Proceso de Contratación No. 111751 Página 1 de 131 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. DIRECCIÓN ABASTECIMIENTO SUBDIRECCIÓN COMPRAS PROCESO DE CONTRATACIÓN No. 111751 CONTRATACIÓN POR SOLICITUD DE OFERTAS A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CORPORATIVO CONTRATACIONES UNE PÁGINA www.une.com.co SELECCIONAR PROVEEDORES ESTRATÉGICOS PARA EL DESARROLLO DE PRODUCTOS, PROYECTOS, PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS, SOLUCIONES, Ó INICIATIVAS QUE PERMITAN CUMPLIR LOS REQUERIMIENTOS RELACIONADOS CON EL SUMINISTRO DE UNA SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL, BAJO LA NORMATIVIDAD QUE APLIQUE EN COLOMBIA QUE INCLUYA ASPECTOS TALES COMO: PRE ALISTAMIENTO Y DIGITALIZACIÓN, SOFTWARE EN GESTIÓN DOCUMENTAL, ASÍ COMO CONEXOS Y COMPLEMENTARIOS, PARA UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Y SUS CLIENTES FINALES JULIO 2014
Proceso de Contratación No. 111751 Página 2 de 131 TABLA DE CONTENIDO 1 INFORMACIÓN GENERAL A LOS PROPONENTES... 9 1.1 INTRODUCCIÓN... 9 1.2 INFORMACIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS... 9 1.3 DEFINICIONES... 10 1.4 OBJETO... 12 1.5 ALCANCE OBJETO... 12 1.6 ALCANCE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN... 14 1.7 ESQUEMA CONTRACTUAL... 16 1.7.1. Contrato Marco... 16 1.7.2. Orden de Compra... 16 1.8 CONSULTA Y ADQUISICIÓN DEL DOCUMENTO DE SOLICITUD DE OFERTAS... 17 1.9 CESIÓN DE LOS DERECHOS DE PARTICIPACIÓN... 17 1.10 LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN... 18 1.11 OFERTA EN FORMATO DIGITAL... 19 1.12 RETIRO Ó MODIFICACIÓN DE OFERTAS... 20 1.13 APERTURA DE OFERTAS... 20 1.14 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN... 20 1.14.1. Participantes... 20 1.14.2. Adquisición de la Solicitud de Ofertas... 21 1.14.3. Certificado de Existencia y Representación Legal... 21 1.14.4. Certificación de Pago de los Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales... 21 1.14.5. Inhabilidades, Incompatibilidades e Impedimentos para Contratar... 22 1.14.6. Boletín de Responsables Fiscales... 22 1.14.7. Certificado de Antecedentes Disciplinarios... 22 1.14.8. Formato Único de Hoja de Vida del Departamento Administrativo de la Función Pública 22 1.14.9. Experiencia Modulo I Prealistamiento y Digitalización (P+D) conexos, complementarios y software de gestión documental y/o indexación.... 22 1.14.9.1. Experiencia Proponente persona jurídica nacional... 22 1.14.9.2. Experiencia Proponente Persona extranjera con sucursal en Colombia... 23 1.14.9.3. Aspectos que aplican para ambos tipos de empresa... 23 1.14.9.4. Requisitos técnicos mínimos Plataforma (obligatorios) Indexación a nivel de Software (S)- Módulo I... 23 1.14.10. Experiencia Modulo II Software (S)... 23 1.14.10.1. Experiencia en plataformas propias y/ó de terceros Persona jurídica nacional 23
Proceso de Contratación No. 111751 Página 3 de 131 1.14.10.2. Experiencia en plataformas propias y/ó de terceros Persona extranjera con sucursal en Colombia... 24 1.14.10.3. Aspectos que aplican para ambos tipos de empresa... 24 1.15 Inscripción en el Sistema de Información ISE de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. 24 1.16 Presentación de la Garantía de Seriedad... 25 1.17 Inscripción en el Departamento de Impuestos del Municipio de Medellín... 25 1.18 PAZ Y SALVO DE IMPUESTOS MUNICIPALES DE MEDELLÍN... 25 1.19 REUNION INFORMATIVA NO OBLIGATORIA PREVIA A LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS... 25 1.20 NORMAS DE CONTRATACIÓN... 26 1.21 INTERPRETACIÓN Y ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN... 26 1.22 MODIFICACIÓN DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ANTERIOR A LA FECHA DE CIERRE DE LA CONTRATACIÓN... 26 1.23 CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES DE LA CONTRATACIÓN... 27 1.24 PREPARACIÓN DE LAS OFERTAS... 27 1.23.1. Precios de la Oferta... 28 1.23.2. Seguridad y Orden Público... 29 1.23.3. Impuestos, Deducciones y Gastos... 30 1.25 LUGAR DE EJECUCIÓN, PLAZO, VIGENCIA Y RENOVACION DEL CONTRATO... 31 1.25.1. Lugar de Ejecución... 31 1.25.2. Plazo de Ejecución... 31 1.25.3. Vigencia del Contrato... 31 1.25.4. Renovación del Contrato... 31 1.26 PAGOS... 31 1.26.1. Distribución y Períodos de Pago... 33 1.27. REQUISITOS DE LAS FACTURAS... 33 1.27.1. Sitios Habilitados Para Recepción de Facturas... 34 1.28. INTERESES MORATORIOS... 35 1.29. COBROS POR VALORES NO RECONOCIDOS OPORTUNAMENTE POR EL PROVEEDOR ESTRATÉGICO... 35 1.30. DESCUENTO POR PRONTO PAGO... 35 1.31. RETENCIÓN DE PAGOS... 36 1.32. OFERTA BÁSICA... 36 1.33. VALIDEZ DE LA OFERTA... 36 1.34. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA PARA ENTIDADES ESTATALES... 37 1.35. COSTOS DE LA OFERTA... 38 1.36. IDIOMA DE LA OFERTA... 38 1.37. FIRMA DE LA OFERTA... 38 1.38. INFORMACIÓN RESERVADA... 38 1.39. DOCUMENTOS A ENTREGAR CON LA OFERTA... 38
Proceso de Contratación No. 111751 Página 4 de 131 1.40. PROPIEDAD INTELECTUAL... 40 1.41. LEGALIDAD DEL SOFTWARE... 41 1.42. PROTECCIÓN A LA INDUSTRIA NACIONAL... 41 1.43. CONFIDENCIALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS... 41 2 FORMULARIOS DE LA OFERTA... 42 2.1 CONTENIDO DE LA OFERTA... 42 2.2 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA... 44 2.3 ANEXO A LA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA - MANIFESTACIÓN DE INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD... 46 2.4 CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES... 47 2.5 FORMULARIO INFORMACIÓN COMERCIAL DEL PROPONENTE... 48 2.6 FORMULARIO ADENDAS Y ACLARACIONES RECIBIDAS POR EL PROPONENTE 49 2.7 FORMULARIO DE COMPROMISO DE BUENAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES DEL PROPONENTE... 50 2.8 FORMULARIOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN... 52 2.8.1. FORMULARIO NO. 1 MÓDULO I REQUISITO DE PARTICIPACIÓN- EXPERIENCIA EN PREALISTAMIENTO Y DIGITALIZACIÓN (P+D) CONEXOS Y COMPLEMENTARIOS Y SOFTWARE DE INDEXACIÓN... 52 2.8.2. FORMULARIO NO. 2 - MÓDULO I REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS (OBLIGATORIOS) MÓDULO INDEXACIÓN A NIVEL DE SOFTWARE (S)... 53 2.8.3. FORMULARIO NO. 3 - MÓDULO II - EXPERIENCIA EN PLATAFORMAS PROPIAS Y/Ó DE TERCEROS... 54 2.8.4. FORMULARIO NO. 4 - MÓDULO II REQUISITOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS DE LA PLATAFORMA... 55 2.9 FORMULARIOS CALIFICACIÓN... 56 2.9.1. FORMULARIO NO. 5 MODULO I- EXPERIENCIA ADICIONAL PRE ALISTAMIENTO, DIGITALIZACIÓN, CONEXOS Y COMPLEMENTARIOS.... 56 2.9.2. FORMULARIO NO.6 MODULO I EXPERIENCIA ADICIONAL EN SOFTWARE DE INDEXACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 57 2.9.3. FORMULARIO NO.7 MODULO I - REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS INDEXACIÓN A NIVEL DE SOFTWARE (S)... 58 2.9.4. FORMULARIO NO 8. MODULO I- PRECIO CASO TÍPICO PRE ALISTAMIENTO Y DIGITALIZACIÓN (P+D)... 59 2.9.5. FORMULARIO NO.9 MODULO I - EXPERIENCIA EQUIPO PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL - DIGITALIZACIÓN... 62 2.9.6. FORMULARIO NO. 10 - MÓDULO II EXPERIENCIA ADICIONAL CLIENTE SOFTWARE... 63
Proceso de Contratación No. 111751 Página 5 de 131 2.9.7. FORMULARIO NO. 11 - MÓDULO II REQUISITOS TÉCNICOS DESEABLES CALIFICABLES DE LA PLATAFORMA DEL SOFTWARE DE GESTOR DOCUMENTAL. 64 2.9.8. FORMULARIO NO 12. MODULO II PRECIO CASO TÍPICO MODULO II - SOFTWARE (S)... 65 2.9.9. FORMULARIO NO.13 MODULO II EXPERIENCIA EQUIPO PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL SOFTWARE... 68 2.10 ANEXO NO. 1 PROPUESTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PRECIOS DE REFERENCIA... 69 2.10.1 MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN... 69 2.10.2 MÓDULO SOFTWARE EN GESTIÓN DOCUMENTAL... 69 2.10.3 TABLA DE COTIZACIÓN EN CONSULTORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL70 2.10.4 OFERTA PARA LA ORGANIZACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS... 70 2.10.5 TABLA DE COTIZACIÓN EN ORGANIZACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS... 70 2.10.6 FORMULARIO DE PRECIOS PARA LA OFERTA DE SOFTWARE EN GESTIÓN DOCUMENTAL... 71 2.10.7 FORMULARIO DE PRECIOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE EN GESTIÓN DOCUMENTAL 71 3 ANALISIS Y ACEPTACION DE OFERTAS... 72 3.1 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS... 72 3.2 EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LAS OFERTAS... 72 3.3 DESCUENTOS... 73 3.4 SOLICITUD DE ACLARACIONES A LOS PROPONENTES... 73 3.5 EVALUACIÓN TÉCNICA... 73 3.6 COMPARACIÓN DE OFERTAS... 73 3.7 FACTORES DE CALIFICACIÓN... 73 3.7.1. FACTORES DE PONDERACIÓN MODULO I. PRE ALISTAMIENTO Y DIGITALIZACIÓN, CONEXOS, COMPLEMENTARIOS Y SOFTWARE DE INDEXACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL (P+D+S)... 74 3.7.2. FACTORES DE PONDERACIÓN MODULO II CONSULTORÍA Y SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 81 EL PROPONENTE DEBERÁ DILIGENCIAR LA TABLA FORMULARIO NO. 12 - MÓDULO II REQUISITOS TÉCNICOS DESEABLES CALIFICABLES DE LA PLATAFORMA DEL SOFTWARE DE GESTOR DOCUMENTAL.... 83 3.8 DESEMPATE... 86 3.9 NEGOCIACIÓN DIRECTA... 86 3.10 PLAZO PARA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA... 87
Proceso de Contratación No. 111751 Página 6 de 131 3.11 ACEPTACIÓN DE LA OFERTA... 87 3.12 COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA... 87 3.13 DECLARATORIA DE DESIERTA O TERMINACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN... 88 4 CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO... 89 4.1. EL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS... 89 4.2. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO MARCO... 89 4.3. GASTOS FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO... 90 4.4. DOMICILIO CONTRACTUAL... 90 4.5. VALOR DEL CONTRATO... 90 4.6. ATRIBUCIÓN FUNCIONAL... 90 4.7. ÓRDENES DE COMPRA... 90 4.7.1. Solicitudes de Cotización u Oferta... 90 4.7.2. Envío de Cotizaciones y/u Ofertas Durante el Plazo de Ejecución... 91 4.7.3. Interpretación y Aclaración de los Documentos de las Cotizaciones y/u Ofertas... 91 4.7.4. Firma de las Cotizaciones u Ofertas... 91 4.7.5. Validez para Cada Cotización u Oferta... 92 4.7.6. Modificación de la Solicitud de Cotización u Oferta Anterior a la Fecha de Entrega... 92 4.7.7. Idioma de las Cotizaciones u Ofertas... 92 4.7.8. Confidencialidad de los Procedimientos... 92 4.7.9. Análisis y Evaluación de Cotizaciones u Ofertas... 93 4.7.10. Comparación de Cotizaciones Presentadas Durante el Plazo de Ejecución... 93 4.7.11. Conversión a Una Moneda Común... 93 4.7.12. Negociación Directa de las Cotizaciones u Órdenes de Compra... 93 4.7.13. Subasta Electrónica Inversa... 94 4.7.14. Declaratoria de Desierta o Terminación de la Solicitud de Cotización... 94 4.7.15. Solicitud de Órdenes de Compra... 94 4.7.16. Garantías de las Órdenes de Compra para Entidades Estatales... 95 4.7.17. Perfeccionamiento Órdenes de Compra... 96 4.7.18. Sitios y Plazos de Entrega de las Órdenes de Compra... 96 4.8. MODIFICACIÓN BILATERAL... 96 4.9. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS... 97 4.10. CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO... 97 4.11. CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN... 99 4.12. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO... 99 4.13. OBLIGACIONES ADICIONALES... 99 4.14. MEDIDAS DE APREMIO... 100 4.14.1. El Retardo en la Presentación de los Documentos Enunciados en el Numeral Perfeccionamiento del Contrato Marco... 101
Proceso de Contratación No. 111751 Página 7 de 131 4.14.2. Por Retardo en el Plazo de Entrega Pactado... 101 4.14.3. El Incumplimiento de las Órdenes dadas por la Administración o Interventoría 101 4.14.4. Por Incumplir con las Obligaciones Parafiscales... 101 4.14.5. Subcontratación... 101 4.14.6. Pago a Subcontratistas... 101 4.14.7. Por Incumplimiento de las Normas de Seguridad... 102 4.14.8. Por Incumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio ANS... 102 4.14.9. Otras... 102 4.15. FRAUDES... 103 4.16. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA... 103 4.17. ADMINISTRACIÓN E INTERVENTORÍA DEL CONTRATO... 104 4.18. CAUSA EXTRAÑA... 104 4.19. COORDINACIÓN CON OTROS CONTRATISTAS... 104 4.20. IMAGEN FÍSICA PARA CONTRATISTAS... 105 4.21. RESPETO A LA PROPIEDAD PRIVADA... 105 4.22. CONTROL DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES... 105 4.23. GESTIÓN DEL CONTRATO... 105 4.24. SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO... 105 4.25. INSPECCIÓN, PRUEBA Y APROBACIÓN... 105 4.26. DERECHO A OPERAR LOS EQUIPOS ANTES DE SU ACEPTACIÓN FINAL 106 4.27. ACEPTACIÓN FINAL... 106 4.28. RESPONSABILIDAD POR LOS ELEMENTOS... 107 4.29. RECLAMOS DEL PROVEEDOR ESTRATÉGICO... 107 4.30. SUJECIÓN A LA LEY COLOMBIANA... 107 4.31. AUSENCIA DE RELACIÓN LABORAL... 107 4.32. RELACIÓN DE LAS PARTES... 107 4.33. RESPONSABILIDAD... 108 4.34. PROPIEDAD INTELECTUAL... 108 4.34.1. Propiedad Intelectual y Legalidad del Software... 108 4.35. CONFIDENCIALIDAD... 109 4.36. INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIAL DE UNE EPM TELCO S.A. Y DE LOS CLIENTES... 110 5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS... 111 5.1. INTRODUCCIÓN... 111 5.2. RESPUESTA PUNTO A PUNTO... 111
Proceso de Contratación No. 111751 Página 8 de 131 5.3. MÓDULOS DE LA SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 111 5.3.1. Modulo I - Prealistamiento y Digitalización... 111 5.3.1.1. Cobertura y Alcance de la Operación de Digitalización... 112 5.3.1.2. Procesos de la Solución de Prealistamiento y Digitalización... 112 5.3.2. Modulo II - Software de Gestión Documental (S)... 113 5.3.2.1. Servicios Profesionales y Software Licenciado... 113 5.3.2.2. Software de Código Abierto... 114 5.4. ANS DE LA SOLUCIÓN... 114 5.4.1. Consultoría en Gestión Documental: ANS... 114 5.4.2. Software de Gestión Documental: ANS Peticiones de Operación... 116 5.4.3. Software de Gestión Documental: ANS Peticiones Nuevas... 117 5.4.4. Software de Gestión Documental: ANS Daños... 118 5.4.5. Acuerdos de Niveles de Servicio Oferta Operación de Digitalización de Gestión Documental... 120 5.4.6. Acuerdos de Niveles de Servicio Oferta de Operación de Digitalización de Gestión Documental... 121 5.4.7. Servicio de Soporte Técnico, Actualización y Mantenimiento (SAM) Solución de Software de Gestión Documental... 121 5.4.7.1. Servicio de Actualización... 121 5.4.7.2. Mantenimiento Correctivo... 122 5.4.7.3. Afinación del Sistema... 122 5.4.7.4. Labores de Soporte Permanente... 122 5.4.7.5. Apoyo al Personal de Soporte Técnico de UNE EPM TELCO S.A.... 123 5.4.7.6. Condiciones del Soporte Técnico, Actualización y Mantenimiento... 123 5.4.7.7. Servicios de Asistencia Técnica... 124 5.4.7.8. Pruebas Funcionales... 125 5.4.7.9. Procesos Asociados en el Software de Gestión Documental... 125 5.4.7.10. Proceso de Pruebas Funcionales del Software... 125 5.4.7.11. Proceso de Instalación/Desinstalación... 126 5.4.7.12. Proceso de Soporte SAM... 126 5.7.1. Condiciones Para el Escalafón... 129 5.7.2. Primer Escalafón... 129 5.8. EQUIPO DE TRABAJO... 130
Proceso de Contratación No. 111751 Página 9 de 131 1 INFORMACIÓN GENERAL A LOS PROPONENTES 1.1 INTRODUCCIÓN, que en esta solicitud de ofertas se denominará UNE EPM TELCO S.A. en aras de fortalecer el portafolio de servicios en materia de TIC, ha previsto la necesidad de apoyarse, en algunos casos, en proveedores estratégicos para el desarrollo de productos, proyectos, servicios, soluciones o iniciativas, enmarcados dentro de la estrategia corporativa de la organización, por lo que decidió realizar este proceso de contratación para seleccionar Proveedores Estratégicos acorde al objeto de este proceso de contratación. 1.2 INFORMACIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Esta solicitud de ofertas contiene las instrucciones y condiciones por las cuales se rige tanto el proceso de contratación como el contrato mismo y se elaboró con el propósito de presentar la información que requiere conocer el Proponente para suministrar a UNE EPM TELCO S.A. los bienes y servicios objeto de este proceso de contratación. Por lo tanto, a continuación se presenta una descripción de su conformación y se imparten algunas recomendaciones para la elaboración de la oferta. La solicitud de ofertas consta de cinco (5) capítulos así: El capítulo 1: Describe la información básica que deben conocer los Proponentes para participar en el proceso de contratación. Adicionalmente contiene los elementos básicos para la preparación de la oferta, lo referente a precios, plazo de ejecución, forma de pago, entre otros, buscando con ello agilizar su preparación y posterior evaluación. El capítulo 2: Contiene los formularios del proceso de contratación. El capítulo 3: Contiene información relacionada con el procedimiento para el análisis, evaluación y comparación de las ofertas. El capítulo 4: Contiene las condiciones generales del contrato; es decir, la información que el Proponente debe tener en cuenta en caso de que se le acepte la oferta para la ejecución del contrato. El capítulo 5: Contiene la información que requiere conocer el Proponente referente a las especificaciones técnicas. Después de clarificar toda la información, el Proponente elaborará la oferta de acuerdo con los formularios, adjuntando los documentos solicitados e incluidos en esta solicitud de ofertas, debe tener en cuenta lo siguiente: Antes de presentar su oferta, el Proponente debe examinar cuidadosamente la solicitud de ofertas, las normas que regulan la contratación con UNE EPM TELCO S.A. y todos los aspectos que puedan influir en la presentación de la oferta.
Proceso de Contratación No. 111751 Página 10 de 131 Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben entregar con su oferta y verificar que contengan la información completa solicitada. Diligenciar todos los anexos, formularios y adjuntar los documentos solicitados incluidos en esta solicitud de ofertas. Al elaborar la oferta los folios deben conservar, preferiblemente, el orden que se establece en el formato denominado CONTENIDO DE LA OFERTA, incluido en el capítulo 2. LA INFORMACIÓN QUE CONTIENE ESTA SOLICITUD DE OFERTAS ES DE USO EXCLUSIVO DE UNE EPM TELCO S.A. Y SÓLO PODRÁ SER UTILIZADA CON EL FIN DE PRESENTAR OFERTA PARA ESTE PROCESO DE CONTRATACIÓN. POR CONSIGUIENTE, QUEDA ABSOLUTAMENTE PROHIBIDO AL PROPONENTE USARLA PARA CUALQUIER OTRO PROPÓSITO DIFERENTE. 1.3 DEFINICIONES Siempre que en cualquier parte de estos documentos aparezcan las siguientes expresiones, se interpretará como sigue: ACLARACIÓN : Documento emitido por UNE EPM TELCO S.A. o el Proponente mediante el cual se aclara el contenido de la solicitud de ofertas o de la Oferta, respectivamente. ADENDA : Documento emitido por UNE EPM TELCO S.A. con fecha posterior al inicio del proceso de contratación y anterior a la fecha de cierre para la presentación de Ofertas, mediante el cual se modifica la solicitud de ofertas y que, por tanto, dichas modificaciones entran a formar parte de éste. ALMACÉN GENERAL : En los términos de entrega entiéndase Almacén General como el lugar de entrega de los bienes, el cual se indicará en cada solicitud de cotización que se realice, cuando sea solicitado por UNE EPM TELCO S.A. de lo contrario cuando sean soluciones, equipos, servicios y otros conexos para clientes y/o UNE EPM TELCO S.A. estos podrán ser entregados en las premisas de estos a solicitud. BIENES Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS : Bienes y servicios que mejoran o perfeccionan la solución, el producto o servicio que se presta al cliente final y/o UNE EPM TELCO S.A. BIENES Y SERVICIOS CONEXOS : Bienes y servicios relacionados con la solución, el producto o servicio que se presta al cliente final y/o A UNE EPM TELCO S.A. que son necesarios para la prestación u operación del mismo. CATEGORÍA : Un esquema de comparación o asociación que permite establecer Proveedores que comparten condiciones o características afines.
Proceso de Contratación No. 111751 Página 11 de 131 DEMOSTRACIONES : Son aplicaciones prácticas de una prueba con el único fin que los potenciales usuarios puedan evaluarla sin necesidad de tener que realizar una instalación propia o supeditar la experiencia a un contrato. DESARROLLADOR : Quien fabrica el software y/o tiene la propiedad intelectual sobre el mismo. ESCALAFÓN DE PROVEEDORES : Relación entre Proveedores, para una o varias categorías, que permite establecer un orden de elegibilidad basado en la medición de parámetros definidos o aquellos relevantes que surjan en la ejecución del contrato. EMPLEADOS DEL PROVEEDOR : Las personas que trabajan en la ejecución del contrato como empleados directos del Proveedor, no tienen relación laboral con UNE EPM TELCO S.A. ESPECIFICACIONES : Conjunto de requisitos y normas que definen las características de los bienes y/o servicios requeridos por UNE EPM TELCO S.A. y las condiciones en las cuales ésta aceptará la Oferta. "FABRICANTE": Persona natural o jurídica que se encarga de la elaboración de los elementos ya sea en calidad de Proveedor o de Subproveedor. INGENIERÍA DETALLADA : Descripción detallada de todos los elementos que componen la solución específica de un cliente y/o solución. OFERTA BÁSICA : Aquella que se ciñe esencialmente a las condiciones fijadas por UNE EPM TELCO S.A. en la solicitud de ofertas. PILOTO :Conjunto de actividades tendientes a probar mediante una metodología especifica, infraestructura y equipos que se instalen en las premisas del cliente, que permitan validar un nuevo negocios y ajustar procesos o funcionalidades que conlleven a un resultado esperado. PROPONENTE : Persona jurídica que a nombre propio o de la sociedad que representa(n), firma(n) la oferta. "PROVEEDOR ESTRATÉGICO": Proponente seleccionado que ha aceptado las condiciones contractuales indicadas en el presente documento y al que UNE EPM TELCO S.A. le ha aceptado su oferta para ejecutar el contrato. "SUBPROVEEDOR": Persona natural o jurídica que contrata directamente con el Proveedor para suministrarle mano de obra, servicios y materiales procesados según diseño especial, pero sin incluir en esta denominación al que simplemente suministra materias primas no elaboradas. GESTION DOCUMENTAL : Conjunto de actividades administrativas, operativas, técnicas y tecnológicas, tendientes a la planificación, manejo, organización, archivo y conservación, de la documentación generada, almacenada, producida y/o recibida por
Proceso de Contratación No. 111751 Página 12 de 131 las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL : Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. FONDO ACUMULADO : Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta. UNE EPM TELCO S.A. : Las palabras "Aprobado" "Aceptable" "Satisfecha" o palabras similares, significará aprobado por, aceptado por, o satisfactorio para UNE EPM TELCO S.A. 1.4 OBJETO Seleccionar Proveedores Estratégicos para el desarrollo de productos, proyectos, prestación de los servicios, soluciones, ó iniciativas que permitan cumplir los requerimientos relacionados con el suministro de una solución de gestión documental, bajo la normatividad que aplique en Colombia que incluya aspectos tales como: pre alistamiento y digitalización, software en gestión documental, así como conexos y complementarios, para UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. y sus clientes finales 1.5 ALCANCE OBJETO Mediante este proceso de contratación, se seleccionarán hasta seis (6) de Proveedores Estratégicos, que suministran soluciones de Gestión Documental para UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. y sus clientes finales. Dichos proveedores deberán ser especializados en una o las dos actividades principales que se enuncian a continuación: prealistamiento - digitalización y software en gestión documental, así como actividades conexas y complementarias para ambos casos; como resultado del proceso serán aceptados máximo tres (3) ofertas para las actividades de prealistamiento y digitalización y máximo tres (3) ofertas orientadas a software en gestión documental. Una misma empresa puede presentar oferta para una o las dos actividades antes mencionadas. Se aceptará para cada Módulo máximo 3 ofertas que obtengan mayor puntaje luego de aplicar los factores de ponderación definidos. Con el (los) Proveedor(es) Estratégico(s), UNE EPM TELCO S.A. podrá ofrecer e implementar el desarrollo de productos, proyectos, servicios, soluciones ó iniciativas que permitan cumplir los requerimientos relacionados con una solución de Gestión Documental. Dicho proceso se adelanta para la consecución de proveedores que puedan implementar soluciones de Gestión Documental en uno o ambos de los siguientes dos módulos:
Proceso de Contratación No. 111751 Página 13 de 131 Modulo I - Prealistamiento y Digitalización (P+D), conexos y complementarios: Comprende la configuración de procesos de digitalización, infraestructura tecnológica (escáneres y computadores), insumos y recurso humano, por medio de metodologías de gestión documental que incluyen una revisión y diagnóstico del proceso, establecimiento de indicadores de gestión y generación de planes de acción y el entrenamiento del personal, además de la realización de visitas de revisión, pruebas piloto bajo supervisión y optimización del proceso (etapas de preparación de documentos, inventario y clasificación de los documentos en los expedientes a digitalizar, captura de imágenes ingresando los documentos a digitalizar, indexación de imágenes, depósito de imágenes en dispositivos). Modulo II Software de Gestión Documental (S), conexos y complementarios: Comprende desde la asesoría que permita estructurar e identificar los requerimientos de los procesos documentales; el análisis de implementación del sistema de Gestión Documental, incluyendo el alcance detallado y definición de diseño, el dimensionamiento y afinación de la arquitectura propuesta, la instalación y aseguramiento de la plataforma, revisión y ajuste de levantamiento de información, configuración y parametrización, pruebas y ajustes, capacitación, implantación y entrega del sistema en producción, soporte y mantenimiento. Integración con otros sistemas, desarrollo de adecuaciones, diseño y adecuación del plan de aseguramiento de la calidad, migración y carga de datos, capacitación, documentación (administración y operación de la solución). El Proveedor Estratégico deberá proveer los servicios contratados por UNE EPM TELCO S.A. e implementarlos de acuerdo a los lineamientos indicados por UNE EPM TELCO S.A. UNE EPM TELCO S.A. integrará los diferentes servicios de la solución con los Proveedores Estratégicos que cumplan con las competencias requeridas en cada negociación, esto es UNE EPM TELCO S.A. podrá contratar total o parcialmente los módulos anteriores con el Proveedor Estratégico. El Proveedor Estratégico deberá estar en capacidad de realizar demostraciones y pilotos a los clientes finales de UNE EPM TELCO S.A. en la ejecución del contrato, los gastos asociados a la realización de esta actividad estarán a cargo del Proveedor Estratégico. El (los) Proponente (s) Seleccionado (s) (Proveedores Estratégicos) deben tener en cuenta que durante la ejecución del contrato realizarán el acompañamiento necesario para el desarrollo de los productos, proyectos, soluciones y/o servicios sobre plataformas existentes o por instalar, para lo cual ejecutará todas las actividades necesarias, conexas con el objeto y el alcance de la contratación; entre otras, la transferencia de conocimiento, la prestación de servicios de asesoría, el acompañamiento para el desarrollo de nuevas soluciones, la actualización tecnológica de las soluciones, implementación de funcionalidades adicionales que ofrezcan los sistemas y demás actividades complementarias que UNE EPM TELCO S.A. requiera de acuerdo con sus necesidades. Los Contratistas que fueron seleccionados en el proceso 109881, no podrán participar en este proceso de contratación.
Proceso de Contratación No. 111751 Página 14 de 131 1.6 ALCANCE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Para este proceso de contratación UNE EPM TELCO S.A. celebrará hasta seis (6) contratos marco de cuantía indeterminada a través de los cuales se podrán adquirir los bienes y/o servicios requeridos para implementar el desarrollo de productos, proyectos, servicios, soluciones ó iniciativas que permitan cumplir los requerimientos relacionados con una solución de Gestión Documental que incluya aspectos tales como: consultoría, software, prealistamiento y digitalización en gestión documental para UNE EPM TELCO S.A. y sus clientes finales; de una manera ágil y ajustada a las normas que regulan la contratación en la Compañía. Durante el plazo de ejecución del Contrato Marco, UNE EPM TELCO S.A. podrá solicitar cotizaciones de los bienes y/o servicios descritos en el presente documento así como aquellos conexos y complementarios, requeridos para la configuración e implementación de soluciones, los cuales se formalizarán a través de Órdenes de Compra. Para ello deberán tenerse en cuenta las siguientes consideraciones: Las adquisiciones de bienes y servicios se instrumentarán mediante Órdenes de Compra, para lo cual la relación con cada Proveedor Estratégico en cada solución ofrecida se considerará independiente; por lo que las Órdenes de Compra se tomarán como autónomas para el caso de aplicación de la Directiva No. 22 o aquella que la modifique. Para dichas Órdenes de Compra, se deberán apropiar de manera previa los recursos presupuestales (CDP), acorde con la valoración de las soluciones a proveer a los clientes y serán aprobadas por el funcionario competente, de acuerdo con la cuantía. UNE EPM TELCO S.A. podrá, atendiendo a criterios de mercado realizar el ESCALAFÓN DE PROVEEDORES para el período que defina. El valor de los bienes y servicios estipulados en la oferta presentada para este proceso de contratación, estarán vigentes hasta el 31 de diciembre de 2015 o hasta tanto se realice una actualización de los mismos vía el proceso de escalafón, este valor podrá variar en la ejecución del contrato buscando obtener precios más competitivos, salvo que de común acuerdo se establezcan condiciones diferentes entre las PARTES, teniendo en cuenta las condiciones de mercado y las circunstancias que así lo ameriten, que determinen esquemas de revisión, actualización, negociación y otros, lo que quedará incluido en las cotizaciones presentadas por el Proveedor Estratégico y en las Órdenes de Compra respectivas. UNE EPM TELCO S.A. tendrá la potestad y podrá, durante la ejecución del contrato, realizar revisión de precios y condiciones referentes de mercado, en la búsqueda de garantizar que los bienes y servicios adquiridos mediante las Órdenes de Compra estén ajustados a dichas condiciones. UNE EPM TELCO S.A. podrá realizar una negociación directa (teniendo en cuenta lo indicado en su normatividad) con alguno, algunos o todos los Proveedores Estratégicos que hayan cumplido con lo solicitado en las solicitudes de cotización. Adicionalmente podrá utilizar el mecanismo de subasta electrónica inversa para seleccionar al
Proceso de Contratación No. 111751 Página 15 de 131 Proveedor Estratégico. Durante la ejecución del contrato y para cada Orden de Compra, UNE EPM TELCO S.A. podrá requerir a los Proveedores Estratégicos seleccionados, que coticen bienes y/o servicios, no incluidos en el contrato pero que tengan relación con el objeto del mismo, para lo cual se establecerá en cada solicitud de cotización para la solución especifica, la descripción y las características que deben cumplir dichos bienes y/o servicios, las cantidades, los plazos y el lugar de entrega, la forma de pago, el tiempo para la presentación de la oferta, entre otros, según aplique. Los Proveedores Estratégicos deberán estar dispuestos a recibir y responder las cotizaciones usando los formatos, medios y procedimientos que para ello UNE EPM TELCO S.A. pueda definir en la ejecución del contrato. Para cada una de las Órdenes de Compra los Proveedores Estratégicos presentarán su cotización según las cantidades, requisitos y características definidas y solicitadas por UNE EPM TELCO S.A. Los administradores de los contratos velarán porque los valores de los bienes y servicios a adquirir mediante las Órdenes de Compra, estén ajustados a las condiciones del mercado y en el evento de no estarlo, o cuando UNE EPM TELCO S.A. lo considere pertinente, podrá realizar procesos de contratación para la adquisición de esos bienes y servicios en la búsqueda de precios o condiciones más favorables. El Proponente (Proveedor Estratégico) deberá tener en cuenta las condiciones, características, compromisos y modificaciones o cambios que se generen durante todo el desarrollo del contrato. En esa medida el Proponente acepta que en cualquier momento, tanto en la etapa de selección del Proveedor Estratégico, como en el desarrollo del objeto del contrato, se podrán introducir a juicio de UNE EPM TELCO S.A. ajustes o modificaciones debidas a circunstancias de mercado, competencia, tecnología u otras de cualquier naturaleza que incidan en su definición, sin que por este hecho se genere algún tipo de responsabilidad o reclamo. Considerando que el contrato se construye, entre otros temas, para el desarrollo de esquemas de negocio, durante la vigencia del contrato en cualquier momento UNE EPM TELCO S.A. podrá citar a los Proveedores Estratégicos para realizar evaluaciones, análisis, revisiones en temas técnicos, administrativos, financieros, comerciales o de cualquier naturaleza, para adoptar decisiones que permitan ajustar las prestaciones o compromisos de cada una, o aspectos que por múltiples razones afecten lo consagrado en el contrato o en las Órdenes de Compra que se suscriban. El Proponente deberá tener en cuenta que a pesar de haberse suscrito un contrato de cuantía indeterminada, UNE EPM TELCO S.A. podrá o no solicitar requerimientos durante el plazo de su ejecución, sin que por ello se generen el pago de indemnizaciones o perjuicios, de manera que UNE EPM TELCO S.A. en ningún caso garantiza o se compromete ante el Proveedor Estratégico seleccionado, con la obtención de ingresos o utilidades de alguna índole. Esta solicitud de ofertas o proceso de contratación no implica exclusividad con los Proveedores Estratégicos
Proceso de Contratación No. 111751 Página 16 de 131 seleccionados, por lo tanto UNE EPM TELCO S.A. cuando lo considere pertinente, podrá realizar procesos de contratación para la adquisición de esos bienes y servicios en la búsqueda de precios o condiciones más favorables. Del mismo modo, el análisis que realice UNE EPM TELCO S.A. en cualquier momento del proceso de selección, puede dar lugar a la suspensión temporal, parcial o total del proceso de solicitud de ofertas o cotización en el presente documento, sin que por este hecho se deriven reclamos o responsabilidades a cargo de UNE EPM TELCO S.A. condiciones que el Proponente acepta y reconoce. Los bienes y servicios se entregarán o prestarán de acuerdo con las especificaciones técnicas definidas en la presente solicitud de ofertas, en las solicitudes de cotización, las consignadas en cada Orden de Compra, y aquellas que puedan surgir en el periodo de vigencia del contrato de acuerdo con las solicitudes de clientes. El Proveedor Estratégico deberá actualizar periódicamente su información en los sistemas de información que UNE EPM TELCO S.A. determine para tal fin. Durante la ejecución de los contratos, UNE EPM TELCO S.A. podrá realizar análisis de mercado interno y externo que permita establecer Proveedores Estratégicos, que por su calificación, ameriten ingresar como parte del proceso, caso en el cual se respetarán las condiciones contractuales vigentes al momento de la inclusión, según las modificaciones que se hayan dado en el mismo. Los requisitos serán los establecidos al inicio de este proceso. 1.7 ESQUEMA CONTRACTUAL En caso de que el Proponente sea elegido como Proveedor Estratégico, acepta el siguiente esquema de arquitectura documental que regirá los compromisos y obligaciones entre las partes: 1.7.1. Contrato Marco Regula de forma general los compromisos, obligaciones y acuerdos entre las partes y está conformado por la presente Solicitud de Ofertas, las aclaraciones y Adendas que se generen en el proceso de contratación, la oferta aceptada, las aclaraciones a la oferta siempre y cuando hayan sido aceptadas por UNE EPM TELCO S.A. la comunicación de aceptación de la oferta generada por UNE EPM TELCO S.A. y la Orden de Inicio del Contrato. 1.7.2. Orden de Compra Las adquisiciones de bienes y servicios se instrumentarán mediante Órdenes de Compra, documentos que establecen las condiciones particulares de las soluciones, proyectos o servicios a desarrollar, para lo cual la relación con cada Proveedor Estratégico en cada solución ofrecida se considerará independiente; por lo que las Órdenes de Compra, se tomarán como autónomas. Para dichas Órdenes de Compra, UNE EPM TELCO S.A. deberá apropiar de manera previa los recursos presupuestales (CDP), acorde con la valoración de las soluciones a proveer y serán aprobadas por el funcionario competente, de acuerdo con la cuantía y a la atribución funcional en materia de contratación según lo indicado
Proceso de Contratación No. 111751 Página 17 de 131 en la Directiva No. 22 de UNE EPM TELCO S.A. ó la norma que la reemplace en un momento dado. Esta Orden de Compra incluye documentos adicionales que la integran tales como: solicitud de cotización solicitada a los Proveedores Estratégicos, la (s) oferta (s) del (los) Proveedor (es) Estratégico (s) y la comunicación de aceptación correspondiente, según aplique, así como otros documentos adicionales. 1.8 CONSULTA Y ADQUISICIÓN DEL DOCUMENTO DE SOLICITUD DE OFERTAS El Proponente podrá consultar la solicitud de Ofertas en la dirección electrónica www.une.com.co, Proveedores Contrataciones UNE. El interesado en participar en el presente proceso de contratación deberá solicitar la expedición del Documento de Cobro con el cual el interesado puede cancelar el valor de los derechos de participación en el presente proceso de contratación, en cualquiera de las entidades bancarias o financieras que le recaudan a UNE EPM TELCO S.A., por la suma de cien mil pesos m/l ($100.000) en efectivo o cheque de gerencia (no se admiten giros). El valor de esta consignación no será reembolsable. El documento de cobro lo podrá solicitar en las oficinas de la en el puesto 1A del piso 3 de la Sede Los Balsos, situada en la carrera 16A Nro. 11A Sur 100 en la ciudad de Medellín, diligenciando el formato que se encuentra al final de esta Solicitud de Ofertas, en el horario de 8:00 a.m. a 11:30 a.m. y de 1:30 p.m. a 4:30 p.m. en días hábiles, desde las 11:30 a.m. horas del 17 de julio y hasta las 14:00 horas del 22 de julio de 2014. El interesado también podrá manifestar su interés de participar en el proceso de contratación vía E-mail, enviando el formato diligenciado al correo electrónico patricia.tabares@une.com.co y irma.builes@une.com.co. En este último caso, UNE EPM TELCO S.A. enviará por ese mismo medio la cuenta de cobro escaneada, la cual deberá imprimirse en impresora láser y cancelarse en cualquiera de las Entidades Financieras que le recaudan a UNE EPM TELCO S.A. Para ser admitido como participante en el proceso de contratación se debe presentar el documento de cobro con el sello de cancelado dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha límite de expedición del documento de cobro. La solicitud de oferta en formato PDF publicada en la página de contrataciones de UNE, es la que aplicará para el proceso de contratación. En caso de discrepancia entre la solicitud de oferta en formato PDF publicada y la información que se pudiera llegar a suministrar al oferente en cualquier otro formato, prevalecerá la versión en PDF. La solicitud de oferta no se suministrará en forma física. 1.9 CESIÓN DE LOS DERECHOS DE PARTICIPACIÓN Quien inicialmente adquiera los derechos de participación de esta Solicitud de Ofertas, podrá ceder los derechos del mismo a otra persona jurídica interesada, que reúnan los mismos requisitos de participación, antes de la hora y fecha límite para la presentación de la oferta del presente proceso de contratación. Dentro de este término el representante legal del cedente deberá enviar una comunicación a la Subdirección
Proceso de Contratación No. 111751 Página 18 de 131 Compras donde manifieste su decisión y cite tanto el nombre de la persona jurídica, según el caso, el Nit, el nombre del representante legal, dirección, teléfono, fax, ciudad, e-mail, de quien recibe y acepta este derecho. De igual manera, el representante legal del cesionario deberá dirigir un oficio a la donde ratifique su consentimiento sobre esta cesión del pliego de condiciones. 1.10 LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN La oferta, empastada o argollada, en un original y una copia, debidamente selladas, foliadas (enumeradas las páginas). Los sobres que contengan las ofertas deberán ser marcados con el número del proceso de contratación, objeto del mismo, nombre del Proponente e identificación del original y copia respectiva; Igualmente deben tener la frase NO ABRIR ANTES DE LAS 10.00 a.m. HORAS DEL DÍA 11 DE AGOSTO DE 2014.. Lo anterior deberá ser entregado personalmente por el Proponente ó su delegado en las oficinas de la de la Vicepresidencia de Finanzas de UNE EPM TELCO S.A. en el puesto 1A del piso 3 de la Sede Los Balsos, situada en la carrera 16A Nro. 11A Sur 100, en la ciudad de Medellín ó en la Avenida el Dorado 69B 45 piso 3 Centro Empresarial Bogotá Corporate Center Ventanillas 01, 02 y/o 03 en la ciudad de Bogotá, antes de las 10.00 a.m. del 11 de agosto de 2014, fecha y hora de cierre del proceso de contratación donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de recibo de la misma. Inmediatamente se procederá a depositar la oferta en un lugar dispuesto para el efecto. Acto seguido se procederá a la apertura de las ofertas recibidas. El Proponente que se presente con la intención de entregar la oferta a una hora posterior a la establecida en el documento de solicitud de ofertas, no se le recibirá y, en su defecto, se le suministrará un comprobante, que registre el instante (hora y fecha) en el cual se presentó. En caso de no presentar oferta, se solicita el favor comunicar por escrito a UNE EPM TELCO S.A. los motivos para ello, dirigiendo la comunicación al correo electrónico irma.builes@une.com.co. COMO EN LAS OFICINAS DE UNE EPM TELCO S.A. EXISTE UN CONTROL PREVIO DE SEGURIDAD PARA AUTORIZAR EL INGRESO DE LAS PERSONAS A ESTAS INSTALACIONES, ES CONVENIENTE QUE EL PROPONENTE, O SU DELEGADO, SE PRESENTE CON SUFICIENTE ANTELACIÓN RESPECTO DE LA HORA LÍMITE PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS, DEBIDO A QUE UNE EPM TELCO S.A. NO SE RESPONSABILIZARÁ POR LAS DEMORAS QUE PUEDAN OCURRIR AL MOMENTO DE INGRESAR AL EDIFICIO COMO CONSECUENCIA DE LOS CONTROLES DE ACCESO EXISTENTES, LOS CUALES, POSIBLEMENTE, PUEDEN LLEGAR A INCIDIR EN LA ENTREGA OPORTUNA DE LA OFERTA. Si la oferta fue enviada por correo postal, es propio que esta documentación deba llegar, primero, al Centro de Recepción de Correspondencia de UNE EPM TELCO S.A. cuyas oficinas se encuentran en la Carrera 16 No. 11A Sur 100, Sede Los Balsos, Piso 1 en la ciudad de Medellín ó en la Avenida el Dorado No. 69B - 45 Sótano 1 Edificio Bogotá
Proceso de Contratación No. 111751 Página 19 de 131 Corporate Center en la ciudad de Bogotá, conforme se estipula en el numeral CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES DE LA CONTRATACIÓN de la presente solicitud de ofertas. No obstante, debe entenderse que la fecha y hora oficial de presentación de la oferta será la que registre UNE EPM TELCO S.A. en las oficinas de la, en el puesto 1A de la Sede Los Balsos, situada en la carrera 16A No. 11A Sur - 100 piso 3, en la ciudad de Medellín ó en la Avenida el Dorado 69B - 45 piso 3 Centro Empresarial Bogotá Corporate Center Ventanillas 01, 02 y 03 en la ciudad de Bogotá, por medio de sello o un escrito de recibido, el cual se colocará en el sobre de la oferta. Por lo tanto, se le advierte al Proponente que considere la posibilidad de utilizar este mecanismo de envío (correo postal) para que gestione el despacho de la oferta con la suficiente antelación, a fin de que la pueda recibirla antes de la fecha y hora límite de cierre del proceso de este proceso de contratación. En todo caso, UNE EPM TELCO S.A. no se hará responsable del retardo o extravío que se deriven de esta forma de presentación. Si el sobre o paquete fuese entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas en el párrafo anterior, UNE EPM TELCO S.A. no asumirá responsabilidad alguna, en caso de que la oferta sea traspapelada o abierta prematuramente. No se aceptarán ofertas enviadas vía Fax o Correo Electrónico. Nota: Para efecto de establecer las inhabilidades de que tratan los literales g) y h) del numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80 de 1993, UNE EPM TELCO S.A. dejará constancia escrita de la fecha y hora exactas de la presentación de las ofertas, con indicación clara y precisa del nombre o razón social del Proponente y el de la persona que en nombre, o por cuenta de éste, ha efectuado materialmente el acto de presentación. Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito puesto sobre la oferta, por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de entrega de la misma, fijado en los documentos de la contratación. En caso de recepción simultánea, se entenderá como recibida en primer lugar la oferta del Proponente que primero haya adquirido los derechos de participación. Con tal propósito, las personas que retiren dichos documentos, al hacerlo, deberán manifestar el nombre de la persona jurídica por cuya cuenta actúan. Cuando lo estime conveniente UNE EPM TELCO S.A. podrá prorrogar la fecha de cierre de la contratación antes de su vencimiento, por el tiempo que considere necesario. Como guía importante para el Proponente, en el numeral denominado DOCUMENTOS DE LA OFERTA se relacionan los documentos que deben acompañar la oferta en el momento de su presentación y los principales aspectos comerciales que deben ser considerados para su elaboración. 1.11 OFERTA EN FORMATO DIGITAL El Proponente podrá entregar una copia de su oferta en formato digital (CD, DVD o Memoria Flash USB, otros), que incluya: el formulario de cantidades y precios, información técnica y contractual, catálogos, entre otros. Es de anotar que la información suministrada en forma impresa en la oferta original, primará sobre la oferta
Proceso de Contratación No. 111751 Página 20 de 131 en formato digital. 1.12 RETIRO Ó MODIFICACIÓN DE OFERTAS El Proponente podrá, sin perjuicio para sí mismo, retirar, modificar, o corregir su oferta después de haberla presentado a UNE EPM TELCO S.A. solicitándolo por escrito, siempre que esta modificación se genere antes de la fecha y hora límite para la presentación de ofertas de este proceso de contratación; la oferta que tendrá validez y será tomada para evaluación será la última que presente o haya modificado el Proponente. Después de la fecha y hora límite para la entrega de ofertas el Proponente no podrá retirar, ni modificar ni corregir su oferta por ningún motivo. Las modificaciones a la oferta, antes de la fecha y hora límites para su presentación (cierre del proceso), deberán presentarse en original y copia en la misma forma que la oferta inicial, la cual, así modificada, será considerada como la oferta presentada. 1.13 APERTURA DE OFERTAS Inmediatamente después de la fecha y hora señalada para el cierre del proceso de contratación, se procederá con la apertura de las ofertas en presencia de quienes concurran al evento y se levantará un acta con la relación sucinta de las ofertas y de sus valores y el número de folios que la integran dicho documento deberá ser firmado por quienes hayan asistido a la sesión de apertura y un funcionario de la dependencia delegada para el manejo del proceso de contratación. Esta reunión de apertura se realizará mediante teleconferencia en las dos ciudades simultáneamente. 1.14 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Los Proponentes deberán cumplir con todos y cada uno de los requisitos de participación establecidos a continuación, su no cumplimiento en la forma aquí dispuesta dará lugar a la eliminación de la oferta. La presentación de la oferta se considerará como manifestación expresa de que se conocen y acatan las normas que regulan la contratación con UNE EPM TELCO S.A., que se ha examinado completamente la solicitud de ofertas, que ha obtenido de UNE EPM TELCO S.A. las aclaraciones sobre los puntos inciertos o dudosos y acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato y que por lo mismo ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, UNE EPM TELCO S.A. no será responsable por descuidos, mala interpretación u otros hechos que puedan incidir en la elaboración de la oferta. 1.14.1. Participantes En la presente contratación sólo podrán participar personas jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal en Colombia, individualmente, que hayan adquirido la solicitud de ofertas en la, o aquellos a los que se les hayan cedido los derechos sobre ésta, para lo cual deberán remitir el respectivo documento que así lo acredite. Tratándose de personas jurídicas, el objeto de la presente contratación debe encontrarse permitido en el objeto social de la sociedad. Las personas jurídicas extranjeras deberán tener obligatoriamente sucursal(es) establecida(s) en Colombia.
Proceso de Contratación No. 111751 Página 21 de 131 1.14.2. Adquisición de la Solicitud de Ofertas El Proponente deberá acreditar que ha adquirido directamente el derecho de participación. El Proponente deberá adjuntar en su oferta el cupón de cobro expedido por UNE EPM TELCO S.A., o el recibo de consignación, debidamente cancelados. 1.14.3. Certificado de Existencia y Representación Legal El Proponente debe acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado que para el efecto expide la Cámara de Comercio correspondiente o la autoridad competente y no debe tener una antigüedad superior a un (1) mes, a la fecha de cierre del presente proceso de contratación. El objeto social del Proponente, el cual aparece registrado en el certificado de existencia y representación legal, deberá corresponder o tener relación directa con la naturaleza de los bienes y servicios objeto de este proceso de contratación. El Certificado de Cámara de Comercio deberá indicar que el Proponente tiene una sucursal o una oficina con labores comerciales en al menos una de las siguientes ciudades: Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla incluyendo sus áreas Metropolitanas. Los Proponentes deben tener en cuenta que la duración de la sociedad, para efectos de la contratación, debe ser al menos igual al plazo de ejecución del contrato y dos (2) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación o autorización especial, debe adjuntar la autorización de la Junta Directiva o del órgano de administración competente, tanto para la presentación de la oferta como para la firma del respectivo contrato. UNE EPM TELCO S.A. podrá exigir, en cualquier momento, la presentación de dicho documento. 1.14.4. Certificación de Pago de los Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales En cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 - Ley de Reforma Laboral modificado por el artículo 1º de la Ley 828 de 2003, las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. Las exigencias anteriores, aplican igualmente para la renovación o prórroga y liquidación del contrato. En el momento de la liquidación del contrato, el Proveedor Estratégico dejará constancia ante UNE EPM TELCO S.A., del cumplimiento y pago de tales obligaciones durante toda su vigencia, estableciendo claramente lo cancelado por estos conceptos y el monto que debieron haber cotizado o aportado.