MANUAL INTELISIS Intélisis México, D. F. Tehuantepec No. 118 Col. Roma Sur, C.P. 06760 México, D.F. Contáctanos Tel.: + 52 (55) 52 65 65 00 Fax: + 52 (55) 52 65 65 52 Web Site www.intelisis.com Knowledge Management Contacto Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo cvillanueva@intelisis.com.mx Departamento de Documentación y Procesos 2006
MANUAL Edición 01 Departamento de Documentación y Procesos 2006
Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión Fecha de Emisión 23/MARZO / 2006 Elaboró Lic. Gerardo Camacho Miranda Revisó Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo Valido David Ongay Departamento de Documentación y Procesos 2006
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 4 de 32 INDICE INDICE... 4 I. INTRODUCCION... 5 1. Objetivo... 5 II. REQUERIMIENTOS... 5 III. ACCESO A... 6 III. DESCRIPCION DE MODULOS... 7 PROCESO DE VENTAS... 8 1. VENTA... 8 2. CONSULTA... 13 PROCESO DE CURSOS... 14 PROCESO DE ASISTENCIA... 17 ASISTENCIAS... 18 CONSULTA... 21 PROCESO DE INCIDENCIAS... 21 INCIDENCIAS... 22 CONSULTAS... 24 PROCESO DE SOPORTE... 25 SOPORTE... 26 CONSULTAS... 29 GLOSARIO Y SIGLAS... 32
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 5 de 32 I. INTRODUCCION Intélisis es la empresa líder en soluciones ERP diseñadas especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Ofrece la capacidad única de integrar el 100% de su organización a través de nuestra actual oferta de soluciones tecnológicas. Intélisis es una aplicación que Incorpora soluciones tecnológicas integrales e innovadoras y que se preocupa por mantener la comunicación en todo momento con usuarios, clientes y proveedores con el fin de mejorar y dar un buen servicio así como obtener una retroalimentación que le permita atender todas y cada una de las necesidades de aquellas personas involucradas con Intelisis. 1. Objetivo El objetivo de contar con Intelisis Online es permitir a usuarios, clientes y proveedores el acceso a través de la Web con el fin de estar siempre en línea y poder atender sus necesidades de manera fácil práctica y en el menor tiempo posible. II. REQUERIMIENTOS Los requerimientos para poder hacer uso de de Intelisis Online son básicos: Internet Explorer o algún otro navegador actualizado. Conexión a Internet. Contar con un usuario y clave de acceso asignado previamente por el sistema Intelisis.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 6 de 32 III. ACCESO A Se debe ingresar a Intelisis Online, donde aparecerá la pantalla de autentificación en la cual se tiene que teclear un usuario y una clave para poder ingresar. El usuario es asignado previamente, en base al tipo de usuario que ingresara al sistema este puede ser un usuario normal, un cliente o un proveedor. Imagen 1. Pantalla de Autentificación. Se escribe el nombre de usuario y la clave que fue asignada y se presiona el botón de Aceptar. Si el nombre de usuario y la clave son correctos permitirá el ingreso a Intelisis Online de lo contrario no se podrá ingresar. La siguiente pantalla muestra el menú principal con las operaciones que se pueden realizar dentro de Intelisis Online que son: Ventas Soporte Incidencias Google Cursos Asistencia Estos son los procesos que se pueden realizar dentro de Intelisis Online, aparecerán de acuerdo al tipo de usuarios que ingrese al sistema ya sea un Usuario común, un cliente o un proveedor.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 7 de 32 En la parte inferior de la pantalla aparece la fecha actual, la matriz o sucursal a la que pertenece, el nombre de la empresa así como su nombre completo. Imagen 2. Pantalla Menú principal. III. DESCRIPCION DE MODULOS Es necesario recalcar que los recursos a los que se tenga acceso dependen directamente del tipo privilegios que se asignen al ingresar a Intelisis Online, se puede ingresar de tres formas: Usuario Cliente Proveedor
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 8 de 32 PROCESO DE VENTAS El Procesos de ventas permite realizar un pedido directamente en línea, así como consultar los pedidos que se hayan realizado previamente Cuenta con dos módulos: Imagen 3. Pantalla Proceso de Ventas 1. VENTA El modulo de VENTA permite realizar pedidos en línea desde la web, este modulo esta divido en un formulario con tres partes. Imagen 4. Pantalla Formulario de Ventas. La primera parte pide información acerca de los Datos Generales, existen campos del formulario que están marcados con *, esto indica que el campo es obligatorio por lo que es necesario llenarlo tal es el caso de Movimiento, Proyecto, Fecha de Emisión y Cliente.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 9 de 32 Imagen 5. Pantalla Ventas Datos Generales El cliente se puede escribir de manera directa sobre el campo, si no se recuerda el nombre correcto se presiona el Icono, aparecerá de lado derecho una pantalla donde podemos buscar al cliente de una manera fácil y sencilla, ya que se localiza al cliente deseado se da doble Clic y automáticamente se llenan los campos del formulario con la información del cliente. Ya que están todos los datos de manera correcta se presiona el botón de CONTINUAR para seguir con el formulario.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 10 de 32 Imagen 6. Pantalla Ventas Agregar Cliente La siguiente parte del formulario se refiere a Otros datos, en esta parte se colocan aquellas observaciones y comentarios que hagan referencia al pedido que se esta levantando de tal manera que se tenga una idea mas clara acerca del movimiento. Nuevamente se presiona el botón de continuar para seguir con el formulario.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 11 de 32 Imagen 7. Pantalla Ventas Otros Datos La última parte del formulario son los detalles en donde se especifica el o los artículos sobre los que se realizara el pedido así como la cantidad de artículos del mismo. En la parte inferior se puede visualizar el subtotal, la cantidad de impuestos y el total de dicho pedido.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 12 de 32 Imagen 8. Pantalla Ventas Detalles Para agregar el articulo se puede hacer de manera directa si se conoce la clave de dicho articulo de lo contrario se presiona el Icono, de lado derecho aparece una pantalla donde se puede realizar la búsqueda del articulo mediante el nombre o a través de la clave. Una vez que se localiza el artículo que se necesita se da doble Clic para que automáticamente los campos del formulario sean llenados con los datos del artículo seleccionado. Posteriormente se coloca la cantidad o la unidad de artículos que se requieren para el pedido. Imagen 9. Pantalla Ventas Agregar Articulo
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 13 de 32 Por ultimo se presiona el botón de Agregar para que el artículo se visualice en el detalle y si es necesario para agregar otro artículo de la misma forma. Para eliminar un artículo solo basta con seleccionarlo dentro del detalle y presionamos el botón de eliminar. Por último para enviar el pedido se hace a través del botón de Procesar. 2. CONSULTA Imagen 10. Pantalla Ventas Procesar En este modulo se puede consultar todos aquellos movimientos que se realizaron previamente, tiene la facilidad de establecer parámetros para delimitar la búsqueda o para buscar un movimiento en especifico como por ejemplo se puede delimitar la fecha, buscar un movimiento de acuerdo a su Estatus o se puede buscar un movimiento por tipo ya sea Pedido, Cotización, Factura o Nota. Una vez establecidos los parámetros se presiona el botón de FILTRAR para que los resultados de la búsqueda sean mostrados.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 14 de 32 Los datos que se pueden consultar son: Movimiento (Pedido, Cotización, Factura o Nota). Cliente Nombre Almacén Fecha Emisión Importe Saldo. PROCESO DE CURSOS Imagen 11. Pantalla Ventas Consultas. Desde esta parte de Intelisis Online los clientes pueden solicitar la inscripción para un grupo de personas o colaboradores, a los cursos que se encuentren disponibles en ese momento, para inscribirse es necesario llenar un formulario que consta de tres partes.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 15 de 32 Imagen 12. Pantalla Formulario de Cursos. La primera parte del formularia se refiere a los Datos Generales, en esta parte el sistema solicita información general acerca de la persona que inscribe a sus colaboradores así como la empresa a la que pertenece. Los campos que se encuentran marcados indican que son obligatorios, para seguir con el formulario se presiona el botón de CONTINUAR. Imagen 13. Pantalla Cursos Datos Generales La siguiente parte del formulario solicita la información de los asistentes así como el curso que requieren tomar, básicamente solicita el Nombre completo del asistente y su correo electrónico, en la parte de abajo se debe seleccionar el curso que desea tomar, una vez que los datos son correctos se presiona el botón de Agregar y se puede anexar un nuevo asistente de la misma forma.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 16 de 32 Imagen 14. Pantalla Cursos Asistentes Podemos agregar mas asistente o borrarlos, para borrar un asistente solo se selección y se presiona el botón Eliminar, automáticamente se borra el asistente que seleccionamos. Una vez que tenemos a todos los así tetes a y que ya se les asigno un curso, presionamos el botón de continuar para llenar la ultima parte del formulario. Imagen 15. Pantalla Cursos Eliminar
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 17 de 32 La ultima parte del formulario solicita información de Como se entero de los cursos, es importante indicar el medio por el cual se entero, el motivo por el cual se quiere tomar el curso así como quien financia el curso, son datos importantes para Intelisis con la finalidad de conocer las expectativas de los asistentes. Para finalizar con el formulario se presiona el botón de Procesar. Imagen 16. Pantalla Cursos Como se Entero del Curso PROCESO DE ASISTENCIA Dentro del proceso de asistencia se puede llevar un control sobre las actividades a cargo del personal en base a un proyecto previamente asignado. Estableciendo y manejando el tiempo requerido para dicha actividad. El proceso de Asistencia cuenta con dos módulos: Imagen 17. Pantalla Asistencia
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 18 de 32 ASISTENCIAS Consta de un formulario dividido en dos rubros: Imagen 18. Pantalla Formulario de Asistencia Dentro de Captura General de Asistencia, solicita la información indispensable como es Nombre, el numero de empleado, el proyecto al que esta asignado, la actividad y las horas asignadas e esa actividad. Imagen 19. Pantalla Captura General de Asistencias Para agregar al personal lo podemos hacer directo si conocemos el numero de empleado, en caso contrario presionamos el Icono, para realizar una búsqueda que puede ser a través del nombre o el numero de empleado.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 19 de 32 Imagen 20. Pantalla Asistencias Agregar Personal Una ves que ya tenemos identificado el personal damos doble clic y automáticamente se llenan los campos con los datos del personal, es necesario asignarle el proyecto, la actividad y el tiempo que se requiera para dicha actividad, por ultimo presionamos el botón de Agregar, podemos agregar otro empleado siguiendo el mismo proceso. También podemos eliminarlo con solo seleccionarlo y presionar el botón Eliminar. Presionamos el botón continuar para seguir con el formulario.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 20 de 32 Imagen 21. Pantalla Asistencias Eliminar La siguiente parte del formulario solicita otros datos no tan específicos como son la Localidad, Referencia y Observaciones. Imagen 22. Pantalla Asistencias Procesar
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 21 de 32 CONSULTA En esta parte se puede realizar la consulta de los registros que se han realizado previamente, se puede realizar la consulta a través del numero de registro si se conoce este, de lo contrario se puede realizar una búsqueda estableciendo parámetros parra acotarla misma y localizar el registro de manera mas rápida por ejemplo se puede buscar el registro en base a su estatus y de igual manera se puede establecer un rango de fecha o una fecha en especifico. Para realizar la búsqueda se presiona el botón.. PROCESO DE INCIDENCIAS Imagen 23. Pantalla Consultar Registros de Asistencia En el proceso de incidencias como su nombre lo indica permite aplicar incidencias al personal que así lo amerite. El proceso consta de dos módulos:
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 22 de 32 Imagen 24. Pantalla Incidencias INCIDENCIAS Es necesario llenar un formulario para aplicar una Incidencia al personal, el primer dato que solicita es la fecha en la que ocurrió la incidencia así como el personal al que se aplicara la incidencia, el concepto, la cantidad y el valor de dicha incidencia por ultimo solicita alguna observación que ayude a entender el porque da dicha incidencia. Imagen 25. Pantalla Formulario de Incidencias Para asignar el empleado se puede hacer directo si se conoce el numero de empleado de lo contrario con el botón se puede realizar una búsqueda ya sea por nombre o por numero de personal. Una vez que localizamos el personal se debe dar doble clic y automáticamente los datos se cargan al formulario.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 23 de 32 Imagen 26. Pantalla Incidencias Agregar Personal Para agregar el concepto se sigue el mismo proceso, si se conoce el numero del concepto se escribe de manera directa pero también se puede realizar mediante un búsqueda con el botón, la búsqueda se puede hacer por concepto o por clave, una vez localizado el concepto que se desea aplicar con doble clic los datos se cargan en el formulario. Es necesario poner la cantidad y el valor de dicha incidencia y si es necesario colocar observaciones para que el registro sea lo mas claro posible. Imagen 27. Pantalla Incidencias Agregar Concepto
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 24 de 32 Se presiona el botón y el formulario queda listo para poder anexar otra incidencia al movimiento, de igual manera se pueden eliminar con solo seleccionar la incidencia deseada y presionar el botón de, para finalizar el movimiento se presiona el botón de. Imagen 28. Pantalla Incidencias botón Agregar CONSULTAS Se puede realizar la consulta de las Incidencias que se han realizado previamente, se puede realizar la consulta a través del numero de incidencia o se puede realizar una búsqueda estableciendo parámetros parra acotar la misma y localizar el registro de manera mas rápida por ejemplo se puede buscar la incidencia en base a su estatus y de igual manera se puede establecer un rango de fecha o una fecha en especifico. Para realizar la búsqueda se presiona el botón..
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 25 de 32 Imagen 29. Pantalla Consultar Incidencias PROCESO DE SOPORTE En el proceso de Soporte permite realizar un movimiento ya sea un reporte, solicitud de visita o solicitud de desarrollo con la finalidad de recibir el soporte necesario para solucionar algún problema. Este proceso consta de dos módulos: Imagen 30. Pantalla Soporte
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 26 de 32 SOPORTE Esta parte esta compuesta por un formulario dividido en tres partes: Imagen 31. Pantalla Formulario De Soporte La primera parte del formulario es referente a Datos Generales, el primer punto solicita el movimiento el cual puede ser: Imagen 32 Pantalla Movimientos Soporte. Los siguientes datos son infamación acerca de la persona que esta realizando el movimiento así como la prioridad del movimiento que puede ser Alta, Media o Baja, Es necesario llenar los campos que están marcados ya que indican que es obligatorio, para continuar con el formulario se presiona el botón de.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 27 de 32 Imagen 33. Pantalla Soporte Datos Generales. La siguiente parte del formulario solicita información acerca del problema, únicamente se tiene que asignar un titulo y en el siguiente campo describir lo más breve y conciso posible dicho problema. Se presiona el botón de para pasar a la ultima parte del formulario.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 28 de 32 Imagen 34. Pantalla Problema La ultima parte del formulario es la justificación del porque se esta llevando acabo el movimiento en esta parte también es necesario asignar un titulo y describir claramente la justificación en el siguiente campo, para finalizar con el formulario presionamos el botón de.
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 29 de 32 Imagen 35. Pantalla Justificación del Problema CONSULTAS Se puede realizar la consulta de los movimientos (Reporte, Solicitud de visita, Solicitud de desarrollo), que se han realizado previamente, se puede realizar la consulta a través del numero de movimiento si se conoce, de lo contrario se puede realizar una búsqueda estableciendo parámetros parra acotar la misma y localizar el registro de manera mas rápida por ejemplo se puede buscar el movimiento en base a su estatus y de igual manera se puede establecer un rango de fecha o una fecha en especifico. Para realizar la búsqueda se presiona el botón..
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 30 de 32 Imagen 36. Pantalla Consulta de Movimientos Soporte
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 31 de 32 TABLA DE IMAGENES Imagen 1. Pantalla de Autentificación... 6 Imagen 2. Pantalla Menú principal... 7 Imagen 3. Pantalla Proceso de Ventas... 8 Imagen 4. Pantalla Formulario de Ventas... 8 Imagen 5. Pantalla Ventas Datos Generales... 9 Imagen 6. Pantalla Ventas Agregar Cliente... 10 Imagen 7. Pantalla Ventas Otros Datos... 11 Imagen 8. Pantalla Ventas Detalles... 12 Imagen 9. Pantalla Ventas Agregar Articulo... 12 Imagen 10. Pantalla Ventas Procesar... 13 Imagen 11. Pantalla Ventas Consultas.... 14 Imagen 12. Pantalla Formulario de Cursos... 15 Imagen 13. Pantalla Cursos Datos Generales... 15 Imagen 14. Pantalla Cursos Asistentes... 16 Imagen 15. Pantalla Cursos Eliminar... 16 Imagen 16. Pantalla Cursos Como se Entero del Curso... 17 Imagen 17. Pantalla Asistencia... 17 Imagen 18. Pantalla Formulario de Asistencia... 18 Imagen 19. Pantalla Captura General de Asistencias... 18 Imagen 20. Pantalla Asistencias Agregar Personal... 19 Imagen 21. Pantalla Asistencias Eliminar... 20 Imagen 22. Pantalla Asistencias Procesar...20 Imagen 23. Pantalla Consultar Registros de Asistencia... 21 Imagen 24. Pantalla Incidencias... 22 Imagen 25. Pantalla Formulario de Incidencias... 22 Imagen 26. Pantalla Incidencias Agregar Personal... 23 Imagen 27. Pantalla Incidencias Agregar Concepto... 23 Imagen 28. Pantalla Incidencias botón Agregar... 24 Imagen 29. Pantalla Consultar Incidencias...25 Imagen 30. Pantalla Soporte... 25 Imagen 31. Pantalla Formulario De Soporte... 26 Imagen 32 Pantalla Movimientos Soporte.... 26 Imagen 33. Pantalla Soporte Datos Generales... 27 Imagen 34. Pantalla Problema... 28 Imagen 35. Pantalla Justificación del Problema... 29 Imagen 36. Pantalla Consulta de Movimientos Soporte... 30
23/MARZO/2005 27/MARZO/2006 1 32 de 32 GLOSARIO Y SIGLAS CONCEPTO WEB Módulos Online Formulario Servidor Usuario SIGNIFICADO La World Wide Web (del inglés, Telaraña Mundial), la Web o WWW, es un sistema de hipertexto que funciona sobre Internet Un módulo es un componente auto controlado de un sistema, el cual posee una interfaz bien definida hacia otros componentes. on line u on-line. Significa en línea, en conexión. Se usa para designar al estado en que se encuentra un ordenador cuando está conectado a una red y por lo tanto puede acceder a sus servicios. Un formulario es una página o parte de una página Web que el usuario completa y devuelve al servidor para su procesamiento. Se trata, por lo general, de una máquina anfitriona, como un servidor de archivos o una macrocomputadora o computadora de rango medio que se encarga de administrar, procesar y transmitir la información de forma eficiente, de esta forma un mismo servidor puede atender a varios clientes al mismo tiempo. Persona que utiliza un equipo. Si el equipo está conectado a una red, un usuario puede tener acceso a los programas y archivos del equipo, así como a los programas y archivos que se encuentran en la red (en función de las restricciones de cuenta determinadas por el administrador de la red).