Portal de Proveedores Contenido Ingreso al Sistema... 2 Página principal... 3 Perfil... 4 Comprobantes Fiscales... 6 Órdenes de Compra... 7 Carga de Facturas...10 Visualizar Documentos...14 Preguntas Frecuentes...15 1
Ingreso al Sistema En la página de ingreso al sistema deberá ingresar su NIC y su contraseña para poder acceder al sistema. Si se ha olvidado la contraseña, podrá solicitar que ésta sea enviada a su correo electrónico haciendo click en el botón correspondiente: Podrá ingresar su NIT en la siguiente pantalla: 2
Página principal En la página principal, usted podrá ver las distintas opciones que podrá acceder en el portal: Perfil: Podrá visualizar sus datos personales, información de contacto y cambiar su contraseña. Comprobantes Fiscales: Podrá buscar y descargar los comprobantes fiscales. Órdenes de Compra: Podrá buscar y hacer un seguimiento sobre el estado de las órdenes de compra. Cargar Facturas: Podrá cargar facturas en las órdenes de compra abiertas. Visualizar Documentos: Se listarán todos los documentos emitidos vinculados con el proveedor, como facturas, notas de crédito, pagos, etc. Preguntas Frecuentes: Podrá visualizar las preguntas recurrentes y sus respectivas respuestas. : Podrá descargar este documento. Las distintas opciones también figuran en el menú del sistema. 3
Perfil En la solapa Información Básica se podrán ver los datos básicos como su dirección y código tributario. En la solapa Información de Contacto se podrán ver y editar los teléfonos, fax e emails disponibles para que se pueda efectuar el contacto. 4
En la solapa Cambiar Contraseña se podrá modificar la contraseña actual para el acceso al portal. 5
Comprobantes Fiscales En esta página podrá buscar y descargar los comprobantes fiscales. La búsqueda la podrá realizar según la ventana de tiempo para el cual fueron calculados los comprobantes fiscales. Los comprobantes se encuentran agrupados por tipo (IVA, Fuente, ICA Santa Mará e ICA Bogotá). Para poder descargar un comprobante fiscal es necesario hacer click en el ícono PDF. 6
Órdenes de Compra En esta sección se podrán listar las órdenes de compra, visualizar sus ítems, entregas y documentos asociados. El primer paso es buscar y seleccionar una orden de compra. Una vez seleccionada la orden de compra, se podrá consultar datos propios de la orden en la pestaña Orden de Compra. 7
En la pestaña Ítems se listan los ítems de la orden de compra. En la pestaña Entrega de Mercancías se listan las entregas de los distintos materiales asentados en el sistema. 8
En la pestaña Documentos se listan los documentos asociados a la orden de compra. Portal de Proveedores 9
Carga de Facturas El primer paso que se debe efectuar antes de cargar una factura es aceptar la declinación de responsabilidad. La declinación de responsabilidad dice lo siguiente: SIN PERJUICIO DE LA IMPORTANCIA QUE TIENE PARA NUESTRA COMPAÑÍA LA ACCIÓN REALIZADA POR USTED DE REGISTRAR LOS DATOS DE SU FACTURA EN FORMA PRELIMINAR, LES RECORDAMOS Y DEJAMOS CONSTANCIA QUE ÉSTA ACCIÓN NO IMPLICA Y TAMPOCO TIENE EFECTOS, EN NINGÚN CASO O CIRCUNSTANCIA, PARA TODO LO RELACIONADO O REFERENTE A: (I) PLAZOS DE PAGO DE FACTURAS, (II) PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS, (III) APROBACIÓN DE LA OPERACIÓN INVOLUCRADA, U (IV) OTROS PLAZOS LEGALES QUE PUEDAN EXISTIR; TODOS LOS CUALES COMENZARÁN A CORRER ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE DESDE LA PRESENTACIÓN FÍSICA DE TODOS Y CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS INDICADOS EN LOS RESPECTIVOS CONTRATOS U ÓRDENES DE COMPRA QUE VINCULEN A LAS PARTES. POR CONSIGUIENTE, TODA ACCIÓN REALIZADA EN LA PRESENTE PÁGINA O PORTAL POR USTED EN SU CONDICIÓN DE PROVEEDOR O CLIENTE NO DEVENGARÁ NI ORIGINARÁ DERECHO ALGUNO A FAVOR SUYO. 10
El siguiente paso es seleccionar la orden de compra a la cual se desea agregar la factura: Una vez seleccionado la orden de compra, se deberá ingresar el número de la factura y la fecha de su emisión. 11
En la siguiente pantalla se deberán ingresar las cantidades de los ítems a facturar: Portal de Proveedores Si no se encuentran las recepciones de materiales a la cual se desea facturar, podrá enviar una notificación automática haciendo un solo click: Si este es el caso, deberá ingresar una observaciones y los ítems de la orden de compra que ya fueron entregadas pero no figuran asentadas como recibidas. 12
En el caso en que se hayan ingresado los ítems a facturar, aparecerá una vista previa de todos los datos de la factura y se deberá hacer click en Guardar. 13
Visualizar Documentos En esta sección se podrán buscar y listar todos los documentos asociados con el proveedor, incluyendo facturas, notas de crédito, pagos, etc. Los datos del documento podrán ser descargados a PDF haciendo click en ver los detalles haciendo click en el botón.. Además se podrán 14
Preguntas Frecuentes En esta página se listarán las preguntas frecuentes realizadas sobre el uso del portal. Podrá encontrar las respuestas acordes y quitarse las dudas rápidamente. 15