadas en el Distrito Nacional, y los municipios de Santo Domingo Oeste, La Vega, San Francisco de Macorís, Santiago, Mao, Esperanza y Moca. VI. Perfil profesional Experiencia mínima demostrable de tres (3) años en la formulación de documentos de gestión institucional del sector público y privado. 4
VII. Plan de trabajo El/a consultor/a debe presentar un plan de trabajo que contenga lo siguiente: 1. Actividades a realizar. 2. Metodología para la formulación y validación de los documentos de gestión institucional. 3. Cronograma de actividades. VIII. Forma de pago de la consultoría El monto propuesto es de Doscientos Cincuenta y Dos Mil Pesos dominicanos con 00/100 (RD$252,000.00), incluyendo el Impuestos sobre Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS) monto sujeto a la emisión de la factura con número de comprobante fiscal y la retención de los impuestos de ley correspondiente. Dicho monto será pagadero de la manera siguiente: 1. Un 20% a la firma del contrato de trabajo, previa entrega del Plan de trabajo. (Numeral VII) 2. Un 30% a la entrega del producto No. 1. (Numeral III). 3. Un 30% a la entrega del producto No. 2 (Numeral III). 4. Un 20% con la entrega del producto No.3 (Numeral III) previa aprobación por las Direcciones del proyecto y de Participación Ciudadana. IX. Documentos requeridos 1. Hoja de vida actualizada. 2. Respaldo a hoja de vida, en fotocopia simple. 3. Propuesta técnica y financiera. XI. Presentación de postulación: plazo y lugar. El plazo para enviar la postulación y depositar dichos documentos: del 24 de enero al 15 de febrero de 2017, en Participación Ciudadana: calle Wenceslao Álvarez No. 8, Zona Universitaria. Distrito Nacional, o enviar al correo electrónico: s.alcantara@pciudadana.org, con el asunto que indique TDR Consultoría Gestión Institucional CCJ. Los postulantes que resulten preseleccionados serán convocados a una entrevista personal que formará parte del proceso de selección. Para cualquier consulta contactar a: Seneida Alcantara, en horario de 8:30 am a 4:00 pm., al teléfono 809-685-6200 Ext. 238. 5