DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº 10345 Señores Maykel Vargas García Giovanni Méndez Carmona, María Magdalena Rojas Figueredo Banco Popular y de Desarrollo Comunal 30 de setiembre de 2013 DCA-2380 Estimados señores: Asunto: Se autoriza procedimiento sustitutivo para la contratación de servicios para reparación y atención de averías las 24 horas en las oficinas y edificios donde el Banco Popular brinde sus servicios en todo el país y en inmuebles adjudicados en administración de ese banco. Nos referimos a oficio DCADM-758-2013 mediante el cual se solicita prórroga y se planean algunas modificaciones al sistema sustitutivo de contratación de servicios de reparación y atención de averías las 24 horas, en las oficinas y edificios donde el Banco Popular brinde sus servicios en todo el país, autorizado por este órgano contralor mediante oficio No. 8525 (DJ-699) del 14 de agosto de 2009 y 7060 (DCA-2182) del 26 de agosto de 2011. Mediante nota DCA-2108 del pasado 3 de setiembre este órgano contralor requirió información adicional, la cual fue atendida por oficios No. DCADM-870-2013 y DCADM-913-2013 1. Antecedentes y justificación de la solicitud Este órgano contralor mediante oficio No. 8525 (DJ-699) del 14 de agosto de 2009, autorizó un procedimiento sustitutivo de contratación administrativa, para contratar los servicios de reparación y atención de averías. Posteriormente, en el año 2010, se autorizó una modificación para incluir dentro del instructivo, el mantenimiento de los cubículos de los cajeros automáticos, según los términos de la nota No.3643 (DJ- 1493) del 23 de abril de 2010. En el año 2011, mediante oficio 7960 (DCA-2182) del 26 de agosto de ese año, se autorizó una prórroga del sistema, así como una serie de modificaciones. Finalmente, mediante nota 3780 (DCA-972) del 27 de abril de 2012, se autorizó una modificación para incluir la reparación y atención de averías a los bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados.
2 Señalan, que los servicios se han brindado únicamente a los inmuebles propiedad del Banco Popular, y en el caso de los edificios arrendados, la mayoría de las tareas ha sido realizada por el propietario del inmueble. Agrega, que solo las labores que por su naturaleza deben ser cubiertas por la Administración para el buen desempeño de las oficinas en arriendo, han sido efectuadas bajo este instructivo. Indican, que de la experiencia acumulada, el instructivo es un mecanismo satisfactorio que ha reducido en gran medida la necesidad de utilizar otro tipo de procesos que resultan más onerosos para el Banco. Entre las ventajas que este instrumento ha generado se citan: a) respuesta eficaz a la atención de averías en el marco del mantenimiento correctivo, minimizando los riesgos que una atención a destiempo o carencia de una oportuna solución pueda causar; b) aumento en la capacidad para el uso de herramientas, equipos, tecnologías, productos especiales, mano de obra especializada no disponible ordinariamente para el Banco en la atención y corrección de averías; c) mayor disponibilidad de personal técnico de planta para la realización de actividades de mantenimiento preventivo conforme a la programación anual, control de la calidad, mejoras y/o remodelaciones internas, sobre las actividades de mantenimiento correctivo, el instructivo constituye la herramienta más efectiva para la atención de averías; d) disminución de periodos de espera en la atención de averías debido al carácter local del instructivo, que permite tiempos reducidos de desplazamiento y menor gasto de consumo de combustibles, alimentación, hospedaje por traslado de técnicos; e) soluciones satisfactorias a los requerimientos asociados a las averías con la oportunidad de contar con garantía sobre el trabajo realizado; f) contar con una amplia diversidad y disponibilidad de mano de obra calificada distribuida en todo el territorio nacional para atender las averías en las edificaciones del banco versus una capacidad limitada de atención de averías y un limitado personal de planta; g) equilibrio de precios como consecuencia del uso del rol; h) ha sido un beneficio para atender averías o deterioros que presentan en los bienes adjudicados, ya que son muebles vacíos y objeto de un deterioro progresivo o vandalismo, y en otros casos requieren de atención de averías para ser habilitados para su uso. Agregan, que el mecanismo ha tenido aceptación, ya que al menos un proveedor se encuentra inscrito en todas las zonas, por lo que el 100% de las oficinas más grandes se encuentran cubiertas con este servicio. De continuar con el sistema se espera obtener proveedores en todo el país. Sin embargo, y producto de esa misma experiencia acumulada, pretenden efectuar una serie de modificaciones al instructivo, tales como: i) incremento del monto de $1.500 a $1.800, con el fin de compensar y mantener un equilibrio en la capacidad de este mecanismo; ii) participación del supervisor de mantenimiento de la División de Infraestructura y proyectos; iii) distribución de las zonas, reduciéndose a 10; iv) inclusión en factura del número de reporte; v) ampliación del plazo de pago entre otras. Manifiestan, que dado el dinamismo y competitividad del entorno bancario y experiencia obtenida, la herramienta se constituye en la más idónea para la satisfacción de esas necesidades. El instructivo se solicita con una vigencia de tres años. 2. Criterio del Despacho En el año 2009, este órgano contralor mediante oficio No. 8525 (DJ-699) del 14 de agosto de 2009, autorizó al Banco Popular un procedimiento sustitutivo de contratación de servicios de reparación y
3 atención de averías las 24 horas en las oficinas y edificios donde el Banco Popular brinde sus servicios en todo el país Dentro de las condiciones bajo las cuales se dio tal aval, se indicaba que el mismo sería por un plazo de 2 años. Además, se advertía que en caso de requerirse una nueva autorización, se debía remitir un análisis de las ventajas del sistema. Posteriormente, en el año 2010, esa entidad bancaria solicitó que se incluyera dentro del sistema en cuestión, la atención de averías de los cajeros automáticos, autorización que si dio según los términos del Oficio No. 3643 (DJ-1493) del 23 de abril de ese año. Luego, en el año 2011, se requirió una prórroga al sistema, y se incluyeron algunas modificaciones. Dicha prórroga se dio mediante el oficio 7960 (DCA-2182) del 26 de agosto de ese año, y modificación según los términos de la nota 3780 (DCA- 972) del 27 de abril de 2012. En esta oportunidad, el Banco requiere prorrogar el sistema alternativo, y para ello señala una serie de ventajas de tal instrumento. De esta forma, en el oficio No. DIP-1321-2013 se indica que tal instructivo ha implicado una respuesta eficaz a la atención de averías en el marco del mantenimiento correctivo, aumento en la capacidad para el uso de herramientas, equipos, tecnologías, productos especiales, mano de obra especializada no disponible ordinariamente para el Banco en la atención y corrección de averías; disponibilidad de personal técnico de planta para la realización de actividades de mantenimiento preventivo conforme a la programación anual, disminución de periodos de espera en la atención de averías, diversidad y disponibilidad de mano de obra calificada distribuida en todo el territorio nacional para atender las averías en las edificaciones del banco versus una capacidad limitada de atención de averías y un limitado personal de planta, equilibrio de precios como consecuencia del uso del rol. Está claro que en un mercado bancario, caracterizado por el dinamismo y competitividad, es necesario que la infraestructura se encuentre en buen estado como parte de un buen servicio al cliente. El sistema de atención de averías menores, que el Banco Popular ha implementado en los últimos años, ha permitido una atención más ágil y oportuna, según se indica. Además que ha incidido en la reducción de costos, ya que la atención se da por personas (físicas o jurídicas) que se encuentran cerca de las oficinas bancarias y no hay un desplazamiento de funcionarios del banco hacia los diferentes puntos. Tal instructivo también ha permitido mantener en buen estado aquellos inmuebles adjudicados por el Banco, con ocasión de obligaciones no canceladas, según lo dispuesto por el artículo de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional. Las labores de mantenimiento garantizan que los bienes reúnan las condiciones mínimas necesarias para ponerlas a la venta. De esta forma y con base en la documentación remitida, este órgano contralor no guarda reparos para autorizar el sistema por un plazo de tres años, contados a partir de la publicación en La Gaceta. Si bien, esa Administración solicitó una prórroga al sistema, dado que éste venció el pasado 16 de setiembre, lo que procede es otorgar una nueva autorización. Ahora, esa Administración, además, producto de esa experiencia, pretende efectuar una serie de cambios en el sistema, que se consideran propios de la ejecución, de allí que las razones que ha tenido el Banco para su variación quedan bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración.
4 3. Condiciones bajo las cuales se otorga la presente autorización a. El sistema de contratación que se autoriza es el remitido por nota DCADM-870-2013 y adicionado por nota DCADM-913-2013. El sistema tendrá una vigencia de 3 años contados a partir de la fecha de publicación en el Diario Oficial La Gaceta. b. Para los efectos de cualquier prórroga del sistema alternativo autorizado, es necesario que se cuente con el criterio de la Auditoría Interna de esa entidad, respecto de: a) La correcta aplicación del procedimiento en relación con el objeto autorizado, así como la verificación de que no se ha empleado para otros supuestos, b) Que la ejecución del sistema se haya realizado con base en los parámetros definidos en la autorización de la Contraloría General y lo plasmado en el propio sistema, c) Valoración de la eficacia y los beneficios económicos del sistema alternativo de contratación frente al régimen ordinario, que corrobore las circunstancias que originaron su elaboración y que la necesidad de su operación persista. En ese sentido, se deberá comunicar oportunamente a la Auditoría, para que lo que respecta a la programación y la ejecución de estas evaluaciones, las cuales se sustentan en el contexto de la colaboración prevista en el artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Los resultados deberán comunicarse oportunamente a la administración activa para lo que corresponda. Así, de previo a vencer plazo del sistema que aquí se autoriza, y en caso de que se requiera continuar con el citado sistema alternativo de contratación, el Banco deberá remitir junto con la solicitud de prórroga el citado criterio emitido por la Auditoría Interna. Cabe añadir que se enviará una nota a la Auditoría indicando lo anterior, y copia del citado oficio les será remitida. c. El Banco debe constatar que los servicios que se realicen sea a inmuebles de su propiedad, y en caso de ser arrendados, no se realicen tareas que de conformidad con la legislación vigente deben ser llevadas a cabo por el arrendante. d. En el caso de los bienes inmuebles transferidos en pago de obligaciones o adjudicados, las reparaciones y atención de averías deben limitarse a aquellas que sean necesarias para mantener el bien en condiciones mínimas básicas para la venta. e. Los contratos que lleguen a suscribirse requerirán para su eficacia de la aprobación interna, conforme el artículo 17 inciso 3) del Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública. f. Será responsabilidad de la Administración verificar que las personas que conforman el registro se encuentren al día con las obligaciones con la CCSS, FODESAF, impuestos nacionales y que no tengan ningún impedimento -prohibición o sanción- para contratar con la Administración. g. Queda bajo la exclusiva responsabilidad de la Administración la razonabilidad de los montos indicados en el sistema. h. En cuanto a los inmuebles objeto de reparación y atención de averías deberán incluirse en aquellos artículos donde se haga referencia a estos, los inmuebles adjudicados en administración del banco, tal y como se indica en el oficio DCADM-870-2013, punto 2. i. En cuanto al clausulado deberá atenderse previo a su publicación en La Gaceta, las siguientes consideraciones: Cláusula 2.5: aquellas contrataciones de mantenimiento preventivo, correctivo, integral que efectuará el banco independientemente del instructivo, deberá hacerlas por los procedimientos ordinarios de contratación administrativa.
5 Cláusula 3.5 inciso m): será responsabilidad de esa Administración establecer los controles necesarios para verificar que el rol del mantenimiento y el de inspección se manejen de forma independiente y sin detrimento uno del otro. Cláusula 3.6 inciso f): siendo que es obligación del Banco cancelar los servicios prestados, el pago pendiente a que hace referencia este punto, se entiende que es en el plazo que tiene el banco para cancelar, según lo dispuesto en el artículo 8. Por lo que deberá tomar las previsiones del caso para efectuar los pagos oportunamente en el periodo indicado. j. Deberá publicarse en el Diario Oficial La Gaceta y se deberá notificar a esta Contraloría General la fecha en que el procedimiento sustitutivo sea publicado en el Diario Oficial. Atentamente, Licda. Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Licda. Lucía Gólcher Beirute Fiscalizadora Anexo: un expediente LGB/ksa Ci: Archivo Central NI: 19732, 21435, 22973 G: 2009001803-5