Descripción Propósito Mejora las es medida 1 Presentación Proyectos Comité Especial Directivo: La no aprobación oportuna de proyectos y como se indica en el Acta del Comité Especial Directivo 061 del 2 de julio de 2009, puede ser debida entre otros aspectos, a que Fenalce como administrador del FIC no envía con suficiente antelación, mínimo quince (15) días antes, a cada miembro del Comité los proyectos que se pretenden aprobar, con el fin de poder ser evaluados detenidamente dentro de un plazo prudencial y así tomar la mejor decisión No cumplir con La lo establecido aprobación por el Comité proyectos Especial parte Directivo respecto a la antelación con la que se deben presentar los ejecución no de por del Comité Especial Directivo y por en no Incluir en el Reglamento del Órgano Máximo un artículo de referente al envío Cumplir con el reglamento modificado que Inclusion del Reglamento 1102002 en beneficio del sector cerealero; más aún, cuando la informes presidente del Comité indico, que sin el cumplimiento de los que recursos permitan de proyectos con 15 días de permita la liquidacion del articulo modificado dicha política, Fenalce debe abstenerse de presentar en estas reuniones cualquier programa, proyecto o actividad liquidar el FIC. antelación a la fecha fondo que se pretenda realizar; dificultando aún mas, la reunión aprobación de proyectos necesarios para el sector y que permitirían agotar los recursos con los que aún cuenta el FIC, para proceder a su liquidación. Jurídica
Descripción Propósito Mejora las es medida 2 1404004 Presentación Interventoria Proyectos: Comité Los informes Especial presentados Directivo: por La no el No cumplir con La no interventor no profundizan sobre situaciones que se presentaron durante el desarrollo del proyecto y que pudieron afectar los resultados finales, sin identificar claramente las causas s mismas y a que o a quienes son imputables; como el caso del informe sobre el proyecto Obtención de cebadas malteras adaptadas a las diferentes regiones productoras de Boyacá y Cundinamarca donde registra enmalezamiento y deficientes crecimientos en lotes por inundaciones, Dificulta que en semillas almacenadas y dañadas por insectos; otras se caso de perdieron por pudrición., las anteriores observaciones del No profundiza presentarse interventor son insuficientes si no se relacionan con las en situaciones deficiencias en consecuencias gestión y resultados del proyecto que que en un el desarrollo de permitan verificar los gastos del mismo y certificar que las momento puede un proyecto compras de los productos requeridos se hicieron para que afectar el este pueda estos puedan ser cancelados con recursos del FIC y desarrollo del ajustarse en el establecer claramente y certificar si los objetivos proyecto momento establecidos y las metas planteadas en el proyecto se oportuno cumplieron para que la entidad administrativa proceda a los pagos a que haya lugar; mas aún, cuando el objeto de la interventoria es supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en los contratos o convenios celebrados. Evaluar y actualizar el manual de interventoria ajustandolo de ser necesario, consituyendo una guia para la interventoria. Obtener informes de interventoria que evidencien el avance real del proyecto, en cumplimiento del manual actualizado Actualización del manual Manual de Interventoria actualizado Técnica
Descripción Propósito Mejora las es medida 3 1802002 Presentación Gastos de Funcionamiento: Proyectos Comité Los gastos Especial dedirectivo: funcionamiento La no No La cumplir con no La no aprobación de proyectos por parte del Comité Especial Directivo representaron el 30.2 por ciento y los de inversión el 69.8 por ciento del presupuesto ejecutado; es decir por cada $100 ejecutados el FIC destino $30.2 a gastos de funcionamiento, lo cual es muy alto y se debe a que no se aprueban proyectos por parte del Comité Especial Directivo. Respecto al año 2008, los gastos de funcionamiento presentaron una disminución del 160.04 por ciento al pasar de $267.0 millones a $102.7 millones. Con relación a la inversión en Programas y Proyectos igualmente se presentó una disminución del 384.16 por ciento al pasar de $946.9 millones a $195.6 millones, esto debido básicamente a la no aprobación de proyectos por parte del Comité Especial Directivo, presentados por FENALCE como administrador del FIC. Es preocupante que después de trece años de haber sido declarado inexequible el artículo182 Ley 223 de 1995, no se aprueben proyectos que permitan agotar los recursos que se recaudaron, generando unos gastos de funcionamiento muy altos. Para la vigencia 2009, el FIC dejó $1.357.4 millones en Reserva para Inversiones y Gastos. Si no se aprueban proyectos los recursos del FIC se seguiran destinando a gastos de funcionamiento Presentar proyectos de inversión que agoten los recursos existentes en el Fondo Parafiscal Incrementar el porcentaje de inversión en proyectos Proyecto de Inversión Ficha técnica del Proyecto Técnica
Descripción Propósito Mejora las es medida 4 1801004 Presentación ConcordanciaProyectos entre la fecha Comité de Especial un egreso, Directivo: la elaboración La no No Fallas cumplir de control La no del comprobante y el registro en libros: En la conciliación interno contable bancaria cuenta 223348301 del Banco de Bogotá, se observa que en el mes de abril de 2009 se contabiliza un egreso por $28.05 millones, correspondiente al desembolso cuota del convenio con la Corporación Genera Colombia Internacional (CCI), (comprobante de egreso distorsión en la 1950), mientras que el cheque se giró en septiembre de información 2009.Si el pago no se iba a hacer en la fecha en que se contable, proyectó, debió anularse el comprobante y mantener en afectando la cuentas por pagar el valor factura que originó la cronología del transacción. Igual ocurre con un pago por $16 millones por registro s pago factura 16905 por el 20% del contrato 035/08 operaciones. de curso virtual de prácticas agrícolas, en donde se hizo el comprobante en diciembre de 2008 y el cheque se elaboró en junio de 2009, Modificar el procedimiento financiero de tal forma que se contemple una vigencia límite entre el Comprobante de Egreso y el pago. Contar con un registro contable que evidencie el pago efectivo del bien o servicio Modificación del Procedimiento Procedimiento Financiero modificado 5 1801001 Revelación en notas a los estados contables: En la nota 4 a los estados financieros se observa que no se revelan cuáles activos fijos se están usando en los proyectos, ni dónde están ubicados, ni se establece cuáles bienes no tienen la categoría de activos fijos, cuando realmente son bienes disponibles para venta, Fallas de control interno contable Ocasiona una insuficiente información en el rubro de propiedades, planta y equipo, afectando el análisis de esta cuenta. Ampliar la redacción y descripción de las notas contables de los Activos Fijos Contar con información suficiente sobre el rubro de propiedad, planta y equipo. Ampliación de la redacción de las notas a los estados financieros Nota de Activos Fijos Ampliada
Descripción Propósito Mejora las es medida 6 1801002 Presentación InconsistenciaProyectos entre los Comité registrosespecial del FIC Directivo: y de FENALCE La no No Faltacumplir de Control con La Distorsión enno la sobre la cuenta que registra las transacciones recíprocas: y Monitoreo información de En los registros contables figura una acreencia del Fondo la Cuenta de a FENALCE, la cual al inicio vigencia era de $22.6 Acreedores del millones y al finalizar la misma era de $7.3 millones. Al FIC comparar estos valores con la relación de transacciones en la contabilidad de FENALCE, existe una diferencia importante, debido a que en los registros contables Federación esta deuda al inicio vigencia era por $64.1 millones y al final por $21.5 millones, lo que genera una incertidumbre en el rubro de cuentas por pagar sobre la veracidad cifra mostrada, debido a que sobre las mismas transacciones, para los dos entes, debe existir un registro simultaneo y por el mismo valor. Circularizar a la Federación las cifras deudoras y acreedoras a la finalización de cada vigencia Depurar las cifras presentadas en las transacciones recíprocas Verificación de saldos contables Circularización entregada FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL Nombre: Correo electrónico: Elaboro: Oficina de Planeación