PLAN AUDITORÍA PROCESO: FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN: VIGENCIA DEL PROGRAMA: OBJETIVO: ALCANCE: CRITERIOS DE AUDITORIA: AUDITORES: FECHA REUNION DE APERTURA: FECHA REUNION DE CIERRE: CONTRATACION 2008-10-10 2008 Verificar la implementación y conformidad del proceso de Contratación con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas NTCGP, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente). Aplica para todo el proceso de Contratación, todos sus requisitos, su documentación y registros. Todos los requisitos de la norma NTCGP aplicables al proceso y definidos en su caracterización y las equivalencias las normas MECI 1000:2005 y SIAC y demás requisitos asociados al SIG.. MARIA ELENA GOMEZ 2008-11-10 2008-11-11 ENTREVISTAS Fecha Hora Actividad Nombre de las Personas Auditadas 2008-11-10 08:30:00 ENTREVISTA Y RECOLECCION DE EVIDENCIA DE LA PLANIFICACION DE LA FERNANDO DUQUE GARCIA Nombre de los Auditores MARIA ELENA GOMEZ Lugar - ubicación
CONTRATACION 2008-11-10 08:30:00 REUNION DE APERTURA 2008-11-10 10:00:00 REVISION CONTRATACION- CONVENIOS -TRABAJO DE CAMPO 2008-11-10 10:00:00 ENTREVISTA REVISION PLAN DE COMPRAS FERNANDO DUQUE GARCIA ALEXA ANDREA ARANGO RODRIGUEZ MARIA ELENA GOMEZ MARIA ELENA GOMEZ - MARIA ELENA GOMEZ 2008-11-11 02:00:00 REVISIÒN CONTRATOS LUZ MIRYAM OROZCO MARIA ELENA GOMEZ OSORIO 2008-11-11 05:00:00 REUNIÒN DE CIERRE FERNANDO DUQUE MARIA ELENA GOMEZ GARCIA 2008-11-11 08:00:00 ENTREVISTA Y LUZ MIRYAM OROZCO MARIA ELENA GOMEZ REVISION SOBRE OSORIO VALUACION Y REVISION DE PROVEEDORES 2008-11-11 11:00:00 RECOLECCIÒN DE EVIDENCIAS ELABORACIÒN Y LEGALIZACIÒN DE CONTRATOS LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO MARIA ELENA GOMEZ
LISTA DE VERIFICACIÓN PROCESO: CONTRATACION FECHA DE EJECUCION 2008-11-10 DE LA AUDITORIA: VIGENCIA DEL PROGRAMA: 2008 Verificar la implementación y conformidad del proceso de Contratación con las disposiciones planificadas, con los OBJETIVO: requisitos de las normas NTCGP, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente). ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Contratación, todos sus requisitos, su documentación y registros. EQUIPO AUDITOR: MARIA ELENA GOMEZ - DESARROLLO Item Criterio/Requisito Actividad/Pregunta/Registro Evidencia 1 2.1.1 MECI 4.1 NTCGP En el mapa de procesos dònde se encuentra ubicado? El lìder del proceso identifica claramente que el proceso de contrataciòn corresponde a los procesos de apoyo de la entidad como un proceso trasnversal importante para la gestiòn de los procesos misionales 2 1.1.1 MECI 5.3 Como contribuye al cumplimiento de la polìtica de Se evidencia conocimiento y compromiso con la polìtica y NTCGP calidad de la entidad? objetivos del SIG 3 2.1.2 MECI 7.4.1 NTCGP 4 2.1.2 MECI 7.4.2 NTCGP Que mecanismos utiliza su proceso para garantizar que los servicios contratación que presta cumplen con los requisitos y especificaciones para su uso por otros procesos? La entidad cuenta con una base de datos de proveedores de productos y servicios? A través de las juntas de compra, participaciòn activa de las juntas de compra, el concepto del interventor. La entidad no cuenta con un banco de proveedores como referencia y fuente de informaciòn para los diferentes ordenadores de gasto y la junta de compras, para la invitaciòn a cotizar, fundamentados en el principio de la transparencia
citado en el manual de contyratación de la entidad. 5 7.4.1 NTCGP la entidad ha definido los criterios de selección de proveedores? Los criterios para la selecciòn de proveedores se encuentran establecidos en las convocatorias. 6 7.4.2 NTCGP Donde se establecen los requisitos para la adquisiciòn de bienes y servicios? Cada ordenador de gastos determina los bienes y servicios que requiere 7 7.4.2 NTCGP Que mecanismo utiliza el proceso para comunicar los requisitos en la adquisición de bienes y servicios al proveedor. La solicitud de contratación de los servicios de la Granja Tesorito, no se encuentra diligenciada en el formato establecido en el SIG. 8 2.1.3 MECI 7.4.1 Que mecanismos posee la entidad para asegurar la Se garantiza a través de los soportes como pólizas, garantías, NTCGP capacidad de cumpliento de los proveedores certificado de cámara de comercio entre otros. 9 2.1.3 MECI 7.4.3 Se tienen definidas todas las actividades necesarias No se tiene registro de actas de la junta de compras de las 3 NTCGP para determinar la conformidad de los bienes y/o servicios contratados? sesiones anteriores a la fecha de la auditoría, en las cuales se referencie la aprobación de solicitudes de compras ya adjudicadas. 10 7.4.1 NTCGP Se encuentran definidos los criterios de evaluación La entidad no tiene definido los criterios para evaluación y y reevaluación de los proveedores? reevaluación de proveedores; igualmente no posee registros de evaluaciones aplicadas a dichis proveedores. 11 1.3 MECI 4.1 g) Tiene identificados los riesgos del proceso? Y que Se tienen identificados los riesgos correspondientes al proceso NTCGP puntos de control ha establecido y los controles para mitigar los mismos. 12 2.1.4, 3.1.2 MECI 8.2.3 Que indicadores tienen establecidos para medir la Aunque se tienen identificados los indicadores del proceso, se NTCGP eficiencia, eficacia y efectividad del proceso? evidencia que falta promover la participaciòn del personal involucrado en el proceso en la definición, medición y seguimiento a los indicadores del proceso que permita identificar la eficiencia, eficacia y efectividad de los mismos. 13 2.1.4, 3.1.2 MECI 8.2.3, 8.4 NTCGP Muéstreme la medición de los indicadores del proceso. No se evidenció el análisis de datos y toma de acciones frente a la medición del indicador de satisfacción del usuario realizada en Mayo de 2008, y la medición de la satisfacción de los proveedores realizadfa en Abril de 2008. 14 3.3.2 MECI 8.5 Que acciones de mejora ha implementado dentro "No se tiene documentado en el registro de Acciones
NTCGP del proceso? correctivas, preventivas y de mejora de la acción tomada frente a la circular enviada el 24 de Noviembre de 2008 referente a la utilización de los formatos aprobados en el SIG." 15 2.1.3 MECI Còmo realiza el control jurìdico administrativos de los contratos celebrados por la entidad? 16 2.2.2 MECI 4.2.3 y 4.2.4 NTCGP Como se realiza el control de los documentos y registros asociados al proceso? 17 Plan de Compras Cuàles son los insumos para realizar el programa general de compras? Art 9 estatuto de contrataciòn.verificar plan de compras. 18 Plan de Compras Cómo se realiza la aprobación del programa general de compras? 19 Procedimiento de interventoría 20 Estatuto de contratación Que criterios tienen en cuenta para la designaciòn de los interventores? Muéstreme el listado de bienes y servicios que la entidad ha adquirido en el último mes. Art 35 Estatuto de contratación Por medio de la revisión de las pólizas, controles de los montos de celebración de contratos a través de la base de datos de acces y con la revisión y visto bueno del secretario general. "*No se tiene identificados los folios de los expedientes de los contratos 049 y 050 de 2008.*No se tiene establecida la tabla de retención documental para la administración de la documentación de los convenios" "*No se evidencia registro de los requerimientos de las direntes facultades como entrada para la construcción del plan de compras de 2008.*No se evidencia registros de los requerimientos de las siguientes compras relacionadas en el plan de compras del 2008: Dotación sala de cirujía - Adquisición de equipos y muebles de oficina - Video proyector." No se eviencia el Visto Bueno del Rector de la Universidad en el plan de compras del 2008. Artículo 9 Estatuto de Contratación. El conocimiento técnico del bien o servicio a contratar. Firma del interventor en el contrato quien garantiza el cumplimiento de las especificaciones que correspondan. La entidad no realiza publicación del registro de los contratos de bienes y servicios adquiridos por la entidad en un lugar visible de la universidad como lo establece el artículo 35 del estatuto de contratación. 21 Convenios Cómo se celebran los convenios de la entidad? No se encuentra relacionados en los documentos del SIG, los criterios para la elaboración y celebración de convenios. No se
22 Plan de Compras Articulación del plan de compras con el proceso de planificación de la infraestructura y financiera 23 Convenios comisión de estudios 24 7.4.1 NTCGP 25 6.3, 6.4 NTCGP Cómo se celebran los convenios de la entidad? Bases de datos de proveedores Que requiere su proceso en términos de recursos de infraestructura y ambiente de trabajo aplica completamente la circular 016 de 2007 que relaciona criterios para éste tipo de contratación. Siguiendo el enfoque por procesos, la construcción del plan de compras se asocia directamente al proceso de planeación, y hace parte de un documento de entrada al proceso de contratación. Siguiendo el enfoque por procesos, los convenios relacionados con la comisión de estudios, están directamente asociados al proceso de Gestión Humana como parte de la capacitación del personal de carrera. La invitaciòn a cotizar se realiza por medio de llamada telefònica, correo o envío de invitaciòn a cotizar. No está establecido los criterios que permitan definir a qué provvedores invitar a cotizar. Se tienen necesidades de recursos fisicos, tecnológicos, informáticos que son suministrados por el proceso de recursos físicos y necesidades de ambiente de trabajo, que son gestionadas por el proceso de bienestar HALLAZGOS Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM Observación El proceso de Contratación no cuenta con una base de datos de proveedores 8 como referencia y fuente de información para los diferentes ordenadores de gasto y la junta de compras para la invitación a cotizar, así mismo no se tienen establecidos criterios que permitan definir a que proveedores invitar, lo que pone en riesgo el fundamento del principio de la transparencia citado en el estatuto de contratación de la Universidad. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad En el proceso de Contratación, no se tiene registro de actas de la junta de 3
compras de las 3 sesiones anteriores a la fecha de la auditoría, en las cuales se referencie la aprobación de solicitudes de compras ya adjudicadas. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad El proceso de Contratación, pese a que tiene documentado un procedimiento, 4 no tiene clararidad sobre los criterios para evaluación y reevaluación de proveedores de bienes o servicios a la Universidad; igualmente no posee registros de evaluaciones aplicadas, lo que contraviene lo dispuesto en el numeral 7.4 de la NTCGP. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad En el proceso de Contatación se envió una circular el 24 de noviembre de 2008 5 referente a la utilización de los formatos aprobados en el SIG para la implementación de los procedimientos asociados al proceso, no obstante se encuentra que no se han implementado adecuada y completamente sin que se hayan adelantado las acciones pertinentes. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.3 de la NTCGP. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad En el proceso de Contratación, no se evidencia registro de los requerimientos de las direntes facultades como entrada para la construcción del plan de compras de 2008. No se evidencia registros de los requerimientos de las siguientes compras relacionadas en el plan de compras del 2008: dotación sala de cirujía, adquisición de equipos y muebles de oficina, video proyector. No se eviencia el Visto Bueno del Rector en el plan de compras del 2008. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el artículo 9 del Estatuto de Contratación. El proceso no realiza publicación del registro de los contratos de bienes y servicios adquiridos por la entidad en un lugar visible de la Universidad como lo establece el artículo 35 del Estatuto de Contratación. Adicionalmente, en consideración al enfoque por procesos, la construcción del plan de compras se asocia directamente al proceso de Planificación y hace parte de un documento 7
de entrada al proceso de Contratación, lo que no se hace evidente en la caracterización de los respectivos procesos. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad En el proceso de Contratación, no se tienen identificados los folios de los 6 expedientes de los contratos 049 y 050 de 2008. No se tiene establecida la tabla de retención documental para la administración de la documentación de los convenios. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.4 de la NTCGP. EQUIPO AUDITOR Nombre MARIA ELENA GOMEZ Nombre FERNANDO DUQUE GARCIA Rol RESPONSABLE LIDER PROCESO AUDITADO
INFORME FECHA DE EJECUCION 2008-11-10 DE LA AUDITORIA: FECHA DE ELABORACION DEL 2008-11-18 INFORME: VIGENCIA DEL 2008 PROGRAMA: Verificar la implementación y conformidad del proceso de Contratación con las disposiciones planificadas, con los OBJETIVO: requisitos de las normas NTCGP, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente). ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Contratación, todos sus requisitos, su documentación y registros. PERSONAS ENTREVISTADAS NOMBRE: CARGO: FERNANDO DUQUE GARCIA SECRETARIO GENERAL DE INSTITUCION UNIVERSITARIA 17 LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO PROFESIONAL ESPECIALIZADO 15 ANDRES EDUARDO HENAO PINILLA PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 SINTESIS DE HALLAZGOS TIPO CANTIDAD OBSERVACIONES 1 OPORTUNIDADES DE MEJORA 0 NO CONFORMIDADES 5 CONCEPTOS DEL EQUIPO AUDITOR PRINCIPALES FORTALEZAS Dipocisoón de los auditados para la ejecución de la auditoría. Identificación e interiorización de la política y objetivos del SIG. La identificación e importancia del proceso de contratación en el mapa de procesos. El liderazgo y la participación del equipo de trabajo involucrado en el proceso. El conocimiento de la normatividad vigente aplicable a la entidad respecto al proceso. la identificación de oportunidades de mejora
frente al proceso, plasmados en la propuesta de la reforma al estatuto de contratación. La continua comunicación con el equipo de trabajo garantiza el principio de la participación del personal. Fortalecer y continuar con las capacitaciones internas con el personal que participa activamente en el proceso. La adopción de la base de datos de acces como mecanismo de control para los contratos menor a 3 SMLV. Control administrativo y jurídico desde el sistema de financiera. PRINCIPALES DEBILIDADES Interiorizar los contenidos de la documentación establecida en el SIG para el proceso. Establecer controles en el manejo de los convenios, respecto a la documentación que se requiere para garantizar el cumplimiento y respaldo al mismo. CONCLUSIONES Fortalecer el equipo de trabajo RECOMENDACIONES Estudiar la posibilidad de unificar criterios para el almacenamiento, control y dispocisión de la documentación asociada al proceso, para no tener duplicidad de documentos en distintas áreas. Adecuar el espacio necesario para garantizar la organización del archivo de gestión que permita controlar y recuperar fácilmente la documentación. Remitir documentos del archivo de gestión al archivo central. Construir un banco de proveedores de la entidad como referencia para los diferentes ordenadores de gasto, y la junta de compras, para la invitación a cotizar a los proveedores fundamentados en el principio de la trasparencia. Retomar la propuesta de reforma al estatuto de contratación como mecanismo de mejora en el proceso. OBSERVACIONES Ninguna RESPONSABILIDADES AUDITORES NOMBRE: ROL: MARIA ELENA GOMEZ RESPONSABLE AUDITADO Nombre FERNANDO DUQUE GARCIA
EVALUACIÓN DE AUDITORES Fecha: 2009-02-26 Número de evaluaciones: 4 Nombre del Auditor: MARIA ELENA GOMEZ Nombre del Evaluador: FABIO CARDONA MARIN Proceso Auditado: CONTRATACION Planeación de la Auditoría Aspecto Valoración Deficiente Regular Bueno Observación Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? X No hubo empatía entre auditor y auditado Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? Ejecución de la Auditoría Aspecto Valoración Deficiente Regular Bueno Observación El auditor inició la auditoría a la hora señalada? En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el X Frente a la preparación de las herramientas, mostró apatía por conocer más el proceso de auditoría implementado a través del SIG
propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? Informó sobre los beneficios de la auditoría? En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? X No reunió al equipo auditado para la reunión de apertura, donde se explicara con claridad el propósito de la Auditoría. Se interesó en profundizar sobre un criterio particular? Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su contenido? Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de Faltó involucrar desde un comienzo a los auditores de X auditores? apoyo En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? Cierre de la Auditoría Aspecto Valoración Deficiente Regular Bueno Observación Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado?
El informe fue coherente y esmerado en su preparación? Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? Fortalezas del Auditor Conocimiento de la Institución y del proceso auditado Aspectos por Mejorar Mejorar su rol como auditora interna y mostrar mejor actitud frente al proceso.
Fecha: 2009-02-24 Número de evaluaciones: 4 Nombre del Auditor: MARIA ELENA GOMEZ Nombre del Evaluador: FERNANDO DUQUE GARCIA Proceso Auditado: CONTRATACION Planeación de la Auditoría Aspecto Valoración Deficiente Regular Bueno Observación Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? Ejecución de la Auditoría Aspecto Valoración Deficiente Regular Bueno Observación El auditor inició la auditoría a la hora señalada? En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? Informó sobre los beneficios de la auditoría? En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? Se interesó en profundizar sobre un criterio particular?
Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su contenido? Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? Cierre de la Auditoría Aspecto Valoración Deficiente Regular Bueno Observación Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? El informe fue coherente y esmerado en su preparación? Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? Fortalezas del Auditor Ninguna Aspectos por Mejorar Ninguna